開(kāi)發(fā)公司文件管理制度

　　第一章 總則

　　第一條 為加強(qiáng)對(duì)各類(lèi)文件的統(tǒng)一管理，減少文件數(shù)量，提高發(fā)文質(zhì)量和組織管理工作的效率，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的先導(dǎo)作用，結(jié)合公司的實(shí)際情況，制訂本制度。

　　第二條 本制度所稱(chēng)“文件”是指公司的所有文本文件和電子文件，包括：

　　1、外來(lái)文件;

　　2、公司公文文件;

　　3、公司管理體系文件;

　　4、工作記錄。

　　第三條 文件管理包括文件的收發(fā)、保管、作廢等。

　　第四條 公司各類(lèi)文件由辦公室歸口管理，其他部門(mén)負(fù)責(zé)與其業(yè)務(wù)有關(guān)的文件的管理。

　　第二章 外來(lái)文件的管理

　　第五條 外來(lái)文件包括：

　　(一)法規(guī)性文件，包括國(guó)家、省、市頒布的相關(guān)法律、條 例、通知以及行業(yè)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等。

　　(二)行業(yè)主管部門(mén)和相關(guān)單位的來(lái)函、來(lái)文;

　　(三)商務(wù)信函、通知。

　　第六條 公司各級(jí)人員在外出時(shí)應(yīng)注意收集與公司及個(gè)人業(yè)務(wù)有關(guān)法規(guī)性文件。獲得外來(lái)文件后，當(dāng)事人應(yīng)識(shí)別文件的內(nèi)容、性質(zhì)。涉及其它部門(mén)、人員業(yè)務(wù)的，應(yīng)主動(dòng)告知其它部門(mén)和個(gè)人，并在取回文件后7日內(nèi)將文件原件交公司辦公室，個(gè)人可根據(jù)需要保存文件復(fù)印件。據(jù)為己有或逾期不報(bào)的，公司給予口頭警告處分。

　　第七條 各部門(mén)每月向辦公室報(bào)送《外來(lái)文件登記表》。辦公室匯總后，以適當(dāng)方式予以公布，以便外來(lái)文件在公司的共享利用。

　　第八條 公司辦公室應(yīng)指定專(zhuān)人下載法規(guī)性文件，并根據(jù)文件內(nèi)容打印、分發(fā)給公司高層管理人員和有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人。公司各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)在本單位內(nèi)指定專(zhuān)人下載與本單位職責(zé)相關(guān)的法規(guī)性文件，并根據(jù)文件內(nèi)容轉(zhuǎn)交給辦公室和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

　　第九條 文件接收人員在接收行業(yè)主管部門(mén)和相關(guān)單位的來(lái)函、來(lái)文時(shí)，應(yīng)注意檢查封口和郵戳。對(duì)開(kāi)口和郵票撕毀的函件可拒絕簽收。簽收后的來(lái)函、來(lái)文應(yīng)在當(dāng)日內(nèi)交辦公室，由辦公室行政秘書(shū)拆封。辦公室行政秘書(shū)根據(jù)文件內(nèi)容，送交公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)部門(mén)，并在《外來(lái)文件登記表》上做好登記。

　　第十條 文件接收人員在收到各類(lèi)商務(wù)信函后，根據(jù)信封的內(nèi)容分別采取以下處理方式：

　　(一)注明收件人姓名或職務(wù)的，應(yīng)直接交收件人;

　　(二)注明接收部門(mén)的，應(yīng)直接交部門(mén);

　　(三)收件人是公司的，全部交辦公室處理。

　　第十一條 任何人員嚴(yán)禁拆看其他人員的信函。錯(cuò)投或誤拆的，應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)交收件人。私自拆看他人信函的，收件人可追究當(dāng)事人的民事責(zé)任。

　　第三章 公文文件

　　第十二條 公文文件是指以公司名義發(fā)出的通告、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)等。文書(shū)文件是公司在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中所形成的具有約束力和規(guī)范體式的公務(wù)文書(shū)，是傳達(dá)貫徹上級(jí)方針、政策，發(fā)布規(guī)章 制度，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，指導(dǎo)、布置和商洽工作、報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。

　　第十三條 公司發(fā)文一般由承辦部門(mén)擬稿，辦公室審核、統(tǒng)一編號(hào)，報(bào)總經(jīng)理簽批后發(fā)文。

　　第十四條 發(fā)文的用途

　　(一)公司內(nèi)部發(fā)文主要用途：

　　1、公布公司規(guī)章 制度;

　　2、轉(zhuǎn)發(fā)主管部門(mén)文件;

　　3、公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或人事任免事項(xiàng);

　　4、公布公司重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理等工作的決定;

　　5、發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);

　　6、其它有關(guān)公司的重大事項(xiàng)。

　　(二)公司對(duì)外發(fā)文主要用途：

　　1、對(duì)行業(yè)主管部門(mén)呈報(bào)申請(qǐng)、請(qǐng)示報(bào)告等;

　　2、同業(yè)務(wù)關(guān)系單位聯(lián)系有關(guān)工作聯(lián)系事宜。

　　第十五條 發(fā)文程序

　　(一)公司各部門(mén)需要發(fā)文，應(yīng)事先向分管副總經(jīng)理提出申請(qǐng)。

　　(二)分管副總經(jīng)理同意發(fā)文時(shí)，承辦部門(mén)根據(jù)實(shí)際需要草擬文件初稿，草擬文稿必須從公司角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條 理清楚、層次分明、文字簡(jiǎn)練、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書(shū)寫(xiě)工整。

　　(三)文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁(yè)，詳細(xì)寫(xiě)明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章 、標(biāo)定日期。

　　(四)辦公室應(yīng)根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的要求和公司有關(guān)規(guī)定，對(duì)文稿進(jìn)行審核和修改。對(duì)涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿。

　　(五)經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送分管副總經(jīng)理核稿。分管副總經(jīng)理應(yīng)對(duì)文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé)。需要會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送有關(guān)部門(mén)會(huì)簽。

　　(六)文稿審核會(huì)簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

　　(七)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室行政秘書(shū)統(tǒng)一編號(hào)，印發(fā)。文件發(fā)放時(shí)，做好發(fā)放記錄。

　　第十六條 公文的格式、字體、字號(hào)等應(yīng)遵循行文規(guī)范，辦公室核準(zhǔn)無(wú)誤后由總經(jīng)理簽發(fā)。

　　第十七條 公文的歸檔、保管、借閱等參見(jiàn)《檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定。

　　第四章 公司管理體系文件

　　第十八條 公司管理體系文件是指公司為完善治理結(jié)構(gòu)、規(guī)范內(nèi)部管理而頒布、下發(fā)的各類(lèi)規(guī)章 制度、規(guī)程、程序、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等制度性文本文件，包括：

　　(一)公司章 程、專(zhuān)業(yè)委員會(huì)議事規(guī)則等公司治理文件;

　　(二)公司各項(xiàng)管理制度;

　　(三)公司其他為規(guī)范各項(xiàng)工作過(guò)程或項(xiàng)目開(kāi)發(fā)流程而起草的規(guī)程、程序、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等。

　　第十九條 公司管理制度由公司總經(jīng)理辦公室聯(lián)合各項(xiàng)制度的主控部門(mén)溝通起草。

　　第二十條 管理制度會(huì)簽

　　(一)起草完成后管理制度必須進(jìn)行會(huì)簽。

　　(二)公司總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)組織文件的主控部門(mén)和相關(guān)部門(mén)的人員進(jìn)行文件的討論、修改和會(huì)簽，或者提請(qǐng)公司總經(jīng)理進(jìn)行會(huì)議討論。

　　(三)文件的主控部門(mén)起草公文，公司總經(jīng)理辦公室審核后，呈交總經(jīng)理簽發(fā)“頒布令”。

　　第五章 工作記錄

　　第二十二條 工作記錄是指在日常經(jīng)營(yíng)管理工作中形成的可驗(yàn)證、可追溯的各種報(bào)告、方案、記錄表單等。

　　第二十三條 與業(yè)務(wù)有關(guān)的報(bào)告、方案書(shū)等由各部門(mén)負(fù)責(zé)留存，負(fù)責(zé)記錄表單格式的設(shè)計(jì)和修改。

　　第二十四條 公司總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)與管理制度有關(guān)的記錄表單的統(tǒng)一管理，包括編制、印刷和發(fā)放使用，并在體系文件評(píng)審中檢查記錄表單的及時(shí)性、真確性和有效性。

　　第六章 附則

　　第二十五條 文件送達(dá)

　　(一)公司對(duì)外送達(dá)文件時(shí)，應(yīng)由接收人在“文件送達(dá)簽收記錄”上簽字。

　　(二)在交接文件時(shí)，不能當(dāng)面交接的，應(yīng)電話告知接受人。

　　第二十六條 公司文本文件可以電子文件形式進(jìn)行下發(fā)、保存，電子文件與文本文件的效力等同。

　　第二十七條 公司各類(lèi)文件的立卷、歸檔、保管、借閱、保密、銷(xiāo)毀等執(zhí)行《檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定。

　　第二十八條 合同、協(xié)議等特殊文件的管理執(zhí)行《經(jīng)濟(jì)合同管理辦法》的有關(guān)規(guī)定。

　　第三十條 本制度由辦公室負(fù)責(zé)解釋。

　　第三十一條 本制度自頒布之日起施行。

篇2：公司藥業(yè)文件管理制度

　　**藥業(yè)文件管理制度

　　1.目 的：為確保文件收發(fā)等事務(wù)正常、順利進(jìn)行，規(guī)范文件管理，特制定本規(guī)定。

　　2.適用范圍：本制度適用于總公司，各分子公司應(yīng)根據(jù)本制度制定細(xì)則并報(bào)總公司批準(zhǔn)后執(zhí)行。

　　3.權(quán)責(zé)說(shuō)明：總經(jīng)辦管理公司的收發(fā)文工作，各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)相關(guān)文件的管理。4.公司發(fā)文

　　4.1公司發(fā)文由公司總經(jīng)理(或其授權(quán)人)簽發(fā)，加蓋公章有效。任何個(gè)人和部門(mén)不得隨意起草以公司名義發(fā)布的文件。

　　4.2公司發(fā)文程序

　　4.2.1各部門(mén)制作以公司名義對(duì)外接洽或匯報(bào)的文件，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)同意后起草，交總經(jīng)辦核稿后呈送總經(jīng)理簽發(fā)。

　　4.2.2總經(jīng)理簽發(fā)后由總經(jīng)辦制作文件，并將總經(jīng)理簽發(fā)原件一起送印鑒管理員蓋章。

　　4.2.3蓋章完畢后，由總經(jīng)辦辦理發(fā)、送、呈、存檔事宜。

　　4.2.4未簽發(fā)的文件，總經(jīng)辦按收文分類(lèi)登記;簽發(fā)后的文件按發(fā)文分類(lèi)登記。總經(jīng)辦需做好收文及發(fā)、送、呈登記，并將有總經(jīng)理簽字的原件存檔。

　　4.3公司發(fā)文分類(lèi)、編號(hào)：西藏藥業(yè)〔20**〕××號(hào)。

　　4.4對(duì)外文件必須做成紅頭，以示嚴(yán)肅和正規(guī)，格式附后。

　　4.5無(wú)總經(jīng)理或總經(jīng)理授權(quán)人簽字的文稿一律不得加蓋公章。

　　5.公司部門(mén)發(fā)文

　　5.1公司部門(mén)在內(nèi)部行文一律以部門(mén)第一負(fù)責(zé)人、部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)簽署生效，不再加蓋部門(mén)印章;任何部門(mén)不得以個(gè)人簽名或部門(mén)名義對(duì)外行文。

　　5.2公司部門(mén)發(fā)文主要分為總經(jīng)辦發(fā)文和其他部門(mén)發(fā)文。

　　5.2.1總經(jīng)辦發(fā)文：在管理制度內(nèi)制訂的實(shí)施細(xì)則，以及不必對(duì)子公司及公司外的其他單位發(fā)布的文件，原則上可由總經(jīng)辦制訂、分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)生效。

　　5.2.2其他部門(mén)發(fā)文。其他部門(mén)可在其部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)對(duì)公司內(nèi)部部門(mén)行文，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理、部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，在公司內(nèi)部有效。

　　5.3公司部門(mén)發(fā)文格式附后。

　　5.4部門(mén)發(fā)文超出部門(mén)職權(quán)范圍，又不應(yīng)由公司發(fā)文的，須由相關(guān)部門(mén)共同簽發(fā)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后行文。

　　5.5公司內(nèi)部發(fā)文按以下辦法分類(lèi)、編號(hào)：

　　西藏藥業(yè)(總經(jīng)辦、信息部、***)發(fā)〔20××〕××號(hào)

　　6.收文

　　6.1公司以外單位送、發(fā)給我公司的文件由收文單位簽收，包括：政府職能部門(mén)行文、業(yè)務(wù)管理部門(mén)行文、合作、協(xié)作單位行文等，同時(shí)填寫(xiě)《收發(fā)文登記表》，格式附后。簽收之后即存檔一份并于接件當(dāng)日立即填寫(xiě)《收文處理表》報(bào)送有關(guān)部門(mén)和有關(guān)人員，不得積壓延誤;屬于急件的，應(yīng)在接件后立即報(bào)送。

　　6.2各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人辦理收文事宜。

　　6.3各部門(mén)應(yīng)將處理完后的來(lái)文、處理過(guò)程和處理結(jié)果一并交總經(jīng)辦存檔，同時(shí)，每半年清理一次，沒(méi)有及時(shí)存檔的全部存檔，并將填寫(xiě)的《收發(fā)文登記表》一起存檔。

　　7.其他

　　7.1文件的發(fā)文、收文部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)注明文件密級(jí)或者"不得復(fù)印"、"不得攜出"字樣。

　　7.1.1絕密：絕密檔案涉及公司重大決策的核心機(jī)密，如董事會(huì)、公司經(jīng)營(yíng)體制度改革、財(cái)務(wù)制度改革、兼并關(guān)聯(lián)企業(yè)等文件，公司項(xiàng)目招投標(biāo)文件、財(cái)務(wù)賬冊(cè)、營(yíng)銷(xiāo)策劃方案、項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案等文件。

　　7.1.2機(jī)密：機(jī)密檔案為公司重要證件批文、合同協(xié)議、技術(shù)資料、人事勞資體系等文件。

　　7.1.3 秘密：秘密檔案為僅可內(nèi)部公開(kāi)的一般文件資料。

　　7.2各部門(mén)對(duì)各類(lèi)文件必須嚴(yán)格分類(lèi)、專(zhuān)人管理并妥善保管。

　　7.3單位、個(gè)人調(diào)、借閱文件或部門(mén)間借閱文件，必須按規(guī)定填寫(xiě)文件借閱登記表，屬秘密級(jí)以上的文件需分管領(lǐng)導(dǎo)以上人員批準(zhǔn)。

　　7.4文件及有關(guān)資料的打印、復(fù)印、簽章，必須按規(guī)定嚴(yán)格辦理，并做好登記，嚴(yán)禁未經(jīng)同意私自處理。

　　7.5收發(fā)文處理不當(dāng)或不及時(shí)造成損失的，由公司專(zhuān)題會(huì)討論處理辦法。失密、泄密的按專(zhuān)項(xiàng)管理制度規(guī)定處理，沒(méi)有或不及時(shí)歸檔的，每次貢獻(xiàn)50元愛(ài)心基金。

　　8.附則

　　8.1 本制度由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)解釋。

　　8.2本制度施行后，凡既有的類(lèi)似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。

　　8.3 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后自頒布之日起執(zhí)行。修改時(shí)亦同。

　　附：

篇3：酒店文件管理制度（6）

　　酒店文件管理制度(六)

　　1.公文辦理包括分級(jí)、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、打印、傳遞、歸檔和銷(xiāo)毀程序。

　　2.收到的公文由行政辦公室簽收登記，分類(lèi)后遞交行政辦公室主任擬辦意見(jiàn)。

　　3.總經(jīng)理批辦的公文，根據(jù)批示，由行政辦公室轉(zhuǎn)交承辦部門(mén)和傳閱員，并進(jìn)行簽收登記。

　　4.因工作需要，借閱文件和檔案，按規(guī)定程序辦理借閱手續(xù)，用完后及時(shí)歸還，秘密級(jí)以上的文件和檔案，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)均不得攜離酒店。

　　5.各部門(mén)或個(gè)人對(duì)承辦的公文，必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，按規(guī)定期限及時(shí)辦理，不得拖延和積壓;對(duì)承辦批示存有異議，及時(shí)提出書(shū)面意見(jiàn)。

　　6.各部門(mén)均應(yīng)實(shí)行公文催辦制度，負(fù)責(zé)辦理公文的人員，對(duì)自己經(jīng)手處理的公文負(fù)有催辦義務(wù)，轉(zhuǎn)辦要及時(shí)，催辦有結(jié)果，防止積壓誤事。

　　7.公文處理過(guò)程中，要做好平時(shí)歸卷工作，辦完后，及時(shí)將公文定稿，正本和有關(guān)材料整理成卷，每年元月一日至十五日移交行政辦公室歸檔。

　　8.的所有人員調(diào)動(dòng)和離職時(shí)，應(yīng)將文件清理移交，沒(méi)有移交清理完畢的，不予辦理調(diào)動(dòng)和離職手續(xù);參加會(huì)議帶回的文件，應(yīng)及時(shí)交欄案室登記和保管。

　　9.行政辦公室沒(méi)有保存價(jià)值的文件，經(jīng)過(guò)鑒別和行政辦公室主任的批準(zhǔn)，予以定期銷(xiāo)毀。