文檔管理備案制度

　　為適應學校規(guī)模化，正規(guī)化發(fā)展的需要，保證政令通暢，提高學校管理水平，確保我校檔案的全面性，完整性，可追溯性及安全性，對學校的文書、檔案管理特做如下規(guī)定：

1、歸檔單位：

　　學校設(shè)立檔案室，管理、存放學校機要檔案，歸行政部領(lǐng)導，設(shè)專管人員負責。

2、歸檔范圍：

　　1)上級主管部門下發(fā)的文件、學校的紅頭文件、通知、會議記錄、協(xié)議、意見書、可行性報告、合作合同、購銷合同、合作合同、獲獎證書、主要會議記錄等經(jīng)營性文件。

　　2)學校員工檔案、教師檔案、學員檔案、業(yè)務關(guān)系檔案。

　　3)學校教研成果、優(yōu)秀教案、教材等經(jīng)營過程中的各種總結(jié)性材料。

　　4)學校宣傳的傳單、報紙、雜志、廣告、剪報等有關(guān)學校的報道(報紙、音像)

　　5)其他的有本校繕印的公文(含正件與附件、批復請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件、被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由行政部統(tǒng)一管理。

3、收、交檔案、歸檔案：

　　1)學校全體員工應具有存檔、歸檔意識，積極配合學校檔案室做好機要檔案管理工作。

　　2)學校經(jīng)營性文件要及時歸檔，各分校、部門簽收的外來文件要在兩個工作日內(nèi)送檔案室歸檔。

　　3)各分校部門工作中形成的文書，包括文件、會議記錄、決議、照片、圖表、錄音帶、錄像帶等有保存價值的資料，都必須由承辦人收集齊全，分類整理，移交有關(guān)人員核對整理后，于年底交于行政部歸檔，各單位，經(jīng)辦人不得越期自行留存應該歸檔的文件。

　　4)學校員工、教師應在簽定用工合同兩個工作日內(nèi)由人事部收齊人事資料、身份證、學歷證復印件送至專管員歸檔，如有續(xù)簽及變更合同的，應由檔案室提前兩個月通知及時辦理，舊合同繼續(xù)保留，任何分校沒有簽發(fā)、存放權(quán)。

　　5)凡有外聯(lián)業(yè)務的部門、個人，應每周二下班前將新增的詳細信息及時送交檔案室補充進業(yè)務檔案。

　　6)全校所有部門、分校區(qū)的總結(jié)性材料完成后應由該部門或分校區(qū)負責人拷貝收集后每周一下班前及時交檔案室歸檔。

　　7)學校宣傳中的傳單、剪報及音像品由宣傳部在匯總后于每周二下班前及時歸檔。

　　8)學校經(jīng)營過程中的重大活動應由主辦人在活動結(jié)束后五日內(nèi)整理歸檔，應包括：預算、實際費用、舉辦時間、場地、動用人員、有關(guān)報道錄像錄音等。

　　9)一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸檔。會議文件由會議主辦部門收集歸檔。

　　10)檔案管理部門接受后應簽收，分類登記歸檔，對上級來文要附上“文件處理箋”。

　　11)學校工作人員外出學習，考察、調(diào)研、參加上級機關(guān)召開的會議等公務活動的相關(guān)人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向校方辦理歸檔手續(xù)，經(jīng)行政部簽字認可后財務部才給予核報差旅費。

　　12)凡外出帶回的文件，應交由檔案室統(tǒng)一管理，個人不得存放。

　　13)本校召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，經(jīng)行政部簽字認可后財務部門才給以報銷會議費用。

4、傳遞、借用、保管：

　　1)凡外來文件、信函除注明親啟私信外，一律交由行政部拆封，登記接收時要檢查信口。對開口文件，信件應查明原因，密件開口要拒絕簽收。

　　2)凡外來文件，由行政部按來文性質(zhì)及內(nèi)容及時送有關(guān)領(lǐng)導批示，并交送有關(guān)承辦部門處理。外來一般文件、通知無需批示，登記編號后直接轉(zhuǎn)有關(guān)單位。

　　3)對于領(lǐng)導審閱批辦后的文件，一律退回行政部分轉(zhuǎn)有關(guān)部門，承辦人應在“公文處理箋”注明辦理情況，簽字后退回檔案室。

　　4)校內(nèi)文件傳遞時要辦理簽收手續(xù)：填寫《文件發(fā)放登記表》。

　　5)公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)，工作結(jié)束后及時交檔案室歸檔。

　　6)文件傳遞過程中，必須辦理登記、簽收、注銷等手續(xù)并按照收文檢查歸檔，以防遺漏。

5、立卷歸檔和保密：

　　1)凡在本規(guī)定范圍內(nèi)的文件均由檔案室立卷保存。

　　2)立卷要分類編目、齊全，調(diào)閱借走檔案時須持本部門主管簽字，并由行政副校長簽字后方可借閱，專管人員應認真做好登記，并注明歸還日期，借閱人要注意保密，借閱人不得轉(zhuǎn)借他人。

　　3)因工作需要復印的文件，須由校長簽字后放方可復印，并認真登記。

　　4)檔案保存要做到“七防”即：防火、防塵、防蛀、防潮，防霉、防光、防盜、嚴格管理定期清查。

　　5)沒有存檔價值和存查必要的公文以及其他需要銷毀的檔案，應嚴格登記造冊，由行政副校長和校長審批簽字后方可銷毀，并由監(jiān)毀人，銷毀人在登記本上簽字。

　　6)文件保密等級：絕密、機密、秘密三種，其他為一般文件。絕密、機密文件打印一定要用專用磁盤，并加密碼。絕密文件只能印一份，由起草人送有閱文資格的人員傳閱，機密文件按審閱人數(shù)打印，閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。

6、相關(guān)責任人及責任：

　　1)相關(guān)人員為：所有檔案的成文、填報者、接收者、傳送者、借閱者、銷毀者、行政部副校長、校長。

　　2)所有相關(guān)人員要保證檔案真實完整，保密安全并及時補充完善的責任。不得以任何理由拒交、謊交、拖延、推委、失職，否則按學校員工獎懲條例進行處罰。

　　3)所有分校和部門的文件管理人員要了解本部門的工作業(yè)務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。

　　4)認真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸檔，每年年底前應將歸檔的文件材料歸檔完畢，并向校方做好交接簽收手續(xù)。

　　5)案卷質(zhì)量總的要求：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

　　6)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。

7、歸檔程序：

　　各分校(部門)文件管理員

　　行政部人員

　　檔案收集

　　檔案整理鑒定

　　行政部檔案管理人員

　　登記檔案目錄

　　檔案裝訂盒保存

8、文件的借閱：

　　文件借閱是行政部門日常性工作之一，要按規(guī)定的借閱制度辦理。文件借閱工作中，對業(yè)務性的文件，凡因工作需要的均可借閱。對機密性文件，不在閱讀范圍的人不能借閱。對機密文件借閱者要經(jīng)校長簽字。

　　1)借閱程序：

　　借閱人員

　　寫借閱審批表

　　相關(guān)人員簽字

　　借閱

　　2)借閱時間：

　　原則上借閱文件只能在檔案室閱看，如特殊需要借離檔案室的需在48小時內(nèi)歸還，逾期不還者檔案室有權(quán)通過其主管校長強行收回并給予每次50元的負激勵。如需長時間借用，只能借用備份件，需經(jīng)校長簽字后方可借出，借出人對所借檔案材料負有保管、保密責任。

9、部門保管：

　　對于各分校(部門)保管的檔案僅限于學校所發(fā)行政制度、文件、當月學生檔案及其它學校經(jīng)營性材料。各分校(部門)主管要指定專人管理，并加強對相關(guān)人員的保密紀律教育，不得私自借閱，嚴禁亂丟亂放，嚴禁將秘密文件帶往公共場所和家中，并保持分校(部門)檔案管理人員的相對穩(wěn)定，如有變動及時通知行政部，按本條款特別事項的程序辦理。

10、特別事項：

　　檔案借出人或分校(部門)檔案管理人員如因工作變動或因故離職時，所保管的檔案、文件性材料應先交回檔案室，或在檔案管理員的證明下向接管人員辦理材料交接手續(xù)，由新接管人員辦理相應的簽收或借用手續(xù)。任何人不得擅自帶走或銷毀。

　　學校檔案管理員如因工作變動或因故離職時，應提前一個月通知校長，由校長監(jiān)督向接管人員按上述程序做好清點、交接工作。

11、銷毀文件程序：

　　行政部人員

　　清點注銷

　　填寫文件銷毀登記表

　　主管領(lǐng)導簽批

　　銷毀人、監(jiān)銷人

　　簽字備案

　　文件銷毀

篇2：工程文檔管理

　　工程文檔管理

　　1 施工準備文檔管理

　　施工準備文檔是指在施工人員進場前，由項目承包公司及其駐工地的項目經(jīng)理部的管理人員組織、準備的相關(guān)工程文件。主要包括以下兩方面的內(nèi)容：

　　1.1設(shè)計文檔資料的管理

　　1．建筑結(jié)構(gòu)設(shè)計文檔的管理

　　建筑結(jié)構(gòu)設(shè)計文檔是整個建筑工程實施的基礎(chǔ)性文件。只有在了解建筑的整體結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，才能結(jié)合建筑特點，設(shè)計出與之融為一體的智能化系統(tǒng)工程。對于智能化系統(tǒng)工程設(shè)計而言，對建筑結(jié)構(gòu)了解的側(cè)重點在于其空間位置及各種相關(guān)設(shè)施的布局，如弱電間、強電間、消防間、交換機房等。

　　2．智能化系統(tǒng)工程深化設(shè)計文檔

　　在施工人員進場前，設(shè)計人員要完成方案的深化設(shè)計，包括系統(tǒng)圖、系統(tǒng)設(shè)備連線圖、系統(tǒng)布線方案等工作的完成。這些設(shè)計文檔的完成是工作順利實施的基礎(chǔ)。

　　1.2合同文檔的管理

　　合同文檔的內(nèi)容是對項目的所有售前工作的總結(jié)與界定。

　　在合同文檔中，對于工程實施影響最大的是工期與設(shè)備供應清單兩部分。這兩部分是工程實施的基本依據(jù)和要求，也是工程驗收的標準之一。因此工程實施過程中的合同管理，其最重要的工作是保證工程按照合同規(guī)定的要求順利實施。

　　2施工過程文檔管理

　　2.1施工過程文檔管理的要求

　　即時確認與存檔

　　在目前的現(xiàn)實條件下，工程文檔的書寫是很不規(guī)范的，因此，項目經(jīng)理人員必須向過程文檔的發(fā)出方確認該文檔的內(nèi)容和有效性。

　　由于施工現(xiàn)場的工作條件比較艱苦，環(huán)境也比較惡劣，來往人員也比較復雜，因此，過程文檔在簽收后，必須要立即存檔，并保存好原件。

　　即時處理

　　過程文檔的同時，也要根據(jù)其中涉及的問題及時給出處理意見，在可能的情況下要立即采取相應的處理措施。

　　及時回復

　　工程過程文檔一般是有針對性的工程指令、通知等，其涉及的內(nèi)容往往很重要，因此，在及時采取相關(guān)措施的同時，還要根據(jù)進展情況及時向有關(guān)各方回復處理結(jié)果，以便互相協(xié)調(diào)工作。

　　2.2變更中的文檔管理

　　更改文件時，應當考慮由于文件某一部分的更改可能對其他部分產(chǎn)生的影響。

　　應當對文件進行標記，以便證明它們是受控文件還是非受控文件，是最新的還是作廢的文件。

　　3竣工驗收文檔的管理

　　3.1竣工驗收的商務文檔

　　竣工驗收商務文檔包括：

　　工程項目開工報告；

　　工程項目竣工驗收報告；

　　項目總包、分包等單位的設(shè)計和施工人員名單；

　　設(shè)計變更通知書；

　　工程質(zhì)量事故發(fā)生后的調(diào)查和處理資料；

　　材料、設(shè)備、構(gòu)件的質(zhì)量合格證明資料；

　　試驗、檢測報告；

　　工程施工進度記錄和施工日志；

　　工程竣工驗收及資料。

　　3.2竣工驗收的技術(shù)文檔

　　由于不同的弱電系統(tǒng)有不同的設(shè)計要求和技術(shù)實現(xiàn)方式，而且其竣工驗收標準也不同，因此技術(shù)文檔的內(nèi)容也不相同。安裝智能化弱電系統(tǒng)的分類分別闡述。

　　1．通信網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的竣工驗收技術(shù)文檔

　　工程說明：含系統(tǒng)選型論證、規(guī)模容量、功能說明及各項技術(shù)指標；

　　竣工圖：通信系統(tǒng)圖、系統(tǒng)布線及路由圖、機房設(shè)備布置圖、設(shè)備端子板接線圖；

　　安裝設(shè)備清單及設(shè)備產(chǎn)品說明書、使用手冊；

　　其他文件：供貨合同及工程合同、出廠測試報告及開箱驗收記錄、工程測試記錄、系統(tǒng)試運行記錄、工程設(shè)計變更單、重大工程質(zhì)量事故報告表。

　　2．辦公自動化系統(tǒng)的竣工驗收技術(shù)文檔

　　工程說明：系統(tǒng)總體設(shè)計（需求分析、組網(wǎng)方按、規(guī)模容量、設(shè)備選型和配置功能說明那及各項技術(shù)指標）；

　　竣工圖：網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)圖、系統(tǒng)布線及路由圖、機房設(shè)備布置圖、設(shè)備端子接線圖；

　　安裝設(shè)備清單及設(shè)備產(chǎn)品說明書、使用手冊；

　　其他文件：供貨合同及工程合同、出廠測試報告及開箱驗收記錄、工程測試記錄、系統(tǒng)試運行記錄、工程設(shè)計變更單、重大工程質(zhì)量事故報告表。

　　3．建筑設(shè)備監(jiān)控系統(tǒng)的竣工驗收技術(shù)文檔

　　工程說明：系統(tǒng)選型論證；系統(tǒng)規(guī)模容量（背監(jiān)控設(shè)備數(shù)量及系統(tǒng)相應的輸入/輸出點數(shù)表）；控制工藝說明；系統(tǒng)功能說明及性能指標；

　　竣工圖：系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖；各子系統(tǒng)控制原理圖；系統(tǒng)設(shè)備布置與布線圖（按樓層分別繪制）；與系統(tǒng)監(jiān)控相關(guān)的動力配電箱電氣原理圖；監(jiān)控設(shè)備（檢測器、執(zhí)行器、DDC箱等）安裝圖；DDC站與中央管理工作站/操作員站的監(jiān)控過程程序流程圖；監(jiān)控設(shè)備端子接線圖；中央監(jiān)控室設(shè)備布置圖等；

　　BA系統(tǒng)設(shè)備產(chǎn)品說明書；

　　BA系統(tǒng)操作維護手冊；

　　工程測試記錄：單臺設(shè)備起動及測試記錄；監(jiān)控點功能檢查及測試記錄；系統(tǒng)功能檢查測試記錄；設(shè)備聯(lián)動功能測試記錄；

　　其他文件：供貨合同及工程合同、出廠測試報告及開箱驗收記錄、系統(tǒng)施工質(zhì)量檢查記錄、相關(guān)重大工程質(zhì)量事故報告表、相關(guān)工程設(shè)計變更單；

　　系統(tǒng)試運行記錄（包含夏季、冬季和過渡期工況）。

　　4．公共安全防范系統(tǒng)的竣工驗收技術(shù)文檔

　　安保工程驗收合格證與安保工程驗收技術(shù)文檔；

　　公共安全防范系統(tǒng)竣工資料以及公共安全防范系統(tǒng)中監(jiān)視電視系統(tǒng)、通道控制系統(tǒng)、防盜報警系統(tǒng)、巡更管理系統(tǒng)、停車場管理系統(tǒng)、安保集成管理系統(tǒng)的設(shè)備清單、產(chǎn)品說明書及操作手冊；

　　公共安全防范系統(tǒng)運行管理規(guī)章制度；

　　公共安全防范系統(tǒng)運行記錄

　　5．智能化系統(tǒng)集成系統(tǒng)的竣工驗收技術(shù)文檔

　　系統(tǒng)總體設(shè)計。含需求分析（或功能規(guī)格書）、系統(tǒng)分析（軟、硬設(shè)備配置、組網(wǎng)方案）及各項技術(shù)指標；

　　系統(tǒng)測試報告。含功能測試和網(wǎng)絡(luò)測試；

　　安裝設(shè)備清單及設(shè)備產(chǎn)品使用說明書、操作手冊；

　　其他文件：供貨合同、工程合同、系統(tǒng)試運行記錄。

　　6．智能建筑物業(yè)管理工作的準備文檔

　　文檔資料。各子系統(tǒng)的文檔資料應規(guī)范齊全。

　　3.3竣工文檔管理的其他要求

　　1）工程檔案資料必須符合廣東省委辦公廳的要求，在工程施工過程中應及時做好收集、匯總、整理工程檔案。

　　2）在工程竣工驗收后三個月內(nèi)，我司向監(jiān)理公司提交一式四份完整的、符合要求的工程技術(shù)檔案資料（其中三份原件，一份復印件），

六套竣工圖（全部為藍圖，另附光盤六套），經(jīng)監(jiān)理公司簽認后提交給業(yè)主檔案管理部門。

　　3）凡要交工的材料/設(shè)備質(zhì)量證明文件、合格證、試驗報告等規(guī)格不符合A4紙型者，一律粘貼在或復印在A4紙型上后歸檔，其中將原件放在A本。

　　4）竣工技術(shù)資料書寫，一律用鋼筆或碳素筆，不可使用圓珠筆、鉛筆或復寫紙。也可以用計算機打印。

　　5）系統(tǒng)工程辦理中間交接（驗收）后，應在一個季度內(nèi)整編好竣工技術(shù)資料。按照監(jiān)理單位、業(yè)主順序?qū)徃模|(zhì)量監(jiān)督職能部門檢查。

　　6）竣工圖編制要求：

　　竣工圖由施工企業(yè)負責整編。

　　竣工圖的折疊式樣及規(guī)格，按國家科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（GB/T11822-89）、技術(shù)制復制圖的折疊方法（GB/0609-89）執(zhí)行，圖簽外露。

　　竣工圖編制完后，必須逐張加蓋竣工圖章。竣工圖章采用國家檔案局國檔發(fā)（92）8號文件的規(guī)定執(zhí)行，有關(guān)設(shè)計變更的竣工圖，應加蓋"此處有變見變更--號"及"說明"印章。

　　變更不多的圖紙，可將變更部分用碳素筆、墨水筆繪制在藍圖縫隙部位。

　　設(shè)計圖的平面變更，結(jié)構(gòu)重大變更應以設(shè)計單位重新繪制的圖紙為準。

　　竣工圖章一般要求蓋在圖簽的上方，若上方無空位，則可蓋在圖紙背面。

　　竣工圖樣一律采用藍圖，不準用復印圖、白圖上交。

　　7）竣工技術(shù)資料組卷的質(zhì)量和要求：

　　總的要求是字跡清晰，書面（圖畫）清楚，如實反映工程面貌，技術(shù)數(shù)據(jù)標準、可靠，圖物相符，簽字、蓋章齊備。

篇3：百貨大樓年掛歷文檔

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　　7、z百貨大樓家電部

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　　8、z百貨大樓化妝部

　　主要經(jīng)營知名品牌自然堂。珍珠養(yǎng)顏產(chǎn)品歐詩漫。中國金雞獎、百花獎指定使用產(chǎn)品丸美。巴黎歐萊雅、春紀、美膚寶、婷美、臺灣蜜雪兒、美素、歐珀萊、古蘭朵、那朵、韓束、妮維雅、黎姿。彩妝有：美寶蓮、自然堂，另有化妝品超市、大樓美護中心。

　　9、z百貨大樓摩托車公司

　　是我區(qū)規(guī)模最大、服務最好、名牌最多的摩托車銷售單位，多年來我們以一流的品牌，龐大的銷售體系、完善的售后服務，成為我區(qū)摩托車銷售行業(yè)的領(lǐng)頭軍。我公司所經(jīng)營的品牌有豪爵、金城、嘉陵等，均是我國的最知名品牌，我公司以一個總店，多家分店的銷售模式，銷售網(wǎng)點直達鄉(xiāng)鎮(zhèn)，強大的售后服務，以一個總站，多家協(xié)作站及流動定點服務站，配以專業(yè)的維修保養(yǎng)技師、多部售后服務車、免費送貨車，各項服務直達鄉(xiāng)村。

　　我公司始終堅持“信譽第一，服務至上”的原則，在激烈的摩托車市場競爭中以絕對的品牌優(yōu)勢和一流的服務優(yōu)勢，連續(xù)10年華北地區(qū)銷量第一名，并獲多項殊榮。

　　10、z百貨大樓小家電部

　　主要以經(jīng)營廚房大小電器、衛(wèi)生間電器、電腦、手機、視聽產(chǎn)品、學習用具、個人護理產(chǎn)品、保健產(chǎn)品為主，其中油煙機、灶具有方太、美的、櫻花等九大品牌，熱水器有海爾、史麥斯、萬家樂等九大品牌，飲水機有美的、安吉爾、萬寶等六大品牌，是您喬遷的首選，廚房小電器有微波爐、電磁爐、電餅鐺、豆?jié){機、電飯鍋等可以使您的生活更加有滋有味，小家電產(chǎn)品高、中、低檔應有盡有，各具千秋，能充分點綴您的完美生活，我們的服務理念是以禮迎賓，以價贏人，以質(zhì)服人，以情感人，顧客的感動是我們服務的永恒追求。

　　11、羽絨服飾系列

　　輕盈羽絨，為您打造溫暖美麗的身姿，展現(xiàn)青春靚麗的風采！z百貨大樓羽絨服商場和**購物四樓羽絨城匯聚全國知名品牌：波司登、雪中飛、康博、冰潔、雅鹿、紅豆、大羽、千仞崗、寒馳、歌杰斯、花花公子、圣羅蘭、北極獅、深傲、湯普勒、月龍、回圓、洲艷、今越等多個廠家共同演繹流行與時尚的魅力。羊老大、七只羊、蒙塞爾、蒙雪人等羊絨制品給您一個溫暖的冬天。

　　12、**購物廣場二樓鞋類商場

　　主要經(jīng)營：金利來、安踏、露友、保羅蓋帝、紅蜻蜓、佰莉文、花花公子、金猴、金萊克、百億蓮、登云、老人頭、伊利高、美妮施、意爾康、圣帝羅蘭、阿迪王、春達、貝羅妮、報喜鶴、名爵等知名品牌。

　　童鞋部：穿大樓童鞋過快樂童年，超星神——支持才是最好的愛，奔仔——為童年創(chuàng)造快樂，吉米鹿——健康每一步，小飛人、優(yōu)貝克、澳雅王、卡丁皮鞋亮出孩子的風采。