CM物業(yè)質(zhì)量體系文件和資料管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

　　1 目的

　　規(guī)范質(zhì)量體系文件和資料的管理，確保質(zhì)量體系文件和資料使用的有效性。

　　2 適用范圍

　　適用于質(zhì)量體系文件、相關(guān)外來(lái)的管理。

　　3 職責(zé)

　　品質(zhì)部負(fù)責(zé)質(zhì)量體系文件和資料的管理。

　　4 要點(diǎn)和實(shí)施

　　(1)質(zhì)量體系文件的編寫(xiě)、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、發(fā)放按《質(zhì)量體系文件編制標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》執(zhí)行。

　　(2)質(zhì)量體系文件的使用

　　a)品質(zhì)部應(yīng)確保凡公司需要的部門(mén)人員均能及時(shí)得到有效版本的文件。

　　b)各部門(mén)及所有工作人員應(yīng)確保不持有、有使用作廢/失效的文件;

　　c)文件的持有部門(mén)和持有人員不得將持有的文件轉(zhuǎn)借、復(fù)制或作非授權(quán)的涂改。

　　(3)質(zhì)量體系文件的保管

　　a)文件的保管環(huán)境應(yīng)適宜于防止文件丟失、損壞和污染，

　　b)文件保管方法應(yīng)便于存取查閱;

　　c)應(yīng)保持文件夾的完整、齊全;

　　d)文件的持有部門(mén)或持有人員應(yīng)持有經(jīng)批準(zhǔn)的帶現(xiàn)行更改狀況的有效文件的清單，以便于了解文件變動(dòng)的情況和檢索。

　　(4)質(zhì)量體系文件更改控制

　　a)文件的更改須由文件夾的原編寫(xiě)部門(mén)負(fù)責(zé)填寫(xiě)《文件更改審批單》，經(jīng)文件原審核人和批準(zhǔn)人審核、批準(zhǔn)后方可進(jìn)行更改。若原審核人、批準(zhǔn)人發(fā)生變動(dòng)，由應(yīng)由其職務(wù)的接任人負(fù)責(zé)審核、批準(zhǔn)。文件更改的內(nèi)容由文件原編寫(xiě)部門(mén)擬定。

　　b)文件更改應(yīng)由品質(zhì)部以《文件更改通知單》的形式發(fā)布，以使文件夾的持有部門(mén)和持有人了解文件的更改內(nèi)容和更忙亂后的標(biāo)識(shí)。

　　c)《文件更改通知單》僅下達(dá)給公司持有該 文件受控文本的部門(mén)和人員進(jìn)行更改，但程序文件和質(zhì)量手冊(cè)換版時(shí)，則應(yīng)將換版后的文件送達(dá)第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)。

　　d)文件更改的方式：文件更改的方式在《文件更改審批單》上予以規(guī)定，并且由品質(zhì)部進(jìn)行，更改的方式可以采用劃改、換頁(yè)或換版的方式進(jìn)行，但劃改時(shí)，應(yīng)能辯信更改前的內(nèi)容。

　　e)文件更改的標(biāo)識(shí)和記錄：文件更改后應(yīng)在文件的版本標(biāo)識(shí)、修改狀態(tài)標(biāo)識(shí)上予以識(shí)別，在文件更改記錄上及時(shí)予以記錄，以便核對(duì)、識(shí)別。

　　f)文件的換版。下列情況之一時(shí)，文件京戲予以換版：

　　★同一文件多次更改(如同一文件已更改5次以上)時(shí)，

　　★同一文件一次更改內(nèi)容較多時(shí)。

　　(5)作廢/失效質(zhì)量體系文件的處置

　　a)品質(zhì)部資料管理員應(yīng)在更換新頁(yè)或新版的同時(shí)，撤回舊頁(yè)或舊版本文件。

　　b)撤出的舊頁(yè)或舊版本文件，品質(zhì)部資料管理員應(yīng)在《作廢/失效文件清單》上予以記錄，并在每頁(yè)上加蓋藍(lán)色“作廢”或“失效”印章。

　　c)作廢/失效文件在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間(如一年)集中銷(xiāo)毀的方式應(yīng)考慮方便、適用、可行。銷(xiāo)毀前在《作廢/失效文件清單》上予以記錄。

　　d)留作資料以供法律/累計(jì)知識(shí)需要的作廢文件，應(yīng)經(jīng)管理者代表同意，并在其每頁(yè)上加蓋藍(lán)色“參考”印章。

　　(6)外來(lái)文件的管理

　　a) 外來(lái)文件包括：

　　★本行業(yè)強(qiáng)制執(zhí)行的法律、法規(guī)、條例;

　　★本公司選定執(zhí)行的國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn);

　　★顧客或其他單位提供的有關(guān)物業(yè)管理的來(lái)文、來(lái)函。

　　b) 屬于本程序(6)a)第一、二項(xiàng)的外來(lái)文件一律應(yīng)處于受控狀態(tài)，即在其封面或首頁(yè)上加蓋藍(lán)色“受控文件”的印章。需分發(fā)的，還應(yīng)編號(hào)并辦理發(fā)放簽收。

　　c) 對(duì)于外來(lái)文件，品質(zhì)部資料管理員應(yīng)建立收/發(fā)合賬，以便追溯其來(lái)源和分布。

　　d) 公司實(shí)行外來(lái)文件閱批規(guī)定，即所有屬于受控制范圍的外來(lái)文件，由品質(zhì)部經(jīng)理填寫(xiě)《文件處理表》，連同文件一并呈總經(jīng)理閱批，并按閱批意見(jiàn)傳遞分發(fā)或歸檔。

　　(7)文件的歸檔

　　a)質(zhì)量體系文件和外來(lái)文件一律應(yīng)歸檔;

　　b)歸檔文件一律為正本且不加蓋受控狀態(tài)標(biāo)識(shí)和編號(hào)(外來(lái)文件除外);

　　c)文件的發(fā)布審批單、更改審批單、文件處理表應(yīng)隨正本一起歸檔。

　　d)文件的更改通知、更改換頁(yè)、換版的文件一律歸檔。

　　e)品質(zhì)部資料管理員應(yīng)按本規(guī)程文件更改條款規(guī)定，對(duì)歸檔文件實(shí)施更改，但原歸檔文件不撤出，僅加蓋“作廢”或“參考”藍(lán)色印章。

　　f)品質(zhì)部資料管理員應(yīng)建立《文件歸檔清單》;

　　(8)文件的補(bǔ)發(fā)按《質(zhì)量體系文件編制標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　(9)質(zhì)量體系文件的借閱

　　a) 公司外部人員需借閱文件時(shí)應(yīng)符合下列條件之一：

　　★是公司的服務(wù)對(duì)象;

　　★是公司的主管上級(jí);

　　★是公司的分承包方;

　　★按法律、法規(guī)或合同規(guī)定應(yīng)提供借閱的需方。

　　b)公司可以借閱的文件應(yīng)不涉及公司從事、商業(yè)和技術(shù)秘密，但(9)a)的最后一款的除外。

　　(10)人員離開(kāi)公司或工作崗位發(fā)生變化時(shí)，品質(zhì)部負(fù)責(zé)回收所發(fā)文件，并在文件發(fā)放簽收記錄中注明回收原因和時(shí)間。

　　(11)公開(kāi)文件的控制

　　a)凡公開(kāi)的文件如向業(yè)主或住戶提交或發(fā)布的程序、手冊(cè)、規(guī)定、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等均屬受控文件范圍。

　　b)凡公開(kāi)的文件均應(yīng)注明文件編碼、版本號(hào)、生效日期。

　　c)負(fù)責(zé)實(shí)施公開(kāi)文件的部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作;

　　d)心公開(kāi)的文件發(fā)生更改時(shí)，應(yīng)以原公開(kāi)的形式，在原發(fā)放或公布的范圍內(nèi)進(jìn)行更改，以便更改的內(nèi)容為業(yè)主或住戶所了解。

　　e)凡張貼于公司內(nèi)部的程序文件、作業(yè)文件，包括公開(kāi)張貼文件其中的部分(外來(lái)文件除外);均應(yīng)標(biāo)明文件編碼、版本號(hào)并加蓋“受控文件”印章。

　　(12)品質(zhì)部負(fù)責(zé)保存文件和資料管理形成的全套記錄，各部門(mén)或文件持有人員負(fù)責(zé)保存持有的記錄，保存期為3年。

　　5 記錄

　　《有效文件清單》

　　《文件更改審批單》

　　《文件更改通知單》

　　《更改記錄》

　　《作廢/失效文件清單》

　　《外來(lái)文件收/發(fā)臺(tái)賬》

　　《文件處理表》

　　《文件借閱登記表》

　　6 相關(guān)支持文件

　　《質(zhì)量體系文件編制標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》

篇2：房地產(chǎn)公司質(zhì)量體系文件資料控制工作程序

　　房地產(chǎn)公司質(zhì)量體系文件資料控制程序

　　1.目的

　　通過(guò)對(duì)質(zhì)量體系運(yùn)行有關(guān)文件的控制，確保在項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)建設(shè)過(guò)程中能得到和使用相關(guān)的有效文件。

　　2.范圍

　　本程序適用于公司所有與質(zhì)量活動(dòng)有關(guān)的文件控制，包括外來(lái)文件和資料。

　　3.職責(zé)

　　3.1工程部是文件控制的主管部門(mén)，主要負(fù)責(zé)：

　　a.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)對(duì)文件控制的執(zhí)行情況；

　　b.質(zhì)量手冊(cè)和質(zhì)量管理作業(yè)文件的歸口管理工作。

　　3.2總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的檔案管理工作以及圖書(shū)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、信函傳真等外來(lái)文件和資料的歸口管理工作；

　　3.3各部門(mén)負(fù)責(zé)分管范圍內(nèi)的文件管理工作；

　　3.4項(xiàng)目部負(fù)責(zé)圖紙及工程項(xiàng)目的有關(guān)文件的歸口管理工作。

　　4.控制程序

　　4.1受控文件的范圍：

　　4.1.1用以指導(dǎo)質(zhì)量體系運(yùn)行的文件和資料，包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件和質(zhì)量管理作業(yè)文件；

　　4.1.2用以指導(dǎo)項(xiàng)目具體運(yùn)作的文件和資料；

　　4.1.3外來(lái)文件和資料，包括：法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等圖書(shū)資料以及信函、傳真等其它外來(lái)文件和資料。

　　4.2文件和資料的編制與審批

　　4.2.1根據(jù)質(zhì)量體系文件中的有關(guān)規(guī)定，由文件的歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)編制文件，并由規(guī)定的授權(quán)人進(jìn)行審核和批準(zhǔn)：

　　a.《手冊(cè)》和程序文件由工程部編制，管理者代表審核，公司總經(jīng)理批準(zhǔn)；

　　b.質(zhì)量管理作業(yè)文件由各歸口管理部門(mén)編制，部門(mén)經(jīng)理審核，管理者代表批準(zhǔn)；

　　c.項(xiàng)目運(yùn)作性文件由歸口管理部門(mén)編制，根據(jù)各業(yè)務(wù)活動(dòng)的有關(guān)規(guī)定，由相應(yīng)人員進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。

　　d.外來(lái)文件由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)審核、登記，由總經(jīng)理工作部經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)下發(fā)。

　　4.2.2文件的編寫(xiě)要求，執(zhí)行Q/TZH-WI-007《質(zhì)量體系文件編寫(xiě)導(dǎo)則》的規(guī)定。

　　4.3文件的標(biāo)識(shí)與發(fā)放

　　4.3.1文件的編制部門(mén)依據(jù)Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》所規(guī)定的范圍和方法，對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)。

　　4.3.2對(duì)質(zhì)量手冊(cè)和質(zhì)量管理作業(yè)文件，需加唯一性標(biāo)識(shí)以識(shí)別，對(duì)合同、工程圖紙以及其它項(xiàng)目運(yùn)作性文件，具備授權(quán)人簽字或蓋章后即為有效，日常使用的法律法規(guī)等資料，不需加蓋受控章。

　　4.3.3根據(jù)文件的發(fā)放范圍，由發(fā)放部門(mén)做好發(fā)放登記，填寫(xiě)"文件發(fā)放登記表"。公司內(nèi)部編制的文件，可在文件的原件上加蓋發(fā)放章，登記發(fā)放情況。

　　4.3.3各部門(mén)資料員負(fù)責(zé)簽收文件，填寫(xiě)"文件接收登記表"。

　　4.4文件的更改

　　4.4.1文件需要更改時(shí)，由更改部門(mén)填寫(xiě)"文件更改申請(qǐng)/通知單"，說(shuō)明更改的理由和內(nèi)容，并由原審批人審批，當(dāng)原審批人因故不能審批時(shí)，應(yīng)向指定的審批人提供審批所需要的背景資料。

　　4.4.2文件的原編制部門(mén)負(fù)責(zé)將審批通過(guò)的"文件更改申請(qǐng)/通知單"發(fā)至各部門(mén)資料員。

　　4.4.3各部門(mén)資料員根據(jù)"文件和資料更改申請(qǐng)/通知單"進(jìn)行更改，在文件的"更改記錄"中做好記錄。對(duì)于局部改動(dòng)，采用手寫(xiě)更改方式，并在更改處注明更改狀態(tài)，以字母"G"加順序數(shù)字表示，如"G3"代表本文件和資料的第三處更改。如一頁(yè)中有多處改動(dòng)或考慮到文件的完美性，可采用換頁(yè)的方式進(jìn)行修改。文件經(jīng)過(guò)多次修改或主要內(nèi)容修改后，應(yīng)換版發(fā)行。

　　4.4.4對(duì)圖樣的修改，執(zhí)行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》。

　　4.5文件的保存與回收

　　4.5.1對(duì)歸檔文件和資料的保存和管理，執(zhí)行Q/TZH-TY-WI-008《檔案管理辦法》。

　　4.5.2對(duì)各部門(mén)保存的文件資料，由部門(mén)資料員負(fù)責(zé)妥善保管，防止污損遺失，保存期限為一般為3年，超過(guò)保存期的，由各部門(mén)資料員負(fù)責(zé)進(jìn)行銷(xiāo)毀并做好記錄。

　　4.5.3受控文件不得隨意復(fù)印，需要時(shí)，應(yīng)向其歸控管理部門(mén)申請(qǐng)，批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行復(fù)制。

　　4.5.4文件換版后，由原發(fā)放部門(mén)負(fù)責(zé)將作廢版本進(jìn)行回收，并進(jìn)行記錄，對(duì)作廢的文件和資料需保留以備參考時(shí)，應(yīng)加蓋"作廢"章予以標(biāo)識(shí)。

　　4.6外來(lái)文件的控制

　　4.6.1對(duì)外來(lái)文件，由接收部門(mén)負(fù)責(zé)進(jìn)行簽收、登記和處理，納入到受控文件的管理范圍。

　　a)上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的行政和管理性文件以及房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)的法律法規(guī)，由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)簽收登記，交分管領(lǐng)導(dǎo)簽批后貫徹實(shí)施；

　　b)工程施工技術(shù)類(lèi)文件，由工程部負(fù)責(zé)保存和處理，對(duì)

建筑施工類(lèi)的國(guó)家、地區(qū)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、工藝、技術(shù)規(guī)范等，由工程部審核其是否為有效版本，并提供有效版本清單，發(fā)放項(xiàng)目部使用。

　　c)項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)運(yùn)作的有關(guān)文件和顧客提供的文件等，由策劃營(yíng)銷(xiāo)中心負(fù)責(zé)處理。

　　4.6.2各部門(mén)按照分工管理范圍，負(fù)責(zé)主動(dòng)收集相應(yīng)的外來(lái)文件（如：最新頒布的法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、上級(jí)政府主管部門(mén)的有關(guān)政策等），并對(duì)文件的落實(shí)情況進(jìn)行相應(yīng)的跟蹤。

　　4.7項(xiàng)目部負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的圖紙使用管理，執(zhí)行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》。

　　4.8總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的檔案管理，各部門(mén)按分工做好本部門(mén)的檔案管理工作，執(zhí)行Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》。

　　4.9總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的信函管理，做好信函的收發(fā)和處理工作，執(zhí)行Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》。

　　4.10總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的圖書(shū)資料管理，執(zhí)行Q/TZH-WI-009《圖書(shū)資料管理辦法》。

　　4.11工程部負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)的文件控制情況進(jìn)行日常的監(jiān)督檢查，并結(jié)合質(zhì)量管理體系審核以及整改等工作，進(jìn)行檢查指導(dǎo)。

　　5.質(zhì)量記錄

　　5.1QR05-01文件發(fā)放登記表

　　5.2QR05-02文件接收登記表

　　5.3QR05-03文件借閱登記表

　　5.4QR05-04文件更改申請(qǐng)/通知單

　　5.5QR05-05受控文件清單

　　6.支持性文件

　　6.1Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》

　　6.2Q/TZH-WI-007《質(zhì)量體系文件編寫(xiě)導(dǎo)則》

　　6.3Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.4Q/TZH-WI-009《圖書(shū)資料管理辦法》

　　6.5Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》

　　6.6Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》

　　6.7Q/TZH-WI-012《文件受控專(zhuān)用章管理規(guī)定》

篇3：工廠質(zhì)量體系文件資料管理程序

　　工廠質(zhì)量體系文件資料管理程序

　　1.0目的

　　1.1為對(duì)與質(zhì)量體系有關(guān)的文件和資料進(jìn)行控制，確保各有關(guān)場(chǎng)所使用文件的有效版本，特制定本程序。

　　2.0適用范圍

　　本程序適用于與質(zhì)量體系有關(guān)的文件和資料（包括軟件）的控制。

　　3.0引用文件及術(shù)語(yǔ)

　　3.1WSC-SZ/《質(zhì)量手冊(cè)》

　　3.2ISO/TS16949:20**(E)質(zhì)量管理體系

　　3.3GB/T19000—2000idtISO9000：2000《質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語(yǔ)》

　　3.4TL9000Release4.0質(zhì)量管理體系

　　4.0職責(zé)

　　4.1質(zhì)量部為質(zhì)量手冊(cè)、質(zhì)量體系程序文件和外來(lái)文件（包括顧客提供的文件）控制的責(zé)任部門(mén)。

　　4.2各有關(guān)部門(mén)為各自專(zhuān)用文件及資料控制的責(zé)任部門(mén)。

　　5.0工作程序

　　5.1文件和資料的分類(lèi)及編號(hào)

　　1）文件和資料主要分為如下幾類(lèi)：

　　A.質(zhì)量手冊(cè)

　　B.質(zhì)量體系程序文件

　　C.管理文件

　　D.作業(yè)文件及其它資料

　　E.顧客提供的產(chǎn)品及技術(shù)文件

　　F.各類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)

　　2）所有文件分受控分發(fā)和非受控分發(fā)。受控分發(fā)視具體情況需加蓋紅色“ISSUETO”“ONETIMEONLY”或者“FORSUPPLIER”印章，非受控分發(fā)一定要有“NONCONTROLLED”字樣。

　　3）文件的編寫(xiě)

　　A．質(zhì)量手冊(cè)由質(zhì)量部和人力資源及行政部組織編寫(xiě)。

　　B．質(zhì)量體系程序文件及其它文件由最高管理者指定責(zé)任部門(mén)組織編寫(xiě)。

　　一個(gè)程序文件基本上就是一個(gè)控制文件，它是用來(lái)規(guī)定“質(zhì)量手冊(cè)”描述的質(zhì)量程序的必要功能的實(shí)際操作，一個(gè)程序文件可以起草用來(lái)填充任何相關(guān)的需要，同時(shí)必須用特別提供的文件格式。

　　C.管理文件由人力資源及行政部負(fù)責(zé)編寫(xiě).

　　D．一個(gè)程序文件由任何對(duì)執(zhí)行質(zhì)量程序有責(zé)任的授權(quán)人或組織起草，這個(gè)人或組織應(yīng)該是：

　　a.有權(quán)力或能力改變操作

　　b.對(duì)結(jié)果負(fù)解釋權(quán)和責(zé)任

　　c.對(duì)主題具有透徹的理解。

　　一個(gè)程序文件對(duì)它的執(zhí)行者必須是可理解的、全面的、準(zhǔn)確而詳細(xì)的，對(duì)它的目的所產(chǎn)生的結(jié)果是充分的，負(fù)責(zé)執(zhí)行該程序文件的操作者可以在預(yù)期的情況下正確完成他們的工作。

　　4）下面的格式必須被滿足(包括程序文件及作業(yè)文件)：

　　一個(gè)封面包含：

　　A.格式上的唯一識(shí)別碼。如：WSC.SZ.*—YY、WSC.SZ.*****.YY等。

　　B.頒布日期和版本號(hào)。

　　C.程序文件的標(biāo)題-----描述該文件的內(nèi)容。

　　D.起草者，審核者和批準(zhǔn)者的簽名。

　　E.從封面開(kāi)始，包括附錄在內(nèi)每頁(yè)必須標(biāo)注“版本號(hào)”、“第*頁(yè)共Y頁(yè)”和“文件編號(hào)”、“蓋紅色印章的硬拷貝文件受控”。第二頁(yè)：“版本變更記錄”

　　5.3文件的審批

　　1）質(zhì)量手冊(cè)由質(zhì)量管理者代表審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　2）質(zhì)量體系程序文件由責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)編寫(xiě)，職能部門(mén)經(jīng)理／指定人員審核并由管理者代表／部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　3）管理文件由人力資源及行政部編寫(xiě)，部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn).

　　5.4文件登記、發(fā)放、借閱

　　1）文件中心在公共盤(pán)上建立有效文件的清單，對(duì)所有質(zhì)量體系文件進(jìn)行控制管理。所有質(zhì)量體系文件批準(zhǔn)后，由文件中心在原件首頁(yè)上加蓋紅色“ORIGINAL”原件章。若為客戶提供的文件和資料則在原件首頁(yè)上加蓋紅色“RECEIVED”接受章。更新有效文件的清單，并作相應(yīng)的標(biāo)識(shí)。同時(shí)更新文件中心的軟拷貝件（如有）。作業(yè)文件和其它相關(guān)的圖紙等按文件作者或責(zé)任工程師的要求，建立《文件分發(fā)記錄單》，進(jìn)行硬拷貝發(fā)放，發(fā)放時(shí)須在首頁(yè)上加蓋紅色“ISSUETO”章。

　　2）單頁(yè)或多頁(yè)子文件發(fā)放程序同一般文件。

　　3）當(dāng)因文件和資料被丟失、嚴(yán)重破損或其他情況(如提供給顧客、供應(yīng)商、認(rèn)證機(jī)構(gòu)等)而需申請(qǐng)領(lǐng)用時(shí)，由申請(qǐng)者向DCC提出，經(jīng)同意后方可領(lǐng)用。因破損而重新領(lǐng)用的新文件和資料，需收回相應(yīng)的舊文件和資料；丟失或破損而補(bǔ)發(fā)的文件應(yīng)讓文件丟失或破損部門(mén)的部門(mén)經(jīng)理在《文件分發(fā)記錄單》上簽名，并在備注欄中注明該文件己丟失或破損；文件中心作好相應(yīng)的發(fā)放記錄。

　　4）提供給顧客和認(rèn)證機(jī)構(gòu)的文件和資料，不加蓋受控印章，不做更改(換)控制。5)提供給供應(yīng)商的文件和資料，文件中心在硬拷貝件上加蓋紅色“FORSUPPLIER”印章發(fā)放給采購(gòu)管理部，采購(gòu)管理部接收后應(yīng)在分發(fā)記錄上簽字確認(rèn)更新版本已收,并同時(shí)對(duì)舊版本進(jìn)行收回作廢簽名承諾，然后負(fù)責(zé)將新版本轉(zhuǎn)交給供應(yīng)商,同時(shí)收回舊版本作廢。SQE根據(jù)一定的頻率定期去稽核供應(yīng)商的文件、圖紙…..等是否為最新有效(參考所附的文件控制流程圖)。

　　6）按生產(chǎn)訂單分發(fā)的圖紙屬一次性使用，文控人員在硬拷貝件上加蓋紅色“ONETIMEONLY”印章，并在分發(fā)記錄單上登記，接收人簽收。分發(fā)件在一次性使用后自動(dòng)失效,由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)銷(xiāo)毀。

　　7）對(duì)于工程部設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)中心所使用的草稿版的文件由工程部自行管理，可使用Draft印章進(jìn)行簡(jiǎn)單的控制：

　　A.登記：工程部在新產(chǎn)品樣品設(shè)計(jì)和制造階段編制的圖紙(Drawing)、工藝路線表(Routing)和經(jīng)顧客批準(zhǔn)的供應(yīng)商清單(AVLlist)，由設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)

中心登記。僅保存電子版的文件。

　　B.發(fā)放：制造件的圖紙和工藝路線表僅隨產(chǎn)品制造令（MO）發(fā)放到設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)中心的制造小組，無(wú)須建立文件發(fā)放記錄。采購(gòu)件圖紙和AVLlist發(fā)放到采購(gòu)部和質(zhì)量部，需建立文件發(fā)放記錄。

　　C.更改：當(dāng)草稿版的技術(shù)文件由于設(shè)計(jì)的原因或客戶的更改要求進(jìn)行升版時(shí)，工程部負(fù)責(zé)按發(fā)放記錄收回舊版文件，發(fā)放新版文件。采購(gòu)件圖紙由采購(gòu)部通知供應(yīng)商作廢，然后收回。

　　D.文件收回：當(dāng)新產(chǎn)品準(zhǔn)備進(jìn)入小批量生產(chǎn)時(shí)，工程部會(huì)將原來(lái)的草稿版的圖紙、工藝路線表和AVLlist更新升級(jí)為正式版。同時(shí)會(huì)通過(guò)Agile輸入系統(tǒng)。此時(shí)任何草稿版的文件將自動(dòng)作廢。原發(fā)放給質(zhì)量部和供應(yīng)鏈部的和AVLlist將被收回。采購(gòu)件圖紙由采購(gòu)部通知供應(yīng)商并收回，然后發(fā)放正式版采購(gòu)件圖紙。

　　5.5文件的更改

　　1）文件需要更改時(shí)，應(yīng)由文件原設(shè)計(jì)或編制部門(mén)（人）直接把升級(jí)版本的軟拷貝和一份硬拷貝原件送至文件中心。文件中心立即更新軟拷貝及硬拷貝文件有效文件的清單。

　　2）文件更改的審核、批準(zhǔn)一般情況下應(yīng)由原審批部門(mén)及人員進(jìn)行，當(dāng)發(fā)生機(jī)構(gòu)調(diào)整或原審批人不在職時(shí)應(yīng)由替代職能部門(mén)及人員審批。

　　3）文件升級(jí)以后，原來(lái)低版本的文件即刻作廢。作廢文件由文件中心人員按原《文件分發(fā)記錄單》逐本收回，作廢文件和資料的原稿應(yīng)加蓋藍(lán)色“OBSOLETE”印章，保存在文件中心，不作銷(xiāo)毀，在有效的文件清單中加以標(biāo)識(shí)。其它拷貝由文件中心收集后統(tǒng)一碎化銷(xiāo)毀。按新《文件分發(fā)記錄單》發(fā)放新硬拷貝件。需廢止的文件，由起草人或指定人員填寫(xiě)《作廢文件通知》交文件中心。

　　4）一般情況下文件更改由原編制或設(shè)計(jì)部門(mén)進(jìn)行，更改非本部門(mén)設(shè)計(jì)或編制的文件，必須有原設(shè)計(jì)或編制部門(mén)的書(shū)面授權(quán)，并提供有關(guān)的背景資料。

　　5）文件中心接收到來(lái)自文件起草人或其接任者的通知，說(shuō)明一個(gè)文件已經(jīng)作廢，不再有新版本取代，須將該文件的原件和通知一起移放到歷史檔案庫(kù)中。具體程序同作廢文件，作廢文件保存一年。

　　6）所有程序文件，作業(yè)指導(dǎo)書(shū)保存三年。

　　5.7顧客提供的文件的控制

　　1）顧客提供的文件，包括軟件，由文件中心負(fù)責(zé)登記,建立相應(yīng)的文件清單，按受控文件方式管理。有關(guān)這些文件的更新，由項(xiàng)目經(jīng)理控制。當(dāng)這些文件需要更新時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理或負(fù)責(zé)此項(xiàng)目的的工程師把新版文件送至DCC（包括軟件）。若客戶僅提供了軟拷貝件，項(xiàng)目工程師根據(jù)需要打印出硬拷貝件送文件中心人員，文件中心人員加蓋紅色”RECEIVED”接受章，然后按項(xiàng)目工程師的要求發(fā)放硬拷貝件，舊版文件是否報(bào)廢由項(xiàng)目工程師決定。所有這些顧客文件都視作顧客財(cái)產(chǎn)，在沒(méi)有得到顧客的書(shū)面授權(quán)時(shí)，絕對(duì)不可擴(kuò)散和傳播。

　　2）質(zhì)量部負(fù)責(zé)對(duì)發(fā)放www.dewk.cn到公司外部受控管理性文件的更改和作廢的控制。

　　3）總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司內(nèi)部執(zhí)行的有關(guān)國(guó)家的法律、法規(guī)性文件的有效性。

　　4)顧客文件長(zhǎng)期保持在文件中心。

　　5.8各類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)建立相應(yīng)清單，由使用者直接向文件中心借閱。

　　5.9主要文件和資料的編號(hào)法則

　　1）質(zhì)量手冊(cè)的編號(hào)說(shuō)明

　　WSC-SZ/QEM-**

　　手冊(cè)的版本號(hào)

　　手冊(cè)英文縮寫(xiě)

　　深圳z公司英文名稱(chēng)簡(jiǎn)稱(chēng)

　　圖表1

　　2）質(zhì)量體系程序文件的編號(hào)說(shuō)明

　　WSC.SZ.*-YY

　　程序文件序號(hào)（從01開(kāi)始的流水號(hào)）

　　質(zhì)量手冊(cè)中對(duì)應(yīng)要素序號(hào)

　　深圳（英文縮寫(xiě)）

　　深圳z公司

　　*注：其中“*”是質(zhì)量手冊(cè)中對(duì)應(yīng)的要素序號(hào)，對(duì)于管理程序中和質(zhì)量管理程序有關(guān)的，按質(zhì)量手冊(cè)中的序號(hào)分配，無(wú)法并入質(zhì)量手冊(cè)的要素序號(hào)的文件，統(tǒng)一分配“4”。

　　3）管理/作業(yè)文件的編號(hào)說(shuō)明

　　WSC.SZ.*****.YY

　　管理/作業(yè)文件序號(hào)（從01開(kāi)始的流水號(hào)）

　　管理/作業(yè)文件分類(lèi)名稱(chēng)（英文縮寫(xiě)）

　　深圳（英文縮寫(xiě)）

　　深圳z公司

　　4）產(chǎn)品文件的編號(hào)說(shuō)明

　　由于產(chǎn)品文件的歷史的多樣性，繼續(xù)使用它們的格式。一般它們的名稱(chēng)和它們的產(chǎn)品代碼相對(duì)應(yīng)。機(jī)柜產(chǎn)品稱(chēng)作PI，電子組裝產(chǎn)品稱(chēng)作MPI。

　　5）質(zhì)量記錄的編號(hào)說(shuō)明

　　Form*.*Y-ZIssueA

　　版本號(hào)（從1開(kāi)始的流水號(hào)）

　　序列號(hào)（從1開(kāi)始的流水號(hào)）

　　從a開(kāi)始的流水號(hào)

　　質(zhì)量手冊(cè)中對(duì)應(yīng)要素序號(hào)

　　6.0文件中心使用的樣章

　　“分發(fā)”章

　　內(nèi)部文件”原件”章

　　外部文件“收到”章

　　“非受控”章

　　“給供應(yīng)商”章

　　”作廢”章

　　”一次性使用”章

　　7.0文件控制流程圖(見(jiàn)下頁(yè))

　　8.0執(zhí)行本程序形成以下記錄：

　　8.1《文件借閱記錄單》

　　8.2《文件分發(fā)記錄單》

　　8.3《作廢文件通知》

　　附加說(shuō)明

　　本程序由質(zhì)量部提出

　　本程序由質(zhì)量部起草，并負(fù)責(zé)解釋