國際中心信件收發(fā)管理程序

　　1普通信件投送規(guī)定

　　A.規(guī)定適用于工作在**國際中心內(nèi)客戶信件的日常投送;

　　B.由政府郵政部門投送到**國際中心的信件一律由前臺人員接收;

　　C.任何投遞給客戶的信件，任何人不得私自拆看、私藏或銷毀;

　　D.收到的信件由每日信件發(fā)送人員負責(zé)信件的分揀及投送;

　　E.分揀人員應(yīng)先仔細核對收件人的公司名稱及單元號，再檢查該名客戶是否對郵件有特殊的要求(如放前臺等);在信件上用鉛筆標(biāo)注清楚單元號;應(yīng)再檢查一遍信封上的公司名稱及單元號與當(dāng)前在該單元的名稱相符，之后再按客戶的單元進行投送;

　　F.如有單元號，但公司名稱標(biāo)注不清楚，可通過檢查客戶檔案來確認，如仍不能確認，可以通過電話方式與客戶聯(lián)系，或通過其他相關(guān)部門進行確認，如市場租賃部人員等;

　　G.如已確認不是投送到**國際中心內(nèi)客戶的信件，可在信件上貼上退信條并標(biāo)注"退"字，加蓋**國際中心郵件"收發(fā)章"后，在第二天交還郵局送信人員;

　　H.能夠確認為已退租客戶的信件，如果原客戶留有聯(lián)系方式，可以通過電話通知原客戶到**國際中心取信，如無任何聯(lián)系方式，可按本規(guī)定第"G"條做退信處理;

　　I.長期在**國際中心的客戶要退租時，應(yīng)主動詢問客戶離開后的信件該如何投遞，通常情況下，可請客戶留下聯(lián)系電話，當(dāng)有客戶信件時，以電話方式通知客戶或客戶的委托人來前臺取信。

　　2郵件、報刊管理規(guī)定

　　為規(guī)范郵件管理，確保大廈用戶郵件數(shù)正常派發(fā)，制定如下規(guī)定：

　　A.客戶要求訂購報刊時，需到郵電部門辦理預(yù)訂報刊手續(xù)。

　　B.客戶憑《訂閱收據(jù)》的復(fù)印件到物業(yè)管理處客戶服務(wù)部辦理備案手續(xù)，由客服員在《報刊訂閱登記表》中登記報刊名稱、公司名稱、份數(shù)等。

　　C.管理處設(shè)掛號郵件簽收登記簿及掛號郵件退件登記簿。

　　D.投遞員每天把郵件、報刊送到大廈收發(fā)臺(保安部前臺)，對投遞員送來的掛號信、匯票、包裹單、電報等特殊郵件，投遞員會在郵電部門的簽收單上加蓋有"東玖大廈收發(fā)章"。郵件交接各環(huán)節(jié)中，交接雙方必須辦理交接手續(xù)，派發(fā)郵件時應(yīng)要求用戶簽章，以便日后有據(jù)可查。

　　E.對平信和國內(nèi)報刊的發(fā)放，客服人員必須根據(jù)用戶提供的資料，及時準確地發(fā)放到客戶辦公處。

　　F.凡有業(yè)戶投訴丟失掛號郵件，經(jīng)查核掛號郵件收發(fā)登記薄追究郵件下落，由最后簽名的管理人員負責(zé)。

　　G.對掛號信、匯票、郵包、電報等特殊郵件，客服員須先把這些郵件收件日期、郵件號碼、郵件性質(zhì)、收件公司等填寫到《掛號信/包裹單等記錄表》上，然后攜單及記錄表及時準確送達致接收人同時由該接收人在《掛號信/包裹單等記錄表》上簽收。

　　H.對已遷出本大廈的業(yè)戶，管理處提供1個月的平郵轉(zhuǎn)投服務(wù)，遷離后的郵件由客服部單獨管理，每周通知業(yè)戶回大廈領(lǐng)取。凡屬無業(yè)戶認收的掛號郵件做為盲信退回郵局，客服員登記確認后，粘貼改退批條，交給保安部，由保安部于次日退還郵遞員簽收。

　　I.缺失或遲到的報刊處理：發(fā)現(xiàn)報刊未按時送到或不是訂閱的報刊時，客服部負責(zé)與郵局聯(lián)系，敦促盡快補送。

　　J.發(fā)現(xiàn)郵局送來的郵件有破損時，應(yīng)在登記薄上做好記錄，并有當(dāng)值主管簽字確認，客服部將"此郵件受到時已破損"封條粘貼在破損部位后，再派發(fā)到業(yè)戶手中。

　　3郵件快件、掛號信、包裹及包裹單的投送規(guī)定

　　A.程序適用于工作在**國際中心內(nèi)公司郵政快件、掛號信、包裹及包裹單、匯款單的日常投送;

　　B.接收到的快件由前臺人員負責(zé)，通常情況下，該人員負責(zé)日常信件的分揀及投送;

　　C.掛號信、快件、包裹及包裹單、匯款單均為緊急物件，要在聯(lián)系到客戶的第一時間內(nèi)送出;并請客戶簽收。

　　D.快件到達后，應(yīng)由信件收發(fā)員迅速確認該快件的收件人是否為**國際中心內(nèi)的客戶，當(dāng)確認為**國際中心內(nèi)的客戶后，方可接收，否則由送件人員收回;

　　E.所有由政府郵政部門投送到**國際中心的郵政快件(僅限于EMS)、匯款單、包裹單一律由前臺

　　F.接收，接收時應(yīng)加蓋**國際中心"郵件收發(fā)章"(在暫時沒有郵件收發(fā)章時，可由前臺收件人員簽收);

　　G.對于DHL、FD*、UPS等非國家郵政部門的速遞郵件，應(yīng)由前臺人員協(xié)助送信人員聯(lián)系客戶后,由

　　H.郵政人員送至客戶手中;

　　I.任何投遞給客戶郵政的快件、掛號信、包裹及包裹單、匯款單，任何人不得私自拆看、私藏或銷毀;

　　J.所有要客戶領(lǐng)取的轉(zhuǎn)交物均要求在客戶領(lǐng)取時進行簽收;

　　K.對于不能當(dāng)日送出的快件，應(yīng)注明原因，并于次日繼續(xù)聯(lián)系客戶，直至送出為止。

　　L.客服主管隨時監(jiān)督信件收發(fā)人員遞送物件情況，保證所有物件遞交的安全及準確性。

篇2：物業(yè)公司信件收發(fā)管理程序

公司程序文件版號: A
修改號: 0
EJ -QP4.15物業(yè)公司信件收發(fā)管理程序頁碼: 1/2

1.目的:
為了及時、準確地把住戶的信件、報刊送到住戶手中，特制定本程序。

2.適用范圍:
適用于本小區(qū)住戶來往的信件傳遞和代住戶訂閱報刊服務(wù)。

3.引用文件:
3.1 質(zhì)量手冊第4.9、4.13章
3.2 ISO9002標(biāo)準第4.9、4.13章

4.職責(zé)：
收發(fā)員負責(zé)每日信件、報刊的收發(fā)，確保不丟失。

5.工作程序
5.1郵遞員送來的信件,要檢查有無開封信件,如有開封信件,由收發(fā)員填寫《報刊、信件缺損登記表》,讓郵遞員簽字證明。
5.2送到的報刊要檢查有無損壞,如有缺損,由收發(fā)員填寫《報刊、信件缺損登記表》讓郵遞員簽字證明。事后打電話告之郵局報刊缺損情況,請求補給。
5.3快件、專遞件及重要的郵件要填寫《住戶信件、報刊發(fā)放登記表》親自送到住戶手中,由住戶簽收。

5.4普通信件、報刊分發(fā)后將信件、報刊放入報刊存放柜中或根據(jù)住戶要求送到其樓門信箱。
5.4.1未訂報紙住戶的信件,工作人員負責(zé)通知住戶領(lǐng)取。
5.4.2如遇地址不詳、地址不清(含外文地址)或收件人不清楚的信件。收發(fā)員應(yīng)及時送到經(jīng)營管理部,由物業(yè)管理員確認后再傳遞;若物業(yè)管理員也無法確認,應(yīng)及時轉(zhuǎn)交經(jīng)營管理部主任確認后傳送給住戶。
5.4.3若屬地址錯寫非本小區(qū)住戶的信件,經(jīng)營管理部主任確認后,收發(fā)員應(yīng)及時退還郵局。
5.4.4若住戶的信件、報刊一日內(nèi)無人來取,收發(fā)員應(yīng)及時與住戶取得聯(lián)系,讓住戶或其聯(lián)絡(luò)人知曉;二日內(nèi)必須取走。
5.4.5若住戶出差,已與收發(fā)員打招呼,住戶的信件、報刊收發(fā)員應(yīng)妥善收存,待住戶回來后,一并交于住戶。

5.5報刊、信件發(fā)放過程中,發(fā)生丟失情況時,收發(fā)員應(yīng)主動向收件人賠禮道歉,積極尋找,由于失職造成的經(jīng)濟損失,由副總經(jīng)理決定賠償事宜。
5.6住戶訂閱報刊時,由住戶填寫《代住戶訂閱單》,并交納費用,收
發(fā)員將第二聯(lián)交給住戶,收發(fā)員及時到郵局為住戶訂閱。
5.7收發(fā)員訂閱報刊后,要及時填寫《代住戶訂閱登記表》對郵局開回的票據(jù)、找錢,必須由住戶在《代住戶訂閱單》存根上簽收。
5.8在收發(fā)服務(wù)過程中執(zhí)行《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范用語》和《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范行為》。

6.支持性文件與質(zhì)量記錄:

6.1《代住戶訂閱登記表》EJ-QR-QP4.15-01
6.2《代住戶訂閱單》二聯(lián)EJ-QR-QP4.15-02
6.3《住戶信件、報刊發(fā)放登記表》EJ-QR-QP4.15-03
6.4《報刊信件缺損登記表》EJ-QR-QP4.15-04
6.5《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范用語》EJ-WI-QP8.1-02
6.6《物業(yè)管理服務(wù)規(guī)范行為》&nbs

篇3：P物業(yè)報刊信件收發(fā)管理程序

　　報刊信件收發(fā)管理程序

　　1.目的

　　對郵件、報刊收發(fā)實施控制，確保客戶及時收到郵件報刊。

　　2.適用范圍

　　適用于郵件和報刊的收發(fā)。

　　3.引用文件

　　3.1質(zhì)量手冊第4.7、4.9、4.10、4.12、4.13章。

　　3.2ISO9002標(biāo)準4.7、4.9、4.10、4.12、4.13章。

　　4.職責(zé)

　　4.1保安部報刊收發(fā)員負責(zé)大廈內(nèi)郵件和報刊的收發(fā)。

　　4.2保安部經(jīng)理負責(zé)處理投訴及與郵電部門聯(lián)系有關(guān)事宜。

　　5.工作程序

　　5.1客戶辦理信箱使用申請手續(xù)

　　5.1.1客戶需要使用本大廈內(nèi)的信箱時，到物管部辦理申請，物管部通知財務(wù)室收取費用。

　　5.1.2物管部憑財務(wù)收費票據(jù)，填寫《國企大廈室內(nèi)維修委托單》，通知工程部裝配信箱鎖;安裝完成后，物管部通知客戶領(lǐng)取信箱鎖匙。

　　5.1.3在使用信箱期間，信箱和鎖匙由客戶自行保管，鎖匙損壞或遺失的，由保安部向工程部出單維修更換，客戶按規(guī)定的標(biāo)準到財務(wù)室交納維修費用。

　　5.2 客戶辦理報刊登記手續(xù)

　　5.2.1每年十月份，物管部需在告示牌內(nèi)通知客戶到郵電局辦理下一年度的報刊預(yù)訂手續(xù)。

　　5.2.2客戶需要提供收發(fā)報刊服務(wù)時，憑《報刊訂閱收據(jù)》的復(fù)印件到收發(fā)室辦理登記手續(xù)，由收發(fā)員在《報刊訂閱登記表》中登記報刊名稱、代號、起止日期、聯(lián)系電話，并且保留收據(jù)復(fù)印件，以方便今后查詢。

　　5.3 收發(fā)過程

　　5.3.1對于投遞員送來的郵政快件、匯款單、掛號信、電報、包裹等特殊郵件，收發(fā)員需要在郵電部門的簽收單上簽字或蓋章，并登記在《郵件收發(fā)登記表》中，當(dāng)日送于客戶。

　　5.3.2平信、報刊由收發(fā)員當(dāng)天發(fā)放到客戶信箱。

　　5.3.3對于掛號信、包裹、匯款單、電報等有價郵件，如果超過二十天無人領(lǐng)取，大廈收發(fā)員通過投遞員退回郵電局，投遞員在《郵件收發(fā)登記表》上簽字。

　　5.4接到客戶投訴后，保安部經(jīng)理立即調(diào)查清楚投訴的原因并在當(dāng)日給客戶答復(fù)解決問題的辦法。由于收發(fā)員的責(zé)任以致客戶這些郵件丟失或給人冒領(lǐng)，造成收件人損失的，責(zé)令收發(fā)員及時向客戶道歉或賠償，并協(xié)助客戶追查遺失郵件。由于郵電局投遞方面的責(zé)任，由保安部經(jīng)理與郵電局聯(lián)系協(xié)商解決，記錄在《客戶投訴登記表》中。

　　6.質(zhì)量記錄及支持文件

　　6.1 《郵件收發(fā)登記表》

　　6.2《報刊訂閱登記表》

　　6.3《客戶投訴登記表》

　　6.4《國企大廈室內(nèi)維修委托單》

　　郵件收發(fā)登記表

　　序號日期樓層

　　房號姓 名郵件

　　名稱編號簽 收備 注