鞋服有限公司程序文件

　　文件與資料管理程序

　　1. 目的：

　　對本公司質量體系文件進行有效管理，以便能迅速準確地提供最新、有效的文件，并防止不當使用。

　　2. 范圍：

　　適用于本公司質量體系文件之管理。

　　3. 權責：

　　3.1質量手冊由管部經理擬定、管理代表審核、總經理核準。

　　3.2程序文件由相關部門各主辦人員擬訂，部門主管審核，管理代表核準。

　　3.3標準類文件由相關部門指定人員擬訂，部門主管審核，部門主管核準。

　　3.4生產部文件管理員負責各類文件的分發、收回、作廢及各類原始文件夾的管制。

　　4. 0相關文件：

　　質量手冊

　　5.0定義

　　5.1質量手冊：所有質量體系文件中最高階指導文件。

　　5.2程序文件：程序書，用以說明各項管理職能的作業流程及管理要點。

　　5. 3標準類文件：規范作業性的質量管理活動文件，如作業標準書、技術指導書、技術指導書、操作說明書等二階文件。

　　5. 4文件：包括磁盤、音像等媒體形式文件。

　　5.5外來文件：法定標準(ISO9001標準、國家標準、客戶合約)、客戶圖樣、客戶標準等。

　　6. 0作業內容：

　　6.1質量手冊以四段分：

　　a. 目的：

　　b. 適用范圍：

　　c. 權責：

　　d. 管理重點：

　　6.2程序文件編寫格式：

　　6.2.1表頭：由公司名稱、文件名稱、文件編號、版本、頁次等項目組成。

　　6.2.2流程圖：展示作業的過程使閱讀者能由圖而知整個作業流程。

　　6.2.2.1:表示作業開始或結束.

　　6.2.2.2表示作業或活動

　　6.2.2.3表示判斷或決策.

　　6.2.2.4表示作業流向

　　6.2.3格式:分為七段,流程圖依實際需要而定.

　　a. 目的:詳細說明該程序書之目的.

　　b. 范圍:說明程序書的適用范圍.

　　c. 權責:說明與程序書參考到的其他相關文件.

　　d. 相關文件:指本程序書到的其他相關文件.

　　e. 定義:指該程序中需作特別說明的名稱所代表的意義.

　　f. 作業內容:詳細說明完成程序所需之步驟,以便員工能通過閱讀而了解該項工作.

　　g. 質量記錄:各類相關作業的記錄.

　　1. 3文件編碼規則:經核準通過之文件由管理部依文件編碼規則統一編號管理,同時保持文件 編碼的唯一性,避免重復編碼,文件編碼方式如下:

　　□ □ □ □ □ □ □ □

　　分序號

　　文件起劃部門編碼

　　文件屬性

　　公司代碼(GH)

　　(注:文件屬性:質量手冊同“QM”表示,程序書用“QP”，標準書用“WI”表示;表單記錄用“QR”;本公司代碼寫為“GH”。)

　　6.4機密等級:

　　A表示絕密;

　　B表示機密;

　　C表示秘密;

　　D表示一般;

　　(注:技術性文件及關系公司利益之文件[如:合約]定為C:其余的一般為D,機密等級在此未作說明的,由部門主管依實際決定級別;)

　　6.5版本說明

　　6.5.1文件的原始版本為“1.0”前一位數為文件版本,后一位數為版次(表示修改次數),中間的點為分隔符號

　　6.5.2文件作小范圍修改或個別字詞的增刪只作記錄,若有重大內容或條款的整個增刪可直接更換該頁版次.

　　6.5.3文件各頁皆有修改的,換版本.

　　6.6文件處理流程:

　　權責單位 作業流程 作 業 說 明 表單/記錄

　　主辦人員 1.由各相關部門依組織任務與管理需求擬訂. 文件處理申請表

　　部門主管 1.必要時,文件由各部門的主管會簽.

　　部門主管 1.確定文件的符合性\完整性\有效性,

　　管理代表

　　1.由所需者或部門填寫申請單,依申請單發放\換領\補發 文件使用

　　文件管理員 2.對發出之復印文件加蓋管制度,并依部門編分發號. 單分發/回收

　　各相關部門期 1.在實際中依文件規定執行.

　　原擬訂人 1.文件執行中不合現狀之修改或增訂;

　　2.若原擬訂人不變更,應有權調閱原始文件作為背景資料.

　　原核準人 1.修訂之文件須經核準方可生效.

　　管理部 1.換版參照6.5之版本說明. 分發/收回記錄表

　　2.發行時須收回舊版文件.

　　管理部 1.對原始文件當差保存,有效區分 文件一覽表

　　新舊版文件,舊版加蓋留存參考章. 分發/收回記錄表

　　2.核準作廢之文件,原件加蓋作廢章, 文件處理申請單

　　各部門收回收件銷毀.

　　6.7影印文件的管理：

　　6.7.1現場使用之文件需置于作業場所,非現場使用之文件則由各使用部門指派專人集中管理.

　　6.7.2使用部門不得影印正式文件(空白表格除外).

　　6.7.3管理部每年應發行最新版次[文件管理匯總表]供各使用部門核對,以確保所使用文件為最新資料.

　　6.7.4各文件使用部門應有部門[文件管理匯總表],以便管理及查閱.

　　6.7.5除作特別說明外,任何人不得在文件上作標識及涂改.

　　6.8外部文件的管理:

　　6.8.1各部門接收之外部文件,由各部門主管核準,若有部門主管不能解決之事項,再逐級向上呈報,最終核準后其分發參照6.6流程圖之分發.

　　6.8..2各部門接收之外部文件,需作修訂的(如:合約),由接收部門承辦,部門主管核準.

　　6.8.3外部文件之原析由文管員統一管理,任何人未經許可不得擅自影印外部文件.

　　6.9電腦文件的管理:

　　6.10傳真件的管理:

　　公司所接收的與質量相關傳真文件之管理參照6.9部分.

　　6.11各部門編碼:

　　生產部01 品管部02 人力資源03 業務部04 開發部05 技術部06采購部 07。

　　7.0質量記錄：

　　7.1文件處理申請表

　　7.2文件使用申請單

　　7.3文件一覽表

　　7.4文件分發/回收記錄表

　　7.5文件管理匯總表

篇2：地產公司檔案文件資料管理規定

　　地產公司檔案文件資料管理規定

　　為了加強公司檔案的管理工作，確保檔案的保護和利用，依據檔案管理規范，結合公司檔案管理實際情況，特制定檔案資料管理制度如下：

　　第一部分：公司檔案資料管理

　　第一條 檔案的定義與范圍

　　檔案是指過去和現在的公司各部門及員工在從事業務、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　第二條 檔案管理的原則

　　檔案管理分為統一管理和分散管理相結合。即公司檔案由總經理辦公室統一管理，各部門除已移交總經理辦公室的檔案外，其它檔案文件由部門自行保管，以便于及時利用，維護檔案文件的完整與安全。

　　第三條 檔案管理的責任部門和責任人

　　公司總經理辦公室為公司檔案的主管部門，設專門的檔案管理人員，負責管理公司的各類檔案，做好登記、歸類、保管、索引、提供利用，并負責對各部門資料管理員進行工作指導、監督和檢查；

　　各部門設有資料管理員，負責本部門資料管理，并接受公司檔案管理員的監督和檢查。

　　第四條 歸檔的范圍

　　1.公司證照及企業設立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料（包括企業的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同）；

　　2.公司與有關單位簽訂的各種合同、協議書等；

　　3.公司會議記錄、紀要和決定（包括發布的通知、通報、機構調整、任免、獎懲以及公司的規章制度）；

　　4.公司制訂的計劃、統計、預決算、工作總結；

　　5.公司對外的正式發文與有關單位來往的文書、招投標文件等；

　　6.公司的各類申請、請求與相關部門的批復；

　　7.財務、會計及其管理方面的文件材料，公司歷年來的憑證、賬本等；

　　8.公司法律事務管理方面的文件材料；

　　9.公司各項目的技術圖紙等資料；

　　10.反映公司歷史沿革及公司重大活動的電子版照片及音像資料；

　　11.其它對公司具有利用價值和保存價值的文件資料（含各類載體，如電子文本等）；

　　12.公司歷年獲獎資料。

　　第五條 歸檔要求

　　整理辦法：分為文書檔案和工程項目檔案（竣工工程檔案立卷，未竣工工程資料整理成冊）。

　　1.歸檔的文件材料，應按照自然形成、保持歷史聯系的原則，結合歸檔要求和文件內容進行歸檔。

　　2.在一個卷內（檔案袋、盒）的文件資料要有清晰的《卷內文件目錄》，并且按項目、內容或文件形成時間，系統的排列。

　　3.案卷標題要簡明準確，整理好的案卷要確定保管期限，原則上分為永久、長期（十年以上）、短期（十年以下）三種。確定保管期限的基本原則是：

　　1）對公司有長遠利用價值的檔案應永久保存；

　　2）對公司在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存；

　　3）凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。

　　4.按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫《卷內備考表》。

　　5.全部案卷組成后，要對案卷作統一排列并編寫檔案號，然后逐卷登記，填寫《案卷總目錄》。

　　第六條 過程管理

　　屬于公司保管的檔案文件：各部門資料員做好平時文件的預立卷工作，并在每月初或事件結束后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經理辦公室保管，任何人不得據為已有。

　　第七條 檔案銷毀規定

　　公司檔案文件銷毀：檔案在超出規定保存期限一年后，可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進行銷毀。銷毀檔案時必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單，由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進行申請，報銷毀資料所屬部門的部門經理、主管副總審批，最后經總經理同意后，兩人以上執行銷毀程序，并在銷毀清單上簽字確認，公司檔案管理員全程監督。銷毀檔案要嚴格執行保密規定，銷毀清單由公司檔案員留存，以便備查。

　　部門檔案文件銷毀：部門形成的文件資料無利用價值時，可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請，部門經理審批同意后，兩人以上執行銷毀程序并簽字確認。銷毀清單由本部門資料員留存，以便備查。

　　第八條 檔案借閱

　　1.因工作需要借閱存在總經理辦公室的公司檔案的，應事先填寫檔案借閱單，逐級審批，經總經理同意后方可借閱。

　　2.員工不得攜帶公司原件材料外出，確因工作需要外帶時，需在填寫檔案借閱單時注明外帶原因，待總經理審批同意后方可外帶，用畢歸還。

　　3.借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管，不得私自復制、調換、涂改、污損

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、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。

　　4.部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發放、借用記錄表》做好記錄，借閱人簽字確認，并按時歸還。

　　5.總經理辦公室統一管理公司資料復印件。公司檔案管理員或總經理辦公室秘書需要在文件資料復印件上加注“僅供…使用”的用途說明。

　　第九條 檔案備份規定

　　公司所有有價值的文件、報表、業務資料等檔案，須存有電子掃描文檔，無法電子掃描文檔的，必須做好備份。

　　第十條 檔案保管

　　1.公司檔案員在接收文件資料存檔時，必須認真驗收，填寫《文件資料移交登記表》，送檔人和接檔人均須簽字確認，完成檔案交接手續。

　　2.對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等，按編號順序排列在資料柜內。

　　3.檔案管理員要定期對庫存檔案進行清www.dewk.cn理核對，做到帳、物相符，對破損或載體變質的檔案，要及時進行修補和復制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時，須注明原因，保存依據。

　　第十一條 檔案保密規定

　　公司所有人員均應嚴格遵守公司的保密規定，違者依據公司“獎懲條例”嚴肅處理。

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篇3：工廠質量體系文件資料管理程序

　　工廠質量體系文件資料管理程序

　　1.0目的

　　1.1為對與質量體系有關的文件和資料進行控制，確保各有關場所使用文件的有效版本，特制定本程序。

　　2.0適用范圍

　　本程序適用于與質量體系有關的文件和資料（包括軟件）的控制。

　　3.0引用文件及術語

　　3.1WSC-SZ/《質量手冊》

　　3.2ISO/TS16949:20**(E)質量管理體系

　　3.3GB/T19000—2000idtISO9000：2000《質量管理體系基礎和術語》

　　3.4TL9000Release4.0質量管理體系

　　4.0職責

　　4.1質量部為質量手冊、質量體系程序文件和外來文件（包括顧客提供的文件）控制的責任部門。

　　4.2各有關部門為各自專用文件及資料控制的責任部門。

　　5.0工作程序

　　5.1文件和資料的分類及編號

　　1）文件和資料主要分為如下幾類：

　　A.質量手冊

　　B.質量體系程序文件

　　C.管理文件

　　D.作業文件及其它資料

　　E.顧客提供的產品及技術文件

　　F.各類標準和法律法規

　　2）所有文件分受控分發和非受控分發。受控分發視具體情況需加蓋紅色“ISSUETO”“ONETIMEONLY”或者“FORSUPPLIER”印章，非受控分發一定要有“NONCONTROLLED”字樣。

　　3）文件的編寫

　　A．質量手冊由質量部和人力資源及行政部組織編寫。

　　B．質量體系程序文件及其它文件由最高管理者指定責任部門組織編寫。

　　一個程序文件基本上就是一個控制文件，它是用來規定“質量手冊”描述的質量程序的必要功能的實際操作，一個程序文件可以起草用來填充任何相關的需要，同時必須用特別提供的文件格式。

　　C.管理文件由人力資源及行政部負責編寫.

　　D．一個程序文件由任何對執行質量程序有責任的授權人或組織起草，這個人或組織應該是：

　　a.有權力或能力改變操作

　　b.對結果負解釋權和責任

　　c.對主題具有透徹的理解。

　　一個程序文件對它的執行者必須是可理解的、全面的、準確而詳細的，對它的目的所產生的結果是充分的，負責執行該程序文件的操作者可以在預期的情況下正確完成他們的工作。

　　4）下面的格式必須被滿足(包括程序文件及作業文件)：

　　一個封面包含：

　　A.格式上的唯一識別碼。如：WSC.SZ.*—YY、WSC.SZ.*****.YY等。

　　B.頒布日期和版本號。

　　C.程序文件的標題-----描述該文件的內容。

　　D.起草者，審核者和批準者的簽名。

　　E.從封面開始，包括附錄在內每頁必須標注“版本號”、“第*頁共Y頁”和“文件編號”、“蓋紅色印章的硬拷貝文件受控”。第二頁：“版本變更記錄”

　　5.3文件的審批

　　1）質量手冊由質量管理者代表審核、總經理批準。

　　2）質量體系程序文件由責任部門負責編寫，職能部門經理／指定人員審核并由管理者代表／部門經理批準。

　　3）管理文件由人力資源及行政部編寫，部門經理負責批準.

　　5.4文件登記、發放、借閱

　　1）文件中心在公共盤上建立有效文件的清單，對所有質量體系文件進行控制管理。所有質量體系文件批準后，由文件中心在原件首頁上加蓋紅色“ORIGINAL”原件章。若為客戶提供的文件和資料則在原件首頁上加蓋紅色“RECEIVED”接受章。更新有效文件的清單，并作相應的標識。同時更新文件中心的軟拷貝件（如有）。作業文件和其它相關的圖紙等按文件作者或責任工程師的要求，建立《文件分發記錄單》，進行硬拷貝發放，發放時須在首頁上加蓋紅色“ISSUETO”章。

　　2）單頁或多頁子文件發放程序同一般文件。

　　3）當因文件和資料被丟失、嚴重破損或其他情況(如提供給顧客、供應商、認證機構等)而需申請領用時，由申請者向DCC提出，經同意后方可領用。因破損而重新領用的新文件和資料，需收回相應的舊文件和資料；丟失或破損而補發的文件應讓文件丟失或破損部門的部門經理在《文件分發記錄單》上簽名，并在備注欄中注明該文件己丟失或破損；文件中心作好相應的發放記錄。

　　4）提供給顧客和認證機構的文件和資料，不加蓋受控印章，不做更改(換)控制。5)提供給供應商的文件和資料，文件中心在硬拷貝件上加蓋紅色“FORSUPPLIER”印章發放給采購管理部，采購管理部接收后應在分發記錄上簽字確認更新版本已收,并同時對舊版本進行收回作廢簽名承諾，然后負責將新版本轉交給供應商,同時收回舊版本作廢。SQE根據一定的頻率定期去稽核供應商的文件、圖紙…..等是否為最新有效(參考所附的文件控制流程圖)。

　　6）按生產訂單分發的圖紙屬一次性使用，文控人員在硬拷貝件上加蓋紅色“ONETIMEONLY”印章，并在分發記錄單上登記，接收人簽收。分發件在一次性使用后自動失效,由生產部負責銷毀。

　　7）對于工程部設計開發中心所使用的草稿版的文件由工程部自行管理，可使用Draft印章進行簡單的控制：

　　A.登記：工程部在新產品樣品設計和制造階段編制的圖紙(Drawing)、工藝路線表(Routing)和經顧客批準的供應商清單(AVLlist)，由設計開發

中心登記。僅保存電子版的文件。

　　B.發放：制造件的圖紙和工藝路線表僅隨產品制造令（MO）發放到設計開發中心的制造小組，無須建立文件發放記錄。采購件圖紙和AVLlist發放到采購部和質量部，需建立文件發放記錄。

　　C.更改：當草稿版的技術文件由于設計的原因或客戶的更改要求進行升版時，工程部負責按發放記錄收回舊版文件，發放新版文件。采購件圖紙由采購部通知供應商作廢，然后收回。

　　D.文件收回：當新產品準備進入小批量生產時，工程部會將原來的草稿版的圖紙、工藝路線表和AVLlist更新升級為正式版。同時會通過Agile輸入系統。此時任何草稿版的文件將自動作廢。原發放給質量部和供應鏈部的和AVLlist將被收回。采購件圖紙由采購部通知供應商并收回，然后發放正式版采購件圖紙。

　　5.5文件的更改

　　1）文件需要更改時，應由文件原設計或編制部門（人）直接把升級版本的軟拷貝和一份硬拷貝原件送至文件中心。文件中心立即更新軟拷貝及硬拷貝文件有效文件的清單。

　　2）文件更改的審核、批準一般情況下應由原審批部門及人員進行，當發生機構調整或原審批人不在職時應由替代職能部門及人員審批。

　　3）文件升級以后，原來低版本的文件即刻作廢。作廢文件由文件中心人員按原《文件分發記錄單》逐本收回，作廢文件和資料的原稿應加蓋藍色“OBSOLETE”印章，保存在文件中心，不作銷毀，在有效的文件清單中加以標識。其它拷貝由文件中心收集后統一碎化銷毀。按新《文件分發記錄單》發放新硬拷貝件。需廢止的文件，由起草人或指定人員填寫《作廢文件通知》交文件中心。

　　4）一般情況下文件更改由原編制或設計部門進行，更改非本部門設計或編制的文件，必須有原設計或編制部門的書面授權，并提供有關的背景資料。

　　5）文件中心接收到來自文件起草人或其接任者的通知，說明一個文件已經作廢，不再有新版本取代，須將該文件的原件和通知一起移放到歷史檔案庫中。具體程序同作廢文件，作廢文件保存一年。

　　6）所有程序文件，作業指導書保存三年。

　　5.7顧客提供的文件的控制

　　1）顧客提供的文件，包括軟件，由文件中心負責登記,建立相應的文件清單，按受控文件方式管理。有關這些文件的更新，由項目經理控制。當這些文件需要更新時，項目經理或負責此項目的的工程師把新版文件送至DCC（包括軟件）。若客戶僅提供了軟拷貝件，項目工程師根據需要打印出硬拷貝件送文件中心人員，文件中心人員加蓋紅色”RECEIVED”接受章，然后按項目工程師的要求發放硬拷貝件，舊版文件是否報廢由項目工程師決定。所有這些顧客文件都視作顧客財產，在沒有得到顧客的書面授權時，絕對不可擴散和傳播。

　　2）質量部負責對發放www.dewk.cn到公司外部受控管理性文件的更改和作廢的控制。

　　3）總經理負責公司內部執行的有關國家的法律、法規性文件的有效性。

　　4)顧客文件長期保持在文件中心。

　　5.8各類標準建立相應清單，由使用者直接向文件中心借閱。

　　5.9主要文件和資料的編號法則

　　1）質量手冊的編號說明

　　WSC-SZ/QEM-**

　　手冊的版本號

　　手冊英文縮寫

　　深圳z公司英文名稱簡稱

　　圖表1

　　2）質量體系程序文件的編號說明

　　WSC.SZ.*-YY

　　程序文件序號（從01開始的流水號）

　　質量手冊中對應要素序號

　　深圳（英文縮寫）

　　深圳z公司

　　*注：其中“*”是質量手冊中對應的要素序號，對于管理程序中和質量管理程序有關的，按質量手冊中的序號分配，無法并入質量手冊的要素序號的文件，統一分配“4”。

　　3）管理/作業文件的編號說明

　　WSC.SZ.*****.YY

　　管理/作業文件序號（從01開始的流水號）

　　管理/作業文件分類名稱（英文縮寫）

　　深圳（英文縮寫）

　　深圳z公司

　　4）產品文件的編號說明

　　由于產品文件的歷史的多樣性，繼續使用它們的格式。一般它們的名稱和它們的產品代碼相對應。機柜產品稱作PI，電子組裝產品稱作MPI。

　　5）質量記錄的編號說明

　　Form*.*Y-ZIssueA

　　版本號（從1開始的流水號）

　　序列號（從1開始的流水號）

　　從a開始的流水號

　　質量手冊中對應要素序號

　　6.0文件中心使用的樣章

　　“分發”章

　　內部文件”原件”章

　　外部文件“收到”章

　　“非受控”章

　　“給供應商”章

　　”作廢”章

　　”一次性使用”章

　　7.0文件控制流程圖(見下頁)

　　8.0執行本程序形成以下記錄：

　　8.1《文件借閱記錄單》

　　8.2《文件分發記錄單》

　　8.3《作廢文件通知》

　　附加說明

　　本程序由質量部提出

　　本程序由質量部起草，并負責解釋