文 件 名：物業(yè)公司環(huán)境管理程序文件
環(huán)境信息交流管理控制程序
1.0目的
使環(huán)境信息在各部門和管理處之間及時(shí)得到交流和溝通，以確保體系的有效運(yùn)行。
2.0適用范圍
適用于公司各部門和相關(guān)管理處之間的各類信息的傳遞和處理。
3.0職責(zé)
●質(zhì)量管理部是環(huán)境信息的綜合管理部門，負(fù)責(zé)與環(huán)保部門和待業(yè)主管部門的環(huán)境信息的接受、傳遞和處理。
●各部門、相關(guān)管理處負(fù)責(zé)相應(yīng)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的內(nèi)部及外部信息交流。
4.0工作程序
●環(huán)境信息可分為內(nèi)部信息和外部信息
(1)內(nèi)部信息包括以下內(nèi)容：
①公司的環(huán)境管理體系運(yùn)行情況由質(zhì)管部在每次月檢
檢查后將檢查情況及時(shí)傳達(dá)到相關(guān)部門、管理處和公司領(lǐng)導(dǎo)。
②環(huán)境管理體系中產(chǎn)生的信息由產(chǎn)生部門及時(shí)傳遞到管理部。管理部再將信息進(jìn)行處理后傳遞到其他部門和相關(guān)管理處，質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)將信息的處理情況記錄在《環(huán)境信息處理表》中。
③各部門和管理處在獲取和更新法律及其他要求時(shí)要及時(shí)傳遞到管理部，再由管理部將更新的法律發(fā)放到有關(guān)部門和管理處。
(2)內(nèi)部信息交流的實(shí)施
①環(huán)境方針以板報(bào)、手冊(cè)為宣傳工具公之于眾。
②信息的傳遞、答復(fù)應(yīng)在三日之內(nèi)。
③緊急狀態(tài)下的信息應(yīng)由發(fā)生部門立即傳遞到質(zhì)量管理部，由質(zhì)量管理部報(bào)告管理者代表處理。
④各部門、相關(guān)管理處應(yīng)在實(shí)施整改或預(yù)防措施后，將糾正或預(yù)防措施報(bào)告交于質(zhì)量管理部門。
●外部信息包括以下內(nèi)容
(1)各部門和相關(guān)管理處在收到有關(guān)的法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，如資源、能源、消防等法規(guī)應(yīng)及時(shí)傳遞到質(zhì)量管理部。
(2)相關(guān)方(如供方、承包方、居民)的信息由分管分承包方的部門和管理處將信息傳遞給工程部和質(zhì)量管理部。
●外部信息的處理
(1)對(duì)外部如居民傳來的投訴，質(zhì)量管理部應(yīng)同有關(guān)部門提出處理意見或建議報(bào)管理者代表批準(zhǔn)并應(yīng)于3日內(nèi)答復(fù)。處理部門、相關(guān)管理處應(yīng)將投訴處理結(jié)果記錄在《環(huán)境投訴記錄表》上，并制定出相應(yīng)的糾正預(yù)防措施。
(2)質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)將有關(guān)內(nèi)部和外部信息交流的情況登記在《環(huán)境信息交流表》。
(3)相關(guān)管理處對(duì)環(huán)境信息處理的具體辦法見《作業(yè)指導(dǎo)書》中的環(huán)境信息處理辦法。
5.0支持性文件
●《環(huán)境信息處理辦法》
6.0相關(guān)記錄
●《環(huán)境信息處理表》
●《環(huán)境投訴記錄表》
●《環(huán)境信息交流表》
篇2：酒店環(huán)境信息交流控制程序
文 件 名:酒店環(huán)境管理程序文件范例
環(huán)境信息交流控制程序
1.0目的
建立高效的信息交流渠道，通過酒店內(nèi)部和外部環(huán)境信息交流，確保環(huán)境管理體系的有效運(yùn)行。
2.0適用范圍
本程序適用于本酒店內(nèi)、外部環(huán)境信息交流和處置。
3.0職責(zé)
辦公室負(fù)責(zé)與環(huán)保部門的聯(lián)絡(luò)和內(nèi)外部環(huán)境信息傳遞處理過程中的協(xié)調(diào)工作。各部門負(fù)責(zé)本部門相應(yīng)職責(zé)范圍內(nèi)的信息交流。
4.0工作程序
● 環(huán)境信息的內(nèi)容
按信息源不同，將環(huán)境信息分為兩類：
(1)內(nèi)部信息：指在體系運(yùn)行過程中產(chǎn)生的信息，如環(huán)境方針、相關(guān)法律、法規(guī)的遵循情況、環(huán)境因素、重要環(huán)境因素的傳達(dá)、環(huán)境目標(biāo)、指標(biāo)及方案的制定與完成情況、內(nèi)審及管理評(píng)審的進(jìn)行情況、環(huán)境表現(xiàn)的監(jiān)測(cè)結(jié)果、異常及緊急狀態(tài)信息、環(huán)境培訓(xùn)情況、各部門和工作崗位間日常聯(lián)絡(luò)、常規(guī)報(bào)表和其他信息通報(bào)等。
(2)外部信息：政府部門法律法規(guī)條例的發(fā)布與變更、客戶的要求、供方的信息、相關(guān)方及臨界居民的抱怨等。
●信息交流的方式
信息以書面交流、電話或口頭交流的方式進(jìn)行，信息內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、真實(shí)可靠。
●信息交流的實(shí)施
(1)相關(guān)信息按相應(yīng)的程序要求進(jìn)行交流，由發(fā)出部門傳達(dá)到接收部門，并填寫《環(huán)境信息傳達(dá)記錄》。
(2)外部信息：政府部門法律法規(guī)條例的發(fā)布與變更、客戶的要求、供方的信息、相關(guān)方及臨界居民的抱怨等。
●信息交流的方式
信息以書面交流、電話或口頭交流的方式進(jìn)行，信息內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、真實(shí)可靠。
●信息交流的實(shí)施
(1)相關(guān)信息按相應(yīng)的程序要求進(jìn)行交流，由發(fā)出部門傳達(dá)到接收部門，并填寫《環(huán)境信息傳達(dá)記錄》。
(2)其他需要處置的信息按如下方式進(jìn)行交流。
①內(nèi)部信息由發(fā)出部門填寫《環(huán)境信息交流處置報(bào)告書》并提交辦公室，辦公室確認(rèn)后轉(zhuǎn)相關(guān)部門進(jìn)行對(duì)策研究及實(shí)施。辦公室進(jìn)行對(duì)策跟蹤，并及時(shí)將處置結(jié)果反饋給信息發(fā)出部門。
②外部信息由辦公室填寫《環(huán)境信息交流處置報(bào)告書》并發(fā)至相關(guān)部門。
③辦公室在每次管理評(píng)審前收集酒店各部門信息交流情況及《環(huán)境信息報(bào)告書》，匯總小結(jié)后提交管理評(píng)審。
5.0支持性文件
無
6.0相關(guān)記錄
《環(huán)境信息傳達(dá)記錄》
《環(huán)境信息交流處置報(bào)告書》