A國際學(xué)院工程檔案管理辦法

　　第一章 總則

　　第一條 根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《**國際學(xué)院檔案管理辦法(試行)》及市城建檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合工作實際，制定本辦法。

　　第二條 基建工程檔案是重要的工程技術(shù)資料，是工程項目建設(shè)情況的歷史憑證，是工程項目建成投入使用后，管理、維修、改建、擴(kuò)建的依據(jù)。

　　第三條 制定本辦法是為了加強(qiáng)和規(guī)范工程檔案管理，提高工程檔案的利用率，更好地為教學(xué)、科研和基建管理工作服務(wù)。

　　第二章 工程檔案的管理體制

　　第四條 基建工程檔案工作接受學(xué)院檔案室的業(yè)務(wù)管理和市城建檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、兩級管理、部門立卷的管理體制，由工程檔案資料管理員專門管理工程檔案資料。

　　第五條 工程檔案資料管理員的職責(zé)是：

　　(一)貫徹執(zhí)行國家檔案法規(guī)和學(xué)院檔案工作管理辦法，努力學(xué)習(xí)檔案工作專業(yè)知識，終于職守，認(rèn)真做好工程檔案管理工作;

　　(二)嚴(yán)格按《工程檔案歸檔范圍》的規(guī)定，認(rèn)真落實檔案管理工作的收集、整理、立卷、保管、利用5個環(huán)節(jié);

　　(三)每項工程竣工后3個月內(nèi)，完成該項工程的立卷歸檔工作，按時向?qū)W院檔案室移交，每年3月底前把上一年立卷的檔案目錄和移交檔案室的檔案目錄書面報本辦公室檔案工作責(zé)任人;

　　(四)負(fù)責(zé)工程檔案和工程資料的保管、安全、保密和提供利用;

　　(五)定期檢查檔案裝具及案卷的保管情況，防止蟲蛀、鼠咬和霉變情況發(fā)生，發(fā)現(xiàn)問題及時整改;

　　(六)參加學(xué)院檔案室和市城建檔案室組織的各種檢查、評比工作。

　　第六條 基建工程檔案工作是基建管理工作的一部份，納入基建管理工作計劃和工作業(yè)績考核內(nèi)容。每個工程項目的責(zé)任人任該項目的檔案工作責(zé)任人。檔案工作責(zé)任人的職責(zé)是按本辦法的規(guī)定和分工做好所管項目歸檔材料的收集及有關(guān)工作。

　　第三章 工程檔案的收集

　　第七條 工程檔案的收集是工程檔案管理工作的基礎(chǔ)，必須按《工程檔案歸檔范圍》的規(guī)定，認(rèn)真收集。

　　第八條 工程檔案歸檔材料的收集是工程檔案資料管理員和基建工程部全體人員的共同責(zé)任，必須提高檔案意識，認(rèn)識到工程檔案的重要性，齊心協(xié)力把歸檔材料收集齊全。

　　第九條 工程項目立項、投資歸檔材料的收集工作由工程檔案資料管理員負(fù)責(zé)。

　　第十條 建筑工程拆遷批準(zhǔn)文件歸檔資料的收集工作由具體承辦人負(fù)責(zé)，在拆遷手續(xù)完成后1個月內(nèi)向工程檔案資料室移交，分管領(lǐng)導(dǎo)檢查、落實。

　　第十一條 工程項目設(shè)計、設(shè)計變更及規(guī)劃報建歸檔材料的收集工作具體承辦人負(fù)責(zé)。承擔(dān)設(shè)計委托及報建的工作人員在工作完成后的1個月內(nèi)向工程檔案資料室移交歸檔材料。部領(lǐng)導(dǎo)檢查、落實。

　　第十二條 工程項目招標(biāo)檔案的收集、整理、立卷、保管、利用工作，工程檔案資料管理員負(fù)責(zé)。

　　第十三條 工程項目施工及施工報建歸檔材料的收集工作由具體承辦人負(fù)責(zé)。由于施工周期較長，為了防止歸檔材料的流失，應(yīng)在每道工序完成后3天內(nèi)，由項目負(fù)責(zé)人收齊該道工序的檢測、驗收等歸檔材料，向工程檔案資料室移交。工程項目竣工驗收合格后2個月內(nèi)，由項目負(fù)責(zé)人收齊全部歸檔材料，向工程檔案資料室移交，其中的檢測、驗收及竣工資料必須完整、無誤，有監(jiān)理單位及行業(yè)主管部門的審核、簽證，有項目負(fù)責(zé)的審核、簽證。

　　第十四條 工程檔案資料管理員必須及時了解各工程項目的進(jìn)展情況，督促各相關(guān)人員及時移交歸檔材料。在接收歸檔材料時要按《工程檔案歸檔范圍》的規(guī)定認(rèn)真檢查驗收，對不符合要求的要提出明確的整改意見，問題突出的應(yīng)及時報告，及時協(xié)調(diào)解決。

　　第十五條 工程檔案資料管理員在接收歸檔材料時，必須認(rèn)真填寫《工程檔案歸檔材料收集登記表》，移交人和接收人清點交接后，在表上簽名。接收和發(fā)放設(shè)計文件時要填寫《**國際學(xué)院基建工程項目設(shè)計文件接收(發(fā)放)單》。

　　第十六條 因工作需要借用已收集好的歸檔材料時，按檔案保管利用的規(guī)定，嚴(yán)格登記，辦理借用手續(xù)，并限定使用時間，用完后及時歸還。

　　第四章 工程檔案的整理與立卷

　　第十七條 為了使歸檔材料更加規(guī)范，便于整理，延長使用壽命，干部職工，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部在日常工作中應(yīng)注意以下問題：

　　(一)簽署意見、批示、簽名時須使用碳素墨水，在紙張左側(cè)要空出2厘米的位置，以免裝訂后影響查閱;

　　(二)起草各種文件，交付打印的定稿應(yīng)使用A4(210毫米×297毫米)規(guī)格的紙張，使用碳素墨水書寫。

　　第十八條 工程檔案的整理是工程檔案管理的研究性工作，必須嚴(yán)格按《工程檔案歸檔范圍》的規(guī)定，認(rèn)真篩選，注意保持工程項目建設(shè)的自然規(guī)律和完整性，保持材料之間的有機(jī)聯(lián)系，保持材料的系統(tǒng)性和不同特點。

　　第十九條 工程項目的建設(shè)是一個長期的過程，因此收到歸檔材料后必須隨時整理、分類，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，而不能等到工程竣工之后再一起進(jìn)行，使問題成堆，時間拖延，難于糾正。

　　第二十條 已整理好的歸檔材料應(yīng)使用專用的裝具裝好，注明工程項目名稱，存放在專用的柜子里，建立歸檔材料檢索，取放方便。

　　第二十一條 工程項目竣工交付使用后，必須及時把整理好的歸檔材料立卷。

　　第二十二條 立卷時應(yīng)注意下列問題：

　　(一)按時間先后順序和主次、重輕順序排卷內(nèi)材料秩序，結(jié)果在前，起因在后，如：批復(fù)在前，請示在后;正稿在前，定稿在后;結(jié)論在前，證據(jù)在后等;

　　(二)按建設(shè)單位(使用單位)--工程項目--材料種類3要素書寫案卷標(biāo)題;

　　(三)在案卷左側(cè)1厘米處裝訂，3孔1線，左、下方對齊，厚度不超過1厘米，一個工程項目可以分成若干卷，分卷時要注意不把一個問題分在兩個案卷中，保持案卷內(nèi)容相對的完整性。

　　(四)裝訂前要清除材料中的金屬物，修補(bǔ)破損處，切除多余處，操作中一定不能傷害文字及符號，紙張過大時可以折疊;

　　(五)按要求填寫案卷封面、備考表和案卷目錄，貼上標(biāo)簽后裝盒上柜。 第二十三條 立卷工作完成后，應(yīng)將無法立卷和重復(fù)多余的歸檔材料及時銷毀，以免占用裝具。銷毀前應(yīng)將擬銷毀的材料目錄書面報本辦公室和部檔案工作責(zé)任人，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行。

　　第五章 工程檔案的保管與利用

　　第二十四條 工程檔案的保管以防潮、防蛀、延長使用壽命和便于利用為原則，應(yīng)滿足以下保管條件： (一)配置專用的檔案室和符合檔案保管要求的裝具; (二)配置除濕、防蟲、消防、防盜設(shè)備;

　　第二十五條 工程檔案的管理要規(guī)范化，用計算機(jī)管理檔案信息，歸檔材料的收集、歸檔材料的借用與歸還、設(shè)計文件的接收和發(fā)放、檔案的借閱與歸還、檔案的目錄、上交的檔案目錄等信息都要分類統(tǒng)計，建立卡片檢索和計算機(jī)檢索兩種檢索工具，保全檔案信息，提高工作效率。 第二十六條 保管工程檔案的目的是為了利用，在遵守工程檔案利用規(guī)定的前提下，應(yīng)提倡和鼓勵利用。

　　第二十七條 部內(nèi)工作人員查閱或復(fù)印工程檔案，須經(jīng)基建工程部主官批準(zhǔn)，認(rèn)真辦理查閱登記手續(xù)后，在工程檔案室內(nèi)進(jìn)行，查閱人必須遵守保密制度，不翻閱與所查內(nèi)容無關(guān)的案卷，嚴(yán)禁涂改、毀損、抽拆和改變檔案內(nèi)容。

　　第二十八條 校內(nèi)單位、個人查閱或復(fù)印工程檔案，須經(jīng)后勤集國分管基建工程部的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 第二十九條 校外單位、個人查閱或復(fù)印工程檔案，應(yīng)持有單位介紹信、本人工作證或身份證，按第二十六條、第二十七條規(guī)定辦理，必要時須經(jīng)院辦同意。

　　第三十條 工程檔案的原件一般不外借，確因工作需要借出的，校內(nèi)單位、個人要寫出書面借條，經(jīng)過基建部主管批準(zhǔn)后方可借出;校外單位、個人要寫出書面借條，經(jīng)院辦批準(zhǔn)后方可借出。借出時間一般不超過3天，確需延長的，須按上述程序辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借時間最長不超過15天。檔案管理人員示情況確定交押金500-1000元。

　　第三十一條 工程檔案管理員要堅持每月清理檔案借閱情況，到期未還的，及時催還;問題突出的，及時報告本辦公室和部檔案工作責(zé)任人，協(xié)調(diào)解決。

篇2：集團(tuán)公司檔案管理辦法

　　集團(tuán)公司檔案管理辦法范本

　　第一章 總 則

　　第一條為了加強(qiáng)EE公司系統(tǒng)的檔案管理，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為EE公司各項工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和(總公司辦公制度》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制定本辦法。

　　第二條凡總公司各部門、專業(yè)公司(下稱各單位)在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規(guī)定定期向總公司機(jī)要檔案室移交，集中管理，任何單位和個人不得據(jù)為已有。

　　第三條各單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負(fù)責(zé)此項工作。

　　第四條EE公司系統(tǒng)的文書立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　第二章 歸檔范圍

　　第五條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、盤片J員片等)均屬歸檔范圍。

　　第六條上級機(jī)關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有。

　　(一)上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的需要公司貫徹執(zhí)行的文件材料;

　　(二)黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人及上級機(jī)關(guān)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關(guān)內(nèi)容的報刊。

　　(三)代上級機(jī)關(guān)草擬并被采用為文件的定稿和印本。

　　(四)其他文件材料。

　　第七條公司文件材料應(yīng)歸檔的有。

　　(一)公司頒發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。

　　(二)公司的請求與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)文件，各部門、各專業(yè)公司、各子公司及其他各所屬企業(yè)的請求與本公司的批復(fù)文件;

　　(三)公司及各部門的工作計劃、總結(jié)、報告;

　　(四)公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料;

　　(五)公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動形成的重要文件、電報、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關(guān)的文件材料;

　　(六)公司領(lǐng)導(dǎo)或各部門有關(guān)負(fù)責(zé)人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本;

　　(七)反映公司經(jīng)營和管理的專業(yè)文件材料，如實業(yè)投資項目、房地產(chǎn)開發(fā)、貿(mào)易、證券、信貸、租賃、世行貸款、轉(zhuǎn)貸等業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣票等;

　　(八)公司或公司匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料(包括計算機(jī)盤片等);

　　(九)公司及各部門、各專業(yè)公司成立、啟用印章及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料;

　　(十)公司及各部門、各專業(yè)公司制定的規(guī)章制度等;

　　(十一)公司的歷史沿革(包括公司簡介)、大事記、年鑒，反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料，榮譽(yù)獎勵證書，有紀(jì)念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;

　　(十二)公司編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本;

　　(十三)公司及各部門、各專業(yè)公司干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資退職、退休、醫(yī)療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的文件材料;

　　(十四)公司干部、工人、黨員、團(tuán)員名冊、報表;

　　(十五)公司干部、工人轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)關(guān)系的介紹信存根;

　　(十六)公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀(jì)要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等;

　　(十六)公司解決法律糾紛問題形成的文件材料;

　　(十八)公司或部門、專業(yè)公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料;

　　(十九)公司固定資產(chǎn)登記，財產(chǎn)，物資、檔案等移交憑證;

　　(二十)公司購置大型設(shè)備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料。

　　第八條同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有：

　　(一)同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本公司經(jīng)營范圍但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;

　　(二)有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)檢查本公司工作形成的重要文件;

　　(三)同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)與本公司聯(lián)系、協(xié)商工作的來往文件。

　　第三章 立卷歸檔要求

　　第九條公司各單位應(yīng)在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向總公司辦公室移交。

　　第十條各單位必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。

　　第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。

　　第十二條歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點：

　　(一)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。歸檔的項目檔案應(yīng)包括如下文件：項目建議書、可行性研究報告、立項批復(fù)、項目評估報告、批準(zhǔn)項目文件、協(xié)議、合同、營業(yè)執(zhí)照(復(fù)印件)、章程、項目人員任兔文件，有關(guān)項目業(yè)務(wù)的各種意向書、紀(jì)要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復(fù)及其它有關(guān)項目業(yè)務(wù)的音像制品、計算機(jī)盤片等。

　　(二)在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開;文電應(yīng)全在一立卷。

　　(三)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;

　　(四)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號。

　　(五)永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫：沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。

　　(六)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責(zé)任者。

　　(七)本公司各部門及各專業(yè)公司立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表由總公司辦公室統(tǒng)一發(fā)給。

　　第四章 檔案保管期限

　　第十三條文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。

　　第十四條確定公司檔案保管期限的原則

　　(一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。

　　(二)凡是反映公司一般活動，在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。

　　(三)凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。

　　第五章 檔案的鑒定與銷毀

　　第十五條公司辦公室秘書處對所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷毀。

　　第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持，有關(guān)部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存毀意見。

　　第十七條檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。

　　第十八條銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進(jìn)行監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。

　　第六章 檔案的借閱

　　第十九條公司各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，然后到公司辦公室秘書處機(jī)要室填寫檔案借閱單，方可借閱。

　　第二十條公司各部門借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門同意或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　第二十一條借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點，并在登記薄上注銷。

　　第二十二條借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。

　　第二十三條借閱的檔案用完后，應(yīng)及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

　　第二十四條借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七章第三十一條進(jìn)行處罰。

　　第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。

　　第七章 罰 則

　　第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條，無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其文件負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，并予以通報批評。

　　第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條，泄露秘密，按《公司保密工作條例)進(jìn)行處理。對涂改、拆散或未經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的;視具體情況，對其單位領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元～1000元，并予以通報批評。

　　第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫出書面檢查。

　　第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條，遺失檔案的，應(yīng)立即報告。因遺失檔案，泄露秘密的，按《公司保密工作條例》進(jìn)行處理。

　　第八章 附 則

　　第三十條本辦法由總公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。

　　第三十一條各子公司應(yīng)根據(jù)本辦法，結(jié)合本單位的實際情況，制定具體實施細(xì)則。

　　第三十二公司以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的，以本辦法為準(zhǔn)。

篇3：公司文書檔案管理辦法(6)

　　公司文書檔案管理辦法(六)

　　1 總則

　　為進(jìn)一步加強(qiáng)文書檔案的管理，規(guī)范文書檔案的收集、歸檔、整理、保管、鑒定、銷毀、統(tǒng)計、檢查、利用、借閱及立卷歸檔等工作相關(guān)程序，特制定本管理標(biāo)準(zhǔn)。

　　2 適用范圍

　　本標(biāo)準(zhǔn)適用于公司文書檔案管理。

　　3 術(shù)語和定義

　　文書檔案：是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報告、批復(fù)、通知、信函、簡報、會議紀(jì)錄、計劃和總結(jié)等。

　　4 管理職責(zé)

　　4.1文書檔案室管理部門為公司辦公室，具體由公司辦公室文秘科負(fù)責(zé)，并接受市主管機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

　　4.2.負(fù)責(zé)公司黨政文書，聲像檔案的保管。為公司生產(chǎn)、經(jīng)營及各項工作提供文檔信息資料。以黨政機(jī)要文件保管為重點，同時保證文書檔案的完整、保密和安全。

　　4.3負(fù)責(zé)文檔的收集、整理、保管、簽定和統(tǒng)計。

　　5 管理活動、程序及要求

　　5.1.文書檔案收集

　　5.1.1文書檔案收集的范圍

　　5.1.1.1上級來文及資料。

　　5.1.1.2公司文件。

　　5.1.1.3公司歷史檔案。

　　5.1.1.4已撤消舊機(jī)構(gòu)的檔案。

　　5.1.1.5上級領(lǐng)導(dǎo)來公司檢查工作及活動的音像資料。

　　5.1.1.6公司榮獲的各項榮譽(yù)稱號、獎牌、獎狀、獎旗等資料和照片。

　　5.1.1.7公司發(fā)生的重大事件及各項重要活動的音像資料。

　　5.1.2文書檔案的收集

　　5.1.2.1按照文書檔案收集范圍，收集與所保管檔案有關(guān)的資料。

　　5.1.2.2交接檔案的當(dāng)事人在接收檔案時根據(jù)移交目錄清點核對，并由交接雙方在目錄上簽字或蓋章。

　　5.1.2.3各部門交文書檔案室的文檔需符合文書檔案工作要求，并由各部門主管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方可交接。不符合歸檔要求的，文書檔案室有權(quán)拒收。

　　5.2.立卷與歸檔

　　5.2.1文件的立卷歸檔工作由公司辦文秘科負(fù)責(zé)，具體工作按文檔管理和上級業(yè)務(wù)規(guī)定執(zhí)行。

　　5.2.2需歸檔的音像檔案，要認(rèn)真填寫說明，編號登記。每半年對文檔重新整理，時間在每年的1月份和7月份。

　　5.3文書檔案的整理和保管

　　5.3.1文書檔案以卷宗為單位進(jìn)行分類、排列;涉密文件按涉密級別分類，單獨保管。

　　5.3.2文書檔案室在收集零散文件時，要認(rèn)真區(qū)分，依照分類進(jìn)行立卷。

　　5.3.3文書檔案發(fā)現(xiàn)文件破損要及時修復(fù)或復(fù)制。

　　5.4.文書檔案的統(tǒng)計和檢查

　　5.4.1文書檔案室要設(shè)立文書檔案登記簿，檔案的借閱、返還及時登記、注銷，對檔案的收進(jìn)及提出情況進(jìn)行數(shù)量統(tǒng)計。

　　5.4.2文書檔案室對所保管的檔案每年進(jìn)行一次全面檢查，遇到特殊情況及時檢查，并及時上報檢查結(jié)果。

　　5.4.3負(fù)責(zé)保管文書檔案的人員調(diào)動工作時要辦理移交手續(xù)。

　　5.5.文書檔案的利用和借閱

　　5.5.1文書檔案室所保管的檔案，原則上一律在閱文室調(diào)閱，需要查閱檔案時，由借閱單位提出借閱申請，經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)后方可將檔案借出。

　　5.5.2復(fù)制檔案資料時，需經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)，方可復(fù)制翻印。翻印時應(yīng)說明翻印的單位、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍和用途，并由文書檔案室進(jìn)行復(fù)印。

　　5.6.文書檔案的鑒定和銷毀

　　5.6.1文書檔案室定期對已過期的檔案進(jìn)行鑒定。根據(jù)檔案的政治、歷史，科學(xué)和現(xiàn)實價值確定其是否需要繼續(xù)保存，并將不需要繼續(xù)保存的檔案剔出銷毀。

　　5.6.2文書檔案的鑒定銷毀工作由公司辦公室負(fù)責(zé)承辦，對已過保管期限的檔案提出銷毀意見時，要經(jīng)相關(guān)部門和人員具體核查，核查單位由公司辦公室、黨群工作部和企業(yè)發(fā)展部組成。

　　5.6.3文書檔案室對予批準(zhǔn)銷毀的檔案要在檔案存儲目錄上注銷，編制銷毀清單，審查批準(zhǔn)后對檔案進(jìn)行銷毀，并由兩人或兩人以上監(jiān)銷。檔案銷毀后，監(jiān)銷人員在銷毀清單上簽名蓋章，同時標(biāo)注檔案注銷的日期，保證不丟失，不漏銷。