行政中心會(huì)議大廈會(huì)議服務(wù)流程
1．目的
規(guī)范會(huì)議大廈會(huì)議服務(wù)接待，滿足會(huì)議組織方之要求，提升會(huì)議接待服務(wù)的效率和水平，最大限度內(nèi)提高客戶滿意度。
2．適用范圍
行政中心會(huì)議大廈會(huì)議服務(wù)
3．職權(quán)與職責(zé)
3.1部門經(jīng)理或分管經(jīng)理助理對(duì)會(huì)議大廈會(huì)議服務(wù)接待進(jìn)行指導(dǎo)。對(duì)整個(gè)會(huì)議服務(wù)加以督察，并負(fù)責(zé)各部門間的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。
3.2會(huì)議大廈客服助理負(fù)責(zé)會(huì)議服務(wù)的接洽、報(bào)批、通知、會(huì)場(chǎng)布置、現(xiàn)場(chǎng)指揮及會(huì)后費(fèi)用追繳，并具體協(xié)調(diào)會(huì)議期間安全部、會(huì)務(wù)部、技術(shù)部及清潔分包方的分工協(xié)作和任務(wù)安排，且對(duì)每次會(huì)議服務(wù)進(jìn)行總結(jié)以持續(xù)改進(jìn)。
3.3技術(shù)保障部負(fù)責(zé)會(huì)議前后的燈光、音響、空調(diào)等設(shè)備的調(diào)試和運(yùn)行，就會(huì)議組織方之要求提供技術(shù)支持和現(xiàn)場(chǎng)維護(hù)，確保各項(xiàng)設(shè)備正常工作。
3.4安全管理部負(fù)責(zé)外圍指引(如外圍無(wú)交警則須提供車輛指引服務(wù))、門崗查驗(yàn)、現(xiàn)場(chǎng)巡查、地下車庫(kù)指引及緊急事件處理，全面負(fù)責(zé)會(huì)議期間的安全保衛(wèi)工作。
3.5會(huì)務(wù)部負(fù)責(zé)會(huì)議前的會(huì)場(chǎng)布置與會(huì)議準(zhǔn)備、會(huì)議期間服務(wù)及會(huì)后清理工作。
3.6清潔分包方全面負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)清潔衛(wèi)生及周邊區(qū)域的清潔清掃、花草養(yǎng)護(hù)及衛(wèi)生清理工作。
4.會(huì)議大廈會(huì)議場(chǎng)所分類及用途說(shuō)明
4.1主會(huì)場(chǎng)
接待450人一1200人的大型會(huì)議、晚會(huì)等。
4.2二樓報(bào)告廳
接待100-450人的報(bào)告會(huì)議、學(xué)習(xí)會(huì)議、討論會(huì)議等。
4.3主席團(tuán)會(huì)議廳
定向接待政協(xié)、人大常委會(huì)議。
4.4新聞發(fā)布會(huì)場(chǎng)
接待30-100人的中型會(huì)議。
4.5分組會(huì)議室(包括貴賓室、休息室)
接待30人以下的小型會(huì)議、接見會(huì)議等。
5、過程和方法控制
5.1會(huì)議大廈客服助理
5.1.1在接到機(jī)關(guān)事務(wù)局會(huì)務(wù)服務(wù)通知后，會(huì)議大廈客服助理應(yīng)積極籌備，并應(yīng)合理安排組織單位到相關(guān)會(huì)場(chǎng)參觀。
5.1.2在機(jī)關(guān)事務(wù)局的許可下，會(huì)議大廈客服助理應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明該會(huì)場(chǎng)的布置、功能、費(fèi)用、使用情況及我方所能提供的服務(wù)項(xiàng)目．使組織單位對(duì)該會(huì)場(chǎng)有所全面了解。
5.1.3經(jīng)機(jī)關(guān)事務(wù)局書面確認(rèn)同意后，會(huì)議大廈客服助理應(yīng)在當(dāng)天知悉會(huì)議組織方，并將該會(huì)議名稱、組織單位、人數(shù)、會(huì)議時(shí)問與地點(diǎn)、聯(lián)系人與聯(lián)系電話等信息記錄在《會(huì)議信息記錄表》上(見附表一)。
5.1.4凡是經(jīng)由機(jī)關(guān)事務(wù)局批準(zhǔn)或其自行確定的會(huì)議，會(huì)議大廈客服助理應(yīng)及時(shí)與會(huì)議組織方聯(lián)系，就該次會(huì)議的技術(shù)、安全、會(huì)務(wù)、清潔及代辦服務(wù)等具體要求進(jìn)行了解，并詳細(xì)記錄在'會(huì)議大廈會(huì)議服務(wù)通知單》上(見附表二)。
5.1.5會(huì)議大廈客服助理制作完《會(huì)議大廈會(huì)議服務(wù)通知單》后，應(yīng)至少提前2天通知安全、技術(shù)、會(huì)務(wù)、清潔部門。各部門在接到通知后·應(yīng)馬上組織人力、物力作好前期準(zhǔn)備工作，若無(wú)特殊情況。各部門應(yīng)于會(huì)議前l(fā)天準(zhǔn)備就緒。
5.1.6會(huì)議開始前，會(huì)議大廈客服助理應(yīng)到會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)及周邊區(qū)域檢查各部門工作完成情況，如未達(dá)到《會(huì)議大廈會(huì)議服務(wù)通知單》所列之要求，應(yīng)通知相關(guān)部門人員立即整
改，并將有關(guān)情況告知部門主管。
5.1.7會(huì)議期間，會(huì)議大廈客服助理應(yīng)負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)的監(jiān)控、巡查和協(xié)調(diào)，及時(shí)處理現(xiàn)場(chǎng)急發(fā)事件·如屬重大事件，應(yīng)及時(shí)上報(bào)部門經(jīng)理或分管經(jīng)理助理，并通知各部門主管。
5.1.8會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議大廈客服助理應(yīng)統(tǒng)籌會(huì)場(chǎng)的現(xiàn)場(chǎng)清理工作，發(fā)現(xiàn)遺失物品
應(yīng)及時(shí)與組織單位或當(dāng)事人取得聯(lián)系。同時(shí)，制作好《會(huì)議大廈會(huì)議費(fèi)用確認(rèn)單》(見
附表三)轉(zhuǎn)組織單位責(zé)任人簽字確認(rèn)，以便事后追繳會(huì)議費(fèi)用。
5.2技術(shù)保障部
5.2.1在收到《會(huì)議大廈會(huì)議服務(wù)通知單》后，應(yīng)根據(jù)通知中技術(shù)保障方面的要求，提前對(duì)各設(shè)備進(jìn)行檢查并調(diào)試燈光、音響、區(qū)域照明、錄音及空調(diào)設(shè)備。
5.2.2各設(shè)備項(xiàng)操作流程如下：
1)空調(diào)設(shè)備
a、技術(shù)人員應(yīng)于會(huì)議前1天作好空調(diào)設(shè)備的檢修工作，確保空調(diào)設(shè)備能夠正常運(yùn)行；
b、會(huì)議當(dāng)天，應(yīng)至少提前1小時(shí)開啟空調(diào)風(fēng)柜及空調(diào)機(jī)組，并視具體情況提前開啟其他必要區(qū)域的通道，
c、會(huì)議進(jìn)行當(dāng)中，應(yīng)全程跟蹤溫控，保證室溫適中，包括會(huì)場(chǎng)、休息室及周邊過道等區(qū)域；
d、會(huì)議結(jié)束后，關(guān)閉所有空調(diào)系統(tǒng)，并對(duì)各設(shè)備進(jìn)行例行檢修。
2)會(huì)場(chǎng)照明設(shè)施
5.1.6會(huì)議開始前，會(huì)議人廈客服助理應(yīng)到會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)及周邊區(qū)域檢查各部門工作完成情況。如未達(dá)到《會(huì)議人廈會(huì)議服務(wù)通知單》所列之要求，應(yīng)通知相關(guān)部門人員立即整改，并將有關(guān)情況告知部門主管。
5.1.7會(huì)議期間，會(huì)議人廈客服助理應(yīng)負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)的監(jiān)控、巡查和協(xié)調(diào)，及時(shí)處理現(xiàn)場(chǎng)急發(fā)事件，如屬重大事件，應(yīng)及時(shí)上報(bào)部門經(jīng)理或分管經(jīng)理助理，并通知各部門主管。
5.1.8會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議大廈客服助理應(yīng)統(tǒng)籌會(huì)場(chǎng)的現(xiàn)場(chǎng)清理工作，發(fā)現(xiàn)遺失物品應(yīng)及時(shí)與組織單位或當(dāng)事人取得聯(lián)系。同時(shí)，制作好《會(huì)議大廈會(huì)議費(fèi)用確認(rèn)單》(見附表三)轉(zhuǎn)組織單位責(zé)任人簽字確認(rèn)，以便事后追繳會(huì)議費(fèi)用。
5.2技術(shù)保障部
5.2.1在收到《會(huì)議大廈會(huì)議服務(wù)通知單》后，應(yīng)根據(jù)通知中技術(shù)保障方面的要求，提前對(duì)各設(shè)備進(jìn)行檢查并調(diào)試燈光、音響、區(qū)域照明、錄音及空調(diào)設(shè)備。
5.2.2各設(shè)備項(xiàng)操作流程如下：
1)空調(diào)設(shè)備
a、技術(shù)人員應(yīng)于會(huì)議前1天作好空調(diào)設(shè)備的檢修工作，確保空調(diào)設(shè)備能夠正常運(yùn)行；
b、會(huì)議當(dāng)天，應(yīng)至少提前1小時(shí)開啟空調(diào)風(fēng)柜及空調(diào)機(jī)組，并視具體情況提前開啟其他必要區(qū)域的通道，
c、會(huì)議進(jìn)行當(dāng)中，應(yīng)全程跟蹤溫控，保證室溫適中，包括會(huì)場(chǎng)、休息室及周邊過道等區(qū)域；
d、會(huì)議結(jié)束后，關(guān)閉所有空調(diào)系統(tǒng)，并對(duì)各設(shè)備進(jìn)行例行檢修。
2)會(huì)場(chǎng)照明設(shè)施
a、技術(shù)人員應(yīng)于會(huì)議前l(fā)天檢查會(huì)場(chǎng)入口、出口、場(chǎng)內(nèi)、過道、天頂?shù)葏^(qū)域照明是否正常：
b、會(huì)議當(dāng)天，應(yīng)提前l(fā)小時(shí)開啟所有相關(guān)區(qū)域燈光；
c、會(huì)議結(jié)束后，負(fù)責(zé)關(guān)閉所有照燈。
3)會(huì)場(chǎng)燈光、音響設(shè)備
a、技術(shù)人員應(yīng)于會(huì)議前1天調(diào)試好所有燈光及音響設(shè)備，如發(fā)現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)排除或更換；
b、技術(shù)人員應(yīng)嚴(yán)格按照會(huì)議組織方要求進(jìn)行調(diào)試，并配合會(huì)議組織方技術(shù)人員進(jìn)行各設(shè)備的調(diào)試和使用，并注意燈光的扭轉(zhuǎn)方向避免破壞周邊的舞臺(tái)設(shè)施．如避免幕布被烤焦現(xiàn)象發(fā)生；
c、嚴(yán)格按照會(huì)議組織方要求擺放麥克風(fēng)及其他設(shè)備，按照設(shè)備開機(jī)程序開啟音響系統(tǒng)，并逐一調(diào)試每個(gè)麥克風(fēng)音量，力求均衡無(wú)反饋聲和嘈雜音，并保證各設(shè)各在會(huì)議期間的正常使用(如及時(shí)更換電池)。
d、根據(jù)會(huì)議組織方要求準(zhǔn)備好錄音帶和錄音設(shè)備，對(duì)會(huì)議內(nèi)容全程進(jìn)行錄音，并做
好標(biāo)識(shí)，會(huì)后要根據(jù)會(huì)議方的要求對(duì)錄音帶進(jìn)行保存或移交。
e、所有準(zhǔn)備工作完成后，需及時(shí)將情況反饋至?xí)h大廈消防控制中心。由會(huì)議大廈消防控制中心值班人員進(jìn)行檢查核實(shí)。
5.2.3會(huì)議結(jié)束后，各設(shè)備技術(shù)人員應(yīng)統(tǒng)計(jì)此次會(huì)議的技術(shù)物資損耗情況，并上報(bào)會(huì)議大廈客服助理·由會(huì)議大廈客服助理匯總物資損耗并計(jì)費(fèi)于該次會(huì)議費(fèi)用中。
5.3安全管理部
5.3.1收到會(huì)議通知后．應(yīng)根據(jù)要求提前1小時(shí)開啟相關(guān)區(qū)域門鎖及責(zé)任范圍內(nèi)電源，包括：大堂、電梯廳、會(huì)場(chǎng)等，其作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為：
1)崗位設(shè)置
在原有崗位基礎(chǔ)上根據(jù)會(huì)議通知要求
至少提前半小時(shí)增設(shè)相關(guān)警衛(wèi)崗位，包括正門崗、東門崗、會(huì)場(chǎng)口崗、會(huì)場(chǎng)機(jī)動(dòng)崗、巡查崗、地下車庫(kù)崗、地下車庫(kù)指引崗。2)標(biāo)識(shí)指引
協(xié)助擺放會(huì)場(chǎng)指引標(biāo)識(shí)和車位導(dǎo)向標(biāo)識(shí)。
3)現(xiàn)場(chǎng)控制
根據(jù)會(huì)議組織方要求控制人員出入及崗位查驗(yàn)，并對(duì)現(xiàn)場(chǎng)消防安全情況進(jìn)行全面監(jiān)控。
4)所有準(zhǔn)備工作完成后，需及時(shí)將情況反饋至?xí)h大廈消防控制中心，并由消防控制中心當(dāng)班人員進(jìn)行檢查核實(shí)。
5)會(huì)議結(jié)束后。應(yīng)馬上封閉會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，檢查現(xiàn)場(chǎng)是否有物品、文件資料遺漏，并將有關(guān)情況及時(shí)上報(bào)消防控制中心及會(huì)議大廈客服助理。
5.4會(huì)務(wù)部
5.4.1其作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和流程分別為：
A、會(huì)議大廈主會(huì)場(chǎng)：
接到通知后，到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取相關(guān)會(huì)議需使用物資。
會(huì)議前1個(gè)小時(shí)將空調(diào)調(diào)至合適溫度(22度左右)，提前一個(gè)小時(shí)將會(huì)場(chǎng)門、燈打開。
會(huì)議席擺水：
會(huì)議前一天將礦泉水?dāng)[到一樓會(huì)議席桌面，按實(shí)際參會(huì)人數(shù)擺放，如要用到樓座，將水放置于座椅扶手處即可。(如會(huì)議組織方要求不擺水或只擺某一部分，按其要求擺放即可)主會(huì)場(chǎng)主席臺(tái)使用過濾茶水。
會(huì)議前一天擺放好會(huì)議簽到臺(tái)，簽到臺(tái)一般擺放在正門大廳的兩側(cè)，具體擺放方式及擺放地點(diǎn)按會(huì)議組織方要求進(jìn)行；(簽到臺(tái)要求布置桌布及圍裙)會(huì)議開始前一天擺放好公共區(qū)域的煙灰盅；
需擺放煙灰盅的區(qū)域包括正門與東門三個(gè)服務(wù)臺(tái)、一樓主會(huì)場(chǎng)入口處附近、主會(huì)場(chǎng)兩側(cè)洗手間附近。煙灰盅用活動(dòng)長(zhǎng)條桌擺放，每張長(zhǎng)條桌擺放三個(gè)，會(huì)議進(jìn)行中由服務(wù)臺(tái)會(huì)務(wù)人員負(fù)責(zé)更換，服務(wù)臺(tái)臺(tái)人員負(fù)責(zé)檢查會(huì)議區(qū)域內(nèi)洗手間紙巾準(zhǔn)備情況；準(zhǔn)備主席臺(tái)茶水用具；(如主席臺(tái)未安排座位席且主辦方未要求供應(yīng)茶水可不準(zhǔn)備)會(huì)議開始前天將茶水用具擺放在舞臺(tái)兩側(cè)準(zhǔn)備好的長(zhǎng)條桌上，物資包括水杯、杯墊、開水瓶、泡茶壺、托盤、煙灰盅、紙巾、瓷壺、白毛巾、小碟、水桶、垃圾簍；(物品準(zhǔn)備數(shù)量根據(jù)與會(huì)人數(shù)而定)所有物資準(zhǔn)備在主席臺(tái)兩側(cè)臨時(shí)茶水臺(tái)；
會(huì)議前一個(gè)小時(shí)擺放主席臺(tái)上茶杯及杯墊，并仔細(xì)檢查水杯有沒有破損及有無(wú)茶垢；
主會(huì)場(chǎng)一般連同貴賓室或休息室一起使用，貴賓室服務(wù)流程見第五部分《分組討論廳、貴賓室、休息室服務(wù)流程》；
9)會(huì)議開始前1個(gè)小時(shí)禮儀崗及負(fù)責(zé)引導(dǎo)人員上崗：
10)會(huì)議開始前十五分鐘開始泡茶，將茶葉放入茶壺(根據(jù)茶葉種類確定用量)進(jìn)行清洗濾水。然后加入適量白開水浸泡：
11)會(huì)議開始前五分鐘開始倒茶(裝8分杯足夠)。倒茶時(shí)，如發(fā)現(xiàn)茶水過濃，應(yīng)立即加入白開水稀釋。如參加會(huì)議人員自帶杯子，加茶水時(shí)應(yīng)換壺加入白開水；
12)會(huì)議中加茶；一般為30分鐘加一次，但需根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際情況靈活掌握；
13)會(huì)議結(jié)柬：將與會(huì)人員送走后，開始清理物資，如發(fā)現(xiàn)與會(huì)人員遺留物資，及時(shí)交到會(huì)堂中心并填寫《拾遺物品登記表》：
14)清點(diǎn)并歸還會(huì)務(wù)物資；
15)會(huì)務(wù)人員分布圖：(紅色代表著禮儀服會(huì)務(wù)人員。藍(lán)色代表著普通會(huì)務(wù)服會(huì)務(wù)人員，黃色表示如需用到樓座需增加的會(huì)務(wù)人員)。日常會(huì)議時(shí)，門崗可不設(shè)且可根據(jù)實(shí)際情況予以靈活安排。
B、會(huì)議大廈報(bào)告廳：
1)接到通知后，到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取相關(guān)會(huì)議使用物資；
2)提前1個(gè)小時(shí)將空調(diào)調(diào)至合適溫度(22度左右)，提前一個(gè)小時(shí)將會(huì)場(chǎng)門、燈打開；
3)會(huì)議用水；
會(huì)議前一天即應(yīng)按照會(huì)議組織方要求將礦泉水放置在報(bào)告廳座椅扶手處；
會(huì)議前一天擺放好簽到臺(tái)；簽到臺(tái)一般擺放在二樓報(bào)告廳旁大廳，具體擺放方式及擺放地點(diǎn)按會(huì)議組織方要求進(jìn)行；
公共區(qū)域擺放煙灰盅；
煙灰盅擺放的區(qū)域包括報(bào)告廳側(cè)面休息處的茶幾上，如與會(huì)人員較多可在報(bào)告廳周圍擺上活動(dòng)長(zhǎng)條桌，每個(gè)桌上擺放3個(gè)煙灰盅；會(huì)議進(jìn)行中會(huì)務(wù)人員要及時(shí)更換；檢查會(huì)議區(qū)域內(nèi)洗手間紙巾準(zhǔn)備情況：
主席臺(tái)茶水用具：
會(huì)議開始時(shí)一個(gè)時(shí)將茶水用具擺放在二樓7號(hào)化妝間，物資包括水杯、杯墊、開水瓶、泡茶壺、托盤、煙灰盅、紙巾、瓷壺、自毛巾、小碟、水桶、垃圾簍：(具體物資準(zhǔn)備數(shù)量根據(jù)主席臺(tái)人數(shù)而定)席臺(tái)上茶杯及杯墊：提前一個(gè)小時(shí)完成，并仔細(xì)檢查水杯有沒有破損及有無(wú)茶垢：報(bào)告廳一般連同報(bào)告廳休息室一起使用，報(bào)告廳休息室服務(wù)流程見《分姐討論廳、貴賓室、休息室服務(wù)流程》：
會(huì)議開始前一小時(shí)禮儀人員上崗；
會(huì)議開始前十五分鐘開始泡茶，將茶葉放入茶壺(根據(jù)茶葉種類確定用量)進(jìn)行清洗濾水，然后加入適量白開水浸泡；
開始倒茶：主席臺(tái)人員就座后開始上茶(裝8分杯足夠)。倒茶時(shí)，如發(fā)現(xiàn)茶水過濃，應(yīng)立即加入白開水稀釋。如參加會(huì)議人員自帶杯子，加茶水時(shí)應(yīng)換壺加入白開水；
會(huì)議中加茶；一般為30分鐘加一次，但需根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際情況靈活掌握；
會(huì)議結(jié)束：將與會(huì)人員送走后，開始清理物資，如發(fā)現(xiàn)與會(huì)人員遺留物資。及時(shí)交到會(huì)堂中心并填寫《拾遺物品登記表》：
清點(diǎn)并歸還會(huì)務(wù)物資；
會(huì)務(wù)人員分布圖：(紅色代表著禮儀服會(huì)務(wù)人員，藍(lán)色代表著普通會(huì)務(wù)服會(huì)務(wù)人員)。
日常會(huì)議時(shí)，門崗可不設(shè)且可根據(jù)實(shí)際情況予以靈活安排。
C、會(huì)議大廈主席團(tuán)會(huì)議廳：
接到通知后，到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取相關(guān)會(huì)議使用物資；
提前1個(gè)小時(shí)將空調(diào)調(diào)至合適溫度(22度左右)，提前一個(gè)小時(shí)將會(huì)場(chǎng)門、燈打開；
會(huì)議用水準(zhǔn)各：
主席團(tuán)會(huì)議廳全部使用過濾好的茶水，并于每個(gè)座位上擺放一個(gè)裝滿過濾好的茶水的小保溫瓶；
會(huì)議開始前一天擺放好簽到臺(tái)，簽到臺(tái)一般擺放在二樓主席團(tuán)會(huì)議廳門口的右側(cè)(玻璃門臺(tái)階以下)，如會(huì)議組織方有特殊要求可作靈活變動(dòng)；
公共區(qū)域擺放煙灰盅；如與會(huì)人員有此需要可在主席團(tuán)會(huì)議廳門口右側(cè)準(zhǔn)備茶水用具；面(玻璃門外)擺上活動(dòng)長(zhǎng)條桌，每個(gè)桌上擺放3個(gè)煙灰盅；會(huì)議開始前一天將茶水用具準(zhǔn)備好。并開始燒開水。物資包括水杯、杯墊、小暖水壺、泡茶壺、托盤、煙灰盅、紙巾、瓷壺、白毛巾、小碟、水桶、垃圾簍、小推車；(具體物資數(shù)量根據(jù)與會(huì)人員的人數(shù)而定)會(huì)議開始前一個(gè)小時(shí)完成擺放好茶杯及杯墊，擺放好已裝好茶水的小暖水壺，并仔細(xì)檢查水杯有沒有破損及有無(wú)茶垢；
主席團(tuán)會(huì)議廳一般連同秘書室一起使用，秘書室提前一個(gè)小時(shí)將門打開，檢查清潔衛(wèi)生后，隨時(shí)作好茶水服務(wù)的準(zhǔn)備。秘書室內(nèi)提前準(zhǔn)備好5張折疊椅；
會(huì)議開始前1個(gè)小時(shí)上崗禮儀人員上崗；
會(huì)議開始前十五分鐘開始泡茶，將茶葉放入茶壺(根據(jù)茶葉種類確定用量)進(jìn)行清洗濾水，然后加入適量白開水浸泡
會(huì)議開始前五分鐘開始倒茶(裝8分杯足夠)：倒茶時(shí)，如發(fā)現(xiàn)茶水過濃，應(yīng)立即加入白開水稀
釋。如參加會(huì)議人員自帶杯子，加茶水時(shí)應(yīng)換壺加入白開水；
會(huì)議過程中不需要加茶，正門需要有服務(wù)人員隨時(shí)準(zhǔn)備提供服務(wù)；
將與會(huì)人員送走后，開始清理物資，如發(fā)現(xiàn)與會(huì)人員遺留物資，及時(shí)交到會(huì)堂中心并填寫《拾遺物品登記表》；
清點(diǎn)并歸還會(huì)務(wù)物資；
會(huì)務(wù)人員分布圖：(紅色代表著禮儀服會(huì)務(wù)人員，藍(lán)色代表著普通會(huì)務(wù)服會(huì)務(wù)人員)。
日常會(huì)議時(shí)，門崗可不設(shè)且可根據(jù)實(shí)際情況予以靈活安排。
茶水準(zhǔn)備
D、會(huì)議大廈新聞發(fā)布廳：
接到通知后，到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取相關(guān)會(huì)議使用物資：
2)提前一個(gè)小時(shí)將空調(diào)調(diào)至合適溫度(22度左右)，提前一個(gè)小時(shí)將會(huì)場(chǎng)門、燈打開：
會(huì)議用水準(zhǔn)備：
新聞發(fā)布廳的用水一般有兩種方式：第一種為主席臺(tái)提供過濾茶水，座位席發(fā)放礦泉水；第二種為全部席位都提供過濾茶水。
如果采用第一種方式，會(huì)務(wù)人員需存會(huì)議開始前_一天小時(shí)將礦泉水?dāng)[放在新聞發(fā)布廳
內(nèi)窿椅扶手處，主席臺(tái)的茶水提前15分種泡好，主席臺(tái)人員就座后上茶。如果全部席位
用茶水，會(huì)務(wù)人員需按要求提前準(zhǔn)備好茶水用具；
議開始前一天擺放好簽到臺(tái)：簽到臺(tái)一般擺放新聞發(fā)布廳門口的右側(cè)(靠墻擺放)，
如會(huì)議組織方有特殊要求可作靈活變動(dòng)；
公共區(qū)區(qū)、域擺放煙灰盅：
如與會(huì)人員有此需要可在新聞發(fā)布廳門外兩側(cè)擺上活動(dòng)長(zhǎng)條桌，每個(gè)桌上擺放3個(gè)煙灰盅：
準(zhǔn)備茶水用具；
會(huì)議開始前一天將茶水用具準(zhǔn)備好，并開始燒開水。物資包括水杯、杯墊、泡茶壺、托盤、煙灰盅、紙巾、瓷壺、白毛巾、小碟、水桶
、垃圾簍：．會(huì)議開始前一個(gè)小時(shí)完成擺放好茶杯及杯墊，并仔細(xì)檢查水杯有沒有破損及有無(wú)茶垢：
主席團(tuán)會(huì)議廳一般連同秘書室一起使用，秘書室提前一個(gè)小時(shí)將門打開，檢查清潔衛(wèi)生后，隨時(shí)作好茶水服務(wù)的準(zhǔn)備。秘書室內(nèi)提前準(zhǔn)備好5張折疊椅：
禮儀人員上崗；會(huì)議開始前1個(gè)小時(shí)上崗：
會(huì)議開始前十五分鐘開始泡茶，將茶葉放入茶壺(根據(jù)茶葉種類確定用量)進(jìn)行清洗濾水，然后加入適量白開水浸泡：
會(huì)議開始前五分鐘開始倒茶(裝8分杯足夠)：倒茶時(shí)，如發(fā)現(xiàn)茶水過濃，應(yīng)立即加入白開水稀釋。如參加會(huì)議人員自帶杯子，加茶水時(shí)應(yīng)換壺加入白開水；
會(huì)議過程中每隔30分鐘加一次茶；
會(huì)議結(jié)束：將與會(huì)人員送走后，開始清理物資，如發(fā)現(xiàn)與會(huì)人員遺留物資，及時(shí)交到會(huì)堂中心并填寫《拾遺物品登記表》；
清點(diǎn)并歸還會(huì)務(wù)物資；
會(huì)務(wù)人員分布圖：(紅色代表著禮儀服會(huì)務(wù)人員，藍(lán)色代表著普通會(huì)務(wù)服會(huì)務(wù)人員)。
日常會(huì)議時(shí)，門崗可不設(shè)且可根據(jù)實(shí)際情況予以靈活安排。
E、會(huì)議人廈分組討論廳、貴賓室、休息室：
接到通知后，到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取相長(zhǎng)會(huì)議使用物資：
提前一個(gè)小時(shí)將空調(diào)調(diào)至合適溫度(22度左右)，提前一個(gè)小時(shí)將室內(nèi)門、窗、燈打開，于會(huì)議開始前30分鐘將窗關(guān)閉：
檢查室內(nèi)衛(wèi)生情況：
會(huì)議用水準(zhǔn)備：全部提供過濾茶水：
公共區(qū)區(qū)域擺放煙灰盅；分組討論廳樓層內(nèi)的公共休息區(qū)在會(huì)議開始前一個(gè)半小時(shí)擺放好煙灰盅及紙巾盒，每張茶幾擺放2個(gè)煙灰盅、一盒紙巾，會(huì)議進(jìn)行過程中由就近分組討論廳的服務(wù)人員及時(shí)清理；
準(zhǔn)備茶水用具；
會(huì)議開始前一天將茶水用具準(zhǔn)備好，并開始燒開水。物資包括水杯、杯墊、泡茶壺、托盤、煙灰盅、紙巾、瓷壺、白毛巾、小碟、水桶、垃圾簍；
議開始前一個(gè)小時(shí)完成擺放好茶杯及杯墊，并仔細(xì)檢查水杯有沒有破損及有無(wú)茶垢；
會(huì)議開始前一個(gè)小時(shí)檢查會(huì)議區(qū)域內(nèi)洗手間的衛(wèi)生及紙巾放置情況并及時(shí)處理：
禮儀人員上崗：會(huì)議開始前1個(gè)小時(shí)上崗；
會(huì)議開始前十五分鐘開始泡茶：將茶葉放入茶壺(根據(jù)茶葉種類確定用量)進(jìn)行清洗濾水，然后加入適量白開水浸泡；
室內(nèi)會(huì)務(wù)人員全部準(zhǔn)備工作完成后到門口迎接與會(huì)人員；
開始倒茶：與會(huì)人員進(jìn)入會(huì)議室開始倒(茶裝8分杯足夠)。倒茶時(shí)，如發(fā)現(xiàn)茶水過濃，應(yīng)立即加入白開水稀釋。如參加會(huì)議人員自帶杯子，加茶水時(shí)應(yīng)換壺加入白開水：
會(huì)議過程中每隔30分鐘加一次茶；
會(huì)議結(jié)束：將與會(huì)人員送走后，開始清理物資，如發(fā)現(xiàn)與會(huì)人員遺留物資，及時(shí)交到會(huì)堂中心并填寫《拾遺物品登記表》；
清點(diǎn)并歸還會(huì)務(wù)物資；
會(huì)務(wù)人員分布圖：(紅色代表著禮儀服會(huì)務(wù)人員，藍(lán)色代表著普通會(huì)務(wù)服會(huì)務(wù)人員)。日常會(huì)議時(shí)，門崗可不設(shè)且可根據(jù)實(shí)際情況予以靈活安排。
5.4.2上茶水的順序：
A、正式大會(huì)(特指設(shè)置主席臺(tái)的會(huì)議)：按照先主席臺(tái)后會(huì)議席，由前排至后排的總體原則上茶。
B、圓桌及討論廳會(huì)議
1)內(nèi)部會(huì)議。如領(lǐng)導(dǎo)集中坐一起，先給領(lǐng)導(dǎo)上茶，然后按照順時(shí)針或逆時(shí)針方向上茶；如果沒有明顯的界限，從級(jí)別最高的領(lǐng)導(dǎo)開始，按照順時(shí)針或逆時(shí)針方向上茶。具體方向由領(lǐng)導(dǎo)的座位來(lái)決定。
2)與來(lái)訪單位會(huì)議。如果主賓分開，先客人再主人；如果主賓混坐，從級(jí)別最高的客人開始．按照順時(shí)針方向或逆時(shí)針方向上茶。具體方向由領(lǐng)導(dǎo)的座位來(lái)決定。
3)與分承包方會(huì)議。如果甲乙方分開，先甲方再乙方；如果甲乙方混坐，從甲方級(jí)別最高領(lǐng)導(dǎo)開始按照順時(shí)針方向或逆時(shí)針方向上茶。具體方向由領(lǐng)導(dǎo)的座位來(lái)決定。
5.5環(huán)境管理部
5.5.1部門主管在接到會(huì)議通知后，應(yīng)組織人員于會(huì)議前1天做好規(guī)定區(qū)域清潔衛(wèi)生。
5.5.2清潔區(qū)域應(yīng)包括大廳、大廳至?xí)?chǎng)沿途路線、
會(huì)場(chǎng)、休息室、洗手間等，對(duì)地面、門窗、地板、地毯、桌椅、扶手、主席臺(tái)、茶幾、沙發(fā)、花盆、垃圾筒等應(yīng)加以清理。
5.5.3會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)組織清潔人員清理會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)
包括垃圾袋、飲用水瓶、花草、廢紙、廢物等，若發(fā)現(xiàn)顧客遺失物品或文件資料等應(yīng)及時(shí)上報(bào)消防控制中心或會(huì)議大廈客服助理。
5.6質(zhì)量記錄表格
DGWY(行政中心)-G-05一F1《會(huì)議大廈會(huì)議信息記錄表》
DGWY(行政中心)-G-05一F2《會(huì)議大廈會(huì)議服務(wù)通知單》
DGWY(行政中心)-G一05一F3《會(huì)議大廈會(huì)議費(fèi)用確認(rèn)單》
篇2：路局會(huì)議服務(wù)工作心得體會(huì)
路局會(huì)議服務(wù)工作心得體會(huì)
20**年4月27日我們z局物業(yè)服務(wù)中心順利接管了路局會(huì)議服務(wù)此項(xiàng)業(yè)務(wù)。憑著我在路局工作兩年對(duì)路局會(huì)議的了解，要想做好z局的會(huì)議服務(wù)是件很不容易的事情。因?yàn)閦部門越是節(jié)假日越最為繁忙，冬天有春運(yùn)，夏天有暑運(yùn)。路局機(jī)關(guān)會(huì)議天天不斷，時(shí)間不固定，半夜開會(huì)是經(jīng)常的。所以在招聘服務(wù)員時(shí)首要條件是能否吃苦。
很幸運(yùn)的是我們招聘了z、z、z、z這4名會(huì)議服務(wù)員，她們的年齡都在20歲左右。一個(gè)個(gè)朝氣蓬勃，對(duì)工作充滿了信心。27日工作交接非常的順利。路局領(lǐng)導(dǎo)對(duì)她們也基本滿意。天有不測(cè)風(fēng)云，4月28日凌晨膠濟(jì)線發(fā)生重大火車相撞事故,這是一件建國(guó)以來(lái)比較嚴(yán)重的火車相撞事故。
中央領(lǐng)導(dǎo)、鐵道部領(lǐng)導(dǎo)及省領(lǐng)導(dǎo)都非常重視，有許多會(huì)議都是在z局機(jī)關(guān)召開的。這些大大小小的會(huì)議，對(duì)我們這些第一天剛上班的小姑娘們來(lái)說(shuō)是一次很大的考驗(yàn)。由于她們沒有會(huì)議接待經(jīng)驗(yàn)、環(huán)境不熟悉、領(lǐng)導(dǎo)不認(rèn)識(shí)，更不用說(shuō)掌握領(lǐng)導(dǎo)的習(xí)慣，我對(duì)她們能否勝任工作，心里一直捏著一把汗。她們的工作好與壞，直接關(guān)系到我們公司的管理水平與服務(wù)質(zhì)量。
據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，4月28日至5月11日，在路局召開的正式會(huì)議102個(gè)，臨時(shí)會(huì)議30多個(gè)。為搞好這些會(huì)議服務(wù)，班長(zhǎng)z組織指揮，嗓子啞了，嘴唇上火起泡；z的腳跑腫了，腫的穿鞋都很困難。z、z腳上也都磨起了泡。4月30日開會(huì)開到凌晨，尤其是五一節(jié)期間，這樣的會(huì)議經(jīng)常有，晚上幾乎不能正常睡覺。但是她們對(duì)工作絲毫沒有懈怠，不叫苦不叫累，仍然一如既往精神飽滿的投入到工作當(dāng)中，這令我非常感動(dòng)。分管我們的路局領(lǐng)導(dǎo)也被她們這種不怕苦不怕累的精神所感動(dòng)。為鼓勵(lì)她們的工作，夏天還未來(lái)到，蚊帳、防署降溫等用品都發(fā)給她們，宿舍里配備了電視機(jī)、冰箱等電器。
雖然最緊張的時(shí)間過去了，但我們的姑娘們經(jīng)受住了考驗(yàn)。談起這段時(shí)間的工作體會(huì)，小姑娘卻說(shuō)“年輕時(shí)吃點(diǎn)苦不算什么，不經(jīng)歷風(fēng)雨怎能見彩虹。何況領(lǐng)導(dǎo)對(duì)我們?nèi)绱说年P(guān)心，我們只有拿出更好的工作態(tài)度和服務(wù)水平，為公司爭(zhēng)取榮譽(yù)，才是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的最好的回報(bào)。”
篇3：會(huì)議接待服務(wù)培訓(xùn)
會(huì)議接待服務(wù)培訓(xùn)
會(huì)議接待服務(wù)是指物業(yè)管理企業(yè)在接待會(huì)務(wù)時(shí)的作業(yè)程序和禮儀規(guī)范。
1、會(huì)議服務(wù)的籌備
1)與會(huì)議承辦單位負(fù)責(zé)人溝通協(xié)商，詳細(xì)了解會(huì)議的性質(zhì)、會(huì)議內(nèi)容、規(guī)格檔次、舉辦的具體時(shí)間、人數(shù)、場(chǎng)地大小、用餐標(biāo)準(zhǔn)、有無(wú)旅游安排、會(huì)議付款人和付款方式等。
2)會(huì)議服務(wù)負(fù)責(zé)人根據(jù)承辦單位提供的資料，制定詳細(xì)的接待方案。方案包括會(huì)議的活動(dòng)安排、時(shí)間進(jìn)程、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議宣傳等內(nèi)容。方案確定后，提前2周送遞會(huì)議承辦單位負(fù)責(zé)人及內(nèi)部有關(guān)部門和人員，然后填寫會(huì)議通知。
2、會(huì)議服務(wù)的準(zhǔn)備
(1)會(huì)場(chǎng)布置
1)會(huì)場(chǎng)環(huán)境布置。會(huì)場(chǎng)應(yīng)給人莊重、協(xié)調(diào)、整潔、舒適的感覺，環(huán)境整潔，燈光亮度適中。應(yīng)適當(dāng)擺放室內(nèi)植物，控制適宜的室溫和氣味，選擇桌面插花。根據(jù)會(huì)議內(nèi)容，還應(yīng)通過一定的物品和手段，渲染與之相配的氣氛。
2)會(huì)議臺(tái)型布置。根據(jù)參加會(huì)議的人數(shù)選擇會(huì)場(chǎng)大小及臺(tái)型布置。小型會(huì)議可采用圓桌或"回"字臺(tái)型;大中型會(huì)議可采用禮堂型或教室型。
(2)會(huì)議用品準(zhǔn)備
1)茶杯。須經(jīng)過消毒，消毒時(shí)間不少于20 分鐘;茶杯、杯蓋無(wú)黃斑、無(wú)缺口;茶杯無(wú)水跡且光亮。
2)玻璃杯。不得有破損和缺口，杯子清潔、光亮、透明，無(wú)指印，并列放在杯墊上。
3)礦泉水。礦泉水瓶無(wú)灰塵，密封完好，瓶?jī)?nèi)無(wú)沉淀物，并在保質(zhì)期內(nèi)。
4)小毛巾。無(wú)斑點(diǎn)和異味，須經(jīng)過消毒，消毒時(shí)間在20分鐘左右。重要會(huì)議一律用新的小毛巾。冬季毛巾必須保暖。
5)毛巾竹簍。不得有破損，每次使用結(jié)束后，須用熱水浸泡，曬干后保存，以備再次使用。
6)簽到臺(tái)。臺(tái)布無(wú)污跡，無(wú)破損。
7)鮮花。新鮮，無(wú)枯枝、敗葉。
8)熱水瓶。表面清潔光亮，無(wú)水跡，水溫控制在90度以上。
9)掛衣架。清潔完好，無(wú)損壞，無(wú)缺少。
10)文具。筆，油墨飽滿，書寫通暢;紙本，干凈整潔。
(3)設(shè)備設(shè)施準(zhǔn)備
1)接通計(jì)算機(jī)與屏幕的數(shù)據(jù)傳輸線。
2)調(diào)整投影設(shè)備，亮度、大小適當(dāng)。
3)調(diào)試話筒效果。
4)安排攝影、攝像位置。
5)調(diào)節(jié)空調(diào)調(diào)溫器，冬季室內(nèi)溫度控制在18 度左右，夏季室內(nèi)溫度控制在22度左右，并在會(huì)前30分鐘左右噴灑適量空氣清新劑，保持室內(nèi)空氣清新。
3、會(huì)議服務(wù)程序
(1)會(huì)議迎賓服務(wù)
1)會(huì)議開始前1小時(shí)，迎賓員應(yīng)在會(huì)議室門口立崗迎候參加會(huì)議的客人到達(dá)。來(lái)賓到達(dá)時(shí)應(yīng)引領(lǐng)到簽到處簽到。
2)簽到時(shí)，服務(wù)人員應(yīng)主動(dòng)微笑問候，詢問來(lái)賓工作單位，并示意來(lái)賓在簽到簿適當(dāng)位置簽到，然后引領(lǐng)至?xí)?chǎng)或休息室。
3)迎接來(lái)賓入座時(shí)，要面帶微笑，用語(yǔ)禮貌，舉止大方，手、語(yǔ)并用。
4)冬季，對(duì)進(jìn)入會(huì)場(chǎng)的來(lái)賓脫下的衣帽，服務(wù)人員及時(shí)伸手去接，并掛至衣帽架上。
5)提供茶水服務(wù)的順序是先主賓后主人，然后按順時(shí)針方向提供服務(wù)。在客人較多的情況下，1人或多人同時(shí)服務(wù)時(shí)，分正反2個(gè)方向，但不可將主人放在最后。
6)添加茶水時(shí)，倒至七分滿，并注意客人的動(dòng)態(tài)，以免發(fā)生碰撞。服務(wù)過程中，須忙而不亂，快而穩(wěn)地將茶水送到客人面前。擺放茶杯時(shí)，聲音要輕，茶杯須放在賓客的右手位置，同時(shí)杯柄朝后45度，并說(shuō)："請(qǐng)用茶"。用礦泉水，必須先開瓶蓋，再掀杯蓋，倒入礦泉水時(shí)，礦泉水瓶不得與杯口接觸，倒至八分滿即可。
(2)會(huì)場(chǎng)服務(wù)
1)會(huì)議開始后，在會(huì)議室門口掛上"請(qǐng)勿打擾"牌子。
2)會(huì)議開始后，會(huì)議服務(wù)員應(yīng)站立在會(huì)場(chǎng)周圍，觀察所負(fù)責(zé)區(qū)域賓客是否需要服務(wù)。
3)服務(wù)員一般不得隨意出入會(huì)議室，確有緊急事項(xiàng)，服務(wù)員可用紙條傳遞信息。
4)送茶水等物品時(shí)，應(yīng)對(duì)客人說(shuō)："請(qǐng)用茶。"每隔20分鐘加茶水。
5) 會(huì)議頒獎(jiǎng)或邀請(qǐng)嘉賓上臺(tái)，由專門禮儀小姐引領(lǐng)。禮儀小姐應(yīng)走在嘉賓左前方1米處，并微笑示意嘉賓注意行走安全。
6)會(huì)議結(jié)束時(shí)，服務(wù)員應(yīng)立即開啟會(huì)議室大門，并在門口立崗送客，面帶微笑道別。
7)將衣帽架上的衣、帽送還來(lái)賓，注意不可出錯(cuò)。檢查會(huì)議室是否有來(lái)賓遺忘的物品，如有發(fā)現(xiàn)應(yīng)立即交還來(lái)賓或交領(lǐng)班處理。
(3)會(huì)議結(jié)束
1)檢查會(huì)議室內(nèi)是否有電器設(shè)備損壞，發(fā)現(xiàn)損壞及時(shí)通知設(shè)備部進(jìn)行修復(fù)。
2)清理會(huì)議桌上的資料、茶杯、毛巾、礦泉水等物品，并送到儲(chǔ)水間進(jìn)行清洗。
3)擺放桌椅，恢復(fù)原樣，進(jìn)行保潔清掃。
4)關(guān)閉所有的照明燈具，空調(diào)調(diào)節(jié)器可微略下降，以備下次會(huì)議使用。
5)關(guān)閉會(huì)議室。
(4)會(huì)場(chǎng)服務(wù)的注意事項(xiàng)
1)絕不能因?yàn)榉?wù)站立時(shí)間過長(zhǎng)，而倚靠會(huì)場(chǎng)墻壁或柱子。
2)在會(huì)場(chǎng)服務(wù)時(shí)應(yīng)盡量不干擾討論中的客人或正在發(fā)言的客人。
3)會(huì)場(chǎng)服務(wù)過程，語(yǔ)言、動(dòng)作要輕，避免影響發(fā)言者。
4)遵守會(huì)場(chǎng)規(guī)定，不得隨意翻閱會(huì)議文件或打聽會(huì)議內(nèi)容。對(duì)于所聽到的會(huì)議內(nèi)容應(yīng)保密。
[案例9-1]客戶開業(yè)典禮影響辦公怎么辦
一家很有商業(yè)聲望的制藥公司進(jìn)駐某高檔寫字大廈辦公，為了加強(qiáng)對(duì)外宣傳，該公司計(jì)劃擇吉日在大廈舉行規(guī)模宏大的開業(yè)典禮儀式。屆時(shí)，公司董事長(zhǎng)及有關(guān)方面的領(lǐng)導(dǎo)將應(yīng)邀參加。籌辦開業(yè)典禮的策劃部門負(fù)責(zé)人準(zhǔn)備舉辦一場(chǎng)富有中華民族特色的舞獅表演，還準(zhǔn)備放一些氣球。大廈業(yè)主表示同意，但大廈管理處考慮舞獅表演鑼鼓喧天，勢(shì)必影響大廈的辦公環(huán)境，未予批準(zhǔn)。策劃部門負(fù)責(zé)人非常生氣，聲稱開業(yè)典禮議程安排已確定下來(lái)，現(xiàn)改影響不好，再說(shuō)業(yè)主已經(jīng)同意，管理處憑什么不批準(zhǔn)。為此，策劃部門負(fù)責(zé)人向管理處正式來(lái)函投訴。
分析：配合用戶做好開業(yè)典禮的各方面工作，是物業(yè)管理公司與新進(jìn)駐的用戶建立良好關(guān)系的有利契機(jī)，物業(yè)管理公司一般對(duì)此都極為重視，傾全力相助。但本案例中的用戶安排的舞獅表演，的確對(duì)大廈的辦公環(huán)境產(chǎn)生不利影響，因此管理處的不予批準(zhǔn)做法是對(duì)的，理應(yīng)堅(jiān)持，但問題的關(guān)鍵在于既要堅(jiān)持原則，又不能損傷與用戶的合作感情，如何找出兩全其美的策略。
想一想：在這一案例中，物業(yè)公司的工作是不是無(wú)懈可擊的?你會(huì)怎樣處理此事?