1.0程序目的
通過對業(yè)主入伙時各項(xiàng)工作進(jìn)行明確分工,確保業(yè)主入伙時各項(xiàng)手續(xù)能順利辦理,使業(yè)主滿意。
2.0適用范圍
適用于管理處所管物業(yè)內(nèi)業(yè)主入伙工作的管理。
3.0主要職責(zé)和權(quán)限
3.1管理處經(jīng)理全面負(fù)責(zé)業(yè)主入伙的各項(xiàng)組織工作。
3.2客服中心負(fù)責(zé)接待、引導(dǎo)業(yè)主辦理入伙手續(xù),落實(shí)各項(xiàng)工作。
4.0程序內(nèi)容
4.1業(yè)主入伙前的準(zhǔn)備工作
4.1.1客服中心應(yīng)準(zhǔn)備好業(yè)主入伙所需的各種資料文件,包括:《管理公約》、《住戶手冊》《治安、消防責(zé)任書》等及相關(guān)表格。
4.1.2維修部應(yīng)查看入伙單元情況,完善未完工程。如屬開發(fā)建設(shè)單位遺留問題的,應(yīng)知會客服中心與相關(guān)單位落實(shí)解決。
4.1.3保潔部應(yīng)做好入伙樓層及單元的清潔衛(wèi)生工作。
4.2業(yè)主入伙手續(xù)的辦理
4.2.1客服中心負(fù)責(zé)審核業(yè)主入伙條件和留存有關(guān)資料,主要審核以下內(nèi)容:
1)入伙通知書(留存原件);
2)房地產(chǎn)買賣合同(附所購物業(yè)平面圖)并留存復(fù)印件;
3)如屬個人業(yè)主,應(yīng)提供業(yè)主身份證或護(hù)照,并將以上資料復(fù)印件留存;
4)如屬企業(yè)法人,應(yīng)提供營業(yè)執(zhí)照(留存復(fù)印件上加蓋企業(yè)公章),如法人代表親臨辦理,應(yīng)提供法人代表身份證或護(hù)照。
5)屬業(yè)主或企業(yè)法人的代理人,應(yīng)驗(yàn)證其身份證或護(hù)照(留存復(fù)印件)及授權(quán)委托書(留存原件)。
4.2.2客服中心應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)接待、指導(dǎo)業(yè)主辦理如下入伙手續(xù):
1)協(xié)助業(yè)主在財(cái)務(wù)室繳納各項(xiàng)費(fèi)用;如業(yè)主未繳或未全繳納入伙費(fèi)用,則不予辦理入伙手續(xù)。
2)填寫《業(yè)主檔案登記表》;
3)簽署《管理公約》及《治安、消防責(zé)任書》;
4)發(fā)放《住戶手冊》、www.dewk.cn《裝修規(guī)則》;
5)帶領(lǐng)業(yè)主驗(yàn)收物業(yè),并請業(yè)主在《收樓驗(yàn)收表》中簽字;
6)如業(yè)主同意接收,則簽署《收樓書》并發(fā)放鑰匙;
4.2.3如業(yè)主轉(zhuǎn)租,除辦理上述手續(xù)外,租戶需填寫《住戶基本情況表》,同時要求業(yè)主提交租賃合同(留存復(fù)印件),不愿提交租賃合同的業(yè)主,需由業(yè)主簽署委托租戶全權(quán)租用及交納一切相關(guān)費(fèi)用的授權(quán)書。
4.3租戶(公司直接租賃)入伙手續(xù)的辦理
4.3.1客服中心應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)審核租戶入伙資料,內(nèi)容包括:
租賃入伙通知書;
房屋租賃合同(附物業(yè)平面圖)并留存復(fù)印件;
如屬個人租戶,應(yīng)提供業(yè)主身份證或護(hù)照,并留存復(fù)印件;
如屬企業(yè)法人,應(yīng)提供營業(yè)執(zhí)照(留存復(fù)印件上加蓋企業(yè)公章),如法人代表親臨辦理,應(yīng)提供法人代表身份證或護(hù)照(留存復(fù)印件);
如屬非個人或企業(yè)法人的代理人,應(yīng)驗(yàn)證其身份證或護(hù)照(留存復(fù)印件)及授權(quán)委托書(留存原件)。
4.3.2客服中心應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)接待、指導(dǎo)租戶辦理如下入伙手續(xù):
協(xié)助租戶在財(cái)務(wù)部繳納各項(xiàng)費(fèi)用;如租戶未繳或未全繳納入伙費(fèi)用,則不予辦理入伙手續(xù)。
填寫《租戶基本情況表》;
簽署《管理公約》及《治安、消防責(zé)任書》;
4)發(fā)放《住戶手冊》、《裝修規(guī)則》;
5)帶領(lǐng)租戶驗(yàn)收物業(yè),并請租戶在《收樓驗(yàn)收表》中簽字;
6)如租戶同意接收,則簽署《收樓書》
篇2:物業(yè)入伙手續(xù)辦理程序與文本
物業(yè)入伙手續(xù)辦理程序與文本
所謂“入伙”就是業(yè)主領(lǐng)取鑰匙,接房入住。當(dāng)物業(yè)管理企業(yè)的驗(yàn)收與接管工作完成以后,即物業(yè)具備了入伙條件后,物業(yè)管理企業(yè)就應(yīng)按程序進(jìn)入物業(yè)的入伙手續(xù)的辦理階段。物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)及時將入伙通知書、入伙手續(xù)書、收樓須知、收費(fèi)通知書一并寄給業(yè)主,以方便業(yè)主按時順利地辦好入伙手續(xù)。
由于物業(yè)的入伙階段是物業(yè)管理企業(yè)與其服務(wù)對象--業(yè)主接觸的第一關(guān),這一階段除了大量的接待工作和繁瑣的入伙手續(xù)外,各種管理與被管理的矛盾也會在短時期內(nèi)集中地暴露出來,為此,這一階段通常也是物業(yè)管理問題最集中的階段。所以,物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)充分利用這一機(jī)會,既做好物業(yè)管理的宣傳、講解工作,又要切實(shí)為業(yè)主著想辦事,以樹立起物業(yè)管理企業(yè)良好的“第一印象”,取得廣大業(yè)主的信賴。
一、入伙通知書
入伙通知書就是關(guān)于業(yè)主在規(guī)定時間辦理入伙事宜的通知。物業(yè)管理企業(yè)在制作入伙通知書時應(yīng)注意如下問題:
1.一般情況下,一個物業(yè)轄區(qū)內(nèi)入伙的業(yè)主不是一家或幾家,而是幾百家甚至上千家,如果均集中在同一時間里辦理,必然會使手續(xù)辦理產(chǎn)生諸多困難,因此在通知書上應(yīng)注明各幢、各層分期分批辦理的時間,以方便業(yè)主按規(guī)定時間前來辦理。
2.如業(yè)主因故不能按時前來辦理,應(yīng)在通知書上注明補(bǔ)辦的辦法。
下面是一份入伙通知書以作示范:
入伙通知書
_____________女士/先生:
您好!我們熱忱歡迎您入住××花園!
您所認(rèn)購的××花園______區(qū)______棟______單______元室樓宇,經(jīng)市有關(guān)部門驗(yàn)收、測量合格,現(xiàn)已交付使用準(zhǔn)予入住。
(一)請您按入伙通知書、收樓須知辦理入伙手續(xù),辦理地點(diǎn)在______樓______室。在規(guī)定的日期內(nèi),地產(chǎn)部、財(cái)務(wù)部、物業(yè)管理公司等有關(guān)部門和單位將到場集中辦公。
(二)為了您在辦理過程中能順利而快捷地辦理好入伙手續(xù),請以下表時間為準(zhǔn)前來辦理入伙手續(xù)。
各樓各層辦理入伙手續(xù)時間分配表(略)。
閣下如屆時不能前來辦理入伙手續(xù),請您及時與我公司聯(lián)系,落實(shí)補(bǔ)辦的辦法,聯(lián)系電話________________。
特此通知
××房地產(chǎn)開發(fā)公司
××物業(yè)管理公司
________年____月____日
二、入伙手續(xù)書
入伙手續(xù)書即是辦理入伙手續(xù)的程序和安排,其目的是為了讓業(yè)主明了手續(xù)辦理的順序,使整個過程井然有序。
下面是一份入伙手續(xù)書以作示范:
入伙手續(xù)書
______女士/先生:
您認(rèn)購的____區(qū)____棟____單元____室樓宇,現(xiàn)已交付使用具備入伙條件,請閱讀收樓須知,按下列順序辦理入伙手續(xù):
(1)房地產(chǎn)公司財(cái)務(wù)部(2)房地產(chǎn)公司地產(chǎn)部
×房地產(chǎn)開發(fā)公司
××物業(yè)管理公司
________年____月____日
三、收樓須知
收樓須知,即是告知業(yè)主在辦理收樓過程中應(yīng)注意的事項(xiàng)及應(yīng)攜帶的各種證件、合同和費(fèi)用,從而避免遺漏、往返,給業(yè)主增添不便。
下面是一份收樓須知以作示范:
收樓須知
為避免業(yè)主在收樓時產(chǎn)生遺漏而帶來不便,茲介紹有關(guān)收樓程序。
(一)在房地產(chǎn)公司財(cái)務(wù)部辦理手續(xù)
1.付清購樓余款。
2.攜帶已繳款的各期收據(jù)交財(cái)務(wù)部驗(yàn)證、收回并開具總發(fā)票。
3.在入伙手續(xù)(1)上蓋章。
(二)在房地產(chǎn)公司地產(chǎn)部辦理手續(xù)
1.驗(yàn)清業(yè)主身份。業(yè)主如有時間應(yīng)親臨我公司接受樓宇,并請帶上:入伙手續(xù)書;業(yè)主身份證、港澳臺同胞購房證明、護(hù)照或居住證;購房合同。
2.若業(yè)主不能親臨收樓,可委托代理人,代理人除攜帶入伙手續(xù)書、購房合同外,還應(yīng)出具:業(yè)主的授權(quán)書(由律師鑒證);業(yè)主身份證或護(hù)照的影印本;代理人的身份證或護(hù)照。
3.在入伙手續(xù)(2)上蓋章。
(三)在物業(yè)管理公司財(cái)務(wù)部辦理手續(xù)
1.繳付各項(xiàng)管理費(fèi)用。預(yù)收不超過3個月的管理費(fèi);收取裝修保證金,住房裝修完畢,驗(yàn)收不損壞主要房屋結(jié)構(gòu)的,裝修保證金如數(shù)退還;收取建筑垃圾清運(yùn)費(fèi),業(yè)主裝修完畢,自己清運(yùn)了建筑垃圾即如數(shù)退還。
2.繳付其他費(fèi)用。如安裝防盜門、安裝防盜窗花等。
3.在入伙手續(xù)(3)上蓋章。
(四)在物業(yè)管理公司管理處辦理手續(xù)
1.簽署《業(yè)主公約》。
2.介紹入住的有關(guān)事項(xiàng)。
3.向業(yè)主移交樓宇鑰匙。
4.在入伙手續(xù)書(4)上由業(yè)主本人蓋章或簽字,交物業(yè)管理公司保存。
××房地產(chǎn)開發(fā)公司
××物業(yè)管理公司
×年×月×日
四、業(yè)主對物業(yè)的驗(yàn)收
購買物業(yè)對于每一位業(yè)主來說均是一項(xiàng)重大的投資活動。根據(jù)入伙手續(xù)書和收樓須知,業(yè)主在辦理第四道手續(xù)之前應(yīng)由物業(yè)管理企業(yè)派人員帶領(lǐng)業(yè)主驗(yàn)收其所購物業(yè)。業(yè)主對自己所購物業(yè)進(jìn)行驗(yàn)收是業(yè)主的權(quán)益,業(yè)主在驗(yàn)收之前應(yīng)盡量把物業(yè)可能產(chǎn)生的問題了解清楚,并逐項(xiàng)進(jìn)行鑒定檢查,盡可能把問題解決在入伙之前,將“先天缺陷”減少到最低限度。
歸納眾多物業(yè)管理企業(yè)的經(jīng)驗(yàn),一般物業(yè)可能存在的質(zhì)量問題大致有以下幾個方面:
1.給排水系列。包括水管、水龍頭、水表是否完好,下水道是否有建筑垃圾堵塞,馬桶、地漏、浴缸排水是否暢通、有無泛水現(xiàn)象等。
2.門窗系列。包括框架是否平整、牢固、安全,門窗是否密縫、貼合,門鎖、窗鉤有無質(zhì)量問題,玻璃是否防水密封等。
3.供電系列。包括電燈、電線(管線)是否有質(zhì)量問題,開關(guān)所控是否火線,電表的流量大小能否滿足空調(diào)、電腦等家用電器的需求等。
4.墻面、屋頂、地板系列。包括是否平整、起殼、起砂、剝落,有否裂縫、滲水,瓷磚、墻磚、地磚貼面的平整、間隙、虛實(shí)等。
5.公共設(shè)施及其他。包括垃圾桶、扶梯、電梯、防盜門、防盜窗花、電話電線、天線、信箱等。
篇3:物業(yè)程序文件:物業(yè)接管入伙控制工作程序
物業(yè)程序文件:物業(yè)接管入伙控制程序
1.0目的
加強(qiáng)物業(yè)綜合驗(yàn)收和交接管理,保障物業(yè)的房屋質(zhì)量及各項(xiàng)功能、指標(biāo)符合規(guī)定要求和標(biāo)準(zhǔn)。通過對業(yè)主(住戶)入住過程的控制,使入伙工作順利進(jìn)行,從而更好地服務(wù)業(yè)主、方便業(yè)主。
2.0范圍
適用于管理項(xiàng)目的物業(yè)接管驗(yàn)收及所有新接樓宇入伙過程的管理。
3.0職責(zé)
3.1公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)組建新管理處,確定經(jīng)理人選。
3.2工程部負(fù)責(zé)物業(yè)產(chǎn)權(quán)資料、技術(shù)資料、房屋建筑、機(jī)電設(shè)備、給排水系統(tǒng)、土建及附屬工程等方面的綜合驗(yàn)收。
3.3清潔綠化部負(fù)責(zé)項(xiàng)目綠化的接管驗(yàn)收工作。
3.4管理處負(fù)責(zé)配合工程部的驗(yàn)收工作,落實(shí)物業(yè)入伙準(zhǔn)備與籌備工作。
3.5各部門配合管理處做好入伙工作。
4.0程序
4.1接管驗(yàn)收條件
4.1.1物業(yè)樓宇竣工經(jīng)政府有關(guān)單位驗(yàn)收全部合格的基礎(chǔ)上,并且附屬設(shè)備已完全能正常使用,房屋編號已得認(rèn)可等,物業(yè)公司代表全體業(yè)主以物業(yè)主體結(jié)構(gòu)安全和滿足使用功能為主要內(nèi)容的再檢驗(yàn)。
4.2接管驗(yàn)收程序
4.2.1工程部組織相關(guān)部門,分別與發(fā)展商確定驗(yàn)收日期后,組成發(fā)展商、物業(yè)公司、施工單位三方聯(lián)合小組。驗(yàn)收記錄單上應(yīng)有三方人員簽名,驗(yàn)收記錄單一式三聯(lián),三方各執(zhí)一份。
4.2.2工程部向發(fā)展商索要以下資料:
1)產(chǎn)權(quán)及技術(shù)資料;
2)政府竣工驗(yàn)收合格資料;
3)水、電、氣供應(yīng)合同;
具體資料詳見《樓宇接管入伙工作手冊》。
4.2.3驗(yàn)收小組分組對樓宇建筑、綠化、給排水、電氣工程、機(jī)電設(shè)備配套設(shè)施及附屬工程進(jìn)行驗(yàn)收。
4.2.4對新接樓宇,工程部應(yīng)逐間房屋進(jìn)行查驗(yàn),并對如窗戶、玻璃、臺面、貓眼、地漏等所有附屬物進(jìn)行驗(yàn)收。
4.2.5對所有工程系統(tǒng)技術(shù),均應(yīng)將其參數(shù)、性能、規(guī)格等各項(xiàng)特性指標(biāo)與資料一一對應(yīng),并進(jìn)行驗(yàn)收。
4.2.6對以上驗(yàn)收,驗(yàn)收人員均應(yīng)認(rèn)真、如實(shí)地填寫相關(guān)記錄。必須堅(jiān)持合格一項(xiàng)接管一項(xiàng)。未經(jīng)調(diào)試合格驗(yàn)收的不予簽字接管。以上資料保管期限為樓宇無使用功能為止。
4.2.7綠化方面的驗(yàn)收,由清潔綠化部負(fù)責(zé),在獲得有關(guān)資料后,做好驗(yàn)收記錄。
4.3驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)問題的處理
4.3.1接管驗(yàn)收對于墻壁污跡、劃痕、地磚缺角、玻璃破裂、衛(wèi)生間地漏不暢等類似細(xì)小問題逐一列明,要求建設(shè)單位承諾在一定的限期內(nèi)整改。
4.3.2對驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的非結(jié)構(gòu)性問題,驗(yàn)收組應(yīng)在兩天內(nèi)提交發(fā)展商,發(fā)展商整改完畢后,另行復(fù)驗(yàn),直至合格為止。
4.3.3對驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)影響房屋結(jié)構(gòu)或設(shè)備、設(shè)施使用安全的質(zhì)量問題時,驗(yàn)收不通過。由建設(shè)單位采取有效措施進(jìn)行整改合格要求后,商定時間再驗(yàn)收。并索取加固補(bǔ)強(qiáng)措施復(fù)驗(yàn)結(jié)果的記錄予以保存。
4.3.4對不具備使用功能問題的處理(如水電未接通),工程部應(yīng)督促發(fā)展商抓緊解決,符合驗(yàn)收條件后再行組織驗(yàn)收。
4.4業(yè)主的驗(yàn)收
4.4.1業(yè)主在裝修前應(yīng)對房間進(jìn)行驗(yàn)收,對業(yè)主提出的有關(guān)房屋質(zhì)量方面的問題,應(yīng)在兩天內(nèi)提交給發(fā)展商,由承建商負(fù)責(zé)整改,驗(yàn)收記錄管理處應(yīng)留底,且業(yè)主的接管驗(yàn)收記錄中所有的問題均應(yīng)有處理結(jié)果的記錄。
4.4.2對已入伙樓宇的驗(yàn)收,應(yīng)成立發(fā)展商(業(yè)主委員會)、物業(yè)公司、聯(lián)合驗(yàn)收小組,除已入住房間無須驗(yàn)收,其余驗(yàn)收程序相同于新樓宇接管驗(yàn)收程序。
4.4.3設(shè)備設(shè)施未驗(yàn)收期間或入伙保修一年期間,管理處如發(fā)現(xiàn)設(shè)備設(shè)施有任何不妥之處,應(yīng)及時填寫《工程質(zhì)量問題處理單》和《設(shè)備故障轉(zhuǎn)呈單》并轉(zhuǎn)交給發(fā)展商和相關(guān)單位。如需發(fā)函給發(fā)展商或有關(guān)單位,管理處應(yīng)使用公司統(tǒng)一信紙,并將發(fā)函相關(guān)信息登記在《轉(zhuǎn)交發(fā)展商函件清單》中。
4.4.4管理處應(yīng)對相關(guān)整改情況進(jìn)行跟蹤處理,直到解決為止。
4.5物業(yè)入伙
4.5.1組建新管理處
1)新的管理處應(yīng)于確定入伙前三個月成立,人力資源部按定編人數(shù)配齊管理處各類人員。
2)管理處負(fù)責(zé)健全規(guī)章制度,由該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人編寫《入伙方案》,經(jīng)審批后執(zhí)行。
3)管理處要加強(qiáng)員工應(yīng)知應(yīng)會的培訓(xùn)。
4)管理處要做好日常管理運(yùn)作的物料(工具、消耗品、備用件、辦公用品等)準(zhǔn)備。
5)開展入伙前動員工作。
4.5.2物業(yè)的清潔"開荒":物業(yè)接管驗(yàn)收之后,對物業(yè)內(nèi)外全面、徹底的清潔,將干干凈凈的物業(yè)交給物業(yè)所有者。
1)物業(yè)內(nèi)外建筑垃圾的清運(yùn)。
2)對玻璃、地面、墻面等處灰塵、污垢的清除。
3)對公用部位(樓梯、電梯、廁所等)、辦公房以及設(shè)施的清掃。
4)各種指示牌的清潔,大理石的清洗、打蠟?zāi)?/P> 光。
4.5.3入伙資料的準(zhǔn)備
1)入伙通知書、手續(xù)書;
2)業(yè)主公約、住戶手冊及裝修相關(guān)資料;
3)收樓須知、繳款通知書;
4)用戶登記表、驗(yàn)房(鋪)書;
5)樓宇交接書及其它文件。
4.5.4入伙日籌備工作
1)物業(yè)的清潔:入伙日之前,須再次清潔,清除臟污現(xiàn)象,要達(dá)到窗明幾凈的標(biāo)準(zhǔn)。
2)物業(yè)的裝飾:物業(yè)正式入伙時期,物業(yè)需要精心布置和進(jìn)行適當(dāng)?shù)难b飾。
3)設(shè)備的試運(yùn)行:管理處在入伙之前要對設(shè)備進(jìn)行連續(xù)運(yùn)作檢驗(yàn),各設(shè)備系統(tǒng)必須處于正常的工作狀態(tài),照明、空調(diào)、電梯、給排水、消防報(bào)警等系統(tǒng)的正常運(yùn)作,發(fā)現(xiàn)有異常應(yīng)及時修理,確保性能過關(guān)。
4.6入伙程序
1)核收由發(fā)展商簽名、蓋章的交房手續(xù)書。
2)核收房屋預(yù)售合同。
3)核收承辦人身份證復(fù)印件或法人授權(quán)書。
4.6.1辦入伙手續(xù),管理處應(yīng)與發(fā)展商協(xié)商好,實(shí)行一條龍服務(wù)。
4)發(fā)放入伙資料,應(yīng)清楚、有序,并做好記錄。
5)入伙手續(xù)不完整不進(jìn)行以下手續(xù)。
4.6.2管理處負(fù)責(zé)將接管的物業(yè)在業(yè)主同意驗(yàn)收后轉(zhuǎn)交給業(yè)主,并記錄相關(guān)業(yè)主收房意見。
1)管理處派人陪同業(yè)主驗(yàn)房,由業(yè)主確認(rèn)物業(yè)質(zhì)量問題和水、電、氣表底數(shù)并核收歸檔。
2)管理處填寫相關(guān)驗(yàn)收記錄并將相關(guān)缺陷情況說明,由業(yè)主簽字確認(rèn)。
3)將驗(yàn)房存在的問題報(bào)發(fā)展商,并讓其簽收,確定解決時間,未能解決,催辦至解決。
4)業(yè)主收房后應(yīng)向其介紹公司概況和管理服務(wù)項(xiàng)目及收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等基本情況。
5)承辦人填寫《收房書》和業(yè)主/用戶登記表。
4.6.4簽認(rèn)
1)管理處與業(yè)主簽《業(yè)主公約》。
2)業(yè)主同意裝修管理規(guī)定。
3)未簽認(rèn)的應(yīng)回收樓書,確認(rèn)承辦人已在其上簽名,回收業(yè)主登記表,給承辦人開收條
(證明已收到相關(guān)資料),填寫交房登記表,整理資料歸檔。
4.6.5交費(fèi)
1)簽認(rèn)手續(xù)后業(yè)主需交首月管理費(fèi),并預(yù)交半年或一年管理費(fèi)。
2)未交費(fèi)的應(yīng)回收樓書,確認(rèn)承辦人已在其上簽名,回收業(yè)主登記表,給承辦人開收條
(證明已收到相關(guān)資料),填寫交房登記表,整理資料歸檔。
4.6.6交鑰匙
以上手續(xù)辦完后,將鑰匙交給業(yè)主并辦出入證,發(fā)業(yè)主證。業(yè)主即可進(jìn)行裝修,詳見《裝修管理控制程序》。
5.0相關(guān)文件與記錄
5.1《接管、入伙手冊》
5.2《裝修管理控制程序》
5.3《業(yè)主公約》
5.4《住/用戶手冊》