公司文件與資料控制程序范本（5）
編制人：
審核人：
批準人：
批準日期：
版本號：A版
修訂次：0次
編制單位：綜合管理部
生效日期：
文件修訂履歷
版本/修訂次
修訂要項
修訂內容
修訂日期
A/0
首次發(fā)行
1、0目的：
為確保各部門及時有效的使用文件與資料，對公司的文件進行控制。
2、0范圍：
適用于公司質量管理體系文件及外來文件的管理與控制。
3、0定義：
無
4、0權責：
4.1綜合管理部與文控中心負責質量管理體質文件的標識、印發(fā)、存檔、回收及統(tǒng)一歸檔，分級管理。
4.2總經(jīng)理負責公司文件執(zhí)行的批準。
4.3公司各部門負責本部門文件的標識、印發(fā)、存檔、回收與管理工作。
4.4各部門經(jīng)理/主管負責本部門文件、資料的制訂、批準。
5、0作業(yè)說明：
5.1質量管理體系文件是指質量管理體系相關信息的任何文件，如：質量手冊、程序文件、規(guī)范、圖樣、標準等等。它是質量管理體系運行的依據(jù)。
5.2質量管理體系文件的編制、審核、批準
5.2.1管理者代表在組織相關部門進行質量管理體系策劃時，應考慮質量管理
體系文件的構成及其類型，列出質量管理體系文件清單，如《程序文件清單》、《作業(yè)指導文件清單》、《記錄表格清單》和《外來文件清單》等，明確文件的數(shù)量及其責任部門，使文件清晰可辯，易于識別、檢索，并明確質量管理體系文件的編制、審核、批準的職責，以確保文件的正確性、適宜性、充分性和有效性。
5.2.2質量方針由總經(jīng)理組織編制并批準發(fā)布。
5.2.3質量目標
5.2.3.1公司總目標由管理者代表編制，總經(jīng)理審批。
5.2.3.2各部門分目標由各部門編制，管理者代表審核，總經(jīng)理批準。
5.2.4質量手冊由管理者代表組織編制并審核，總經(jīng)理批準。
5.2.5程序文件由相關部門編制，其部門負責人審核，管理者代表或副總經(jīng)理批準。
5.2.6作業(yè)指導、檢驗標準、操作規(guī)范等三級文件由相關編制，其部門負責人負責審核，管理者代表或副總經(jīng)理批準。
5.2.7各類記錄表單由所屬程序文件編制部門編制，其部門負責人批準。
5.2.8外來文件的控制是對文件內容的審查控制，是公司對文件適用性的審批。由主要使用部門負責批準使用。
5.3質量管理體系文件的歸口，分類、編號為了使文件易于識別，檢索快速，所有已審批的質量管理體系文件應交給文控中心歸口、分類，統(tǒng)一編號。編號方法規(guī)定如下：
5.3.1質量手冊文件代號為QM，編號為QM-年份（如QM-20**）。
5.3.2程序文件文件代號為QP，編號為QP-流水號（如QP-001）。
5.3.3三階文件編號表示為WI-部門代號-流水號-版本號（如WI-QA-001-A
表示此文件為質管部第一份作業(yè)標準規(guī)范類文件，版本為A版）文件代號：WI
部門代號：W/H物管部；QA質管部；HR綜合管理部；
PMC計劃部；PE技術部；PD采購部；
SAM樣品部；ID注塑部；FIN財務部；
A&P裝配部
流水號用阿位伯數(shù)字001-999表示；版本號用英文字母A-Z表示。
5.3.4四階文件編號表示為WF-部門代號-流水號-版本號（如WF-QA-001-A表示此文件為質管部第一份表單類文件，版本為A版）
5.4外來文件的控制
5.4.1外來文件包括國際、國家、部級、行業(yè)、地方的標準、法律法規(guī)和客
戶提供的文件等。
5.4.2在公司內使用的外來文件由歸口部門負責人在《外來文件登記表》內簽名和填寫審批日期，表明其來源可靠，內容對公司適用。
5.4.3所有傳真接收的文件，由綜合管理部在文件右上角加蓋“FA*”（紅色）傳真印章，并在《外來文件登記表》中記錄。
5.4.4文件歸口部門對可能更新版本的外來文件應及時跟蹤并將新版本文件在《外來文件登記表》中記錄，確保使用有效、最新版本的外來文件。
5.4.5更新后的外來文件須重新審批。
5.5文件的分發(fā)與回收
5.5.1質量手冊、程序文件、作業(yè)指導文件的分發(fā)
5.5.1.1文控中心根據(jù)公司的具體情況編制《質量管理體系文件
持有者清單》，經(jīng)管理者代表審批后交文件管理員。
5.5.1.2文件管理員根據(jù)《質量管理體系文件持有者清單》中規(guī)定的份數(shù)，統(tǒng)一分發(fā)給規(guī)定的持有者。同時在《文件分發(fā)/回收記錄》上簽收。
5.5.2外來文件根據(jù)實際需要分發(fā)，分發(fā)時由接收人在《文件分發(fā)/回收記錄》上簽收。
5.5.3其它文件同樣根據(jù)實際需要分發(fā)，分發(fā)時由接收人在《文件分發(fā)/回收記錄》上登記簽收。
5.5.4所有文件的舊版本回收都在新版文件分發(fā)時執(zhí)行，回收完成時使用文件部門在《文件分發(fā)/回收記錄》上登記簽收。
5.5.5回收的舊版文件有長期保存價值的呈報管理者代表批準后封存，無保存價值的文件經(jīng)文控中心整理后統(tǒng)一銷毀，并且在相對應的文件清單中詳細記錄。
5.6文件的保管和借閱
5.6.1文件的保管
5.6.1.1質量手冊、程序文件、作業(yè)指導文件（工作計劃、合同、清單、臨時通知除外）的受控原件由文控中心負責統(tǒng)一歸檔保管。相應的受控副本按《質量管理體系文件持有者清單》規(guī)定由各部門文件管理人員或持有人負責保管。
5.6.1.2外來文件由歸口部門和持有部門文件管理員或持有人負責歸檔保管。
5.6.1.3人事文件、員工培訓記錄和檔案類型的文件資料由綜合管理部或相應使用部門進行長期保管。
5.6.1.4其它各類文件的保管期限，依《質量記錄清單》所規(guī)定的保存期限進行處理。
5.6.1.5保管者須將持有文件分類放置，并按放置的順序進行編目，在放置位置貼標簽，使文件便于識別和檢索。
5.6.1.6文控中心對各部門文件的使用及保管情況不定期地進行檢查，以達到對各部門文件管理實施監(jiān)控的目的。
5.6.1.7文件在保管和使用過程中需保持清晰、完整，不可隨意涂劃，如文件使用部門因管理不善致使受控文件遺失、嚴重破損等不可使用或不可被回收時，文控管理人員需如實記錄，并交綜合管理部依丟失公司重要文件工作失職處理，處理后，補發(fā)新文件。
5.6.1.8所有需保存的舊版文件必須在其文件上加蓋“作廢文件”章并在《作廢文件登記表》中記錄，以避免各部門使用無效、作廢文件。
5.6.2文件的借閱
5.6.2.1如公司內部員工需要暫時借閱質量體系文件，應到文控中心或相關部門辦理借閱與歸還手續(xù)，并填寫《文件借閱/復制記錄》。
5.6.2.2公司文件在外部機構（顧客或供應商等）需要使用時，必須經(jīng)過副總經(jīng)理批準允許外傳后，并在文件上加蓋“非受控文件”章方可外傳。
5.7文件的評審和修訂
5.7.1文件的評審
5.7.1.1文件發(fā)布后，管理和使用部門須根據(jù)公司的實際運作情況對文件進行評審，對不適當之處提出更改申請。
5.7.1.2在每次內部質量管理體系審核前，審核組對文件進行評審，對不符合及不適當處提出更改申請。具體按《內部質量體系審核程序》實施。
5.7.2文件的修訂
5.7.2.1提出修訂部門填寫《文件修訂申請單》，部門負責人確認后，交文控中心，文控中心組織有關部門/人員對要求修訂內容進行評審，確保更改內容不背離標準和法規(guī)要求、與質量管理體系的其他相關文件與要求連貫一致、并要求修訂內容在公司的實際條件下是有效可行的。
5.7.2.2評審通過后，文控中心管理員將修訂文件呈管理者代表或副總經(jīng)理批準并依《質量管理體系文件持有者清單》將新版文件分發(fā)，同時回收相關舊版文件。
5.7.2.3非受控文件不受文件修訂的控制。
5.8文件的廢棄
5.8.1質量管理體系文件新版生效時，舊版同時作廢（有特殊說明的除外）。
5.8.2無必要保留的作廢文件原版和副本由文控中心或相關部門文件管理員統(tǒng)一收回并銷毀，也可以在每頁上蓋“作廢文件”印章，將紙張留作其他用途。
5.9文件和記錄的管理
5.9.1公司內部所有運行文件，均按本程序的要求進行管理。
5.9.2所有質量記錄及部門自行發(fā)行與控制的作業(yè)指導文件均按《記錄控
制程序》進行管理。
6、0參考文件
6.1《內部質量審核程序》…………(QP-009)
6.2《記錄控制程序》…………(QP-003)
7、0相關記錄
7.1《外來文件登記表》…………(WF-HR-001-A)
7.2《文件借閱/復制記錄》…………(WF-HR-002-A)
7.3《文件修訂申請單》…………(WF-HR-003-A)
7.4《文件分發(fā)/回收記錄》…………(WF-HR-004-A)
7.5《作廢文件登記表》…………(WF-HR-005-A)
7.6《質量管理體系文件持有者清單》…………(WF-HR-006-A)
篇2：房地產公司質量體系文件資料控制工作程序
房地產公司質量體系文件資料控制程序
1.目的
通過對質量體系運行有關文件的控制，確保在項目的開發(fā)建設過程中能得到和使用相關的有效文件。
2.范圍
本程序適用于公司所有與質量活動有關的文件控制，包括外來文件和資料。
3.職責
3.1工程部是文件控制的主管部門，主要負責：
a.指導、監(jiān)督各部門對文件控制的執(zhí)行情況；
b.質量手冊和質量管理作業(yè)文件的歸口管理工作。
3.2總經(jīng)理工作部負責公司的檔案管理工作以及圖書、標準、規(guī)范、信函傳真等外來文件和資料的歸口管理工作；
3.3各部門負責分管范圍內的文件管理工作；
3.4項目部負責圖紙及工程項目的有關文件的歸口管理工作。
4.控制程序
4.1受控文件的范圍：
4.1.1用以指導質量體系運行的文件和資料，包括質量手冊、程序文件和質量管理作業(yè)文件；
4.1.2用以指導項目具體運作的文件和資料；
4.1.3外來文件和資料，包括：法律法規(guī)、標準、規(guī)范等圖書資料以及信函、傳真等其它外來文件和資料。
4.2文件和資料的編制與審批
4.2.1根據(jù)質量體系文件中的有關規(guī)定，由文件的歸口管理部門負責編制文件，并由規(guī)定的授權人進行審核和批準：
a.《手冊》和程序文件由工程部編制，管理者代表審核，公司總經(jīng)理批準；
b.質量管理作業(yè)文件由各歸口管理部門編制，部門經(jīng)理審核，管理者代表批準；
c.項目運作性文件由歸口管理部門編制，根據(jù)各業(yè)務活動的有關規(guī)定，由相應人員進行審核和批準。
d.外來文件由總經(jīng)理工作部負責審核、登記，由總經(jīng)理工作部經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準下發(fā)。
4.2.2文件的編寫要求，執(zhí)行Q/TZH-WI-007《質量體系文件編寫導則》的規(guī)定。
4.3文件的標識與發(fā)放
4.3.1文件的編制部門依據(jù)Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》所規(guī)定的范圍和方法，對文件進行編號。
4.3.2對質量手冊和質量管理作業(yè)文件，需加唯一性標識以識別，對合同、工程圖紙以及其它項目運作性文件，具備授權人簽字或蓋章后即為有效，日常使用的法律法規(guī)等資料，不需加蓋受控章。
4.3.3根據(jù)文件的發(fā)放范圍，由發(fā)放部門做好發(fā)放登記，填寫"文件發(fā)放登記表"。公司內部編制的文件，可在文件的原件上加蓋發(fā)放章，登記發(fā)放情況。
4.3.3各部門資料員負責簽收文件，填寫"文件接收登記表"。
4.4文件的更改
4.4.1文件需要更改時，由更改部門填寫"文件更改申請/通知單"，說明更改的理由和內容，并由原審批人審批，當原審批人因故不能審批時，應向指定的審批人提供審批所需要的背景資料。
4.4.2文件的原編制部門負責將審批通過的"文件更改申請/通知單"發(fā)至各部門資料員。
4.4.3各部門資料員根據(jù)"文件和資料更改申請/通知單"進行更改，在文件的"更改記錄"中做好記錄。對于局部改動，采用手寫更改方式，并在更改處注明更改狀態(tài)，以字母"G"加順序數(shù)字表示，如"G3"代表本文件和資料的第三處更改。如一頁中有多處改動或考慮到文件的完美性，可采用換頁的方式進行修改。文件經(jīng)過多次修改或主要內容修改后，應換版發(fā)行。
4.4.4對圖樣的修改，執(zhí)行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》。
4.5文件的保存與回收
4.5.1對歸檔文件和資料的保存和管理，執(zhí)行Q/TZH-TY-WI-008《檔案管理辦法》。
4.5.2對各部門保存的文件資料，由部門資料員負責妥善保管，防止污損遺失，保存期限為一般為3年，超過保存期的，由各部門資料員負責進行銷毀并做好記錄。
4.5.3受控文件不得隨意復印，需要時，應向其歸控管理部門申請，批準后，方可進行復制。
4.5.4文件換版后，由原發(fā)放部門負責將作廢版本進行回收，并進行記錄，對作廢的文件和資料需保留以備參考時，應加蓋"作廢"章予以標識。
4.6外來文件的控制
4.6.1對外來文件，由接收部門負責進行簽收、登記和處理，納入到受控文件的管理范圍。
a)上級機關下發(fā)的行政和管理性文件以及房地產開發(fā)的法律法規(guī)，由總經(jīng)理工作部負責簽收登記，交分管領導簽批后貫徹實施；
b)工程施工技術類文件，由工程部負責保存和處理，對
建筑施工類的國家、地區(qū)和行業(yè)標準、工藝、技術規(guī)范等，由工程部審核其是否為有效版本，并提供有效版本清單，發(fā)放項目部使用。
c)項目經(jīng)營運作的有關文件和顧客提供的文件等，由策劃營銷中心負責處理。
4.6.2各部門按照分工管理范圍，負責主動收集相應的外來文件（如：最新頒布的法律法規(guī)、技術標準、規(guī)范、上級政府主管部門的有關政策等），并對文件的落實情況進行相應的跟蹤。
4.7項目部負責工程項目的圖紙使用管理，執(zhí)行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》。
4.8總經(jīng)理工作部負責公司的檔案管理，各部門按分工做好本部門的檔案管理工作，執(zhí)行Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》。
4.9總經(jīng)理工作部負責公司的信函管理，做好信函的收發(fā)和處理工作，執(zhí)行Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》。
4.10總經(jīng)理工作部負責公司的圖書資料管理，執(zhí)行Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》。
4.11工程部負責對各部門的文件控制情況進行日常的監(jiān)督檢查，并結合質量管理體系審核以及整改等工作，進行檢查指導。
5.質量記錄
5.1QR05-01文件發(fā)放登記表
5.2QR05-02文件接收登記表
5.3QR05-03文件借閱登記表
5.4QR05-04文件更改申請/通知單
5.5QR05-05受控文件清單
6.支持性文件
6.1Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》
6.2Q/TZH-WI-007《質量體系文件編寫導則》
6.3Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》
6.4Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》
6.5Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》
6.6Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》
6.7Q/TZH-WI-012《文件受控專用章管理規(guī)定》