物業(yè)管理手冊：采購控制程序
1、目的
對采購過程和供方進(jìn)行控制，確保所采購的產(chǎn)品和供方提供的服務(wù)符合規(guī)定要求。
2、適用范圍
適用于對服務(wù)所需的物資采購和對供方的選擇、評價(jià)和控制。
3、職責(zé)
3.1各部門負(fù)責(zé)本部門所需采購計(jì)劃的編制及對供方提供的產(chǎn)品進(jìn)行監(jiān)督、反饋。
3.2管理部負(fù)責(zé)采購計(jì)劃的審核、落實(shí)，采購物資的驗(yàn)證、管理及供方的評價(jià),建立供方檔案。
3.3工程部負(fù)責(zé)服務(wù)設(shè)施、設(shè)備采購計(jì)劃的審核工作。
3.4總經(jīng)理負(fù)責(zé)采購計(jì)劃的審批工作。
4、程序
4.1評價(jià)范圍
4.1.1對價(jià)值高、用量多、對服務(wù)質(zhì)量影響大的維修配件、物資的供方需進(jìn)行評價(jià)。
4.1.2對服務(wù)質(zhì)量有較大影響的零星維修配件、物資，如：水暖管件、衛(wèi)生潔具、電料等的供方需進(jìn)行評價(jià)。
4.1.3對服務(wù)質(zhì)量影響極小的零星維修配件、物資，如：掃帚、拖把等的供方可進(jìn)行現(xiàn)場、簡單的驗(yàn)證。
4.1.4對公司分包出去的綠化服務(wù)供方需進(jìn)行評價(jià)。
4.2評價(jià)方式
4.2.1對產(chǎn)品資料的獲取
4.2.1.1生產(chǎn)廠家不在本地的，由管理部采取信函的方式或到本地的批發(fā)商店、專賣店，調(diào)查物資的生產(chǎn)廠家、營業(yè)執(zhí)照、規(guī)格型號、合格證、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及認(rèn)證情況等。
4.2.1.2生產(chǎn)廠家在本地的，可直接到廠家所在地收集資料，內(nèi)容同上。
4.2.1.3對分包出去的綠化服務(wù)供方的質(zhì)量按合同要求進(jìn)行控制。
4.2.2對供方的評價(jià)方法
4.2.2.1對服務(wù)質(zhì)量有較大影響的零星維修配件、物資，由管理部調(diào)查供方的營業(yè)執(zhí)照、
產(chǎn)品認(rèn)證、供貨能力、產(chǎn)品規(guī)格型號等，對其供方進(jìn)行評價(jià)，填寫《供方質(zhì)量、環(huán)境保證能力調(diào)查記錄》。
4.2.2.2對分包出去的“服務(wù)產(chǎn)品”的供方由管理部調(diào)查其營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)簡介、信譽(yù)等級及質(zhì)量保證能力等進(jìn)行評價(jià)。
4.2.3對服務(wù)質(zhì)量影響極小的零星維修配件、物資，可由使用部門、采購人員在采購現(xiàn)場對質(zhì)量、價(jià)格進(jìn)行目測、比較等方法進(jìn)行評價(jià)。
4.2.4對評價(jià)合格的產(chǎn)品和供方，報(bào)總經(jīng)理審批同意后，可列入《采購物資一覽表》、《合格供方名錄》。
4.3對于屬4.1.1、4.1.2范圍，而又未列入《采購物資一覽表》的維修配料、物資由管理部根據(jù)使用情況進(jìn)行評審。
4.3.1此類物資的采購應(yīng)根據(jù)實(shí)際使用量進(jìn)行最小采購，發(fā)生質(zhì)量問題隨時退貨、退款。
4.3.2管理部根據(jù)此類物資的使用特性確定其試用期(1-3個月)，試用期內(nèi)各使用部門根據(jù)使用批次填寫《物資質(zhì)量使用情況反饋單》報(bào)管理部。
4.3.3試用期結(jié)束后，管理部依據(jù)《物資質(zhì)量使用情況反饋單》，對符合使用要求的物資按4.2中的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行評審。評審合格，由總經(jīng)理簽署意見，列入《采購物資一覽表》。
4.4管理部負(fù)責(zé)合格供方的業(yè)績考核，其依據(jù)為雙方的供貨協(xié)議及國家有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。考核方法為：物資使用部門，對物資質(zhì)量情況隨時填寫《物資質(zhì)量使用情況反饋單》報(bào)管理部，管理部對其匯總評價(jià)。考核標(biāo)準(zhǔn)為：對同一類物資連續(xù)兩次發(fā)生質(zhì)量問題的，由管理部報(bào)總經(jīng)理審批取消供方資格。
4.5采購計(jì)劃的編制、審批與落實(shí)
4.5.1各部門于每月26日前編制下月采購計(jì)劃，通過辦公平臺以公文形式上報(bào)給管理部。
4.5.2管理部依據(jù)《合格供方名錄》和《采購物資一覽表》及上月的《倉庫盤點(diǎn)表》在三天內(nèi)分別完成對辦公用品、電料、水暖、工具及其他類的數(shù)量和價(jià)格審核，報(bào)總經(jīng)理審批。
4.5.3審批完畢，管理部根據(jù)總經(jīng)理批示，通過辦公平臺以公文形式發(fā)至財(cái)務(wù)部。
4.5.4管理部負(fù)責(zé)在每月7日之前完成對采購計(jì)劃的落實(shí)工作，并通報(bào)采購情況。
4.6管理部應(yīng)保存有關(guān)采購產(chǎn)品的規(guī)格、型號、等級及相應(yīng)的國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或企
業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等資料。各部門在編制采購計(jì)劃時，應(yīng)列出采購產(chǎn)品的規(guī)格、型號、技術(shù)參數(shù)。管理部負(fù)責(zé)有關(guān)資料的收集，對采購中發(fā)生的合同，在采購結(jié)束后，由管理部統(tǒng)一保存。
4.7采購產(chǎn)品的驗(yàn)證
4.7.1零星維修配件的采購由采購人員按照管理部指定的品牌、廠家、型號等要求購買，在購買時目測質(zhì)量情況。
4.7.2對需要在貨源處驗(yàn)證的，則由采購人員在現(xiàn)場進(jìn)行驗(yàn)證;如不需要，則在產(chǎn)品使用過程中由使用部門進(jìn)行驗(yàn)證。
4.7.3分包出去的綠化、垃圾清運(yùn)工作，品質(zhì)部、物業(yè)服務(wù)中心按照委托合同的約定進(jìn)行監(jiān)督、考核。
5、相關(guān)文件
5.1《相關(guān)記錄控制程序》
5.2《綠化服務(wù)委托合同》
5.3《垃圾清運(yùn)服務(wù)合同》
6、相關(guān)記錄
6.1《合格供方名錄》JW/JL-7.4-001
6.2《采購物資一覽表》JW/JL-7.4-002
6.3《采購計(jì)劃》JW/JL-7.4-003
6.4《供方質(zhì)量、環(huán)境保證能力調(diào)查記錄》JW/JL-7.4-004
6.5《物資質(zhì)量使用情況反饋單》JW/JL-7.4-005
6.6《倉庫盤點(diǎn)表》JW/JL-7.4-006
篇2：物業(yè)公司物資采購管理程序
物業(yè)公司物資采購管理程序
1.0目的
對物資采購過程及供方進(jìn)行控制，確保所采購的產(chǎn)品符合規(guī)定要求，價(jià)格達(dá)到成本控制的目的。
2.0適用范圍
適用于麗江花園物業(yè)管理公司對服務(wù)所需的原材料采購的控制，對供方進(jìn)行選擇、評價(jià)和控制。
3.0職責(zé)
3.1行政部負(fù)責(zé)物資采購（各相關(guān)部門協(xié)助），負(fù)責(zé)按要求組織對供應(yīng)采購物資及承包合同的供方進(jìn)行評價(jià)，編制合格供方名錄，對供方的供貨、服務(wù)業(yè)績定期進(jìn)行評價(jià)，建立供方檔案，執(zhí)行采購作業(yè)。
3.2各部門或機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)提供國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、采購物品驗(yàn)收依據(jù)、準(zhǔn)則或標(biāo)準(zhǔn)。技術(shù)部或使用部門、機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)采購物品的檢驗(yàn)或驗(yàn)證，協(xié)助核定分類物品及有關(guān)費(fèi)用支出的價(jià)格。行政組織各使用部門的質(zhì)量信息反饋，對分類物品供應(yīng)的評價(jià)。
3.3財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)從資金上保證審批后項(xiàng)目的實(shí)施。
3.4管理者代表負(fù)責(zé)審核合格供方名錄，并上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
3.5使用物品的相關(guān)部門人員負(fù)責(zé)對采購物資的質(zhì)量進(jìn)行檢測。
4.0定義
4.1采購物資分類，根據(jù)對服務(wù)質(zhì)量影響程度分為：
4.1.1A類：次采購金額在5萬元（含5萬元）以上的零星采購。
4.1.2B類：次采購金額在1萬元（含1萬元）以上，5萬元（不含5萬元）以下的零星采購。
4.1.3C類：次采購金額在1萬元以下的零星采購。
4.1.4D類：緊急物品采購。
4.1.5E類:所有經(jīng)常性采購的物品。
4.2供方：提供產(chǎn)品的組織或個人。
示例：制造商、批發(fā)商、產(chǎn)品的零售商或商販、服務(wù)或信息的提供方。
注1：供方可以是組織內(nèi)部的或外部的。
注2：在合同情況下供方有時稱為“承包方”。
5.0工作程序
5.1物資采購的審批
5.1.1審批要填寫《用款/采購計(jì)劃》，由部門經(jīng)理確認(rèn)，財(cái)務(wù)總監(jiān)審核后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5.1.2E類物品采購需專題報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理批準(zhǔn)；D類物品由行政部組織，各相關(guān)部門協(xié)助進(jìn)行招標(biāo)，工作程序參照RGPM-7.2.1-B-01執(zhí)行；C類物品采購由需求部門根據(jù)年度費(fèi)用預(yù)算提出采購計(jì)劃；B類物品采購需專題報(bào)告交財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后由行政部組織貨比三家，必要時簽訂合同，結(jié)果報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)、董事長批準(zhǔn)；A類物品采購參照B類程序進(jìn)行公開招標(biāo)，并簽訂合同。
5.1.3《用款/采購計(jì)劃》應(yīng)清楚寫明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、申請購買時間、用途、質(zhì)量要求等。
5.2采購實(shí)施
5.2.1行政部負(fù)責(zé)實(shí)施采購，各相關(guān)部門協(xié)助。對于重要物資，必須在《合格物資供方名錄》中選擇供方。
5.2.2采購前采購員必須對《用款/采購計(jì)劃》核實(shí)，在與供方溝通前，應(yīng)確保規(guī)定的采購要求是充分的。
5.3采購物資的驗(yàn)證方式
5.3.1對采購的物資可以有如下幾種驗(yàn)證方式：
a)由行政部組織相關(guān)部門進(jìn)行進(jìn)貨驗(yàn)證；
b)由本公司在供方現(xiàn)場實(shí)施驗(yàn)證；
5.3.2行政部應(yīng)在采購文件中規(guī)定驗(yàn)證的安排和產(chǎn)品放行的方法。
5.3.3驗(yàn)證活動可包括：檢驗(yàn)或試驗(yàn)、外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式。根據(jù)《采購物資分類明細(xì)表》，在相應(yīng)的檢驗(yàn)規(guī)程中規(guī)定不同的驗(yàn)證方式。
5.4采購信息
采購信息表達(dá)擬采購的產(chǎn)品，適當(dāng)時包括：
5.4.1產(chǎn)品采購批準(zhǔn)的要求。
5.4.2對產(chǎn)品的驗(yàn)收要求。
5.4.3適用的質(zhì)量管理體系要求。
5.4.4其他要求，如價(jià)格、數(shù)量、交付、人員等。
5.5公司的采購文件
文件包括：《用款/采購計(jì)劃》、《采購物資分類明細(xì)表》、《采購合同》及附件等，由行政部保管。在與供方溝通前，原則上，應(yīng)確認(rèn)采購要求是，應(yīng)由相應(yīng)的發(fā)放部門負(fù)責(zé)人對采購要求是否充分進(jìn)行審批。
5.6對采購物資供方的評價(jià)
5.6.1合格供應(yīng)商的條件
a)有營業(yè)執(zhí)照和相應(yīng)的經(jīng)營資格，具備持續(xù)穩(wěn)定的合格產(chǎn)品供貨渠道；
b)具有良好的供應(yīng)物資業(yè)績；
c)具有質(zhì)量保證能力的證明（必要時）；
d)價(jià)格合理；
e)服務(wù)良好。
5.6.2行政部根據(jù)采購物資要求，組織有關(guān)人員對物資的質(zhì)量、價(jià)格、履約率等進(jìn)行比較，選擇合格的供方，填寫《物資供方評定記錄表》。對同類的供貨物資，應(yīng)同時選擇幾家合格的供方以作比較。行政部負(fù)責(zé)建立并保存合格供方的質(zhì)量記錄。根據(jù)供方物資的類別及其質(zhì)量保證能力，明確對供方的控制方式和程度。
5.6.3對有多年業(yè)務(wù)往來的重要物資供方，應(yīng)提供其質(zhì)量證明文件和定期檢查記錄，以證實(shí)其質(zhì)量保證能力，適當(dāng)時包括以下內(nèi)容：
a)質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書；
b)本公司對供方質(zhì)量管理體系進(jìn)行審核的結(jié)果；
c)本公司及供方其他顧客的滿意程度調(diào)查；
d)供方產(chǎn)品的質(zhì)量、價(jià)格、交貨、服務(wù)能力等的檢查記錄；
e)供方的財(cái)務(wù)狀況及服務(wù)和支持能力等。
5.6.4對第一次供應(yīng)重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外，對物資應(yīng)經(jīng)樣品檢驗(yàn)及小批量試用，證明合格才能供貨。具體步驟如下：
a)新供方根據(jù)提供的技術(shù)要求提供少量樣品；
b)使用部門對樣品進(jìn)行驗(yàn)證，并填寫《物資供方評定記錄表》；
c)樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過兩次；
d)小批量進(jìn)貨驗(yàn)證或試用不合格則取消其供貨資格。
e)樣品驗(yàn)證、小批量試用均合格的供方經(jīng)行政部審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，可列入《合格物資供方名錄》；
5.6.5零星采購物資供方，使用部門對其進(jìn)貨驗(yàn)證記錄即為對此供方的評價(jià)。
5.6.7對連續(xù)兩次供應(yīng)物資有嚴(yán)重不合格的物資供方，應(yīng)取消其供方資格。
5.7對合格供方的定期復(fù)評
行政部每年對合格物資供方進(jìn)行一次跟蹤復(fù)評，填寫《物資供方業(yè)績評定表》，評價(jià)時按百分制，質(zhì)量評分占60%，交貨期評分占20%，其他（如價(jià)格、售后服務(wù)等）占20%。評定總分低于60（或質(zhì)量評分低于42），應(yīng)取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應(yīng)報(bào)管理者代表批準(zhǔn)，但應(yīng)加強(qiáng)對其供應(yīng)物資的進(jìn)貨驗(yàn)證，連續(xù)第二次評分仍不合格，應(yīng)取消其供貨資格。
6.0相關(guān)文件
6.1《土建維修材料采購標(biāo)準(zhǔn)》RGPM-7.4.1–C-01-01
7.0質(zhì)量記錄
7.1《用款采購計(jì)劃》RGPM–7.4.1–D-01-01
7.2《合格物資供方名錄》RGPM–7.4.1–D-01-02
7.3《采購合同》RGPM–7.4.1–D-01-03
7.4《采購物資分類明細(xì)表》RGPM–7.4.1–D-01-04
7.5《物資供方調(diào)查表》RGPM–7.4.1–D-01-05
7.6《物資供方評定記錄表》RGPM–7.4.1–D-01-06
7.7《物資供方業(yè)績評定表》RGPM–7.4.1–D-01-07
7.8《物資供方評價(jià)檔案》RGPM–7.4.1–D-01-08
篇3：酒店各部門文件備忘錄采購單傳遞程序
酒店各部門文件、備忘錄、采購單的傳遞程序
現(xiàn)各部門為文件的傳遞而影響了工作，鑒于此情況，為了提高文件和單據(jù)的傳遞效率，特規(guī)定以下程序：
備忘錄的傳遞：
各部門起草的備忘錄需按照要求的格式和字體打印出來，并有起草備忘錄的部門經(jīng)理的簽字，交總經(jīng)辦審核，如有修改，請各部門修改后再遞交總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦遞交總經(jīng)理批閱后，總經(jīng)辦負(fù)責(zé)向各部門下發(fā)、專遞，如有修改，總經(jīng)辦應(yīng)及時通知其超備忘錄的部門，按照總經(jīng)理的意見修改后，再次按照以上程序遞交。
采購單的傳遞：
各部門的采購單先遞交采購部庫管，如沒有庫存，此單由采購部負(fù)責(zé)向財(cái)務(wù)部傳遞，財(cái)務(wù)部審批后送總經(jīng)理審批，審批后的采購單由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)傳采購部。
文件的傳遞：
各部門外出開會和接到得上級或職能部門的文件，應(yīng)先送交辦公室，由辦公室做文件處理簽后交總經(jīng)理批閱，辦公室按照總經(jīng)理批閱的內(nèi)容進(jìn)行落實(shí)，相關(guān)部門落實(shí)完畢后，在文件上注明完成的時間和內(nèi)容交辦公室，由辦公室向總經(jīng)理匯報(bào)并保存。
周會紀(jì)要的傳遞：
每周的周會紀(jì)要，由總經(jīng)辦整理打印后，按以下部門經(jīng)理簽閱后自行向下一個部門傳遞，不得在部門滯留，部門經(jīng)理請假的可以由部門代班人員代簽。傳遞順序：人事部、財(cái)務(wù)部、采購部、工程部、安全部、銷售部、餐飲部、客房部、康樂部、娛樂部返回總經(jīng)辦。
EOD檢查整改：
每天的EOD檢查記錄，由總經(jīng)辦分類電話通知相關(guān)部門，各部門能夠整改的，整改后電話通知總經(jīng)辦整改結(jié)果，總經(jīng)辦要認(rèn)真記錄部門的反饋；如果當(dāng)時不能整改或需要其他部門協(xié)助的，必須書面反饋總經(jīng)辦，并且在第二天的早回上匯報(bào)和協(xié)調(diào)；
緊急文件和單據(jù)的傳遞：
當(dāng)有緊急的文件、備忘錄、采購單等，可以不按此程序，但必須電話通知總經(jīng)理，按照總經(jīng)理的意見處理。
自行傳遞的內(nèi)容：
各部門的單據(jù)需要傳遞3/F總公司的和需要說明的，由各部門自行傳遞。