物業管理檔案資料的建立和管理

　　1.資料收集

　　資料的收集堅持內容豐富的原則，根據實體資料和信息資料的內容，在實際工作中從需要和服務的角度出發，擴大信息的收集來源，從時間上來講是指從規劃設計到工程竣工的全部工程技術維修資料，從空間上講是指物業構成的全部，大到房屋本體公共設施，小到花草苗木都應有詳細的資料。

　　2.資料分類整理

　　(1)分辨真偽。

　　(2)分類排序。

　　(3)組編檔號。

　　(4)裝訂精美。

　　3.檔案資料管理

　　(1)采用原始檔案和電腦檔案雙軌管理制。

　　(2)采用多種形式的文檔儲存方法,便于原始檔案的管理(如:采用錄像、刻盤、膠卷、照片、圖景等方法)。

　　(3)建議盡可能的采用電腦儲存，便于查找調用，以便更好地保護原始檔案的資料免受翻動的磨損和損壞。

　　(4)建立健全的檔案外借管理規定，檔案管理必須專人負責，應做到保管、保密，工作細致;如有破損，應及時修補。

　　(5)檔案管理室必須達到防火、防潮、防變質的“三防”標準。

篇2：物業品質部推遲提交部門檔案資料說明

　　物業品質部關于推遲提交部門檔案資料的說明

　　編號：PB/px/20**/03/24/01

　　致：行政辦公室

　　由：品質保證部

　　要旨：關于推遲提交部門檔案資料的說明

　　日期：二O**年*月**日

　　抄報：

　　我部的檔案資料已整理完畢，鑒于公司在迎接QHSE管理體系的認證審核時需查看二O**年的內審、管理評審、日常巡查、月度考評、顧客意見調查及外部審核等資料，故我部申請在認證審核后另行確定時間往公司資料室移交此部分資料。

　　特此說明

　　簽署 ：

　　品質保證部經理

　　ZDH/LJ*/LJ*

篇3：新建物業小區檔案資料建立管理

　　新建物業小區檔案資料的建立與管理

　　物業資料

　　1產權資料

　　(1)項目批準資料

　　(2)用地批準資料

　　(3)建筑許可證照

　　(4)拆遷安置資料

　　(5)房地產平面圖

　　2 技術資料

　　（1）竣工圖--包括總平面圖，建筑，結構，設備，附屬工程及隱蔽管線的全套竣工圖

　　（2）地質勘查報告

　　（3）工程合同及開，竣工報告

　　（4）工程預決算

　　（5）施工圖會審記錄

　　（6）工程設計變通及技術核定單

　　（7）隱蔽工程驗收簽證

　　（8）沉降觀察記錄

　　（9）竣工驗收證明書

　　（10）剛才水泥等主要材料的質量保證書

　　（11）新材料，構配件的鑒定合格書

　　（12）水，電，采暖，衛生器具，電梯等設備的檢驗合格書

　　（13）砂漿，混凝土試塊試壓報告

　　（14）供水供暖的試壓報告

　　（15）園林綠化圖及其詳情

　　（16）設備清單，安裝高度記錄，使用注意事項說明書，質保書和

　　保修單

　　（17）有關工程項目的其他重要技術決定和文件

　　3 物業進行維修養護，及更新改造時的資料

　　業主檔案

　　管理處負責建立業主檔案，業主檔案一戶一袋；

　　業主檔案的管理辦法按公司檔案室要求操作；

　　文檔管理員負責業主檔案的收集、整理、歸檔、利用；

　　業戶服務部主管應在每月5日前把上月的有關業主資料、產權清單、租賃清單送管理處文檔管理員簽收；

　　管理處經理每季度檢查一次業主檔案工作，對發現問題用書面通知整改；

　　業主檔案內容：

　　入伙通知單；

　　入伙手續書；

　　業主使用公約；

　　裝修責任書；

　　驗房簽收單；

　　入伙手續資料簽收單；

　　產權清單；

　　租賃清單；

　　售房合同復印件；

　　權證復印件；

　　其他有關業主資料。

　　權籍管理

　　業戶服務部主管要掌握管理區域內入住業主的權屬情況，負責業主資料的收集，并將業主相關的資料記錄在管理手冊中，管理手冊要動態的反映業主產權的轉移、使用權的變更情況；能正確反映業主權屬轉移、變更的時間和方式；

　　業戶服務部主管負責編制產權清冊、租賃清冊，并輸入計算機；

　　產權清冊內容：

　　房屋類型；使用面積、建筑面積；土地分攤面積；使用情況；附設設施情況；車庫使用情況。

　　租賃清冊內容：

　　租賃戶姓名；租賃時間；使用房屋地址；內部裝修情況；其他。

　　業戶服務部主管每月出一份產權清單、租賃清單，清單要系統正確反映目前實際情況；

　　管理處經理負責審核產權清單、租賃清單。每月一次抽查管理手冊，對于抽查中發現記錄不規范或不及時登錄權屬變更情況，管理處經理應書面通知，進行整改。