物業(yè)公司ISO9000程序文件:信件收發(fā)管理
EJ -QP4.15 信件收發(fā)管理
1. 目的:
為了及時、準確地把住戶的信件、報刊送到住戶手中，特制定本程序。
2.適用范圍:
適用于本小區(qū)住戶來往的信件傳遞和代住戶訂閱報刊服務(wù)。
3.引用文件:
3.1 質(zhì)量手冊第4.9、4.13章
3.2 ISO9002標準第4.9、4.13章
4. 職責(zé)：
收發(fā)員負責(zé)每日信件、報刊的收發(fā)，確保不丟失。
5. 工作程序
5.1郵遞員送來的信件,要檢查有無開封信件,如有開封信件,由收發(fā)員填寫《報刊、信件缺損登記表》,讓郵遞員簽字證明。
5. 2送到的報刊要檢查有無損壞,如有缺損,由收發(fā)員填寫《報刊、信件缺損登記表》讓郵遞員簽字證明。事后打電話告之郵局報刊缺損情況,請求補給。
5.3快件、專遞件及重要的郵件要填寫《住戶信件、報刊發(fā)放登記表》親自送到住戶手中,由住戶簽收。
5. 4普通信件、報刊分發(fā)后將信件、報刊放入報刊存放柜中或根據(jù)住戶要求送到其樓門信箱。
5.4.1未訂報紙住戶的信件,工作人員負責(zé)通知住戶領(lǐng)取。
5.4.2如遇地址不詳、地址不清(含外文地址)或收件人不清楚的信件。收發(fā)員應(yīng)及時送到經(jīng)營管理部,由物業(yè)管理員確認后再傳遞;若物業(yè)管理員也無法確認,應(yīng)及時轉(zhuǎn)交經(jīng)營管理部主任確認后傳送給住戶。
5.4.3若屬地址錯寫非本小區(qū)住戶的信件,經(jīng)營管理部主任確認后,收發(fā)員應(yīng)及時退還郵局。
5.4.4若住戶的信件、報刊一日內(nèi)無人來取,收發(fā)員應(yīng)及時與住戶取得聯(lián)系,讓住戶或其聯(lián)絡(luò)人知曉;二日內(nèi)必須取走。
5.4.5若住戶出差,已與收發(fā)員打招呼,住戶的信件、報刊收發(fā)員應(yīng)妥善收存,待住戶回來后,一并交于住戶。
5.5報刊、信件發(fā)放過程中,發(fā)生丟失情況時,收發(fā)員應(yīng)主動向收件人賠禮道歉,積極尋找,由于失職造成的經(jīng)濟損失,由副總經(jīng)理決定賠償事宜。
5.6住戶訂閱報刊時,由住戶填寫《代住戶訂閱單》,并交納費用,收
發(fā)員將第二聯(lián)交給住戶,收發(fā)員及時到郵局為住戶訂閱。
5. 7收發(fā)員訂閱報刊后,要及時填寫《代住戶訂閱登記表》對郵局開回的票據(jù)、找錢,必須由住戶在《代住戶訂閱單》存根上簽收。
5. 8在收發(fā)服務(wù)過程中執(zhí)行《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范用語》和《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范行為》。
6. 支持性文件與質(zhì)量記錄:
6.1《代住戶訂閱登記表》 EJ-QR-QP4.15-01
6.2《代住戶訂閱單》二聯(lián) EJ-QR-QP4.15-02
6.3《住戶信件、報刊發(fā)放登記表》 EJ-QR-QP4.15-03
6.4《報刊信件缺損登記表》 EJ-QR-QP4.15-04
6.5《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范用語》 EJ-WI-QP8.1-02
6.6《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范行為》 EJ-WI-QP8.1-01
篇2：物業(yè)公司信件收發(fā)管理程序
公司程序文件版號: A
修改號: 0
EJ -QP4.15物業(yè)公司信件收發(fā)管理程序頁碼: 1/2
1.目的:
為了及時、準確地把住戶的信件、報刊送到住戶手中，特制定本程序。
2.適用范圍:
適用于本小區(qū)住戶來往的信件傳遞和代住戶訂閱報刊服務(wù)。
3.引用文件:
3.1 質(zhì)量手冊第4.9、4.13章
3.2 ISO9002標準第4.9、4.13章
4.職責(zé)：
收發(fā)員負責(zé)每日信件、報刊的收發(fā)，確保不丟失。
5.工作程序
5.1郵遞員送來的信件,要檢查有無開封信件,如有開封信件,由收發(fā)員填寫《報刊、信件缺損登記表》,讓郵遞員簽字證明。
5.2送到的報刊要檢查有無損壞,如有缺損,由收發(fā)員填寫《報刊、信件缺損登記表》讓郵遞員簽字證明。事后打電話告之郵局報刊缺損情況,請求補給。
5.3快件、專遞件及重要的郵件要填寫《住戶信件、報刊發(fā)放登記表》親自送到住戶手中,由住戶簽收。
5.4普通信件、報刊分發(fā)后將信件、報刊放入報刊存放柜中或根據(jù)住戶要求送到其樓門信箱。
5.4.1未訂報紙住戶的信件,工作人員負責(zé)通知住戶領(lǐng)取。
5.4.2如遇地址不詳、地址不清(含外文地址)或收件人不清楚的信件。收發(fā)員應(yīng)及時送到經(jīng)營管理部,由物業(yè)管理員確認后再傳遞;若物業(yè)管理員也無法確認,應(yīng)及時轉(zhuǎn)交經(jīng)營管理部主任確認后傳送給住戶。
5.4.3若屬地址錯寫非本小區(qū)住戶的信件,經(jīng)營管理部主任確認后,收發(fā)員應(yīng)及時退還郵局。
5.4.4若住戶的信件、報刊一日內(nèi)無人來取,收發(fā)員應(yīng)及時與住戶取得聯(lián)系,讓住戶或其聯(lián)絡(luò)人知曉;二日內(nèi)必須取走。
5.4.5若住戶出差,已與收發(fā)員打招呼,住戶的信件、報刊收發(fā)員應(yīng)妥善收存,待住戶回來后,一并交于住戶。
5.5報刊、信件發(fā)放過程中,發(fā)生丟失情況時,收發(fā)員應(yīng)主動向收件人賠禮道歉,積極尋找,由于失職造成的經(jīng)濟損失,由副總經(jīng)理決定賠償事宜。
5.6住戶訂閱報刊時,由住戶填寫《代住戶訂閱單》,并交納費用,收
發(fā)員將第二聯(lián)交給住戶,收發(fā)員及時到郵局為住戶訂閱。
5.7收發(fā)員訂閱報刊后,要及時填寫《代住戶訂閱登記表》對郵局開回的票據(jù)、找錢,必須由住戶在《代住戶訂閱單》存根上簽收。
5.8在收發(fā)服務(wù)過程中執(zhí)行《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范用語》和《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范行為》。
6.支持性文件與質(zhì)量記錄:
6.1《代住戶訂閱登記表》EJ-QR-QP4.15-01
6.2《代住戶訂閱單》二聯(lián)EJ-QR-QP4.15-02
6.3《住戶信件、報刊發(fā)放登記表》EJ-QR-QP4.15-03
6.4《報刊信件缺損登記表》EJ-QR-QP4.15-04
6.5《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范用語》EJ-WI-QP8.1-02
6.6《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范行為》&nbs
篇3：P物業(yè)報刊信件收發(fā)管理程序
報刊信件收發(fā)管理程序
1.目的
對郵件、報刊收發(fā)實施控制，確保客戶及時收到郵件報刊。
2.適用范圍
適用于郵件和報刊的收發(fā)。
3.引用文件
3.1質(zhì)量手冊第4.7、4.9、4.10、4.12、4.13章。
3.2ISO9002標準4.7、4.9、4.10、4.12、4.13章。
4.職責(zé)
4.1保安部報刊收發(fā)員負責(zé)大廈內(nèi)郵件和報刊的收發(fā)。
4.2保安部經(jīng)理負責(zé)處理投訴及與郵電部門聯(lián)系有關(guān)事宜。
5.工作程序
5.1客戶辦理信箱使用申請手續(xù)
5.1.1客戶需要使用本大廈內(nèi)的信箱時，到物管部辦理申請，物管部通知財務(wù)室收取費用。
5.1.2物管部憑財務(wù)收費票據(jù)，填寫《國企大廈室內(nèi)維修委托單》，通知工程部裝配信箱鎖;安裝完成后，物管部通知客戶領(lǐng)取信箱鎖匙。
5.1.3在使用信箱期間，信箱和鎖匙由客戶自行保管，鎖匙損壞或遺失的，由保安部向工程部出單維修更換，客戶按規(guī)定的標準到財務(wù)室交納維修費用。
5.2 客戶辦理報刊登記手續(xù)
5.2.1每年十月份，物管部需在告示牌內(nèi)通知客戶到郵電局辦理下一年度的報刊預(yù)訂手續(xù)。
5.2.2客戶需要提供收發(fā)報刊服務(wù)時，憑《報刊訂閱收據(jù)》的復(fù)印件到收發(fā)室辦理登記手續(xù)，由收發(fā)員在《報刊訂閱登記表》中登記報刊名稱、代號、起止日期、聯(lián)系電話，并且保留收據(jù)復(fù)印件，以方便今后查詢。
5.3 收發(fā)過程
5.3.1對于投遞員送來的郵政快件、匯款單、掛號信、電報、包裹等特殊郵件，收發(fā)員需要在郵電部門的簽收單上簽字或蓋章，并登記在《郵件收發(fā)登記表》中，當日送于客戶。
5.3.2平信、報刊由收發(fā)員當天發(fā)放到客戶信箱。
5.3.3對于掛號信、包裹、匯款單、電報等有價郵件，如果超過二十天無人領(lǐng)取，大廈收發(fā)員通過投遞員退回郵電局，投遞員在《郵件收發(fā)登記表》上簽字。
5.4接到客戶投訴后，保安部經(jīng)理立即調(diào)查清楚投訴的原因并在當日給客戶答復(fù)解決問題的辦法。由于收發(fā)員的責(zé)任以致客戶這些郵件丟失或給人冒領(lǐng)，造成收件人損失的，責(zé)令收發(fā)員及時向客戶道歉或賠償，并協(xié)助客戶追查遺失郵件。由于郵電局投遞方面的責(zé)任，由保安部經(jīng)理與郵電局聯(lián)系協(xié)商解決，記錄在《客戶投訴登記表》中。
6.質(zhì)量記錄及支持文件
6.1 《郵件收發(fā)登記表》
6.2《報刊訂閱登記表》
6.3《客戶投訴登記表》
6.4《國企大廈室內(nèi)維修委托單》
郵件收發(fā)登記表
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