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質(zhì)量記錄管制程序
1.目的：
建立質(zhì)量記錄管理規(guī)范，以便利用于存查調(diào)閱，必要時為溯源性提供依據(jù)。
2.適用范圍：
本公司各部門的質(zhì)量記錄均適用。
3.權(quán)責(zé)：
3.1質(zhì)量記錄單位：負(fù)責(zé)質(zhì)量記錄的保管。
4.0參考文件：
4.1ISO9001:2000標(biāo)準(zhǔn) 第4.2.4章。
4.2《文件與資料管理程序》
5.0定義：
5.1質(zhì)量記錄：于質(zhì)量系統(tǒng)中，各項與質(zhì)量有關(guān)且需要管制與記錄。
6.0作業(yè)內(nèi)容：
6.1質(zhì)量記錄的作成、審核、編號依《文件與資料管制》程序書規(guī)定執(zhí)行。
6.2質(zhì)量記錄的分發(fā)：質(zhì)量記錄依規(guī)定正式核定后方可分發(fā)相關(guān)單位。
6.3質(zhì)量記錄的歸檔與保管：
6.3.1歸檔：各項質(zhì)量記錄的原稿(正本)，其保管應(yīng)妥善建立檔案，并于每一檔案內(nèi)建立目標(biāo)適當(dāng)區(qū)分，或以年度、月份別集中歸檔以利取閱。
6.3.2保管
(1) 各項質(zhì)量記錄的原稿(正本)，其保管單位如“文件管理匯總表”規(guī)定。
(2) 保管單位應(yīng)妥善保存，避免質(zhì)量記錄毀損及劣化。
(3) 各項質(zhì)量記錄的保存期限除法規(guī)、客戶特別指定外，如“文件管理匯總表”規(guī)定。未列于“文件管理匯總表”且未于相關(guān)辦法規(guī)定保存期限的各項質(zhì)量記錄，皆由原作成單位保存一年。
6.4質(zhì)量記錄的調(diào)閱：非記錄保管單位欲調(diào)閱記錄時，需向記錄保管單位申請，經(jīng)核定后調(diào)閱：非記錄保管單位欲調(diào)閱記錄時，需向記錄保管單位申請，經(jīng)核定后調(diào)閱，其調(diào)閱記錄由保管單位保存。
6.5質(zhì)量記錄的銷毀：超過保存期限的質(zhì)量記錄銷毀之，由保管單位負(fù)責(zé)銷毀。若個別記錄須再保存由保管單位自行決定。
7.0質(zhì)量記錄：
7.1文件管理匯總表
篇2：某物業(yè)公司質(zhì)量記錄的管理規(guī)定
某物業(yè)公司質(zhì)量記錄的管理規(guī)定
1.0目的
規(guī)范對記錄進(jìn)行設(shè)計、編號標(biāo)識、收集、編目、查閱、申購、領(lǐng)用、歸檔、貯存、保管和處理的職責(zé)和方法，以證明各項服務(wù)活動符合規(guī)定的要求，并為公司管理體系的有效運行提供可追溯性的證據(jù)。
2.0適用范圍
本規(guī)定適用于本公司所有與質(zhì)量管理工作有關(guān)的記錄的控制。
3.0職責(zé)
3.1物業(yè)品質(zhì)部職責(zé)
3.1.1質(zhì)量管理記錄控制的歸口管理部門，負(fù)責(zé)制定本制度。
3.1.2負(fù)責(zé)記錄的編號標(biāo)識、編目、申購、發(fā)放、歸檔、登記和處理;
3.1.3負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)各部門有關(guān)記錄的設(shè)計、填寫和管理;
3.1.4負(fù)責(zé)歸口管理項目記錄的設(shè)計、收集、歸檔、借閱管理。
3.2各單位職責(zé)
3.2.1各部門負(fù)責(zé)本部門歸口管理的記錄的設(shè)計、收集、歸檔、借閱、管理。
3.2.2負(fù)責(zé)按要求填寫各種記錄。
3.2.3負(fù)責(zé)按要求及時提供本部門的有關(guān)記錄以供查詢。
4.0控制程序
4.1記錄的設(shè)計、編號、編目管理
4.1.1設(shè)計：
(1)各部門按照管理制度和自身的工作要求確定需記錄的工作項目，需要增加表格的由使用部門制定，填寫《質(zhì)量記錄增減申請表》經(jīng)項目負(fù)責(zé)人審核，品質(zhì)部審批和統(tǒng)一編號后遞公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)公司批準(zhǔn)后使用。
(2)質(zhì)量記錄是執(zhí)行有關(guān)要求、規(guī)定或制度的個體體現(xiàn)，在提出增加質(zhì)量記錄表格申請時，必須附上有關(guān)規(guī)定或制度。
(3)當(dāng)已發(fā)布的表格不能在某項工作中通用、兼容或空缺時，使用部門可提出申請增減質(zhì)量記錄表格，經(jīng)品質(zhì)部審核，公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可使用。
4.1.2修改：已發(fā)布的表格不能適應(yīng)工作需要，使用部門可填寫《質(zhì)量記錄更改申請表》提出更改申請，并在申請表后附上更改后記錄表格格式樣式。
4.1.2編號：記錄表格由品質(zhì)部按《文件控制程序》對各種記錄表格進(jìn)行編號。
4.1.3編目
(1)品質(zhì)部負(fù)責(zé)對記錄進(jìn)行編目，制定公司《質(zhì)量記錄一覽表》。
(2)各部門負(fù)責(zé)編制本部門的《質(zhì)量記錄一覽表》。
4.2記錄的發(fā)放、收集、歸檔保管、借閱管理
4.2.1發(fā)放、收集
(1)空白表格由物業(yè)品質(zhì)部統(tǒng)一管理，各部門根據(jù)需要填寫《質(zhì)量記錄領(lǐng)用申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后報品質(zhì)部。
(2)每月20日前，各單位遞交《質(zhì)量記錄領(lǐng)用申請表》，品質(zhì)部在本月結(jié)束前將記錄發(fā)放到位，申請單位在《質(zhì)量記錄發(fā)放記錄》上簽收后返回發(fā)放記錄。
(3)品質(zhì)部要及時掌握存記錄情況，根據(jù)庫存情況組織印刷并填寫《質(zhì)量記錄印刷申請表》報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后組織印刷。
4.2.2歸檔保管
(1)各部門須于每年8月前將上半年使用的記錄按規(guī)定歸檔，下半年使用的記錄于次年2月前按規(guī)定歸檔。
(2)各部門應(yīng)按記錄的分類制定記錄歸檔清單，并將歸檔清單報品質(zhì)部，歸檔記錄由各部門保管存放。
4.2.3借閱
(1)歸檔記錄借閱，由借閱人提出申請，經(jīng)品質(zhì)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，品質(zhì)部辦理借閱手續(xù)。
(2)在工作現(xiàn)場借閱記錄應(yīng)經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱，一般情況下嚴(yán)禁將工作記錄帶出使用場所。
(3)特殊情況下要將工作記錄帶出使用場所(如外部檢查、內(nèi)外部審核等)，經(jīng)記錄保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。該申請表由記錄保管部門負(fù)責(zé)人保存,并負(fù)責(zé)按期收回被借記錄。
(4)文件管理部門每月對文件借閱歸還情況進(jìn)行檢查，及時追回借出文件，防止文件丟失情況發(fā)生。
(5)行政人事部在有員工離職或調(diào)離工作崗位的，要及時知會相關(guān)部門查閱是否有借出文件，以便及時收回借出文件。
4.3記錄的填寫、更改、使用保管
4.3.1填寫、更改
(1)記錄應(yīng)填寫及時、清晰、準(zhǔn)確,不能隨意涂改，除備注欄外其他欄目不能出現(xiàn)空格，如有不需填寫的欄目則以自左至右的一條斜線代替填寫內(nèi)容。
(2)發(fā)現(xiàn)有隨意更改的記錄,應(yīng)追究當(dāng)事人責(zé)任。
4.3.2使用保管
(1)工作現(xiàn)場的記錄應(yīng)用按月進(jìn)行裝訂，保持文件記錄的完整、清潔。
(2)各崗位人員不得隨意將記錄表格帶出工作現(xiàn)場，如要帶出按規(guī)定4.2.3規(guī)定行。
(3)記錄按《質(zhì)量記錄一覽表》上規(guī)定的年限進(jìn)行保管。
5.0支持文件
5.1《文件控制程序》
6.0質(zhì)量記錄
6.1《質(zhì)量記錄領(lǐng)用申請表》WY/QR-WY-017
6.2《質(zhì)量記錄印刷申請表》WY/QR-WY-018
6.3《質(zhì)量記錄一覽表》WY/QR-WY-001
6.4《文件借閱登記表》WY/QR-WY-019
6.5《質(zhì)量記錄更改申請表》WY/QR-WY-020
6.6《質(zhì)量記錄增減申請表》WY/QR-WY-021
6.7《質(zhì)量記錄發(fā)放記錄》WY/QR-WY-022
篇3：M物業(yè)質(zhì)量記錄控制程序
M物業(yè)質(zhì)量記錄控制程序
1目的
對質(zhì)量管理體系所要求的記錄予以控制。
2范圍
適用于為證明服務(wù)符合要求和質(zhì)量管理體系有效運行的記錄。
3職責(zé)
3.1質(zhì)管部負(fù)責(zé)監(jiān)督、管理各部門的質(zhì)量記錄。
3.2各部門資料員負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門的質(zhì)量記錄。
3.3管理部檔案室負(fù)責(zé)保管超過一年的質(zhì)量記錄。
3.4各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)批準(zhǔn)本部門編制的質(zhì)量記錄格式。
4程序
4.1各部門資料員負(fù)責(zé)收集、整理、保存本部門的質(zhì)量記錄。
4.2質(zhì)量記錄的標(biāo)識編號
質(zhì)量記錄的標(biāo)識編號按《文件控制程序》執(zhí)行。
4.3質(zhì)量記錄填寫
4.3.1質(zhì)量記錄填寫要及時、真實、內(nèi)容完整、字跡清晰，不得隨意涂改;如因某種原因不能填寫的項目，應(yīng)能說明理由，并將該項用單杠劃去;各相關(guān)欄目負(fù)責(zé)人簽名不允許空白。
4.3.2如因筆誤或計算錯誤要修改原數(shù)據(jù)，應(yīng)采用單杠劃去原數(shù)據(jù)，在其上方寫上更改后的數(shù)據(jù)，加蓋或簽上更改人的印章或姓名及日期。
4.4質(zhì)量記錄的保存、保護(hù)
4.4.1各部門的資料員必須把所有質(zhì)量記錄分類，依日期順序整理好，存放于通風(fēng)，干燥的地方，所有的質(zhì)量記錄保持清潔，字跡清晰。各部門按規(guī)定的期限保存記錄，對于保存一年以上的記錄交檔案室保存。
4.4.2質(zhì)管部編制《質(zhì)量記錄清單》，將公司所有與質(zhì)量管理體系運行有關(guān)的記錄匯總，包括名稱、編號(版本)、保存期等內(nèi)容，交管理者代表審批，并匯集備案記錄的原始樣本。各部門應(yīng)將本部門使用的《質(zhì)量記錄清單》作為部門工作手冊的附錄，并匯總本部門的質(zhì)量記錄原始樣本。
4.4.3質(zhì)管部每3個月要檢查一次各部門質(zhì)量記錄的使用、管理情況。
4.5質(zhì)量記錄發(fā)放、借閱和復(fù)制
a)各部門填寫《文件發(fā)放、回收記錄》，向質(zhì)管部領(lǐng)用所需記錄空白表;
b)各部門保管的質(zhì)量記錄應(yīng)便于檢索，需借閱或復(fù)制者要經(jīng)相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)并填寫《文件借閱、復(fù)制記錄》，由記錄管理人登記備案。
4.6質(zhì)量記錄的銷毀處理
質(zhì)量記錄如超過保存期或其他特殊情況需要銷毀時，由檔案室主管人員填寫《文件銷毀記錄》，交質(zhì)管部審核，報管理者代表批準(zhǔn)，由授權(quán)人執(zhí)行銷毀。
4.7記錄格式
4.7.1各部門的質(zhì)量記錄格式，由各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)組織編制，部門經(jīng)理審批，交質(zhì)管部備案。
4.7.2各相關(guān)部門可根據(jù)工作需要提出記錄格式設(shè)計更改，執(zhí)行《文件控制程序》有關(guān)文件更改的規(guī)定。
5相關(guān)文件
《文件控制程序》。
6質(zhì)量記錄
6.1《質(zhì)量記錄清單》。
6.2《文件發(fā)放、回收記錄》。
6.3《文件借閱、復(fù)制記錄》。
6.4《文件銷毀申請》。