P物業(yè)人事檔案管理制度
1.目的
為了動態(tài)保存職員的招聘、入職、轉(zhuǎn)正、調(diào)職調(diào)薪、晉級、考核、業(yè)績、培訓(xùn)等信息，掌握職員的發(fā)展動態(tài)，以及建立公司人才庫，儲備公司骨干隊伍，并規(guī)范公司職員工作檔案的錄入、保管、閱覽、使用等程序，特制定本制度。
人事檔案是法人公司對人事和人力資源進行正常管理的組成部分，它只記錄和反映職員在本公司任職期間的工作情況，嚴格界定為內(nèi)部資料，只供公司內(nèi)部有限制性地使用。
2.范圍
適用于公司全體職員。
3.職責(zé)
3.1檔案管理風(fēng)格及管理形式由人力資源部統(tǒng)一執(zhí)行;
3.2人力資源部負責(zé)制訂、修改、執(zhí)行、解釋本公司的職員檔案管理制度;
3.4公司執(zhí)行總裁負責(zé)監(jiān)督及檢查公司范圍內(nèi)職員檔案管理執(zhí)行情況。
4.類別和目錄
為了公司職員隊伍的梯隊建設(shè)，工作檔案按照管理層檔案庫、干部檔案庫和職員檔案庫分類保存;
4.1 管理層檔案庫
4.1.1保管公司B區(qū)間及以上的職員檔案;
4.1.2保存資料包括：
4.1.2.1個人簡歷、應(yīng)聘人員登記表、職員登記表、入職體檢表、錄用通知函、上一單位離職證明
4.1.2.2個人身份、資格證明復(fù)印件：身份證、護照、簽證、學(xué)歷學(xué)位證、職稱證
4.1.2.3公司為個人辦理的因公證照和資質(zhì)(或復(fù)印件)
4.1.2.4勞動合同、用工手續(xù)證明、公司與該職員的特別協(xié)議、約定或安排等文字記錄
4.1.2.5個人任命文件副本
4.1.2.6職員轉(zhuǎn)正、調(diào)職調(diào)薪、晉級審批文件
4.1.2.7個人業(yè)績考核材料、部門業(yè)績考核材料、管理層述職報告、管理層述職評定記錄
4.1.2.8個人獎懲記錄
4.1.2.9個人職業(yè)規(guī)劃，公司培養(yǎng)意向
4.1.2.10個人培訓(xùn)記錄
4.2 干部檔案庫
4.2.1保管公司C、D區(qū)間職員的檔案;
4.2.2保存資料包括：
4.2.2.1個人簡歷、應(yīng)聘人員登記表、職員登記表、入職體檢表、錄用通知函
4.2.2.2個人身份、資格證明復(fù)印件：身份證、護照、簽證、學(xué)歷學(xué)位證、職稱證
4.2.2.3公司為個人辦理的因公證照和資質(zhì)(或復(fù)印件)
4.2.2.4勞動合同、用工手續(xù)證明、公司與個人的其它文字約定
4.2.2.5個人任命文件副本
4.2.2.6職員轉(zhuǎn)正、調(diào)職調(diào)薪、晉級審批文件
4.2.2.7個人業(yè)績考核材料、部門業(yè)績考核材料
4.2.2.8個人獎懲記錄
4.2.2.9個人職業(yè)規(guī)劃，部門培養(yǎng)意向
4.2.2.10個人培訓(xùn)記錄
4.3 職員檔案庫
4.3.1分部門保管其他職員的檔案，
4.3.2保存資料包括：
4.3.2.1個人簡歷、職員登記表、入職體檢表、錄用通知函
4.3.2.2個人資格證明復(fù)印件：身份證、學(xué)歷學(xué)位證、職稱證
4.3.2.3公司為個人辦理的因公證照和資質(zhì)(或復(fù)印件)
4.3.2.4勞動合同、用工手續(xù)證明
4.3.2.5職員轉(zhuǎn)正、調(diào)職調(diào)薪、晉升審批文件
4.3.2.6個人考核記錄
4.3.2.7個人職業(yè)規(guī)劃
4.3.2.8個人培訓(xùn)記錄
4.4離職職員檔案庫
4.4.1保管離職職員的檔案
4.4.2保管資料包括：
4.4.2.1原檔案所有資料
4.4.2.2離職申請審批表、交接清單
4.4.2.3 辭退人員還需包括解聘函
5.人事檔案管理
5.1職員招聘、考核、面試和錄取記錄;
5.2入職之日交驗個人簡歷資料和個人資歷證明，由人力資源部建立職員檔案;
5.3簽署勞動合同，辦理勞動用工手續(xù)后，相關(guān)材料歸入個人檔案;
5.4個人轉(zhuǎn)正、調(diào)職調(diào)薪、晉級審批文件，個人任命文件，個人考核記錄、培訓(xùn)記錄由各部門及公司領(lǐng)導(dǎo)審批完成后一個星期內(nèi)上交人力資源部歸入檔案;
5.5管理層檔案庫、干部檔案庫和職檔案庫以三種不同的顏色的檔案袋區(qū)分;
5.6管理層檔案庫、干部檔案庫和職員檔案庫均按照部門及入職編號順序進行保管存放;
5.7職員離職一個星期內(nèi)，將職員個人檔案存入離職職員檔案庫，職員離職滿兩年后銷毀其相關(guān)檔案。
6.檔案權(quán)限管理
6.1所有職員檔案由人力資源部統(tǒng)一管理，由檔案管理員負責(zé)維護;
6.2職員檔案只向各部門負責(zé)人限制性開放;
6.3公司董事、執(zhí)行總裁、人力資源部負責(zé)人和人力資源部檔案管理員有權(quán)查閱公司所有職員檔案;
6.4跨部門查閱其他普通職員檔案，需由人力資源部負責(zé)人批準;
6.5跨部門查閱管理層檔案和干部檔案，需由公司執(zhí)行總裁批準;
6.6各分管理業(yè)務(wù)或?qū)I(yè)口的公司領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)查閱所轄部門所有職員的檔案;
6.7各部門負責(zé)人有權(quán)查閱本部門職員檔案;
6.8不允許越級查閱檔案;
6.9向?qū)徲嫛⒇斀?jīng)紀律檢查部門、公檢法部門提供佐證材料或檔案復(fù)印資料，必須獲得本人同意和公司執(zhí)行總裁批準;
6.10職員因正常原因離開公司兩年后，人力資源部銷毀該卷全部檔案記錄;
6.11涉及產(chǎn)權(quán)、債務(wù)、訴訟、帳務(wù)、證照、印鑒、關(guān)鍵業(yè)務(wù)、關(guān)鍵項目和技術(shù)的職員，在工作和財產(chǎn)交接未清了或責(zé)任未清了之前，檔案一律不得銷毀;
6.12不允許外借檔案。
7.相關(guān)文件
HR-CQ01《人力資源管理程序》
8.相關(guān)支持表格
HR-CQ01-08-F1《檔案查閱申請表》
HR-CQ01-08-F2《檔案查閱記錄表》
篇2：學(xué)院干部人事檔案查（借）閱制度
學(xué)院干部人事檔案查(借)閱制度
一、查(借)閱干部人事檔案，須填寫《干部人事檔案查(借)閱審批表》，并經(jīng)人事科長初審、副處長審核、處長審批同意后方可查(借)閱。
二、查(借)閱干部人事檔案，要愛護檔案，嚴禁圈劃、涂改、抽換、摘抄、拍攝、復(fù)制，不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容，違者給予批評教育直至紀律處分。
三、個人不得查(借)閱本人及其親屬的檔案。
四、查閱干部人事檔案，須持查閱部門介紹信在檔案室查閱。
五、干部人事檔案原則上不得外借，如有特殊情況必須借閱，須履行借閱審批手續(xù)，借閱時間一般不超過5天。如需續(xù)借，應(yīng)及時履行審批手續(xù)，續(xù)期不超過3天。外借檔案必須妥善保管，不得攜帶回家，不得讓無關(guān)人員翻閱。
六、嚴禁在查閱檔案時喝水、吸煙，謹防損壞檔案。
七、外單位人員查閱我院干部人事檔案，須持《查閱干部人事檔案介紹信》，經(jīng)組織人事處負責(zé)人批準后，方可查閱。
八、借出檔案，應(yīng)清點登記;收回檔案，應(yīng)在核對無誤后放歸原位。
篇3：學(xué)院干部人事檔案室保密制度
學(xué)院干部人事檔案室保密制度
一、認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國保密法》、《中華人民共和國檔案法》及上級有關(guān)法規(guī)，做好檔案安全保密工作。
二、嚴格執(zhí)行干部人事檔案材料接收、保管和提供利用制度。
三、干部人事檔案室為機要重地，非工作人員不得入內(nèi)。
四、檔案進出，須嚴格履行審批、核對、簽字、登記等手續(xù)。
五、查閱檔案原則上在檔案室進行。查閱密級檔案不得擅自摘抄、復(fù)印、拍照。
六、借閱檔案必須辦理借閱手續(xù)，借閱人員要承擔(dān)檔案安全保管責(zé)任。
七、復(fù)印秘密級檔案材料，應(yīng)嚴格履行審批、登記手續(xù)，標明復(fù)印單位、份數(shù)、日期。復(fù)印件視同原件管理。
八、干部人事檔案管理人員必須嚴格遵守保密制度，不得以任何形式泄露檔案內(nèi)容。
九、嚴禁任何個人私自保存他人檔案。
十、對違犯保密紀律，玩忽職守，造成重大遺失、泄密等責(zé)任事故者，按有關(guān)規(guī)定嚴肅處理。