上市公司檔案管理制度

　　一、總則

　　一、本制度根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》及有關(guān)部門(mén)的規(guī)定～結(jié)合我公司具體情況制定。

　　二、檔案管理工作的基本任務(wù)是做好檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用工作。

　　三、本制度適用×××××有限公司檔案管理。

　　二、檔案管理的體制

　　一、綜合管理部是公司檔案工作的主管部門(mén)。

　　二、公司設(shè)臵檔案室～由綜合管理部專人負(fù)責(zé)檔案管理～統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和組織公司的建檔立卷工作～督促檢查指導(dǎo)下屬公司檔案員對(duì)檔案資料的收集和管理歸檔工作～代表本公司對(duì)外聯(lián)系有關(guān)檔案業(yè)務(wù)。

　　三、歸檔采取部門(mén)立卷制～公司各部門(mén)設(shè)臵兼職檔案管理員～定期將部門(mén)資料視情況移交公司檔案室存檔～各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)相互協(xié)調(diào)～對(duì)部門(mén)間有串聯(lián)的文件應(yīng)嚴(yán)格按照事由發(fā)生制原則交事情經(jīng)辦部門(mén)歸檔。

　　四、下屬公司檔案工作在業(yè)務(wù)上接受上級(jí)檔案部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　五、檔案工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理原則。根據(jù)本公司管理體制規(guī)定～文書(shū)、科技檔案由檔案室負(fù)責(zé)管理。本制度分別制定各類檔案的各類制度。

　　六、檔案管理網(wǎng)絡(luò)是以檔案室歸口管理、監(jiān)督為主～以各所屬電力公司檔案人員為輔的管理網(wǎng)絡(luò)。網(wǎng)絡(luò)活動(dòng)應(yīng)傳達(dá)和貫徹有關(guān)公司檔案工作的政策和要求～開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)～使公司檔案實(shí)行規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

　　三、檔案管理

　　(一)文件材料歸檔要求

　　1、歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映本公司及下屬公司投資、項(xiàng)目建設(shè)、生產(chǎn)營(yíng)運(yùn)、科研、基本技術(shù)和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。

　　2、下屬公司在生產(chǎn)活動(dòng)中形成的文件材料～由下屬公司檔案員負(fù)責(zé)收集、整理立卷～完好保存～并定期將檔案目錄上交本公司檔案管理部門(mén)～以備公司檔案室隨時(shí)調(diào)取。

　　3、歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確～各項(xiàng)簽字手續(xù)完備～書(shū)寫(xiě)材料要益于長(zhǎng)期保管～禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水和復(fù)寫(xiě)紙。

　　4、下屬發(fā)電公司文件材料的歸檔范圍和保管期限分別以國(guó)家《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》和《電力工業(yè)系統(tǒng)技術(shù)檔案保管期限表》為標(biāo)準(zhǔn)。

　　5、凡本公司在各項(xiàng)業(yè)務(wù)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料都必須移交檔案室歸檔～任何部門(mén)和個(gè)人都不得占為已有。

　　6、工作人員因工外出學(xué)習(xí)、考察及參加各種會(huì)議的文件材料～應(yīng)按文件歸檔范圍的要求交公司檔案室歸檔。

　　二、檔案保管

　　1、接收檔案要認(rèn)真驗(yàn)收～并辦理交接手續(xù)。

　　2、存放檔案必須有專用的檔案室～做好辦公、閱覽、檔案室三分開(kāi)。檔案室應(yīng)具有良好的環(huán)境～具有防火、防盜、防潮、防塵、防蟲(chóng)、防光直射等安全措施。

　　3、定期檢查檔案室的安全措施～檔案室的溫、濕度分別控制在14?-24?和45%-60%。

　　4、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁煙火～不準(zhǔn)堆放易燃、易爆物品～下班前要切斷電源～關(guān)閉門(mén)窗。

　　5、檔案室內(nèi)案卷排列要科學(xué)～便于利用和保管。

　　6、定期進(jìn)行室藏檔案的清理、校對(duì)～做好帳物相符。

　　7、凡離、退職人員都必須向檔案室交還所借檔案～并由檔案室負(fù)責(zé)人在離職單上簽字。

　　8、檔案管理人員的工作調(diào)動(dòng)～必須要辦理檔案數(shù)量和狀況的交接手續(xù)。

　　三、檔案鑒定與銷毀

　　1、根據(jù)國(guó)家檔案局及有關(guān)部門(mén)規(guī)定～編制檔案保管期限。檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期,16-50年,、短期,15年以下,三種。

　　2、日常的鑒定工作由檔案室負(fù)責(zé)～對(duì)新入庫(kù)的檔案應(yīng)正確劃分保管期限。

　　3、庫(kù)存檔案的定期鑒定由鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行～鑒定小組由公司主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員和業(yè)務(wù)技術(shù)人員組成～對(duì)超過(guò)保管期限的檔案提出存毀意見(jiàn)～由檔案部門(mén)寫(xiě)出鑒定報(bào)告～在保管單位備考表中注明鑒定意見(jiàn)～由小組負(fù)責(zé)人簽名～并注明鑒定日期。

　　4、銷毀的檔案需嚴(yán)格掌握～銷毀前要編制清冊(cè)～提出銷毀報(bào)告～經(jīng)檔案主管領(lǐng)導(dǎo)審批。銷毀的檔案要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定～將作廢檔案送至指定地點(diǎn)監(jiān)銷。

　　5、檔案銷毀清冊(cè)要永久保存。

　　四、檔案統(tǒng)計(jì)

　　1、檔案管理要建立健全統(tǒng)計(jì)工作～統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)～做到準(zhǔn)確可靠。

　　2、檔案統(tǒng)計(jì)主要有檔案管理基本情況統(tǒng)計(jì)、檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、檔案提供利用及效果統(tǒng)計(jì)。

　　五、檔案信息開(kāi)發(fā)利用

　　1、檔案信息開(kāi)發(fā)利用是公司檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容～要積極開(kāi)展檔案的二次整理和編研～利用檔案信息資源～有效地為公司及下屬公司的各項(xiàng)工作服務(wù)。

　　2、公司檔案開(kāi)發(fā)和提供利用～必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度。

　　3、根據(jù)檔案的機(jī)密程度～確定不同的利用范圍～規(guī)定不同的利用審批手續(xù)。外單位人員查閱公司檔案～應(yīng)持介紹信～經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方予接待。未經(jīng)允許不準(zhǔn)拍照、復(fù)制、轉(zhuǎn)抄～不準(zhǔn)將檔案帶出公司外。

　　4、利用檔案均需辦理登記手續(xù)～愛(ài)護(hù)檔案～不得折疊、拆卷～隨意更改和涂寫(xiě)～如發(fā)現(xiàn)損壞、丟失和泄密～應(yīng)追究責(zé)任。

　　5、正本檔案均不出借～一律在閱覽室查閱～情況特殊者需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　六、檔案管理人員

　　1、檔案工作人員要忠于職守～具備專業(yè)知識(shí)和檔案管理知識(shí)～熟悉和了解公司的各項(xiàng)管理活動(dòng)。

　　2、檔案管理人員的工作安排要相對(duì)穩(wěn)定～有利積累經(jīng)驗(yàn)～開(kāi)展工作。

　　四、文書(shū)檔案管理

　　文書(shū)檔案是記述和反映公司及下屬公司經(jīng)營(yíng)的規(guī)劃、方針政策、國(guó)家法律、法規(guī)和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)原始記錄～是公司的基本情況和歷史面貌的記錄～是查考、研究和總結(jié)的主要依據(jù)。

　　(一)基本任務(wù)

　　1、對(duì)公司文件材料進(jìn)行歸檔。

　　2、公司專職檔案員應(yīng)收集公司及下屬公司每年所行成的文件材料～確保文件材料收集齊全、完整。

　　3、文書(shū)檔案案卷格式執(zhí)行GB/T9705-88標(biāo)準(zhǔn)。

　　二、文書(shū)檔案管理的內(nèi)容

　　1、行政管理方面

　　(1)公司注冊(cè)成立的相關(guān)文檔資料。

　　(2)公司召開(kāi)會(huì)議的記錄、紀(jì)要～討論通過(guò)的文件。

　　(3)項(xiàng)目投資的信息分析、登記、立項(xiàng)相關(guān)材料。

　　(4)規(guī)定、制度、通知、決定、決議、辦法、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告錄入。

　　(5)計(jì)劃、規(guī)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

　　(6)工作總結(jié)、報(bào)告。

　　(7)文檔錄入。

　　(8)人事管理方面材料。

　　2、經(jīng)濟(jì)合同類文件:生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的相關(guān)合同、協(xié)議、法律文書(shū)等。

　　五、技術(shù)檔案管理

　　一、技術(shù)檔案管理的內(nèi)容

　　1、下屬公司工程建設(shè)中形成的文件:合同、合同附件、談判協(xié)議、議定書(shū)各設(shè)計(jì)階段的有關(guān)文件、審查議定書(shū)、國(guó)外設(shè)備材料驗(yàn)收及設(shè)計(jì)聯(lián)絡(luò)、開(kāi)箱檢驗(yàn)、記錄、商檢及索賠,電力基建方面,辦公、生活福利建筑方面,生產(chǎn)技術(shù)管理方面的文件。,詳見(jiàn)附件,

　　2、公司及下屬公司在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的技術(shù)文件資料、技術(shù)專利、技術(shù)科研成果等。

　　二、技術(shù)文件的收集辦法

　　1、技術(shù)文件的收集由各所屬電力公司檔案員收集完整后由各所屬電力公司存放保管～并將檔案目錄定期上交公司檔案室～以備公司檔案室調(diào)取。檔案室在收集技術(shù)文件后須及時(shí)填寫(xiě)《技術(shù)文件入檔單》通知有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和專業(yè)。

　　2、下屬公司基建工程應(yīng)于工程竣工交接驗(yàn)收后～在30天之內(nèi)由下屬公司基建部門(mén)將竣工圖及工程檔案移交下屬公司檔案室～規(guī)模大的工程項(xiàng)目～可分階段歸檔～施工圖,翻譯版和竣工圖,均作永久保存～并將檔案目錄及相關(guān)資料報(bào)公司檔案室。

　　3、下屬公司在基建施工、重大技術(shù)改進(jìn)工程項(xiàng)目或每次科研成果進(jìn)行鑒定驗(yàn)收時(shí)～必須有公司技術(shù)部門(mén)參加～對(duì)應(yīng)歸檔的技術(shù)文件材料進(jìn)行驗(yàn)收～以保證技術(shù)文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。

　　4、下屬公司國(guó)內(nèi)購(gòu)臵或國(guó)外引進(jìn)的設(shè)備隨機(jī)技術(shù)文件、圖紙、產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、均由下屬檔案室集中統(tǒng)一收集后～將檔案目錄交公司檔案室。設(shè)備開(kāi)箱時(shí)須有檔案人員,或兼職人員,參加并負(fù)責(zé)收集。

　　財(cái)務(wù)和人事檔案由相關(guān)部門(mén)按各專業(yè)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)做好檔案的整理、立卷、存檔工作。

　　六、檔案的安全與保密

　　一、檔案是公司的機(jī)密～檔案室是機(jī)要室～無(wú)關(guān)人員一律不得入內(nèi)。

　　二、檔案管理人員不準(zhǔn)向有關(guān)人員泄漏、散布或談?wù)摍n案的內(nèi)容～一經(jīng)發(fā)現(xiàn)～應(yīng)視其情節(jié)輕重予以嚴(yán)肅處理。

　　七、檔案的查閱與借用

　　一、凡本公司有關(guān)人員～因工作需要借閱檔案者～應(yīng)做好登記～一般只允許在檔案室查閱。查閱協(xié)議、合同及其他重要技術(shù)資料必須經(jīng)公司綜合管理部同意方可查閱。

　　二、本公司有關(guān)人員如有實(shí)際情況必須借出者～須辦好手續(xù)～當(dāng)天歸還～如超過(guò)兩天以上者～須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字后～才能借出～但須如期歸還。

　　三、借出的檔案不得擅自復(fù)制、涂改、拆散、損壞～不得轉(zhuǎn)借他人或外單位～如有違反者～視情節(jié)輕重嚴(yán)肅處理。

　　四、凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件～一律不外借。

　　五、外單位借閱我公司檔案者～須持單位介紹信～經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)～方可接待～但只限于本室～一律不準(zhǔn)外借。

　　八、附則

　　一、本制度解釋權(quán)屬公司綜合管理部。

　　二、本制度自公布之日起執(zhí)行。

　　附件:《×××××公司會(huì)計(jì)檔案管理辦法》

　　《×××××公司工程檔案管理制度》

篇2：客戶檔案管理制度

　　客戶檔案管理制度

　　1.0本部門(mén)的主要戶檔案管理任務(wù)

　　本部門(mén)的主要任務(wù)就是“服務(wù)”。只有健全客戶檔案才能準(zhǔn)確、及時(shí)地為客戶服務(wù)。

　　2.0本部門(mén)客戶檔案管理的日常工作包括

　　2.1及時(shí)上行下達(dá)客戶與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào)、傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。

　　2.2做好與客戶有關(guān)各類文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢跟進(jìn)；

　　3.0客戶檔案管理

　　客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。一般客戶檔案包括以下的資料：

　　3.1收集客戶資料

　　3.2客戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付押金

　　3.3客戶裝修工程文件

　　3.4客戶遷入時(shí)填具之資料

　　3.5客戶資料補(bǔ)充

　　3.5.1客戶證件資料

　　3.5.2客戶聯(lián)絡(luò)資料

　　3.5.3緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

　　3.5.4管理人員在日常職務(wù)常與客戶人事變遷資料

　　3.6客戶與物業(yè)公司往來(lái)文件

　　3.7客戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄

　　3.8客戶報(bào)修記錄

篇3：公司會(huì)計(jì)檔案管理制度

　　公司會(huì)計(jì)檔案管理制度

　　1、公司的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿（含備查帳簿）、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)計(jì)劃、財(cái)務(wù)分析等會(huì)計(jì)核算專業(yè)的文字、圖表和電腦軟盤(pán)資料。它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要資料和證據(jù)，必須切實(shí)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理。

　　2、會(huì)計(jì)檔案由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理，由主辦會(huì)計(jì)組織有關(guān)人員，嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)人員工作規(guī)則》要求，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行定期收集，審查核對(duì)，分類裝訂成冊(cè)或整理成卷、編制目錄及序號(hào)進(jìn)行登記，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。年度的會(huì)計(jì)資料歸檔時(shí)間為次年的2月底以前。

　　3、會(huì)計(jì)檔案由主辦會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲(chóng)蛀等，財(cái)務(wù)部定期不定期檢查會(huì)計(jì)檔案保管情況，及時(shí)處理檔案保管中存在的問(wèn)題。

　　4、會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)將歸檔的會(huì)計(jì)資料，按年、季、月順序立卷登記存放。

　　5、財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱檔案時(shí)必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規(guī)定順序及時(shí)歸還原處。

　　6、公司各部門(mén)因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人同意，由檔案管理人員接待查閱。

　　7、外單位人員因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信及工作證，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細(xì)登記查閱會(huì)計(jì)檔案人的工作單位，查閱日期，會(huì)計(jì)檔案名稱及查閱事由。

　　8、會(huì)計(jì)檔案，原則上不對(duì)外借，如有特殊情況需要，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方能外借或復(fù)印，并辦理有關(guān)手續(xù)，外借期間不得轉(zhuǎn)借他人，不得拆散原卷冊(cè)，要限期歸還。

　　9、會(huì)計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)其特點(diǎn)和使用價(jià)值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見(jiàn)附表。

　　10、會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時(shí)，由會(huì)計(jì)檔案管理人員提出銷毀意見(jiàn)，由公司領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員共同簽定，嚴(yán)格審查，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，報(bào)上級(jí)方管部門(mén)批準(zhǔn)后執(zhí)行銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)派人監(jiān)毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應(yīng)保存的資料，按上級(jí)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　11、由于單位人員的變動(dòng)，會(huì)計(jì)檔案需要移交時(shí)，由移交人辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

　　12、撤銷、合并單位和建設(shè)單位完工后，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

　　13、公司分設(shè)新單位時(shí)，由老單位根據(jù)帳面數(shù)編制財(cái)務(wù)移交表，雙方簽字作為新建單位建立新帳冊(cè)的依據(jù)，原憑證、帳冊(cè)等會(huì)計(jì)資料必須留在老單位。