物業公司質量體系文件和資料管理標準作業規程

　　1.0目的

　　規范質量體系文件和資料的管理，確保質量體系文件和資料使用的有效性。

　　2.0適用范圍

　　適用與質量體系文件、相關外來文件的管理。

　　3.0職責

　　品質拓展部負責質量體系文件和資料的管理。

　　4.0要點和實施

　　4.1質量體系文件的編寫、審核、批準、發布、發放按《質量體系文件編制標準作業規程》執行。

　　4.2質量體系文件的使用。

　　4.2.1品質/拓展部應確保凡授權范圍內的人員均能及時得到有效版本的文件。

　　4.2.2各部門及所有工作人員應確保不持有、不使用作廢/失效的文件。

　　4.2.3文件的持有部門和持有人員不得將持有的文件轉借、復印或作非授權的涂改。

　　4.3質量體系文件的保管。

　　4.3.1文件的保管環境應適宜于防止文件的丟失、損壞和涂改。

　　4.3.2文件保管方法應便于存取查閱。

　　4.3.3應保持文件夾的完整、齊全。

　　4.3.4文件的持有部門或持有人員應持有經批準的帶現行更改狀況的有效文件的清單，以便于了解文件變動的情況和檢索。

　　4.4質量體系文件更改的控制。

　　4.4.1文件的更改必須由文件的原編寫部門負責填寫相關表格，經文件原審核人和批準人審核、批準后方可進行更改。若原審核人、批準人發生變動，則應由其職務的接任人負責審核、批準。文件更改的內容由文件原編寫部門擬定。

　　4.4.2文件更改應由品質/拓展部通知的形式發布，以使文件夾的持有部門和持有人了解文件的更改內容和更改后的標識。

　　4.4.3通知僅下達給公司持有該文件受控文本的部門和人員進行更改，但程序文件和質量手冊換版時，則應將換版后的文件送達第三方認證機構。

　　4.4.4問更改的方式。

　　文件更改的方式在《文件更改申請表》上予以規定，并且由品質/拓展部進行。更改的方式可以采用劃改、換頁或換版的方式進行，但劃改時，應能辨認更改前的內容。

　　4.4.5文件更改的標識和記錄

　　文件更改后應在文件的版本標識、修改狀態標識上予以識別，在文件更改記錄上及時予以記錄，以便核對、識別。

　　4.4.6文件的換版。下列情況之一，文件應予以換版：

　　（1）同一文件多次更改（如同一文件已更改5次以上）時；

　　（2）同一文件一次更改內容較多時。

　　4.5作廢/失效質量體系文件處置。

　　4.5.1品質/拓展部應在更換新頁或新版的同時，撤回舊頁或舊版本文件。

　　4.5.2撤出的舊頁或舊版本文件，品質/拓展部資料管理員應在《作廢/失效文件清單》上予以記錄，并在每頁上加蓋藍色“作廢”或“失效”印章。

　　4.5.3作廢/失效文件在適當的時間（如一年）集中銷毀的方式應考慮方便、適用、可行。銷毀前在《作廢/失效文件清單》上予以記錄。

　　4.5.4留作資料以供法律/累計知識需要的作廢文件，應經管理者代表同意，并在其每頁上加蓋藍色“參考”印章。

　　4.6外來文件的管理。

　　4.6.1外來文件包括：

　　（1）本行業強制執行的法律、法規、條例；

　　（2）本公司選定執行的國家或行業標準；

　　（3）業主或其他單位提供的有關物業管理的來文、來函。

　　4.6.2屬于本程序前條的第1、2項的外來文件一律應處于受控狀態，既在其封面或首頁上加蓋藍色“受控文件”的印章。需分發的，還應編號并辦理發放簽收。

　　4.6.3對于外來文件，品質/拓展部資料管理員應建立收/發臺帳，以便追溯其來源和分布。

　　4.7文件的歸檔。

　　4.7.1質量體系文件和外來文件一律應歸檔。

　　4.7.2歸檔文件一律為正本且不加蓋受控狀態標識和編號（外來文件除外）。

　　4.7.3文件的發布、更改、處理的相關表格應隨正本一起歸檔。

　　4.7.4文件的更改通知、更改換頁、換版的文件一律歸檔。

　　4.7.5品質/拓展部應按本規程文件更改條款規定，對歸檔文件實施更改。但原歸檔文件不撤出，僅加蓋“作廢”或“參考”藍色印章。

　　4.8文件的補發按《質量體系文件編制標準作業規程》的相關規定執行。

　　4.9質量體系文件的借閱。

　　4.9.1公司外部人員需借閱文件時應符合下列條件之一：

　　（1）是公司的服務對象；

　　（2）是公司的主管上級；

　　（3）是公司的承包方；

　　（4）按法律、法規或合同規定提供借閱的需方。

　　4.9.2公司可以借閱的文件應不涉及公司人事、商業

和技術機密，但上款第4項的除外。

　　4.10人員離開公司或工作崗位發生變化時，品質/拓展部負責回收所發文件，并在文件發放簽收-記錄中注明回收原因和時間。

　　4.11公開文件的控制。

　　4.11.1凡公開的文件如向業主或住戶提交或發布的程序、手冊、規定、收費標準等均屬受控文件范圍。

　　4.11.2凡公開的文件均應注明文件編碼、版本號、生效日期。

　　4.11.3負責實施公開文件的部門應指定專業人員負責此項工作。

　　4.11.4凡公開的文件夾發生更改時，應以原公開的形式，在原發放或公布的范圍內今年性更改，以便更改的內容為業主或住戶所了解。

　　4.11.5凡張貼于公司內部的程序文件、作業指導書，包括公開張貼文件其中的部分（外來文件除外），均應標明文件編碼、版本號并加蓋“受控文件”印章。

　　4.12品質/拓展部負責保存文件和資料管理形成的全套記錄，各部門或文件持有人負責保存持有的記錄，保存期為3年。

　　5.0記錄

　　5.1《文件銷毀申請表》文件編碼：

　　6.0相關支持文件。

篇2：房地產公司質量體系文件資料控制工作程序

　　房地產公司質量體系文件資料控制程序

　　1.目的

　　通過對質量體系運行有關文件的控制，確保在項目的開發建設過程中能得到和使用相關的有效文件。

　　2.范圍

　　本程序適用于公司所有與質量活動有關的文件控制，包括外來文件和資料。

　　3.職責

　　3.1工程部是文件控制的主管部門，主要負責：

　　a.指導、監督各部門對文件控制的執行情況；

　　b.質量手冊和質量管理作業文件的歸口管理工作。

　　3.2總經理工作部負責公司的檔案管理工作以及圖書、標準、規范、信函傳真等外來文件和資料的歸口管理工作；

　　3.3各部門負責分管范圍內的文件管理工作；

　　3.4項目部負責圖紙及工程項目的有關文件的歸口管理工作。

　　4.控制程序

　　4.1受控文件的范圍：

　　4.1.1用以指導質量體系運行的文件和資料，包括質量手冊、程序文件和質量管理作業文件；

　　4.1.2用以指導項目具體運作的文件和資料；

　　4.1.3外來文件和資料，包括：法律法規、標準、規范等圖書資料以及信函、傳真等其它外來文件和資料。

　　4.2文件和資料的編制與審批

　　4.2.1根據質量體系文件中的有關規定，由文件的歸口管理部門負責編制文件，并由規定的授權人進行審核和批準：

　　a.《手冊》和程序文件由工程部編制，管理者代表審核，公司總經理批準；

　　b.質量管理作業文件由各歸口管理部門編制，部門經理審核，管理者代表批準；

　　c.項目運作性文件由歸口管理部門編制，根據各業務活動的有關規定，由相應人員進行審核和批準。

　　d.外來文件由總經理工作部負責審核、登記，由總經理工作部經理或分管副總經理批準下發。

　　4.2.2文件的編寫要求，執行Q/TZH-WI-007《質量體系文件編寫導則》的規定。

　　4.3文件的標識與發放

　　4.3.1文件的編制部門依據Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》所規定的范圍和方法，對文件進行編號。

　　4.3.2對質量手冊和質量管理作業文件，需加唯一性標識以識別，對合同、工程圖紙以及其它項目運作性文件，具備授權人簽字或蓋章后即為有效，日常使用的法律法規等資料，不需加蓋受控章。

　　4.3.3根據文件的發放范圍，由發放部門做好發放登記，填寫"文件發放登記表"。公司內部編制的文件，可在文件的原件上加蓋發放章，登記發放情況。

　　4.3.3各部門資料員負責簽收文件，填寫"文件接收登記表"。

　　4.4文件的更改

　　4.4.1文件需要更改時，由更改部門填寫"文件更改申請/通知單"，說明更改的理由和內容，并由原審批人審批，當原審批人因故不能審批時，應向指定的審批人提供審批所需要的背景資料。

　　4.4.2文件的原編制部門負責將審批通過的"文件更改申請/通知單"發至各部門資料員。

　　4.4.3各部門資料員根據"文件和資料更改申請/通知單"進行更改，在文件的"更改記錄"中做好記錄。對于局部改動，采用手寫更改方式，并在更改處注明更改狀態，以字母"G"加順序數字表示，如"G3"代表本文件和資料的第三處更改。如一頁中有多處改動或考慮到文件的完美性，可采用換頁的方式進行修改。文件經過多次修改或主要內容修改后，應換版發行。

　　4.4.4對圖樣的修改，執行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》。

　　4.5文件的保存與回收

　　4.5.1對歸檔文件和資料的保存和管理，執行Q/TZH-TY-WI-008《檔案管理辦法》。

　　4.5.2對各部門保存的文件資料，由部門資料員負責妥善保管，防止污損遺失，保存期限為一般為3年，超過保存期的，由各部門資料員負責進行銷毀并做好記錄。

　　4.5.3受控文件不得隨意復印，需要時，應向其歸控管理部門申請，批準后，方可進行復制。

　　4.5.4文件換版后，由原發放部門負責將作廢版本進行回收，并進行記錄，對作廢的文件和資料需保留以備參考時，應加蓋"作廢"章予以標識。

　　4.6外來文件的控制

　　4.6.1對外來文件，由接收部門負責進行簽收、登記和處理，納入到受控文件的管理范圍。

　　a)上級機關下發的行政和管理性文件以及房地產開發的法律法規，由總經理工作部負責簽收登記，交分管領導簽批后貫徹實施；

　　b)工程施工技術類文件，由工程部負責保存和處理，對

建筑施工類的國家、地區和行業標準、工藝、技術規范等，由工程部審核其是否為有效版本，并提供有效版本清單，發放項目部使用。

　　c)項目經營運作的有關文件和顧客提供的文件等，由策劃營銷中心負責處理。

　　4.6.2各部門按照分工管理范圍，負責主動收集相應的外來文件（如：最新頒布的法律法規、技術標準、規范、上級政府主管部門的有關政策等），并對文件的落實情況進行相應的跟蹤。

　　4.7項目部負責工程項目的圖紙使用管理，執行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》。

　　4.8總經理工作部負責公司的檔案管理，各部門按分工做好本部門的檔案管理工作，執行Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》。

　　4.9總經理工作部負責公司的信函管理，做好信函的收發和處理工作，執行Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》。

　　4.10總經理工作部負責公司的圖書資料管理，執行Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》。

　　4.11工程部負責對各部門的文件控制情況進行日常的監督檢查，并結合質量管理體系審核以及整改等工作，進行檢查指導。

　　5.質量記錄

　　5.1QR05-01文件發放登記表

　　5.2QR05-02文件接收登記表

　　5.3QR05-03文件借閱登記表

　　5.4QR05-04文件更改申請/通知單

　　5.5QR05-05受控文件清單

　　6.支持性文件

　　6.1Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》

　　6.2Q/TZH-WI-007《質量體系文件編寫導則》

　　6.3Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.4Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》

　　6.5Q/TZH-WI-010《圖紙管理規定》

　　6.6Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》

　　6.7Q/TZH-WI-012《文件受控專用章管理規定》

篇3：客房服務質量體系文件

　　客房服務質量體系文件

　　賓館飯店的客房服務質量體系使文件的體系，應該有一整套科學合理的質量體系文件來表述其結構，同時規范有關人員的服務行為。

　　一般來說，應有下列質量體系文件；

　　1、質量手冊

　　一般應首先編制適用于賓館內部管理的質量管理手冊。依據ISO10013中地4.2.3條“質量手冊的形式”規定，可以由適用于賓客住宿服務所用的部分管理規范文件匯集而成。

　　針對特定的團體來客，也可依據ISO9001編制和提供簡明系統的質量保證手冊，其要素名稱依次為：

　　（1）管理職責；

　　（2）服務管理體系；

　　（3）合同評審；

　　（4）設計控制（也可略）；

　　（5）文件和資料控制；

　　（6）采購；

　　（7）顧客財物的保存；

　　（8）服務標識與可追溯性；

　　（9）服務過程質量控制；

　　（10）服務質量檢查與評價；

　　（11）服務設施和測量設備的控制；

　　（12）安全與衛生控制；

　　（13）不規范服務的控制；

　　（14）糾正和預防措施；

　　（15）結帳和離店；

　　（16）質量記錄的控制；

　　（17）內部質量審核；

　　（18）培訓；

　　（19）顧客設訴處理和跟蹤服務；

　　（20）統計技術。

　　2．管理規范和質量計劃

　　賓館飯店應對賓客的訂房、登記、入房、住宿直至結帳、離店為止的各項服務提供過程制定管理規范，如：

　　（1）散客接待服務管理規范；

　　（2）團隊接待服務管理規范；

　　（3）貴賓（VIP）接待服務管理規范；

　　（4）行李寄存服務管理規范；

　　（5）住房清掃服務管理規范；

　　（6）旅客衣物洗滌服務管理規范；

　　（7）電話通訊服務管理規范；

　　（8）結帳離店服務管理規范等。

　　對特定的賓客或團隊客人，還可以制定專門的服務計劃。

　　3．服務規范

　　賓館飯店的每一崗位都應制定服務規范，明確規定該崗位的崗位職責、上崗條件、服務流程、服務內容與要求。

　　必要時，可把服務質量檢查與考核要求納入服務規范。

　　4．質量記錄

　　賓館飯店對各項服務活動或達到的結果應設計統一的質量記錄表示，如：

　　（1）賓客住宿登記單；

　　（2）行李寄存記錄；

　　（3）樓層服務員工作記錄表；

　　（4）客人投訴記錄本；

　　（5）內部質量審核報告；

　　（6）客房衛生檢查表等。

　　任何一個賓館飯店均需編制上愫述各類質量體系文件，并輔以客房用品配備標準、各類用品或用具的質量標準、客房安全衛生標準等支持性文件，才能真正建立起文件化的服務體系。

　　三．客房服務質量審核

　　服務質量審核是確定質量活動和有關結果是否符合質量體系文件的規定，以及這些規定是否有效地實施并使顧客滿意的一種有計劃、有系統的、獨立的檢查。

　　賓館飯店的客房服務質量體系審核一般由該店委派具備內審員資格，又與被審核領域無直接責任的人員進行。

　　審核的方式可以是定期或不定期的巡查，也可以是結合賓館飯店的星級評定、服務人員服務質量檢查，以及某項工作考核進行。

　　一般來說，審核前應準備好審核大綱，檢查表等工作文件和資料；審核時要堅持審查記錄與現場查看相結合；審核后，應編制審核報告，并對審核中發現的不合格項進行跟蹤審核，直到有關部門或人員糾正為止。

　　表5-2為賓館飯店客房的設施、用具質量與衛生要求檢查表，可供參考。

　　表5—2客房設施、用品質量與衛生檢查表

　　序號用品名稱質量要求衛生要求

　　1地面、地毯平整、無破損、無卷邊無污跡、無灰塵、無雜物、無潮濕、無異味、大理地板打蠟、光亮

　　2墻壁平整、無破損、無開裂、無脫落無污跡、無灰塵、無蛛網

　　3天花板平整、無破損、無開裂、無脫落無污跡、無灰塵、無蛛網、無水跡

　　4門窗無破損、無變形、無開裂、無明顯劃痕無污跡、無灰塵、玻璃明亮、無雜物

　　5燈具完好，能正常使用無www.dewk.cn灰塵、無污跡

　　6家具無破損、無明顯燙跡、無明顯變形、無脫落、穩固無污跡、無灰塵、無雜物、無水準

　　7餐具、飲具無破損光潔、無水跡、無口痕、無手印、無灰塵、無雜物

　　8棉織品平整、無破損、無明顯磨損無污跡、無雜物、無灰塵、無異味

　　9各種標志指示牌、招貼物正規、完整、無褪色、脫落和銹痕無污跡、無灰塵、金屬部分光亮

　　10各裝飾物、藝術品無[破損、無褪色、無脫漆、無變形無污跡、無灰塵

>　　11花木修剪效果好、無枯枝敗葉、花木盆無[破損、無脫漆無灰塵、無雜物、無異味、防蟲措施有效

　　12空調設備風口無破損、分離式空調外觀無破損無脫漆無灰塵、無異味、無塵跡、無油跡

　　13客用印刷品完好無損、字跡圖案清晰、無折皺、新無污跡、無灰塵、無涂抹

　　14客用電器設施（電梯、電視、冰箱、床頭柜、搽鞋機、電話等）完好無損、能正常使用、安全無污跡、無灰塵、無雜物、無異味

　　15客房衛生潔具無嚴重磨損、破損，無滿漏、堵塞，穩固，洗澡水無忽冷忽熱無污跡、無雜物、無異味、無水跡。