有限責任公司文檔管理制度

　　文檔管理包括：文件、資料、證照、證函等。按照分類歸檔，分工管理的原則，由行政部及各部門指定專人管理。

　　1.1.文件管理

　　1.1.1.文件包括：會議記錄、會議決議、申請報告、通知批復、來函來電、規章制度、管理辦法、工作計劃等。

　　1.1.2.行政文件由行政部指定專人管理，部門文件由各部門指定專人管理，文件管理人要及時對各類文件分類歸檔、編號管理。

　　1.1.3.公司人員開會、學習帶回的文件及資料要根據其性質及時送交各部門文件管理人統一管理，不得個人保存。

　　1.1.4.文件的閱批與分轉：文件接收人要根據文件內容和性質分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送總經理、董事長親自閱批后分送承辦部門閱辦。

　　1.1.5.文件的傳閱與催辦：傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍規定，不得將秘密的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得泄露內容;閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交還文件管理人;閱批文件一般不得超過2天，閱后應簽名以示負責;如有領導“批示”、“擬辦意見”，各部門負責人要責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜;文件閱完后，應送交文件管理人，切忌橫傳。

　　1.1.6.文件的起草：行政文件由行政部起草;部門文件由各部門起草;起草的各類文件應形成統一格式;起草的各類文件經總經理審批后，方可形成正式文件報、抄、發給各級部門。

　　1.1.7.文件的使用包括借閱、復印等，文件的使用按使用管理規定程序執行。

　　1.1.8.文件使用審批權限：普通文件由部門負責人審批;重要文件由經理審批;機密文件由董事長審批。

　　1.1.9.文件使用人要填寫《文檔使用登記表》，并對使用的文件負全部責任。

　　1.1.10.文件使用人應妥善保管。如發生遺失或被盜，應立即向行政部匯報，并迅速采取相應措施，避免造成損失。

　　1.1.11.審批后的《文檔使用申請表》由文件管理人存檔，作為《文檔使用登記表》的憑證。

　　1.2.資料管理

　　1.2.1.資料包括：項目資料、人事資料、申報材料、合同資料、工資資料、發票憑證、工程資料、技術圖紙、技術標準、設備資料、操作規程、業務單據、客戶資料、銷售臺賬等。

　　1.2.2.各類資料分由各部門指定專人管理，資料管理人要及時對各種資料分類歸檔、編號管理。

　　1.2.3.各類項目資料、人事資料、申報材料等由行政部指定專人管理。

　　1.2.4.各類合同資料、工資資料、發票憑證等由財務部指定專人管理。

　　1.2.5.各類工程資料、技術圖紙、技術標準、設備資料、操作規程等分別由生產部指定專人管理。

　　1.2.6.各類業務單據、客戶資料、銷售臺賬等由營銷部指定專人管理。

　　1.2.7.資料分類歸檔要求：資料完整齊全;

　　根據資料內容合并整理建檔;

　　根據資料的歷史編號;案卷標題簡明確切、便于查詢。

　　1.2.8.資料管理人要做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫等工作，定期檢查。

　　1.2.9.資料的使用包括借閱、復印等，資料的使用按《使用管理》規定程序執行。

　　1.2.10.資料使用審批權限：普通資料由部門負責人審批;重要資料由中經理審批;機密資料由董事長審批。

　　1.2.11.資料使用人要填寫《文檔使用登記表》，并對使用的文件負全部責任。

　　1.2.12.資料使用人應妥善保管。如發生遺失或被盜，應立即向行政部匯報，并迅速采取相應措施，避免造成損失。

　　1.2.13.審批后的《文檔使用申請表》由資料管理人存檔，作為《文檔使用登記表》的憑證。

　　1.3.證照管理

　　1.3.1

　　證照文件是指由上級主管部門頒發的各類證書、批文等。如：營業執照、組織機構代碼證、法定代表人證書、稅務登記證等等。

　　1.3.2 公司證照由行政部統一管理。

　　1.3.3 證照的使用包括借用、復印、掃描、翻拍等。

　　1.3.4 證照的使用按《使用管理》規定程序執行。

　　1.3.5 證照的使用須總經理審批。

　　1.3.6 證照使用人要填寫《文檔使用登記表》，并對使用的證照文件負全部責任。

　　1.3.7 證照文件使用人應妥善保管。如發生遺失或被盜，應立即向行政部匯報，并迅速采取相應措施，避免造成損失。

　　1.3.8 未使用的證照文件，要及時退還證照管理人。

　　1.3.9 審批后的《文檔使用申請表》由證照管理人存檔，作為《文檔使用登記表》的憑證。

　　1.4.證函管理

　　1.4.1

　　證函文件包括：證明、介紹信、法定代表人證明書、授權委托書等。

　　1.4.2 公司證函文件由行政部統一開出。嚴禁開出空白證函文件。

　　1.4.3 證函文件要按公司規定統一格式開具，常用證函文件格式見附件。

　　1.4.4 證函文件的使用按《使用管理》規定程序執行。

　　1.4.5 證函文件的使用須經總經理審批。

　　1.4.6 證函文件使用人要填寫《文檔使用登記表》，并對使用的證函文件負全部責任。

　　1.4.7 證函文件使用人應妥善保管。如發生遺失或被盜，應立即向行政部匯報，并迅速采取相應措施，避免造成損失。

　　1.4.8 未使用的證函文件，應立即退還證函管理人。

　　1.4.9 審批后的《文檔使用申請表》由證函管理人存檔，作為《文檔使用登記表》的憑證。

　　1.5.使用管理

　　1.5.1

　　文檔使用包括借閱、復印、借出、掃描、翻拍、開出等方式。

　　1.5.2 使用程序：使用人申請--在行政部領填《文檔使用申請表》--部門負責人審批--總經理審批--填寫《文檔使用登記表》--使用--歸還--填寫《填寫使用登記表》。

　　1.5.3 行政部要仔細核實《文檔使用申請表》的審批是否符合各類文檔使用要求。

　　1.5.4 文檔借閱由行政部根據《文檔使用申請表》中審批意見，調用文檔供使用人閱讀，閱后立即交還文檔管理人。

　　1.5.5 文檔復印由行政部根據《文檔使用申請表》中審批意見，統一復印并加蓋“再復印無效”章，復印完畢立即交還文檔管理人。

　　1.5.6 文檔借出由使用申請人憑經權限審批后的《文檔使用申請表》，到文檔管理人借出文檔，并填寫《文檔使用登記表》，歸還后填寫《文檔使用登記表》。

　　1.5.7 文檔掃描、翻拍由行政部根據《文檔使用申請表》審批意見，統一掃描、翻拍后交給使用申請人，使用申請人必須保證掃描、翻拍件的安全使用，并承擔全部責任。

　　1.5.8 文檔開出指需要開具的證函文件，由行政部根據《文檔使用申請表》中審批意見開具證明函件。證明函件需要加蓋印章的，使用申請人要按《印章管理制度》規定程序操作。

　　1.5.9 《文檔使用申請表》應包括編號、申請人、資料類型、所辦事宜、使用方式、使用數量、使用時間等內容(見附表)。

　　1.5.10 《文檔使用登記表》應包括使用人、使用方式、使用時間、歸還時間等內容，詳見附表。

篇2：公司文檔資料管理規定

　　公司文檔資料的管理規定

　　1、公司的文檔是公司的軟性資產，對文檔的管理，要做到處理及時，卷宗規范，確保安全;

　　2、公司各部門負責管理與該部門有關的文件，如：銷售部門負責營銷檔案、客房往來資料、設計師、裝飾公司檔案(含協議)、市場訊息檔案等;財務部負責各類財務單據、銷售合同及其他檔案(如執行價格、發放薪資依據文件);渠道部負責分銷商的檔案、分銷政策性文件等;辦公室負責行政、人事、綜合類檔案;

　　3、公司文件由辦公室起草，發文程序為：擬稿、自審、報經理或副總經理審核簽發、打印、發文、催辦、立卷歸檔;

　　4、對內發文應有統一的結構與編號，要求文字精準、條理清晰、層次分明、結構緊密;

　　5、公司的收文程序為：收文、報送(分發)、催辦、立卷、歸檔;

　　6、公司收文由辦公室負責，依據事件大小、緊急程序進行歸類，報送經理閱示或發放各部門處理，重要文件轉辦公室存檔;

　　7、文檔按照機密程度，分為“秘密”、“機密”、“決密”三個檔次，撰稿人應依據機密程度確定報送范圍，秘密文件的報(發)送由專人進行，確保發送未超出報送范圍;

　　8、機密文件應確保其安全性，文檔管理人員及所有接觸文檔的人員對其負有保密的義務，造成資料外泄的，公司將依據事件影響追究當事人的責任;

　　9、禁止員工查閱、借閱與本職工作、自身權益無關的文檔，特殊情況經公司經理、副總經理批準后方得查閱，借閱文檔必須及時歸還;

　　10、辦公室、公司各部門應將文檔分類立卷歸宗，方便調閱;

　　11、文檔的銷毀要列出銷毀清單，報請公司副總經理、經理批準后方可銷毀;

　　12、移交檔案應按規定辦理交接手續，確保檔案資料的完整。

篇3：X公司文檔資料統一管理制度

　　某公司文檔資料統一管理的制度

　　一、檔案資料的管理規定

　　1.為保證所有文件、合同、各類檔案資料能全面地保存并管理，同時也方便各部門有效地使用所有資料，公司的文檔資料實行統一管理制度。

　　2.由運營中心負責公司所有文檔資料保存和管理工作。

　　3.各部門例會和重要會議均要有會議紀要并提交運營中心。

　　4.所有業務合同原件一式三份，一份交客戶，另兩份分別由業務部、財務部存檔，各業務部每月整理匯總合同清單。

　　5.圖書資料由各部門自己保管，但各部門需向運營中心提交清單，并在每次新增資料后及時向運營中心提交新增的資料清單。

　　二、文檔資料的主要范圍

　　1、公司所有重要文件包括決議、通知、通報、請示、報告、批復、公司信函、會議紀要、公告等；

　　2、公司的各種規劃、計劃、總結等資料；

　　3、各部門例會和重要會議的會議紀要；

　　4、員工個人檔案（員工信息表、個人簡厲、體檢表、身份證復印件、學歷復印件及其它相關重要證件的復印件）以及員工獎罰記錄、考勤記錄、借用設備記錄、績效考核等資料；

　　5、員工提案、述職報告等文字材料。

　　三、文檔資料的調用原則及規定

　　1、調用文檔要嚴格按照分級調用相關文檔的原則。

　　2、調用本部門文檔，須經本部門經理申批。

　　3、調用外部門文檔，經雙方經理同意并填寫有關調用文檔表格方可調用。

　　4、未經批準任何人不得擅自越級或跨部門調用文檔，違者按情節輕重予以處罰。