物業公司及項目辦公區管理標準作業規程

　　1 目的

　　規范辦公區的管理工作

　　2 適用范圍

　　適用于物業管理公司及下屬各管理處辦公區的日常管理工作

　　3 職責

　　(1)行政部經理負責公司辦公區的日常管理監督工作。

　　(2)管理處經理負責管理處辦公區的日常管理監督工作。

　　(3)行政部前臺文員負責公司辦公區公共區域的日常管理工作。

　　(4)辦公區各崗位工作人員負責本崗位的日常管理工作。

　　4 程序要點

　　(1)物品擺放

　　★辦公區的桌、臺、椅、凳均須按規定的位置放置，不得隨意調整。

　　★各崗位員工上班前需檢查所屬物品是否丟失及損壞，發現丟失或損壞的應及時向部門負責人或前臺文員/公共事務部報告，并采取相應的補救措施。須申領或修理的，按《辦公用品管理標準作業規程》或《報修管理標準作業規程》辦理。

　　★上班時應保持桌面整潔、有序，不允許擺放與工作無關的其他用品。

　　★下班前應將桌面清理干凈，辦公椅放在辦公桌的恰當位置。

　　★行政部前臺文員及管理處公共事務部接待員應在上班前10分鐘打開辦公區內的照明設備、空調通風設備，檢查公共區域物品擺放是否整齊、有序，

　　★遇到雨天，管理處公共事務部接待員應當在辦公區內前顯眼位置放置公益傘、防滑設施及標識。

　　(2)常用辦公設備的使用

　　常用辦公設備包括：電腦、打印機、復印機、傳真機、碎紙機、電話及其他設備。

　　a) 電腦：

　　★ 經公司電腦培訓合格或具有電腦操作證的員工方可單獨使用電腦，否則須在電腦管理員陪同下使用;

　　★ 啟動與關閉的一般程序：

　　--啟動電腦插座開關

　　--啟動穩壓器開關;

　　--啟動電腦主機開關

　　--啟動顯示器開關(電腦開始正常操作);

　　--關閉電腦程序：首先在“開始”欄選擇“關閉計算機”對話框，用鼠標點擊“關閉計算機”，然后按開啟程序的反方向操作。

　　★電腦應避免頻繁的開頭程序，暫時不用時，可將電腦轉換為休眠狀態;

　　★正確使用電腦的詳細程序有關電腦操作工具書的指導進行操作。

　　b) 打印機

　　★聯機。一般情況下，打印機與電腦連通之后，無須再進行聯機。

　　★打印機啟動與關閉的一般程序：

　　--啟動打印機開關;

　　--放好所需打印的紙張

　　--在電腦對話框進行打印操作

　　--關閉程序按啟動程序的反方向操作。

　　★打印機應避免頻繁的開關機操作;

　　★正確使用打印機的詳細程序按有關打印機操作說明書的指導進行操作;

　　★打印文稿須以部門負責人、行政部(管理處)經理或分管人員批準，在文稿上答案后方可予以打印;

　　★打印出的文稿應進行校對。一般情況下由發稿部門/人校對，然后將校對好的文稿經電腦修改后，再進行打印;

　　★為節約紙張，文稿未進行校對之前，打印時應使用可以使用的舊紙張或舊文稿的背面打印。

　　c) 復印機

　　★機管理人員應在開始上班時接通復印機插座電源;

　　--開啟復印機開關，復印機需自動預熱;

　　--檢查復印紙是否放好(可以開始工作);

　　--復印機管理人員下午下班時關閉復印機開關。

　　--關閉復印機電源插座;

　　--正確使用復印機的程序按復印機有關操作說明書進行操作。

　　★復印程序：

　　--所有須復印的文件、資料必須先在《復印記錄本》上登記，然后再復印;

　　--復印頁數在兩份(含)以上或3頁以上的，須部門負責人在《打印復印審批表》上批準簽字后，方可復印;

　　--復印人員做好登記以后，調定復印紙規格及復印的深淺度后，選定復印份數按“開始”健復印。

　　--復印機管理員檢查復印數量及登記記錄是否屬實，屬實的，在《復印記錄本》上簽名確認;不屬實的，將情況匯報行政部經理處理;一般情況下，第一次違規給予口頭警告，第二次或以上違規給予書面警告處分。

　　--如果復印機出錯，應將報廢紙張數量予以登記。

　　★復印機一般情況下每天開機、關機各一次，盡量避免頻繁開關;

　　★為節約紙張，不重要的復印件應使用可以復印的廢紙張背面復印。

　　d) 傳直機：傳真機一般情況下保持24小時開機。正確使用傳真機的程序按傳真機有關操作說不得進行操作。

　　★接收傳真：

　　--傳真機管理員應注意檢查傳真紙是否用完及傳真機信號是否穩定;

　　--收到傳真件后，由傳真機管理員及時將傳真件取下，并將傳真的有關內容(發送單位、發送人、傳真題目、傳真時間、接收部門、接收人等)登記在《傳真登記表》內。

　　--10分鐘以內通知接收部門/人領取傳真件，并要求在《傳真登記表》中簽收，并注明簽收時間。

　　★發送傳真實行一級審批制度：部門傳真件由部門負責人審批;公司/管理處傳真件由公司行政部/管理處經理審批，內容包括：

　　--傳真機管理員依據傳真審批單的內容在《發送傳真記錄本》上登記，內容包括：發送部門、發送人、傳真內容題目、接收單位、接收人、傳真號碼、要求完成時間等;

　　--傳真機管理員放好傳真件并撥通對方傳真號碼將傳真件發送過去;

　　--傳真機管理員應在3分鐘之內至電對方確認是否收到傳真件，直至對方收到為止，然后將實際發送時間登記在《發送傳真記錄表》內。

　　★傳真機的正確使用程序按傳真機有關操作說明書進行操作。

　　e) 碎紙機：

　　★碎紙機是對公司部分絕密、機密文件及草稿進行銷毀的工具，普通文稿無須利用碎紙機進行銷毀;

　　★碎紙前應將文稿中的金屬物或粘性物(書釘或膠紙等)取出，以免損壞機器。

　　★按照碎紙機要求，一閃不得超過最大放入量，一般情況下，不得超過3張復印紙的厚度。

　　★操作人員按以上要求，打開碎紙機電源，將須切碎的紙張放入切紙口，讓碎紙機自動切碎紙張;

　　★當碎紙機箱內的碎紙裝滿后，操作人員須將碎紙清理出來后方能繼續操作;

　　★正確使用碎紙機的程序按碎約機有關操作說明書進行操作。

　　f) 電話：正確使用電話機的程序按電話機有關操作說明書進行操作。

　　★為有效控制電話費，一般情況下，電話應設定限制呼出功能;

　　★除總經理批準的電話外，其他電話均須取消長途直撥功能，須打長途電話的部門/人員均需辦理審批手續，并在行政部/管理處接待處登記后，方可操作;

　　★公司所有電話均應取消聲訊電話功能;

　　★上班時間原則上禁止打私人長途電話，特殊情況須經部門經理審批，到行政部/管理處登記后，方可操作，電話費從工資中扣除;

　　★個別部門因業務員需要經總經理持批后，可開通長途直撥功能，部門經理需指定人員做好登記記錄，次月1日報行政部備案;

　　★行政部每季度至少進行一次電話費查詢：

　　--到電信局打印電話費清單;

　　--逐項核對登記記錄;

　　--將未登記的長途電話登記在《長途電話登記表》內，報行政部經理審核，內容包括：日期、部門、姓名、所撥號碼、打電話時間、通話時間、通話費用、備注等;偷的長途電話的，除雙倍扣罰電話費外，還將給予警告處分;

　　--每月電話費用控制情況作為考核各部門工作的指標之一。

　　★電話接打技巧詳見《公司機關員工服務管理標準作業規程》。

　　g) 行政部每月10日前將各部門的打打印費、復印費、傳真費、電話費登記在《月份辦公費用統計表》內，予以通報。

　　h) 常用辦公設備的維護保養與維修：

　　★常用辦公設備應進行以下日常維護，維護辦法參照各設備有關維護操作說明書：

　　--防塵

　　--防曬

　　--防潮

　　--防腐蝕

　　--其他需要預防的事項。

　　★保養與維修：常用辦公設備應定期保養，一般情況下需要委托專業公司進行，詳見《對外委托服務標準作業規程》;

　　--行政部經理制訂《保養與維修計劃》報總經理審批;

　　--評審、選擇保養與維修單位;

　　--簽署保養與維修協議書;

　　--按協議要求實施保養與維修。

　　(3) 環境管理

　　a) 衛生：辦公區衛生由管理處負責，辦公區各崗位人員監督管理。發現問題，應由行政部前臺文員或管理處公共事務部管理員處理，詳見《室內保潔標準作業規程》。

　　★行政部前臺文員或管理處管理員應于每天上班時檢查辦公區公共區域的衛生情況，要求墻壁無灰塵、污跡，地面無垃圾、煙頭和痰跡，窗明幾凈，空氣無異味;

　　★各崗位員工應于每天上班時檢查本崗位轄區桌面清潔狀況，辦公用品是否擺放整齊，文件資料是否排列有序。

　　b) 綠化：辦公區綠化由管理處負責，各崗位人員監督管理。發現問題，應由行政部前臺文員或管理處公共事務部管理員處理，詳見《室內現綠化保養標準作業規程》。

　　★行政部前臺文員或管理處管理員應于每天上班時檢查辦公區公共區域的綠化情況，檢查時花及蔭生植物擺放位置是否恰當，是否缺水，有無病、枯現象;

　　★各崗位員工應于每天上班時檢查本崗位轄區綠化狀況，檢查時花及蔭生植物擺放位置是否恰當，是否缺水，有無病、枯現象。

　　(4)安全管理

　　a)機電維修部應檢查辦公區的水、電設施設備運轉是否正常。

　　b)保安部應檢查辦公區消防設施是束保管妥當，滅火器材擺放是否規范，有無損壞、丟失現象。

　　c)各崗位員工應加強安全防患意識，下班時應將重要資料放入安全地點，鎖好抽屜，關好電源及門窗。

　　d)管理處管理員實行24小時服務制度 ，值晚班時應與保安部配合注意防火、防盜工作。

　　e)公司辦公區晚間的安全管理由保安部負責，值班保安人員應定時巡查以下重要部位，并做好相應的記錄，詳見〈治安巡邏標準作業規程〉;

　　★消防設施、配電房;

　　★領導辦公室、電腦文不對題、檔案室、財務室;

　　★水源、空調的關閉情況;

　　★加班情況。

　　5 記錄

　　(1)《打印/復印審批表》

　　(2)《復印記錄表》

　　(3)《接收傳真登記表》

　　(4)《發送傳真登記表》

　　(5)《發關傳真審批單》

　　(6)《撥打長途電話審批單》

　　(7)《長途電話登記表》

　　6 相關支持文件

　　(1)《治安巡邏標準作業規程》

　　(2)《室內清潔標準作業規程》

　　(3)《室內觀葉植物管理標準作業規程》

　　(4)《文書處理標準作業規程》

　　(5)《檔案管理標準作業規程》

　　(6)《公司機關員工服務管理標準作業規程》

　　(7)《物業管理處員工服務管理標準作業規程》

篇2：售樓處辦公區保潔作業規程(2)

　　售樓處辦公區保潔作業規程（二）

　　一、目的

　　保證售樓處辦公區整潔。

　　二、使用范圍

　　適用于售樓處辦公區清潔。

　　三、內容

　　序號項目內容

　　1頻次1)8:00-8:30清理售樓處辦公區1次；

　　2)11:00-11:30檢查1次；

　　3)14:00-15:00檢查售樓處辦公區,對垃圾簍、桌面較臟處進行清理,并清理會所售樓處辦公區內桌面及地面；

　　4)每周1次（安排在非正常工作時間）對空調風口、天花、照明燈具、窗簾、踢腳線、衛生間內隔板、水箱、辦公設施等進行清潔工作。

　　2工作內容1)清理接待區。

　　2)清理前臺的沙發、茶幾、滅火器具等。

　　3)清理辦公室辦公桌、電腦、傳真機、打印機、煙灰缸、沙發、茶幾等。

　　4)清理會議室的會議桌、椅子、飲水機、復印機等。

　　5)清理洗手間地面、墻面、紙簍、洗手盆、隔斷、大小便池等。

　　3注意事項1)不得隨便翻動辦公物品、文件，辦公用品應輕拿輕放。

　　2)不能用濕毛巾擦洗插座。

　　3)工作人員在座時，盡量避免清潔工作。

　　4)會所、售樓處清潔時，不得影響客人。

　　四、相關文件和記錄無

篇3：物業集團辦公區走廊清潔操作規程

　　物業集團辦公區及走廊清潔操作規程

　　一、7：20安排并講解當日工作重點，做好工具的準備工作，檢查儀容儀表。

　　二、7：30-8：30，對洗手間進行清潔，沖刷馬桶、小便池、面盆、更換垃圾袋等。清理立式不銹鋼垃圾桶內的垃圾并進行擦拭，用塵推對電梯間及走廊地面進行牽塵。

　　三、8：30-9：30，打掃各個辦公室內的衛生，如下：

　　1、敲門后，經同意才可進入房間，征得同意后再開始清掃。

　　2、清理收集地面上的垃圾，更換垃圾袋。

　　3、沖洗煙缸內的煙蒂，并將多余的水份擦干。

　　4、擦拭辦公桌、電話、電腦外殼等。在擦拭完后要將桌上文件放回原處。

　　5、用墩布對地面進行全面拖擦。

　　6、完畢后退出，關上房門。

　　四、10：00-12：00，擦拭電梯間及走廊的設施。如防火門，消防栓、開關、垃圾桶等，如發現有損壞應及時上報，以便工程及時修理。

　　五、12：00-13：00，輪班休息，加強衛生間及走廊的巡視，衛生間要每半小時巡視一次。

　　六、13：00-15：00，對電梯門及門框進行擦拭并定期保養，清理電梯轎門縫內的塵土，收集清理各辦公室的餐盒，如垃圾過多，可更換垃圾袋。

　　七、15：00-17：00，定期對走廊內的墻壁、應急燈、裝飾物等設施進行擦拭。

　　八、17：00-17：30，檢查自己工作范圍內的保潔情況符合衛生標準后，方可撤離崗位。