公路試驗檢測中心文件資料管理制度

　　(1)對所有受控文件和非受控文件進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)識、登記，存檔備案。

　　(2)按照《文件編號規(guī)定》的要求對文件進(jìn)行標(biāo)識，確保每一份文件具有唯一性的標(biāo)識。

　　(3)對受控文件加蓋受控章，并在《現(xiàn)行規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)目錄清單》中留有記錄，注明文件的代號和受控狀態(tài)。及時將有效文件清單進(jìn)行公布，確保所有使用場所均能及時得到有效的文件。

　　(4)中心試驗室各類文件按照種類、年份等分別進(jìn)行歸檔，每一份文件在檔案盒的卷內(nèi)目錄中予以注釋、方便查閱。借閱時辦理相關(guān)借閱手續(xù)，填寫《文件借閱登記表》。

　　(5)對于更換后的原文件、已作廢的文件，由文件管理員統(tǒng)一進(jìn)行清理、回收、加蓋“作廢”印記，放至專門的檔案盒內(nèi)保存，必要時統(tǒng)一予以銷毀。

　　(6)根據(jù)業(yè)主的要求，建立相關(guān)電子文檔。并按照《質(zhì)量手冊》中計算機使用及管理制度建立了數(shù)據(jù)保護(hù)的手段，確保數(shù)據(jù)輸入、采集、存儲、處理的完整性和保密性。

　　(7)對中心試驗室的人員、儀器設(shè)備統(tǒng)一進(jìn)行檔案化管理。

篇2：地產(chǎn)公司檔案文件資料管理規(guī)定

　　地產(chǎn)公司檔案文件資料管理規(guī)定

　　為了加強公司檔案的管理工作，確保檔案的保護(hù)和利用，依據(jù)檔案管理規(guī)范，結(jié)合公司檔案管理實際情況，特制定檔案資料管理制度如下：

　　第一部分：公司檔案資料管理

　　第一條 檔案的定義與范圍

　　檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各部門及員工在從事業(yè)務(wù)、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、帳冊、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。

　　第二條 檔案管理的原則

　　檔案管理分為統(tǒng)一管理和分散管理相結(jié)合。即公司檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理，各部門除已移交總經(jīng)理辦公室的檔案外，其它檔案文件由部門自行保管，以便于及時利用，維護(hù)檔案文件的完整與安全。

　　第三條 檔案管理的責(zé)任部門和責(zé)任人

　　公司總經(jīng)理辦公室為公司檔案的主管部門，設(shè)專門的檔案管理人員，負(fù)責(zé)管理公司的各類檔案，做好登記、歸類、保管、索引、提供利用，并負(fù)責(zé)對各部門資料管理員進(jìn)行工作指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查；

　　各部門設(shè)有資料管理員，負(fù)責(zé)本部門資料管理，并接受公司檔案管理員的監(jiān)督和檢查。

　　第四條 歸檔的范圍

　　1.公司證照及企業(yè)設(shè)立和變更的申請、審批、登記以及終止等方面的文件材料（包括企業(yè)的章程及投資各方簽訂的合資、合作合同）；

　　2.公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等；

　　3.公司會議記錄、紀(jì)要和決定（包括發(fā)布的通知、通報、機構(gòu)調(diào)整、任免、獎懲以及公司的規(guī)章制度）；

　　4.公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預(yù)決算、工作總結(jié)；

　　5.公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書、招投標(biāo)文件等；

　　6.公司的各類申請、請求與相關(guān)部門的批復(fù)；

　　7.財務(wù)、會計及其管理方面的文件材料，公司歷年來的憑證、賬本等；

　　8.公司法律事務(wù)管理方面的文件材料；

　　9.公司各項目的技術(shù)圖紙等資料；

　　10.反映公司歷史沿革及公司重大活動的電子版照片及音像資料；

　　11.其它對公司具有利用價值和保存價值的文件資料（含各類載體，如電子文本等）；

　　12.公司歷年獲獎資料。

　　第五條 歸檔要求

　　整理辦法：分為文書檔案和工程項目檔案（竣工工程檔案立卷，未竣工工程資料整理成冊）。

　　1.歸檔的文件材料，應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，結(jié)合歸檔要求和文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔。

　　2.在一個卷內(nèi)（檔案袋、盒）的文件資料要有清晰的《卷內(nèi)文件目錄》，并且按項目、內(nèi)容或文件形成時間，系統(tǒng)的排列。

　　3.案卷標(biāo)題要簡明準(zhǔn)確，整理好的案卷要確定保管期限，原則上分為永久、長期（十年以上）、短期（十年以下）三種。確定保管期限的基本原則是：

　　1）對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案應(yīng)永久保存；

　　2）對公司在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存；

　　3）凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。

　　4.按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號、填寫《卷內(nèi)備考表》。

　　5.全部案卷組成后，要對案卷作統(tǒng)一排列并編寫檔案號，然后逐卷登記，填寫《案卷總目錄》。

　　第六條 過程管理

　　屬于公司保管的檔案文件：各部門資料員做好平時文件的預(yù)立卷工作，并在每月初或事件結(jié)束后將上月需歸檔的文件整理成冊移交總經(jīng)理辦公室保管，任何人不得據(jù)為已有。

　　第七條 檔案銷毀規(guī)定

　　公司檔案文件銷毀：檔案在超出規(guī)定保存期限一年后，可由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員整理出庫進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時必須慎重從事。銷毀前由公司檔案管理員和資料所屬部門資料員一起將需要銷毀的資料列出銷毀清單，由資料所屬部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》進(jìn)行申請，報銷毀資料所屬部門的部門經(jīng)理、主管副總審批，最后經(jīng)總經(jīng)理同意后，兩人以上執(zhí)行銷毀程序，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)，公司檔案管理員全程監(jiān)督。銷毀檔案要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，銷毀清單由公司檔案員留存，以便備查。

　　部門檔案文件銷毀：部門形成的文件資料無利用價值時，可由本部門資料員填寫《文件資料銷毀清單》。提出銷毀申請，部門經(jīng)理審批同意后，兩人以上執(zhí)行銷毀程序并簽字確認(rèn)。銷毀清單由本部門資料員留存，以便備查。

　　第八條 檔案借閱

　　1.因工作需要借閱存在總經(jīng)理辦公室的公司檔案的，應(yīng)事先填寫檔案借閱單，逐級審批，經(jīng)總經(jīng)理同意后方可借閱。

　　2.員工不得攜帶公司原件材料外出，確因工作需要外帶時，需在填寫檔案借閱單時注明外帶原因，待總經(jīng)理審批同意后方可外帶，用畢歸還。

　　3.借閱檔案者必須對所借檔案妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損

文章 文章
、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。

　　4.部門檔案借閱由資料員填寫《文件資料發(fā)放、借用記錄表》做好記錄，借閱人簽字確認(rèn)，并按時歸還。

　　5.總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理公司資料復(fù)印件。公司檔案管理員或總經(jīng)理辦公室秘書需要在文件資料復(fù)印件上加注“僅供…使用”的用途說明。

　　第九條 檔案備份規(guī)定

　　公司所有有價值的文件、報表、業(yè)務(wù)資料等檔案，須存有電子掃描文檔，無法電子掃描文檔的，必須做好備份。

　　第十條 檔案保管

　　1.公司檔案員在接收文件資料存檔時，必須認(rèn)真驗收，填寫《文件資料移交登記表》，送檔人和接檔人均須簽字確認(rèn)，完成檔案交接手續(xù)。

　　2.對于已存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等，按編號順序排列在資料柜內(nèi)。

　　3.檔案管理員要定期對庫存檔案進(jìn)行清www.dewk.cn理核對，做到帳、物相符，對破損或載體變質(zhì)的檔案，要及時進(jìn)行修補和復(fù)制。庫存檔案如移交、作廢和遺失時，須注明原因，保存依據(jù)。

　　第十一條 檔案保密規(guī)定

　　公司所有人員均應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密規(guī)定，違者依據(jù)公司“獎懲條例”嚴(yán)肅處理。

文章

篇3：工廠質(zhì)量體系文件資料管理程序

　　工廠質(zhì)量體系文件資料管理程序

　　1.0目的

　　1.1為對與質(zhì)量體系有關(guān)的文件和資料進(jìn)行控制，確保各有關(guān)場所使用文件的有效版本，特制定本程序。

　　2.0適用范圍

　　本程序適用于與質(zhì)量體系有關(guān)的文件和資料（包括軟件）的控制。

　　3.0引用文件及術(shù)語

　　3.1WSC-SZ/《質(zhì)量手冊》

　　3.2ISO/TS16949:20**(E)質(zhì)量管理體系

　　3.3GB/T19000—2000idtISO9000：2000《質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語》

　　3.4TL9000Release4.0質(zhì)量管理體系

　　4.0職責(zé)

　　4.1質(zhì)量部為質(zhì)量手冊、質(zhì)量體系程序文件和外來文件（包括顧客提供的文件）控制的責(zé)任部門。

　　4.2各有關(guān)部門為各自專用文件及資料控制的責(zé)任部門。

　　5.0工作程序

　　5.1文件和資料的分類及編號

　　1）文件和資料主要分為如下幾類：

　　A.質(zhì)量手冊

　　B.質(zhì)量體系程序文件

　　C.管理文件

　　D.作業(yè)文件及其它資料

　　E.顧客提供的產(chǎn)品及技術(shù)文件

　　F.各類標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)

　　2）所有文件分受控分發(fā)和非受控分發(fā)。受控分發(fā)視具體情況需加蓋紅色“ISSUETO”“ONETIMEONLY”或者“FORSUPPLIER”印章，非受控分發(fā)一定要有“NONCONTROLLED”字樣。

　　3）文件的編寫

　　A．質(zhì)量手冊由質(zhì)量部和人力資源及行政部組織編寫。

　　B．質(zhì)量體系程序文件及其它文件由最高管理者指定責(zé)任部門組織編寫。

　　一個程序文件基本上就是一個控制文件，它是用來規(guī)定“質(zhì)量手冊”描述的質(zhì)量程序的必要功能的實際操作，一個程序文件可以起草用來填充任何相關(guān)的需要，同時必須用特別提供的文件格式。

　　C.管理文件由人力資源及行政部負(fù)責(zé)編寫.

　　D．一個程序文件由任何對執(zhí)行質(zhì)量程序有責(zé)任的授權(quán)人或組織起草，這個人或組織應(yīng)該是：

　　a.有權(quán)力或能力改變操作

　　b.對結(jié)果負(fù)解釋權(quán)和責(zé)任

　　c.對主題具有透徹的理解。

　　一個程序文件對它的執(zhí)行者必須是可理解的、全面的、準(zhǔn)確而詳細(xì)的，對它的目的所產(chǎn)生的結(jié)果是充分的，負(fù)責(zé)執(zhí)行該程序文件的操作者可以在預(yù)期的情況下正確完成他們的工作。

　　4）下面的格式必須被滿足(包括程序文件及作業(yè)文件)：

　　一個封面包含：

　　A.格式上的唯一識別碼。如：WSC.SZ.*—YY、WSC.SZ.*****.YY等。

　　B.頒布日期和版本號。

　　C.程序文件的標(biāo)題-----描述該文件的內(nèi)容。

　　D.起草者，審核者和批準(zhǔn)者的簽名。

　　E.從封面開始，包括附錄在內(nèi)每頁必須標(biāo)注“版本號”、“第*頁共Y頁”和“文件編號”、“蓋紅色印章的硬拷貝文件受控”。第二頁：“版本變更記錄”

　　5.3文件的審批

　　1）質(zhì)量手冊由質(zhì)量管理者代表審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　2）質(zhì)量體系程序文件由責(zé)任部門負(fù)責(zé)編寫，職能部門經(jīng)理／指定人員審核并由管理者代表／部門經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　3）管理文件由人力資源及行政部編寫，部門經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn).

　　5.4文件登記、發(fā)放、借閱

　　1）文件中心在公共盤上建立有效文件的清單，對所有質(zhì)量體系文件進(jìn)行控制管理。所有質(zhì)量體系文件批準(zhǔn)后，由文件中心在原件首頁上加蓋紅色“ORIGINAL”原件章。若為客戶提供的文件和資料則在原件首頁上加蓋紅色“RECEIVED”接受章。更新有效文件的清單，并作相應(yīng)的標(biāo)識。同時更新文件中心的軟拷貝件（如有）。作業(yè)文件和其它相關(guān)的圖紙等按文件作者或責(zé)任工程師的要求，建立《文件分發(fā)記錄單》，進(jìn)行硬拷貝發(fā)放，發(fā)放時須在首頁上加蓋紅色“ISSUETO”章。

　　2）單頁或多頁子文件發(fā)放程序同一般文件。

　　3）當(dāng)因文件和資料被丟失、嚴(yán)重破損或其他情況(如提供給顧客、供應(yīng)商、認(rèn)證機構(gòu)等)而需申請領(lǐng)用時，由申請者向DCC提出，經(jīng)同意后方可領(lǐng)用。因破損而重新領(lǐng)用的新文件和資料，需收回相應(yīng)的舊文件和資料；丟失或破損而補發(fā)的文件應(yīng)讓文件丟失或破損部門的部門經(jīng)理在《文件分發(fā)記錄單》上簽名，并在備注欄中注明該文件己丟失或破損；文件中心作好相應(yīng)的發(fā)放記錄。

　　4）提供給顧客和認(rèn)證機構(gòu)的文件和資料，不加蓋受控印章，不做更改(換)控制。5)提供給供應(yīng)商的文件和資料，文件中心在硬拷貝件上加蓋紅色“FORSUPPLIER”印章發(fā)放給采購管理部，采購管理部接收后應(yīng)在分發(fā)記錄上簽字確認(rèn)更新版本已收,并同時對舊版本進(jìn)行收回作廢簽名承諾，然后負(fù)責(zé)將新版本轉(zhuǎn)交給供應(yīng)商,同時收回舊版本作廢。SQE根據(jù)一定的頻率定期去稽核供應(yīng)商的文件、圖紙…..等是否為最新有效(參考所附的文件控制流程圖)。

　　6）按生產(chǎn)訂單分發(fā)的圖紙屬一次性使用，文控人員在硬拷貝件上加蓋紅色“ONETIMEONLY”印章，并在分發(fā)記錄單上登記，接收人簽收。分發(fā)件在一次性使用后自動失效,由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)銷毀。

　　7）對于工程部設(shè)計開發(fā)中心所使用的草稿版的文件由工程部自行管理，可使用Draft印章進(jìn)行簡單的控制：

　　A.登記：工程部在新產(chǎn)品樣品設(shè)計和制造階段編制的圖紙(Drawing)、工藝路線表(Routing)和經(jīng)顧客批準(zhǔn)的供應(yīng)商清單(AVLlist)，由設(shè)計開發(fā)

中心登記。僅保存電子版的文件。

　　B.發(fā)放：制造件的圖紙和工藝路線表僅隨產(chǎn)品制造令（MO）發(fā)放到設(shè)計開發(fā)中心的制造小組，無須建立文件發(fā)放記錄。采購件圖紙和AVLlist發(fā)放到采購部和質(zhì)量部，需建立文件發(fā)放記錄。

　　C.更改：當(dāng)草稿版的技術(shù)文件由于設(shè)計的原因或客戶的更改要求進(jìn)行升版時，工程部負(fù)責(zé)按發(fā)放記錄收回舊版文件，發(fā)放新版文件。采購件圖紙由采購部通知供應(yīng)商作廢，然后收回。

　　D.文件收回：當(dāng)新產(chǎn)品準(zhǔn)備進(jìn)入小批量生產(chǎn)時，工程部會將原來的草稿版的圖紙、工藝路線表和AVLlist更新升級為正式版。同時會通過Agile輸入系統(tǒng)。此時任何草稿版的文件將自動作廢。原發(fā)放給質(zhì)量部和供應(yīng)鏈部的和AVLlist將被收回。采購件圖紙由采購部通知供應(yīng)商并收回，然后發(fā)放正式版采購件圖紙。

　　5.5文件的更改

　　1）文件需要更改時，應(yīng)由文件原設(shè)計或編制部門（人）直接把升級版本的軟拷貝和一份硬拷貝原件送至文件中心。文件中心立即更新軟拷貝及硬拷貝文件有效文件的清單。

　　2）文件更改的審核、批準(zhǔn)一般情況下應(yīng)由原審批部門及人員進(jìn)行，當(dāng)發(fā)生機構(gòu)調(diào)整或原審批人不在職時應(yīng)由替代職能部門及人員審批。

　　3）文件升級以后，原來低版本的文件即刻作廢。作廢文件由文件中心人員按原《文件分發(fā)記錄單》逐本收回，作廢文件和資料的原稿應(yīng)加蓋藍(lán)色“OBSOLETE”印章，保存在文件中心，不作銷毀，在有效的文件清單中加以標(biāo)識。其它拷貝由文件中心收集后統(tǒng)一碎化銷毀。按新《文件分發(fā)記錄單》發(fā)放新硬拷貝件。需廢止的文件，由起草人或指定人員填寫《作廢文件通知》交文件中心。

　　4）一般情況下文件更改由原編制或設(shè)計部門進(jìn)行，更改非本部門設(shè)計或編制的文件，必須有原設(shè)計或編制部門的書面授權(quán)，并提供有關(guān)的背景資料。

　　5）文件中心接收到來自文件起草人或其接任者的通知，說明一個文件已經(jīng)作廢，不再有新版本取代，須將該文件的原件和通知一起移放到歷史檔案庫中。具體程序同作廢文件，作廢文件保存一年。

　　6）所有程序文件，作業(yè)指導(dǎo)書保存三年。

　　5.7顧客提供的文件的控制

　　1）顧客提供的文件，包括軟件，由文件中心負(fù)責(zé)登記,建立相應(yīng)的文件清單，按受控文件方式管理。有關(guān)這些文件的更新，由項目經(jīng)理控制。當(dāng)這些文件需要更新時，項目經(jīng)理或負(fù)責(zé)此項目的的工程師把新版文件送至DCC（包括軟件）。若客戶僅提供了軟拷貝件，項目工程師根據(jù)需要打印出硬拷貝件送文件中心人員，文件中心人員加蓋紅色”RECEIVED”接受章，然后按項目工程師的要求發(fā)放硬拷貝件，舊版文件是否報廢由項目工程師決定。所有這些顧客文件都視作顧客財產(chǎn)，在沒有得到顧客的書面授權(quán)時，絕對不可擴(kuò)散和傳播。

　　2）質(zhì)量部負(fù)責(zé)對發(fā)放www.dewk.cn到公司外部受控管理性文件的更改和作廢的控制。

　　3）總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司內(nèi)部執(zhí)行的有關(guān)國家的法律、法規(guī)性文件的有效性。

　　4)顧客文件長期保持在文件中心。

　　5.8各類標(biāo)準(zhǔn)建立相應(yīng)清單，由使用者直接向文件中心借閱。

　　5.9主要文件和資料的編號法則

　　1）質(zhì)量手冊的編號說明

　　WSC-SZ/QEM-**

　　手冊的版本號

　　手冊英文縮寫

　　深圳z公司英文名稱簡稱

　　圖表1

　　2）質(zhì)量體系程序文件的編號說明

　　WSC.SZ.*-YY

　　程序文件序號（從01開始的流水號）

　　質(zhì)量手冊中對應(yīng)要素序號

　　深圳（英文縮寫）

　　深圳z公司

　　*注：其中“*”是質(zhì)量手冊中對應(yīng)的要素序號，對于管理程序中和質(zhì)量管理程序有關(guān)的，按質(zhì)量手冊中的序號分配，無法并入質(zhì)量手冊的要素序號的文件，統(tǒng)一分配“4”。

　　3）管理/作業(yè)文件的編號說明

　　WSC.SZ.*****.YY

　　管理/作業(yè)文件序號（從01開始的流水號）

　　管理/作業(yè)文件分類名稱（英文縮寫）

　　深圳（英文縮寫）

　　深圳z公司

　　4）產(chǎn)品文件的編號說明

　　由于產(chǎn)品文件的歷史的多樣性，繼續(xù)使用它們的格式。一般它們的名稱和它們的產(chǎn)品代碼相對應(yīng)。機柜產(chǎn)品稱作PI，電子組裝產(chǎn)品稱作MPI。

　　5）質(zhì)量記錄的編號說明

　　Form*.*Y-ZIssueA

　　版本號（從1開始的流水號）

　　序列號（從1開始的流水號）

　　從a開始的流水號

　　質(zhì)量手冊中對應(yīng)要素序號

　　6.0文件中心使用的樣章

　　“分發(fā)”章

　　內(nèi)部文件”原件”章

　　外部文件“收到”章

　　“非受控”章

　　“給供應(yīng)商”章

　　”作廢”章

　　”一次性使用”章

　　7.0文件控制流程圖(見下頁)

　　8.0執(zhí)行本程序形成以下記錄：

　　8.1《文件借閱記錄單》

　　8.2《文件分發(fā)記錄單》

　　8.3《作廢文件通知》

　　附加說明

　　本程序由質(zhì)量部提出

　　本程序由質(zhì)量部起草，并負(fù)責(zé)解釋