仁和物業(yè)行政管理規(guī)章制度：檔案管理實施
十七、檔案管理實施細則
1.總則
1.1為了加強本單位檔案業(yè)務(wù)，進一步提高檔案管理水平，根據(jù)國家檔案部門有關(guān)檔案管理的規(guī)定，制訂本細則。
1.2檔案是指本單位在各項管理活動中形成的全部檔案的總和，包括各項管理規(guī)章制度標準、記錄，教育培訓(xùn)，財務(wù)管理、產(chǎn)品生產(chǎn)、經(jīng)營項目、設(shè)施設(shè)備、維修改造等各項服務(wù)活動中形成的檔案。
1.3檔案工作是本單位各項管理的基礎(chǔ)工作，是維護本單位經(jīng)濟利益、權(quán)益和歷史面貌的一項工作。
1.4本單位檔案工作實行集中統(tǒng)一管理。
2.檔案管理體制
2.1本單位成立綜合檔案室，負責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、管理本單位檔案工作;配備檔案員一人，負責(zé)綜合檔案室檔案的日常管理工作和各項具體的檔案工作事務(wù)。
2.2檔案員必須忠于職守,具備中專以上文化程度,熟悉檔案管理知識，有檔案管理工作經(jīng)驗。
2.3綜合檔案室由本單位主管行政工作的領(lǐng)導(dǎo)分管，并由主管領(lǐng)導(dǎo)實行監(jiān)督。
2.4各部門應(yīng)指定本部門檔案管理人員，負責(zé)本部門形成的文件材料的、整理和歸檔工作，并向檔案室移交需公司歸檔的檔案。
3.文件材料的形成與歸檔
3.1凡本單位在各項業(yè)務(wù)工作中形成的具備保存價值的文件材料都必須向檔案室歸檔。歸檔的具體范圍：時間和要求按歸檔制度的規(guī)定執(zhí)行。
3.2文件材料的形成和積累須納入各部門工作計劃和有關(guān)人員崗位職責(zé)。
4.檔案的管理
4.1本單位檔案分為文書檔案、基建檔案、物業(yè)檔案、業(yè)主檔案、管理檔案等。
4.2編制宗卷目錄、卷內(nèi)文件目錄、專題目錄及底圖目錄等檔案檢索工具;按《檔案著錄規(guī)則》進行檔案室著錄工作。
4.3檔案鑒定。根據(jù)上級檔案部門有關(guān)規(guī)定編制檔案保管期限表，檔案保管期限分永久、長期和短期三種。
檔案鑒定分兩次進行：歸檔前對文件材料價值進行鑒定;歸檔后，對保管期滿檔案的存毀進行鑒定，及時銷毀失去保存價值的檔案。
4.4建立檔案管理統(tǒng)計工作。編制基本情況統(tǒng)計表，對檔案數(shù)量、檔案借閱人次，檔案利用效果、編研情況進行統(tǒng)計、統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù)，做到準確可靠。
4.5檔案庫房管理。配備專門檔案庫房，做好防火、防盜、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等工作。
4.5.1檔案放存應(yīng)有鐵制箱柜，箱柜排列方式要便于查找。
4.5.2對照片、膠片、磁帶、光碟等特殊載體的檔案必須配備特制的設(shè)備進行修補和復(fù)制。
4.5.3定期對檔案庫房進行檢查、清理、核對工作，做到帳物相符;對破損檔案及時進行修補和復(fù)制。
4.6檔案管理現(xiàn)代化
4.6.1檔案管理現(xiàn)代化是本單位現(xiàn)代化管理的組成部分，應(yīng)列入本單位現(xiàn)代化管理的整體計劃。
4.6.2.逐步采用以電子計算機為主，包括縮微技術(shù)和先進的監(jiān)控裝置，通訊設(shè)施和辦公自動化等現(xiàn)代化管理手段。
5.開發(fā)檔案信息
5.1在本單位內(nèi)部實行檔案開架閱覽。
5.2在保證不泄密的前提下，對內(nèi)對外交流檔案目錄。
5.3開展檔案編研工作，根據(jù)本單位工作需要和檔案庫存情況編制各種專題資料。
5.4在檔案信息開發(fā)與提供利用中，必須嚴格遵守保密制度。
5.5積極開發(fā)和提供利用檔案并取得顯著效益的人員，本單位應(yīng)給予表揚和獎勵。
6.附則
本細則根據(jù)工作需要可進行補充。
篇2：地產(chǎn)公司檔案管理實施細則
地產(chǎn)公司檔案管理實施細則
第一條 檔案文件的日常管理
1.各部門文件資料的日常管理由資料員負責(zé)。在各項工作中形成的具有保存價值的文件資料，經(jīng)辦人應(yīng)及時將原件交資料員登記收存（如提交復(fù)印件必須說明原因），并在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》簽字確認。如經(jīng)辦人沒有簽字確認，視同該資料沒有收存。
2.外單位來文由部門資料員（或接文人轉(zhuǎn)交資料員）接收，并在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》上做登記。
3.發(fā)文由部門資料員填寫《文件資料移交記錄表》，做好文號、發(fā)送單位、文件標題及內(nèi)容摘要、份數(shù)的登記，并及時讓接收人簽字確認。
4.工程項目檔案資料在項目開發(fā)過程中由各經(jīng)辦部門自行負責(zé)保管，以便于及時查找，待工程完工后移交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管。
第二條 檔案文件借用及移交規(guī)定
1.借用文件必須嚴格履行借用手續(xù)。所借文件僅限于經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，借用人在借用部門檔案時，須經(jīng)部門資料員在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》上做好登記后，方可借閱。跨部門借閱檔案時，須經(jīng)借用人部門經(jīng)理同意。
2.所借文件資料須為原件時，出借文件資料的部門資料員必須預(yù)留一份復(fù)印件或掃描件，以防不時之需。
3.文件資料借出后，出借部門的資料員應(yīng)根據(jù)《文件資料發(fā)放、借用記錄表》的記錄，做好文件借出后的追蹤工作，負責(zé)按規(guī)定時間及時收回，防止遺失。
4.跨部門借用文件資料并不再歸還時，則作為移交處理。此時須由出借部門填寫《文件資料移交記錄表》，雙方部門資料員簽字確認后，在備注欄內(nèi)注明移交，則該文件的保管責(zé)任人由移交部門資料員轉(zhuǎn)至接收部門資料員。
5.文件資料歸還時，必須當面點清，并查看文件資料的是否完整，如有缺損，應(yīng)由借用人書面寫明原因，并經(jīng)出借部門經(jīng)理和借閱部門經(jīng)理雙方簽字確認。
6.部門資料員應(yīng)在文件資料借出、移交及收回后，及時填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》《文件資料移交記錄表》，更新文件保存記錄。
第三條 文件資料目錄定期上交
每月初第一個工作日，部門資料員須將《發(fā)文記錄表》和《文件資料收存、借用記錄表》整理清晰后，填寫《部門文件檔案目錄》并校對，部門經(jīng)理須確認是否交公司存檔、預(yù)計存檔時間和是否進行電子存檔欄，核對簽字后由資料員交總經(jīng)理辦公室。
第四條 各部門文件資料歸檔范圍和移交時間
1.各部門文件資料www.dewk.cn按照《各部門文件資料歸檔范圍和移交時間》進行管理，未涉及到的其它文件資料由部門經(jīng)理和主管副總確認存檔部門及移交時間。
2.檔案管理操作細則所指的部門自行保管的文件資料不包括在項目開發(fā)中形成的各類合同。除人力資源部的勞動合同外，其他各類合同均須按規(guī)定在雙方簽訂后三個工作日內(nèi)連同《合同審批表》一并交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保存。
第五條 對于工程各類圖紙、文件資料等，按照《工程資料管理指引》執(zhí)行。
附表1：《文件資料收存、借用記錄表》
附表2：《發(fā)文記錄表》
附表3：《部門文件資料目錄》
附表4：《案卷總目錄》
附表5：《卷內(nèi)備考表》
附表6：《卷內(nèi)文件目錄》
附表7：《文件資料移交記錄表》
附表8：《文件資料銷毀清單》
附錄9：《部門文件檔案歸檔范圍及移交時間》
篇3：地產(chǎn)公司檔案管理實施細則
地產(chǎn)公司檔案管理實施細則
第一條 檔案文件的日常管理
1.各部門文件資料的日常管理由資料員負責(zé)。在各項工作中形成的具有保存價值的文件資料，經(jīng)辦人應(yīng)及時將原件交資料員登記收存（如提交復(fù)印件必須說明原因），并在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》簽字確認。如經(jīng)辦人沒有簽字確認，視同該資料沒有收存。
2.外單位來文由部門資料員（或接文人轉(zhuǎn)交資料員）接收，并在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》上做登記。
3.發(fā)文由部門資料員填寫《文件資料移交記錄表》，做好文號、發(fā)送單位、文件標題及內(nèi)容摘要、份數(shù)的登記，并及時讓接收人簽字確認。
4.工程項目檔案資料在項目開發(fā)過程中由各經(jīng)辦部門自行負責(zé)保管，以便于及時查找，待工程完工后移交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管。
第二條 檔案文件借用及移交規(guī)定
1.借用文件必須嚴格履行借用手續(xù)。所借文件僅限于經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)，借用人在借用部門檔案時，須經(jīng)部門資料員在《文件資料發(fā)放、借用記錄表》上做好登記后，方可借閱。跨部門借閱檔案時，須經(jīng)借用人部門經(jīng)理同意。
2.所借文件資料須為原件時，出借文件資料的部門資料員必須預(yù)留一份復(fù)印件或掃描件，以防不時之需。
3.文件資料借出后，出借部門的資料員應(yīng)根據(jù)《文件資料發(fā)放、借用記錄表》的記錄，做好文件借出后的追蹤工作，負責(zé)按規(guī)定時間及時收回，防止遺失。
4.跨部門借用文件資料并不再歸還時，則作為移交處理。此時須由出借部門填寫《文件資料移交記錄表》，雙方部門資料員簽字確認后，在備注欄內(nèi)注明移交，則該文件的保管責(zé)任人由移交部門資料員轉(zhuǎn)至接收部門資料員。
5.文件資料歸還時，必須當面點清，并查看文件資料的是否完整，如有缺損，應(yīng)由借用人書面寫明原因，并經(jīng)出借部門經(jīng)理和借閱部門經(jīng)理雙方簽字確認。
6.部門資料員應(yīng)在文件資料借出、移交及收回后，及時填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》《文件資料移交記錄表》，更新文件保存記錄。
第三條 文件資料目錄定期上交
每月初第一個工作日，部門資料員須將《發(fā)文記錄表》和《文件資料收存、借用記錄表》整理清晰后，填寫《部門文件檔案目錄》并校對，部門經(jīng)理須確認是否交公司存檔、預(yù)計存檔時間和是否進行電子存檔欄，核對簽字后由資料員交總經(jīng)理辦公室。
第四條 各部門文件資料歸檔范圍和移交時間
1.各部門文件資料www.dewk.cn按照《各部門文件資料歸檔范圍和移交時間》進行管理，未涉及到的其它文件資料由部門經(jīng)理和主管副總確認存檔部門及移交時間。
2.檔案管理操作細則所指的部門自行保管的文件資料不包括在項目開發(fā)中形成的各類合同。除人力資源部的勞動合同外，其他各類合同均須按規(guī)定在雙方簽訂后三個工作日內(nèi)連同《合同審批表》一并交總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保存。
第五條 對于工程各類圖紙、文件資料等，按照《工程資料管理指引》執(zhí)行。
附表1：《文件資料收存、借用記錄表》
附表2：《發(fā)文記錄表》
附表3：《部門文件資料目錄》
附表4：《案卷總目錄》
附表5：《卷內(nèi)備考表》
附表6：《卷內(nèi)文件目錄》
附表7：《文件資料移交記錄表》
附表8：《文件資料銷毀清單》
附錄9：《部門文件檔案歸檔范圍及移交時間》