建筑公司協(xié)商、溝通與信息交流控制程序
1 目的
通過與相關(guān)方及公司員工的協(xié)商、溝通與信息交流，確保有關(guān)質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境的信息溝通，使所有受到質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境影響的員工及其他相關(guān)方參與和支持公司的質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境方針和目標的實現(xiàn)，并吸取相關(guān)方的合理建議和意見，進一步改進公司的質(zhì)量管理體系、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系。
2 范圍
適用于公司質(zhì)量管理、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系的協(xié)商、溝通與信息交流管理。
3 職責
3.1 最高管理者負責對重大質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境信息的決策。
3.2 管理者代表負責對重大質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境信息的處理。
3.3 綜合管理部負責與上級主管部門、行業(yè)主管部門、其他相關(guān)方及公司內(nèi)部的信息交流、傳遞和處理。
3.4 工會代表員工參與職業(yè)健康安全和環(huán)境管理事務(wù)。參與有關(guān)職業(yè)健康安全和環(huán)境方針、程序等的討論、決策。
3.5 各有關(guān)部門負責與相關(guān)方進行信息交流、傳遞和處理，并向綜合管理部或管理者代表通報傳遞和處理情況。
3.6 各有關(guān)部門負責相應(yīng)職能范圍內(nèi)的質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境信息交流。
4 管理內(nèi)容與方法
4.1 內(nèi)部信息
4.1.1 內(nèi)部信息內(nèi)容包括：
-- 質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境方針、目標的實現(xiàn)情況；
-- 法律、法規(guī)、規(guī)范、標準及其他要求；
-- 顧客要求過程、危險源和環(huán)境因素調(diào)查、評價及更改信息；
-- 企業(yè)質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境目標、指標及質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理方案；
-- 各部門的質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境職責：
-- 質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境培訓(xùn)的信息；
-- 監(jiān)測、測量結(jié)果；
-- 不符合與預(yù)防糾正措施的信息；
-- 質(zhì)量管理體系、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系內(nèi)部審核結(jié)果的信息；
-- 管理評審結(jié)果的信息；
-- 員工的建議與意見。
4.1.2 綜合管理部負責按規(guī)定要求將所要傳達的企業(yè)質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系運行過程中的上述各種信息及時、準確地傳達至各部門主管。
4.1.3 工會作為員工代表機構(gòu)，負責組織員工積極參與管理體系的有關(guān)事務(wù)，負責收集員工的意見和建議，并在員工與行政中建立溝通、協(xié)商交流的橋梁和渠道。
4.1.4 部門的質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境信息由各部門主管按規(guī)定要求負責將其匯總至綜合管理部，各部門之間的質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境信息交流由各部門間相互傳達。
4.1.5 內(nèi)部信息的接收和處理
4.1.5.1 體系運行信息，包括企業(yè)的質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境方針、目標、指標、管理方案等，由最高管理者公布或授權(quán)管理者代表公布，綜合管理部向各部門發(fā)布，再由各部門傳達。
4.1.5.2 由下往上傳遞的信息，包括員工的意見、建議及投訴等，接收和處理的方式為：
-- 有關(guān)人員向各部門的主管匯報，將質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境保護方面的信息轉(zhuǎn)交至綜合管理部，員工的建議與意見經(jīng)研討后，由綜合管理部通過所在部門給予答復(fù)；
-- 員工向其代表機構(gòu)工會反映或工會召開員工座談會，收集有關(guān)意見、建議信息，向綜合管理部或其他相關(guān)部門反映。
4.1.5.3 橫向傳遞的信息，包括法律、法規(guī)、及其他要求，質(zhì)量因素、危險源和環(huán)境因素的識別、評價與更改、監(jiān)測測量的結(jié)果、不符合糾正措施等，由各部門與綜合管理部之間進行信息傳遞。
4.1.5.4 對信息交流中涉及的質(zhì)量、環(huán)境和職業(yè)健康安全的重要問題要采取對策并及時傳達到員工。
4.1.5.5 全體員工應(yīng)參與質(zhì)量方針、職業(yè)健康安全和環(huán)境方針的制定、評審，工會作為員工代表，參與制定決策。
4.1.5.6 全體員工應(yīng)接受適宜的培訓(xùn)，了解掌握相應(yīng)的質(zhì)量管理、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理技術(shù)、方法。
4.2 外部信息
4.2.1 外部信息內(nèi)容包括：
-- 質(zhì)量方針、職業(yè)健康安全和環(huán)境方針的公開；
-- 與相關(guān)方溝通的信息，對合同方施加影響、控制、管理或進行調(diào)查的信息；
-- 質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境法律法規(guī)獲取或變更的信息；
-- 應(yīng)急準備與響應(yīng)的信息；
-- 相關(guān)方的投訴，包括周圍居民、上級主管部門、新聞媒體及質(zhì)量監(jiān)督、職業(yè)健康安全和環(huán)境保護主管部門。
4.2.2 外部信息的傳達方式：
4.2.2.1 質(zhì)量方針、職業(yè)健康安全和環(huán)境方針：
由綜合管理部負責提供質(zhì)量方針、職業(yè)健康安全和環(huán)境方針樣稿、登記備案并對外公布，同時作好發(fā)放記錄；
4.2.2.2 與相關(guān)方建立聯(lián)絡(luò)：
各職能部門負責各自職能范圍內(nèi)的與相關(guān)方聯(lián)絡(luò)。
4.2.3 外部投訴的接收與處理：
4.2.3.1 當外部信息涉及對公司的重大質(zhì)量事故、職業(yè)健康安全和環(huán)境事故或施工影響投訴時、或政府部門通過現(xiàn)場檢查而提出的強制性要求，直接向公司投訴的，由綜合管理部填寫《信息交流表》，并調(diào)查核實，由管理者代表提出處理意見，責成責任部門或相關(guān)供方采取相應(yīng)緩解措施，以削減由于事故或施工而造成的質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境影響，并由責任部門向外部相關(guān)方就投訴的處理實施情況進行書面回復(fù)。
4.2.3.2 直接向供方投訴的，供方應(yīng)向綜合管理部或工程部匯報，并由綜合管理部或工程部填寫《信息交流表》，負責調(diào)查核實，提出糾正措施，并由責任部門向外部相關(guān)方就投訴的處理實施情況進行書面回復(fù)。同時，應(yīng)將有關(guān)處理情況向綜合管理部通報。
4.2.3.3 綜合管理部可視情況的嚴重程度決定是否向管理者代表或最高管理者報告。管理者代表負責投訴實施過程中的協(xié)調(diào)工作。
對于因技術(shù)、資金等問題一時無法落實措施的，由整改部門提出書面意見，經(jīng)管理者代表批準、并根據(jù)情況將其轉(zhuǎn)化為目標與指標。
4.3 各類信息的傳遞方式
4.3.1 有關(guān)相關(guān)方的投訴及政府部門的要求，由有關(guān)部門作好記錄，并填寫《信息記錄表》，由綜合管理部負責管理。
4.3.2 有關(guān)內(nèi)部信息由發(fā)出信息部門填寫在《信息記錄表》或其他有關(guān)表格上進行傳遞。
4.3.3 各類信息也可由各部門通過文件、記錄、
電話、電于郵件等各種形式及時進行相互傳遞和溝通，但應(yīng)確保信息傳達的準確性和及時性，在必要的情況下，應(yīng)能夠出示信息傳遞的可追溯性證據(jù)。4.4 工作會議
公司每年召開質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境工作會議，通過工程協(xié)調(diào)會協(xié)商、交流、通報有關(guān)質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境的動態(tài)和要求。在特殊或必要的情況下，應(yīng)及時召*議。對發(fā)生重大質(zhì)量、安全和環(huán)境問題時，由管理者代表或總經(jīng)理召集召開工作會議。
公司相關(guān)部門和工會的有關(guān)質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境的工作會議，應(yīng)形成和保持記錄。
5 相關(guān)文件
《文件控制程序》
《法律、法規(guī)控制程序》
《記錄控制程序》
《危險源辯識、風險評價和環(huán)境因素識別和評價控制程序》
《事故、事件、不符合控制程序》
《糾正和預(yù)防措施控制程序》
《監(jiān)測和測量控制程序》
《工程安全管理規(guī)定》
6 相關(guān)記錄
《信息交流表》
《會議記錄》
7 附錄
附錄A 流程圖
附錄B 《信息交流表》
附 錄 A（資料性附錄）流程圖
附 錄 B（規(guī)范性附錄）
信息交流表
篇2：物業(yè)管理手冊:信息交流控制工作程序
物業(yè)管理手冊：信息交流控制程序
1、目的
為保證環(huán)境管理體系內(nèi)、外部信息交流渠道的暢通，及時答復(fù)和處理涉及重要環(huán)境因素的外部信息，特制定本程序。
2、范圍
本程序適用于公司的內(nèi)、外部各類環(huán)境信息的傳遞和處理。
3、職責
3.1品質(zhì)部是環(huán)境信息管理的歸口部門，負責內(nèi)、外環(huán)境信息的傳遞與處理。
3.2品質(zhì)部及各物業(yè)服務(wù)中心負責對相關(guān)方環(huán)境信息的收集和處理。
3.3各部門負責工作范圍內(nèi)環(huán)境信息的傳遞和交流。
4、程序
4.1環(huán)境信息內(nèi)容與分類
4.1.1內(nèi)部信息
a)正常環(huán)境信息，如環(huán)境方針、目標、指標和管理方案、環(huán)境監(jiān)視與測量、環(huán)境管理體系審核、管理評審以及體系正常運行時的信息；
b)環(huán)境因素更新信息；
c)法律法規(guī)跟蹤信息；
d)不符合糾正信息；
e)環(huán)境事故或緊急情況信息；
f)其它內(nèi)部信息，如員工的建議和抱怨等。
4.1.2外部信息
a)地方環(huán)保局和環(huán)保監(jiān)測機構(gòu)檢查或監(jiān)測結(jié)果；
b)相關(guān)方反饋的信息及其投訴；
c)認證機構(gòu)審核信息；
d)同行業(yè)環(huán)境和技術(shù)方面的信息；
e)就重要環(huán)境因素與外界交流的信息；
f)其它外部信息，如環(huán)境管理和環(huán)保治理技術(shù)等方面的信息。
4.2內(nèi)部信息的收集與處理
4.2.1正常信息的交流
a)品質(zhì)部按照程序文件的有關(guān)規(guī)定傳遞環(huán)境方針、目標、指標和管理方案、環(huán)境監(jiān)視與測量、環(huán)境管理體系審核和管理評審等信息。
b)各部門依據(jù)相關(guān)文件規(guī)定收集并傳遞正常信息。
4.2.2環(huán)境因素更新信息的交流，執(zhí)行《環(huán)境因素識別和評價控制程序》。
4.2.3法律法規(guī)跟蹤信息的交流，執(zhí)行《法律法規(guī)和其他要求控制程序》。
4.2.4不符合糾正信息的交流，執(zhí)行《不符合、糾正與預(yù)防措施控制程序》。
4.2.5環(huán)境事故或緊急情況由發(fā)現(xiàn)部門及時傳遞給品質(zhì)部或禮兵部，應(yīng)急處理執(zhí)行《應(yīng)急準備和響應(yīng)控制程序》。
4.3外部信息的收集與處理
4.3.1品質(zhì)部負責接待地方環(huán)保局、監(jiān)測站和其它上級單位的環(huán)境檢查，收集有關(guān)信息，并傳遞給相關(guān)部門；當檢查或監(jiān)測結(jié)果出現(xiàn)不符合情況時，執(zhí)行《不符合、糾正與預(yù)防措施控制程序》。
4.3.2各部門收到相關(guān)方環(huán)境信息后，進行登記并落實。
4.3.3涉及相關(guān)方環(huán)境方面的投訴應(yīng)填寫《業(yè)主投訴處置單》及時反饋到各相關(guān)責任部門，責任部門要及時處理并填寫《業(yè)主投訴處置單》；如不能處理，及時報告給品質(zhì)部，品質(zhì)部應(yīng)在2個工作日內(nèi)提出處理意見，處理后，責任部門和品質(zhì)部要做好記錄，并執(zhí)行《不符合、糾正與預(yù)防措施控制程序》。
4.3.4各部門從外部獲得的其他類環(huán)境信息如“三廢”治理技術(shù)、節(jié)能降耗措施等，要及時傳遞給品質(zhì)部或職責管理部門，經(jīng)過分類、整理后，根據(jù)需要傳遞給相關(guān)部門。
4.4環(huán)境信息傳遞方式與記錄
4.4.1環(huán)境信息可采用書面資料、記錄、討論交流、電子媒體、聲像設(shè)備、通訊等方式進行傳遞。
4.4.2各部門對接收、傳遞的環(huán)境信息予以記錄。
4.4.3全公司環(huán)境信息交流框圖如下：
4.5重要環(huán)境因素外部交流控制
4.5.1與業(yè)主就重要環(huán)境因素和對其的控制要求進行交流。
4.5.2與業(yè)主交流的內(nèi)容
a）了解建立環(huán)境管理體系的意義和內(nèi)涵;
b）參與社區(qū)環(huán)境保護預(yù)防污染目標的制定和評審；
c）參與商討影響社區(qū)環(huán)境保護的任何變化;
d）參與社區(qū)環(huán)境保護事務(wù)。
4.5.3與業(yè)主交流的方式
a）座談會、培訓(xùn);
b）布告欄宣傳;
c）社區(qū)文化活動;
d）與業(yè)主/業(yè)主委員會/社區(qū)居委會協(xié)商與溝通。
4.5.4各物業(yè)服務(wù)中心以4.5.3的交流方式就4.5.2的內(nèi)容與業(yè)主/業(yè)主委員會/社區(qū)居委會建立長效協(xié)商與溝通機制，開展共創(chuàng)環(huán)保型社區(qū)活動，并做好記錄。
4.5.5各物業(yè)服務(wù)中心于每年管理評審前編制《社區(qū)環(huán)境保護年度總結(jié)》,提交業(yè)主委員會協(xié)商討論,并提出下年度改進要求。各物業(yè)服務(wù)中心將年度總結(jié)提交管理評審。
4.5.6各物業(yè)服務(wù)中心負責保存與業(yè)主協(xié)商溝通結(jié)果的記錄和發(fā)布。