海爾集團檔案管理規(guī)定

　　第三十六條 管理部門

　　各級綜合部設(shè)立綜合性檔案室，并指定專人負責檔案管理工作。人事、財務(wù)、營銷等專業(yè)檔案可由相應(yīng)職能部門負責管理。

　　第三十七條 歸檔范圍

　　包括但不限于下列具有保存價值的各種載體形式的文件材料：

　　一、管理文件：在經(jīng)營活動中具有重要依據(jù)的各類文件，包括規(guī)章制度、部門工作職責、年度工作總結(jié)和計劃、大事記;各類公文、會議紀要、業(yè)務(wù)來往函件和傳真件等;

　　二、立項文件：包括項目的可行性報告、評估報告和合作合同、章程等文件，以及政府部門關(guān)于項目立項的各種批復(fù)文件等;

　　三、證照文件：經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類證件、執(zhí)照等;

　　四、資信文件：驗資、審計、評估報告等;

　　五、合同文件：經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類合同、協(xié)議等;

　　六、項目開發(fā)報批文件：征地文件、規(guī)劃報建文件、施工及竣工驗收文件等;

　　七、技術(shù)和設(shè)備文件：設(shè)備、技術(shù)資料等;

　　八、國家有關(guān)行業(yè)發(fā)展的政策、法律、法規(guī)等文件;上級主管部門、單位的來文等

　　九、聲像信息類：公司具有重要價值的、或用于營銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等。

　　十、其他需要歸檔的重要文件。

　　第三十八條 收集歸檔

　　一、檔案在形成過程中，經(jīng)辦人員應(yīng)及時對有關(guān)文字材料和圖樣進行系統(tǒng)收集和整理，不遺漏、不丟失，保證全部資料能夠真實、完整、齊全地向檔案室移交歸檔。

　　二、凡屬歸檔范圍的文件，經(jīng)辦部門或單位的資料員應(yīng)在文件辦理完畢一個工作日內(nèi)將原件及時歸檔，不得私自留存;文件的復(fù)印件可存于本部門備查。

　　三、以管理中心、籌建處、項目名義發(fā)出的日常文件、各類會議紀要、往來函件和傳真件等由本級綜合部負責收集、整理，按年度立卷歸檔。

　　四、為避免歸檔檔案的遺漏和混亂，檔案員要認真核對歸檔檔案的名稱、份數(shù)、原件或復(fù)印件等情況。經(jīng)辦人要設(shè)立檔案歸檔簽收本，列明檔案的名稱、份數(shù)及必要說明并辦理簽收手續(xù)。各部門資料員每月應(yīng)與檔案管理員核對檔案的歸檔情況。

　　第三十九條 分類編目

　　一、檔案管理員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍對歸檔文件進行分類整理、電腦登記、編號、備份、歸檔和建立檢索目錄，提高檔案利用率，保證檔案管理工作的順利進行。

　　二、檔案分類編號方法應(yīng)盡量考慮計算機管理的要求，并盡量與政府和公共機構(gòu)的編目方法接軌。

　　第四十條 檔案保管

　　一、檔案室必須做好放火、防潮、防蛀、防盜工作，保持檔案完好無缺;一旦出現(xiàn)險情，必須立即向公司行政領(lǐng)導(dǎo)報告。

　　二、嚴禁無關(guān)人員進入檔案室;非檔案管理人員無故不許在檔案室逗留。

　　三、檔案發(fā)生損毀或丟失時，根據(jù)給單位所造成損失的大小，按規(guī)定對有關(guān)責任人進行處罰。

　　第四十一條 檔案借閱

　　一、借閱任何文件資料，必須辦理書面審批及借閱登記手續(xù)，歸還存檔時，經(jīng)檢查無誤方可辦理注銷手續(xù);

　　二、借閱非機密性文件(包括復(fù)印件)，須經(jīng)綜合部負責人批準;借出原件，須報管本單位副總經(jīng)理以上人員審批;

　　三、因辦理相關(guān)政府事務(wù)所需的資料，須經(jīng)綜合部負責人批準方可借出;

　　四、借閱機密性文件(包括復(fù)印件)，須經(jīng)分管行政副總經(jīng)理批準;絕密性文件(包括復(fù)印件)，須經(jīng)總經(jīng)理批準;

　　五、外部人員來查閱資料，應(yīng)出具其單位書面證明，并經(jīng)分管行政副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)批準，方可查閱;

　　六、任何人借閱檔案原件，原則上不準拆散案卷、折頁、摘抄、復(fù)制;不準在文件上作記號、涂改、污損。確因工作需要摘抄、復(fù)制，須經(jīng)綜合部負責人批準;

　　七、借閱檔案者必須嚴守公司機密，絕不能將檔案資料內(nèi)容外泄;由于泄漏機密而給公司造成損失者，將按獎懲規(guī)定對其進行處罰直至追究其法律責任。

　　第四十二條 檔案移交

　　若檔案需要向政府部門(專業(yè)檔案館)或外單位移交，應(yīng)將檔案移交的詳細目錄上報行政副總經(jīng)理或以上領(lǐng)導(dǎo)審批，方可移交。

　　第四十三條 檔案銷毀

　　檔案銷毀需經(jīng)管理中心批準，并需檔案管理員和管理中心綜合部負責人同時在場監(jiān)督。

　　第四十四條 其他

　　人事、財務(wù)、營銷等專業(yè)檔案的管理可根據(jù)其特點增加其他要求，但必須遵守本規(guī)定基本原則，并由各職能部門負責。

篇2：公司會計檔案管理規(guī)定

　　公司會計檔案管理規(guī)定

　　1.0 目的

　　會計檔案是記錄和反映公司各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，財務(wù)部要切實加強對會計檔案的管理工作，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等制度，切實把會計檔案管好。

　　2.0 適用范圍

　　2.1會計憑證:原始憑證、記帳憑證、銀行對帳單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表。 2.2會計帳薄:現(xiàn)金和銀行存款日記帳、明細帳、總帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳薄。

　　2.3會計報表:月、季度會計報表，年度會計報表。 2.4電腦磁盤:儲存會計核算資料、電腦核算程序。 2.5其他會計資料:帳單、發(fā)票、收據(jù)存根、計劃統(tǒng)計報表、經(jīng)濟合同、會計移交清冊等等。

　　3.0工作職責

　　(略)

　　4.0 程序要點

　　4.1公司每年形成的會計檔案，都應(yīng)由財務(wù)部按照歸檔要求，負責整理立卷或裝訂成冊。當年會計檔案在會計年度終了后可暫由財務(wù)部保管一年，期滿之后，由財務(wù)部編造清冊歸檔入庫。

　　4.2已入庫的會計檔案，應(yīng)保持原卷冊的封裝，需拆封整理的，由會計檔案管理人員處理。

　　4.3會計檔案的保管，必須存放有序，查找方便，同時嚴格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損，散失和泄密。

　　4.4會計檔案的保管期限據(jù)財政部的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　4.5公司保存的會計檔案應(yīng)根據(jù)本單位的業(yè)務(wù)需要，積極給予利用。公司其他部門查閱會計檔案，須經(jīng)有關(guān)負責人同意，要向保管人說明查閱范圍，并按規(guī)定進行登記，查閱后及時歸檔。

　　4.6外單位查閱會計檔案，需憑查閱單位介紹信，說明查閱范圍，查閱人還應(yīng)出示身份證件，經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理批準后，才能辦理登記查閱手續(xù)。

　　4.7查閱會計檔案必須由保管人陪同，不得讓查閱人單獨在場。

　　4.8查閱時會計檔案需保持原樣，不得拆抽，涂改，如需復(fù)印的，須經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理同意。

　　4.9會計檔案保管期滿，需銷毀時，應(yīng)指定專人鑒定審查、編造會計檔案銷毀清冊，經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)同意，報主管部門批準后方能銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，保管到結(jié)清為止。建設(shè)單位在建設(shè)期間的會計檔案，不得銷毀。

　　5.0 記錄文件與控制表格

　　6.0 支持文件

　　無

篇3：公司文件、檔案密級劃分和存放范圍規(guī)定

　　公司文件、檔案密級劃分和存放范圍的規(guī)定

　　1.文件和檔案的密級度分為絕密級、秘密級和內(nèi)部文件三級。絕密級文件一般可存放于行政辦公室，秘密級文件資料一般可存放于部門經(jīng)理處，內(nèi)部文件可存放于部門秘書處。

　　2.借閱范圍：

　　(1)絕密--文件產(chǎn)生部門的經(jīng)理和總監(jiān)級以上人員;

　　(2)秘密--文件產(chǎn)生部門的有關(guān)員工、有關(guān)的部門經(jīng)理;

　　(3)內(nèi)部--文件產(chǎn)生部門的有關(guān)員工、其他有關(guān)部門的員工。

　　3.業(yè)務(wù)文件資料劃分的范圍：

　　(1)絕密--重大經(jīng)營決策、規(guī)劃、方針和各類涉密數(shù)據(jù);其他的重大經(jīng)營管理的文件材料等;

　　(2)秘密--財務(wù)報表、賬冊;日常經(jīng)營管理計劃、成果;客戶情況;餐飲菜譜檔案;工程設(shè)備技術(shù)資料等;

　　(3)內(nèi)部--一般的全店性制度;部門制度和部門相關(guān)的業(yè)務(wù)資料。