1.目的
對(duì)公司所有的文件和資料進(jìn)行控制，確保相關(guān)部門和人員能夠得到并使用文件的有效版本，防止文件的流失、泄密。
2.適用范圍
本程序適用于與公司有關(guān)的所有文件與資料。
3.職責(zé)
3.1總經(jīng)辦是文件與資料控制的管理部門。
3.2各部門負(fù)責(zé)相關(guān)文件的編制和對(duì)接收之文件與資料的保管與維護(hù)及其使用前的培訓(xùn)。
4.定義
4.1受控文件：維持本公司質(zhì)量管理體系運(yùn)作，相關(guān)部門必須遵照?qǐng)?zhí)行的文件。受控文件在發(fā)放之前由總經(jīng)辦蓋"受控"章識(shí)別，發(fā)放和回收時(shí)均應(yīng)辦理登記手續(xù)。
4.1.1用于指導(dǎo)本公司質(zhì)量體系運(yùn)行及操作的指導(dǎo)性文件，分四級(jí)：
a.一級(jí)文件：質(zhì)量手冊(cè);
b.二級(jí)文件：程序文件;
c.三級(jí)文件：作業(yè)文件(作業(yè)規(guī)程、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、管理辦法、責(zé)權(quán)利書等);
d.四級(jí)文件：質(zhì)量記錄格式。
4.1.2外來(lái)文件：包括行業(yè)、地區(qū)、國(guó)家、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn);客戶提供的技術(shù)文件、圖紙;國(guó)家頒布的有關(guān)政策、法規(guī)。
4.2非受控文件:質(zhì)量文件的參考資料或與產(chǎn)品品質(zhì)無(wú)直接關(guān)系的文件。分發(fā)及回收時(shí)辦理登記手續(xù)，修訂時(shí)可不作版本控制，廢止后按規(guī)定回收銷毀。
a.部門管理文件;
b.公司級(jí)管理文件：內(nèi)容涉及多個(gè)部門，需由多個(gè)部門協(xié)調(diào)配合才能完成某項(xiàng)業(yè)務(wù)并以公司名義發(fā)出的文件。
5.工作程序(附流程圖)
5.1文件與資料的編制、批準(zhǔn)
5.1.1質(zhì)量手冊(cè)和程序文件由總經(jīng)理指派專人編制，其它文件與資料由各相關(guān)職能部門編制。
5.1.2文件與資料審批：
文件類型文件名稱初審核準(zhǔn)
受控文件質(zhì)量手冊(cè)、程序文件管理者代表總經(jīng)理
作業(yè)文件、質(zhì)量記錄部門主管管理者代表
非受控文件部門管理文件部門主管總經(jīng)辦
公司級(jí)管理文件總經(jīng)辦總經(jīng)理
5.2文件與資料的編號(hào)、版本號(hào)、修改狀態(tài)號(hào)規(guī)則
5.2.1文件版本號(hào)用大寫英文字母A、B、C......依次排序。
5.2.2文件修改狀態(tài)號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字0、1、2、3......表示。
5.2.3文件與資料編號(hào)規(guī)則：
質(zhì)量手冊(cè)：
S-QM-**
流水號(hào)
質(zhì)量手冊(cè)代號(hào)
公司代號(hào)
程序文件：
S-QP-**
流水號(hào)
程序文件代號(hào)
公司代號(hào)
作業(yè)文件：
S QW **
流水號(hào)
作業(yè)文件代號(hào)
質(zhì)量記錄:
AA--BB -- **
流水號(hào)
崗位編號(hào)
部門編號(hào)
其它文件與資料:
S- AA- BB- **-CC
流水號(hào)
年度末二位數(shù)
崗位編號(hào)
部門編號(hào)
公司代號(hào)
部門編號(hào)：
總經(jīng)辦01業(yè)務(wù)部02設(shè)計(jì)部03財(cái)務(wù)部04人事行政部05
企管部06公宣部07電腦部08設(shè)備部09發(fā)展計(jì)劃部10
質(zhì)管部11工廠部12綢莊部30
5.3文件與資料的發(fā)布
5.3.1經(jīng)批準(zhǔn)的質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件、質(zhì)量記錄表統(tǒng)一由文控員編目，并負(fù)責(zé)填制"受控文件清單"，報(bào)管理者代表審批發(fā)放。
5.3.2部門內(nèi)部管理文件發(fā)放前，必須報(bào)總經(jīng)理備案。
5.3.3所有經(jīng)批準(zhǔn)的文件與資料均由文控員負(fù)責(zé)發(fā)放，并必須在"文件收發(fā)登記表"上簽字。
5.3.4發(fā)放的受控文件在封面蓋"受控"章。
5.4文件與資料的修改和作廢
5.4.1每年年底對(duì)質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)文件的有效性進(jìn)行評(píng)審，必要時(shí)可以作出修改。
5.4.2文件的修改，由申請(qǐng)修改的部門填寫"文件修訂申請(qǐng)表"，報(bào)總經(jīng)辦核準(zhǔn)批，轉(zhuǎn)相關(guān)職能部門草擬修訂內(nèi)容，遞交原審批部門負(fù)責(zé)人審批。
5.4.3形成文件的基本條件發(fā)生重大變化，因而需進(jìn)行大幅度修改時(shí)，由原編制部門進(jìn)行換版，原文件收回作廢。
5.4.4經(jīng)審批后的"文件修訂申請(qǐng)表"由總經(jīng)辦保存，并執(zhí)行5.3。
5.5文件與資料的存檔、銷毀。
5.5.1已發(fā)行的文件與資料的原稿(正本)，均由文控員列冊(cè)存檔，保存的原版文件加蓋"原版文件"章。
5.5.來(lái)源自 物業(yè)經(jīng)理人
2各類表單、記錄由相關(guān)部門或指定人員按規(guī)定保存期限存檔，保存期終止時(shí)交文控員按規(guī)定程序銷毀。
5.5.3現(xiàn)場(chǎng)使用的文件可置于現(xiàn)場(chǎng)，非現(xiàn)場(chǎng)使用的文件由使用部門集中保管。
5.5.4已作廢的文件和資料由總經(jīng)辦文控員負(fù)責(zé)收回，收回的失效文件需加蓋"作廢"章。
5.5.5收回的失效文件資料和過(guò)期表單、記錄積存時(shí)間已達(dá)到銷毀時(shí)限的規(guī)定時(shí)，由文控員填寫"文件記錄銷毀申請(qǐng)單"，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后按規(guī)定程序銷毀。
5.6文件與資料的使用和更新
5.6.1頒發(fā)有效版本文件時(shí)，必須同時(shí)回收失效文件，回收數(shù)量是原頒發(fā)數(shù)量，并登記"文件收發(fā)登記表"。
5.6.2確有保留需要的文件，由使用人員填寫"文件留用申請(qǐng)單"經(jīng)部門主管同意，總經(jīng)辦批準(zhǔn)、備案后，在保留的失效版本上加蓋"參考使用"章，作為特殊情況留用。
5.6.3文件使用部門因文件丟失、損壞、缺頁(yè)等，可以用書面方式向總經(jīng)辦申請(qǐng)，由文控員核實(shí)并對(duì)責(zé)任人按制度處罰后，予以補(bǔ)發(fā)。
5.6.4文件補(bǔ)發(fā)程序同5.3.3-5.3.4。
5.6.5總經(jīng)辦資料室需準(zhǔn)備一套文件與資料的副本，并加蓋"副本"章。由文控員負(fù)責(zé)版本或修改版的及時(shí)更新。
5.6.6 總經(jīng)辦每年6月、12月底或文件專管人離職時(shí)，依據(jù)"文件收發(fā)登記表"、 "受控文件清單"核查現(xiàn)場(chǎng)使用的文件與資料是否完整、有效。
5.7外來(lái)文件的控制
5.7.1總經(jīng)辦應(yīng)將外來(lái)文件登錄于"外來(lái)文件管制表"，并視類別填寫送閱單，在文件上加蓋"受控"章，分送給需要部門傳閱，按規(guī)定時(shí)間及時(shí)回收。
5.7.2國(guó)家法律、法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及可能影響公司整體作業(yè)的外來(lái)文件，總經(jīng)辦需列冊(cè)存檔。
5.7.3外來(lái)文件由責(zé)任部門(使用部門)受控使用后，交總經(jīng)辦文控員存檔。
5.7.4總經(jīng)辦文控員每年至少全面核查一次被本公司利用的外來(lái)文件的版本變化情況，如有版本升級(jí)、變更等情況，需填寫"外來(lái)文件變更報(bào)告表"，報(bào)請(qǐng)管理者代表批準(zhǔn)后獲取，并按照5.7.1-5.7.3管理。
5.8文件的對(duì)外控制
5.8.1一切文件(含受控文件和非受控文件)須嚴(yán)格遵守《**公司保密規(guī)定》，未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)不得外發(fā)、外傳、外借，不得查閱、復(fù)制、抄錄。
5.8.2經(jīng)批準(zhǔn)可外發(fā)的文件，按照5.3.3執(zhí)行。
6.相關(guān)文件
6.1《質(zhì)量記錄控制程序》
6.2《**公司保密規(guī)定》
7.記錄
7.1 文件修訂申請(qǐng)單
7.2 文件收發(fā)登記表
7.3 受控文件清單
7.4 文件記錄銷毀申請(qǐng)單
7.5 文件留用申請(qǐng)單
7.6 外來(lái)文件管制表
7.7外來(lái)文件變更報(bào)告表來(lái)源自 物業(yè)經(jīng)理人
篇2：房地產(chǎn)招標(biāo)計(jì)劃相關(guān)資料報(bào)審程序
1、目的
為規(guī)范分公司在計(jì)劃相關(guān)資料報(bào)審工作中的做法,特制訂本工作流程,加強(qiáng)工作計(jì)劃性,優(yōu)化工作流程,簡(jiǎn)化審批手續(xù)。提高工作效率,明確各相關(guān)部門在此工作中的職責(zé)。
2、適用范圍
總計(jì)劃表、擬分包工程清單、年度招標(biāo)采購(gòu)計(jì)劃、月度招標(biāo)計(jì)劃、月度材料采購(gòu)計(jì)劃、單項(xiàng)招標(biāo)/采購(gòu)計(jì)劃。
3、術(shù)語(yǔ)和定義
"總計(jì)劃表" 作為項(xiàng)目工程的材料(設(shè)備)需求進(jìn)度總表,在項(xiàng)目開工前應(yīng)編制完畢,并作為分公司進(jìn)行采購(gòu)行為的參考依據(jù),內(nèi)容包括:甲供、甲指、甲方認(rèn)質(zhì)認(rèn)價(jià)。
"擬分包工程清單"分公司在上報(bào)施工總承包招標(biāo)方案時(shí),需報(bào)審該工程的甲方直接分包工程清單。
4、職責(zé)
4.1工程部上報(bào)的資料應(yīng)包括在項(xiàng)目開工前的材料(設(shè)備)需求總計(jì)劃表、甲方擬分包工程清單。原則上各項(xiàng)材料(設(shè)備)及分包工程的采購(gòu)時(shí)間應(yīng)予以明確,但考慮到施工現(xiàn)場(chǎng)管理的變數(shù)過(guò)多,允許出現(xiàn)時(shí)間不明確的,但時(shí)間不明確的材料(設(shè)備)采購(gòu)、www.dewk.cn分包工程的實(shí)際需求時(shí)間由工程部提前向采購(gòu)部發(fā)出請(qǐng)購(gòu)單。
4.2采購(gòu)部對(duì)工程部報(bào)送的年度招標(biāo)計(jì)劃、月度招標(biāo)計(jì)劃、月度材料采購(gòu)計(jì)劃、單項(xiàng)招標(biāo)/采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審核,并報(bào)分公司相關(guān)部門審批,經(jīng)分公司總經(jīng)理簽字后上報(bào)總公司采購(gòu)部備案。
4.3工程部應(yīng)及時(shí)核對(duì)并確認(rèn)所報(bào)的年度招標(biāo)計(jì)劃、月度招標(biāo)計(jì)劃、月度材料采購(gòu)計(jì)劃、單項(xiàng)招標(biāo)/采購(gòu)計(jì)劃是否符合材料(設(shè)備)需求總表,是否滿足工程需要(數(shù)量、質(zhì)量、時(shí)間等等),招標(biāo)、采購(gòu)物資/服務(wù)是否均在計(jì)劃內(nèi)。
4.4分公司生產(chǎn)副總對(duì)采購(gòu)部的年度招標(biāo)計(jì)劃、月度招標(biāo)計(jì)劃、月度材料采購(gòu)計(jì)劃、單項(xiàng)招標(biāo)/采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審核,對(duì)產(chǎn)品/服務(wù)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否符合工程需要,實(shí)施招標(biāo)、采購(gòu)的時(shí)間是否滿足工程進(jìn)度進(jìn)行審核。
4.5分公司總經(jīng)理對(duì)此工作負(fù)全面的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。
5、工作程序
5.1 工程部須提前60天上報(bào)月采購(gòu)計(jì)劃,招標(biāo)計(jì)劃須提前90天以上上報(bào)(以上日期不包括施工圖設(shè)計(jì)周期、編制預(yù)算周期、特定材料的生產(chǎn)及制作周期,如鋁合金門窗、防盜門、電梯、箱變等,具體填報(bào)表格見(jiàn)附表一、附表二、附表三);
5.2 采購(gòu)部接到工程部報(bào)送的采購(gòu)/招標(biāo)計(jì)劃后于2日內(nèi)審核完畢并繼續(xù)上報(bào)審核;
5.3 工程部4小時(shí)內(nèi)核對(duì)完畢;
5.3 分公司生產(chǎn)副總接到采購(gòu)部計(jì)劃后4小時(shí)內(nèi)審核完成;
5.4 分公司總經(jīng)理接到采購(gòu)部計(jì)劃后4小時(shí)內(nèi)審核完成;
5.5 分公司采購(gòu)部將審核完畢的采購(gòu)/招標(biāo)計(jì)劃于2小時(shí)內(nèi)上報(bào)至總公司采購(gòu)部備案;分公司工程部按規(guī)定提前將采購(gòu)/招標(biāo)需求計(jì)劃報(bào)于采購(gòu)部;分公司采購(gòu)部于每月6日前上報(bào)月采購(gòu)計(jì)劃報(bào)至總公司采購(gòu)部,年度需求計(jì)劃應(yīng)于每年12月25日前上報(bào)。
篇3：房地產(chǎn)公司質(zhì)量體系文件資料控制工作程序
房地產(chǎn)公司質(zhì)量體系文件資料控制程序
1.目的
通過(guò)對(duì)質(zhì)量體系運(yùn)行有關(guān)文件的控制，確保在項(xiàng)目的開發(fā)建設(shè)過(guò)程中能得到和使用相關(guān)的有效文件。
2.范圍
本程序適用于公司所有與質(zhì)量活動(dòng)有關(guān)的文件控制，包括外來(lái)文件和資料。
3.職責(zé)
3.1工程部是文件控制的主管部門，主要負(fù)責(zé)：
a.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門對(duì)文件控制的執(zhí)行情況；
b.質(zhì)量手冊(cè)和質(zhì)量管理作業(yè)文件的歸口管理工作。
3.2總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的檔案管理工作以及圖書、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、信函傳真等外來(lái)文件和資料的歸口管理工作；
3.3各部門負(fù)責(zé)分管范圍內(nèi)的文件管理工作；
3.4項(xiàng)目部負(fù)責(zé)圖紙及工程項(xiàng)目的有關(guān)文件的歸口管理工作。
4.控制程序
4.1受控文件的范圍：
4.1.1用以指導(dǎo)質(zhì)量體系運(yùn)行的文件和資料，包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件和質(zhì)量管理作業(yè)文件；
4.1.2用以指導(dǎo)項(xiàng)目具體運(yùn)作的文件和資料；
4.1.3外來(lái)文件和資料，包括：法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等圖書資料以及信函、傳真等其它外來(lái)文件和資料。
4.2文件和資料的編制與審批
4.2.1根據(jù)質(zhì)量體系文件中的有關(guān)規(guī)定，由文件的歸口管理部門負(fù)責(zé)編制文件，并由規(guī)定的授權(quán)人進(jìn)行審核和批準(zhǔn)：
a.《手冊(cè)》和程序文件由工程部編制，管理者代表審核，公司總經(jīng)理批準(zhǔn)；
b.質(zhì)量管理作業(yè)文件由各歸口管理部門編制，部門經(jīng)理審核，管理者代表批準(zhǔn)；
c.項(xiàng)目運(yùn)作性文件由歸口管理部門編制，根據(jù)各業(yè)務(wù)活動(dòng)的有關(guān)規(guī)定，由相應(yīng)人員進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。
d.外來(lái)文件由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)審核、登記，由總經(jīng)理工作部經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)下發(fā)。
4.2.2文件的編寫要求，執(zhí)行Q/TZH-WI-007《質(zhì)量體系文件編寫導(dǎo)則》的規(guī)定。
4.3文件的標(biāo)識(shí)與發(fā)放
4.3.1文件的編制部門依據(jù)Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》所規(guī)定的范圍和方法，對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)。
4.3.2對(duì)質(zhì)量手冊(cè)和質(zhì)量管理作業(yè)文件，需加唯一性標(biāo)識(shí)以識(shí)別，對(duì)合同、工程圖紙以及其它項(xiàng)目運(yùn)作性文件，具備授權(quán)人簽字或蓋章后即為有效，日常使用的法律法規(guī)等資料，不需加蓋受控章。
4.3.3根據(jù)文件的發(fā)放范圍，由發(fā)放部門做好發(fā)放登記，填寫"文件發(fā)放登記表"。公司內(nèi)部編制的文件，可在文件的原件上加蓋發(fā)放章，登記發(fā)放情況。
4.3.3各部門資料員負(fù)責(zé)簽收文件，填寫"文件接收登記表"。
4.4文件的更改
4.4.1文件需要更改時(shí)，由更改部門填寫"文件更改申請(qǐng)/通知單"，說(shuō)明更改的理由和內(nèi)容，并由原審批人審批，當(dāng)原審批人因故不能審批時(shí)，應(yīng)向指定的審批人提供審批所需要的背景資料。
4.4.2文件的原編制部門負(fù)責(zé)將審批通過(guò)的"文件更改申請(qǐng)/通知單"發(fā)至各部門資料員。
4.4.3各部門資料員根據(jù)"文件和資料更改申請(qǐng)/通知單"進(jìn)行更改，在文件的"更改記錄"中做好記錄。對(duì)于局部改動(dòng)，采用手寫更改方式，并在更改處注明更改狀態(tài)，以字母"G"加順序數(shù)字表示，如"G3"代表本文件和資料的第三處更改。如一頁(yè)中有多處改動(dòng)或考慮到文件的完美性，可采用換頁(yè)的方式進(jìn)行修改。文件經(jīng)過(guò)多次修改或主要內(nèi)容修改后，應(yīng)換版發(fā)行。
4.4.4對(duì)圖樣的修改，執(zhí)行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》。
4.5文件的保存與回收
4.5.1對(duì)歸檔文件和資料的保存和管理，執(zhí)行Q/TZH-TY-WI-008《檔案管理辦法》。
4.5.2對(duì)各部門保存的文件資料，由部門資料員負(fù)責(zé)妥善保管，防止污損遺失，保存期限為一般為3年，超過(guò)保存期的，由各部門資料員負(fù)責(zé)進(jìn)行銷毀并做好記錄。
4.5.3受控文件不得隨意復(fù)印，需要時(shí)，應(yīng)向其歸控管理部門申請(qǐng)，批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行復(fù)制。
4.5.4文件換版后，由原發(fā)放部門負(fù)責(zé)將作廢版本進(jìn)行回收，并進(jìn)行記錄，對(duì)作廢的文件和資料需保留以備參考時(shí)，應(yīng)加蓋"作廢"章予以標(biāo)識(shí)。
4.6外來(lái)文件的控制
4.6.1對(duì)外來(lái)文件，由接收部門負(fù)責(zé)進(jìn)行簽收、登記和處理，納入到受控文件的管理范圍。
a)上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的行政和管理性文件以及房地產(chǎn)開發(fā)的法律法規(guī)，由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)簽收登記，交分管領(lǐng)導(dǎo)簽批后貫徹實(shí)施；
b)工程施工技術(shù)類文件，由工程部負(fù)責(zé)保存和處理，對(duì)
建筑施工類的國(guó)家、地區(qū)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、工藝、技術(shù)規(guī)范等，由工程部審核其是否為有效版本，并提供有效版本清單，發(fā)放項(xiàng)目部使用。
c)項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)運(yùn)作的有關(guān)文件和顧客提供的文件等，由策劃營(yíng)銷中心負(fù)責(zé)處理。
4.6.2各部門按照分工管理范圍，負(fù)責(zé)主動(dòng)收集相應(yīng)的外來(lái)文件（如：最新頒布的法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、上級(jí)政府主管部門的有關(guān)政策等），并對(duì)文件的落實(shí)情況進(jìn)行相應(yīng)的跟蹤。
4.7項(xiàng)目部負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的圖紙使用管理，執(zhí)行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》。
4.8總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的檔案管理，各部門按分工做好本部門的檔案管理工作，執(zhí)行Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》。
4.9總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的信函管理，做好信函的收發(fā)和處理工作，執(zhí)行Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》。
4.10總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的圖書資料管理，執(zhí)行Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》。
4.11工程部負(fù)責(zé)對(duì)各部門的文件控制情況進(jìn)行日常的監(jiān)督檢查，并結(jié)合質(zhì)量管理體系審核以及整改等工作，進(jìn)行檢查指導(dǎo)。
5.質(zhì)量記錄
5.1QR05-01文件發(fā)放登記表
5.2QR05-02文件接收登記表
5.3QR05-03文件借閱登記表
5.4QR05-04文件更改申請(qǐng)/通知單
5.5QR05-05受控文件清單
6.支持性文件
6.1Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》
6.2Q/TZH-WI-007《質(zhì)量體系文件編寫導(dǎo)則》
6.3Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》
6.4Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》
6.5Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》
6.6Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》
6.7Q/TZH-WI-012《文件受控專用章管理規(guī)定》