某物業管理公司會議服務形式及標準

　　ZZ公司總結出自己的會務服務形式和標準：

　　1、會議形式

　　主要分為：一般會議接待、視頻會議接待、高管層重要會議接待、簽約儀式及上級布置的其他規格會議接待。

　　2、標準動作

　　會務布臺的標準動作詳見《測評細則》。

　　3、測評細則 (時間要求：8分鐘，滿分100分，每超時10秒扣總得分1分。)

　　（1）儀容端莊，頭發整齊（長發需盤發），不佩戴飾物，化妝自然淡雅，服飾整齊，精神飽滿。（5分）

　　（2）每份文件夾距離會議臺桌邊1.5厘米，席位間距適宜，定位好。（10分）

　　（3）每支鉛筆文字朝上，筆尖向前，距離桌邊1.5厘米，距離文件夾右邊1厘米。（10分）

　　（4）果盆擺放在文件夾左邊，距離桌邊5厘米、文件夾2厘米，水果叉豎放在果盆右三分之一。（10分）

　　（5）將各席卡按順序準確擺放在相應席位的文件夾正前方，距離統一。（10分）

　　（6）碟盤放在席卡右側，小毛巾放在碟盤中，其折疊開口朝右。（10分）

　　（7）各席位椅子正對文件夾。（5分）

　　（8）由主賓位置開始上茶，杯柄朝右45度角，同排各席位的杯柄呈一直線。（10分）

　　（9）理盤、裝盤、起托、行走、托盤符合規范。（5分）

　　（10）續水程序正確，動作規范，無滴漏。（10分）

　　（11）操作程序正確，操作衛生，動作規范。（5分）

　　（12）表情自然，動作熟練，臺面美觀。（5分）

　　（13）找差錯。（5分）

篇2：行政中心會議大廈會議服務質量標準

　　行政中心及會議大廈會議服務質量標準

　　1．職責

　　1)部門經理全面監督會議、參觀接待工作流程；

　　2)大堂經理(分管經理助理)負責協調、跟蹤會務、參觀接待前期準備工作；

　　3)客戶服務中心

　　A．負責受理各類會議、參觀信息并填寫《行政中心會議服務通知單》交由會務都負責人安排落實并跟蹤服務過程。

　　B．中心負責人需在每天下班前由客服中心負責人將后兩天會議室預定信息以郵件或復印的形式上報機關事務局指定部門／人(目前為行政事務科杜婉華小姐處)。

　　C．根據會議組織方要求聯系落實會議用水(用水需提前填寫《會議采購通知單》交物業服務中心采購員進行相關用品采購)、用花、會標等代購事宜；

　　D．會后根據會議準備中產生的費用額，制作《行政中心會議費用清單》并附上發票交由會議組織方報銷。

　　4)3.4技術保障部負責燈光、影音、空調設備調試工作；

　　5)3.5安全部負責會場周邊警戒，控制噪音及閑雜人員出入并引導車輛進出及停放工作；

　　6)3.6會務部負責會場布置、會中服務及會后現場清理等工作。

　　7)3.7清潔綠化部負責會議、接待前各主要部位及參觀路線范圍的清潔。

　　2．會議／接待保密規定

　　1)甲方的會務／接待內容不得向外界透露任何信息。

　　2)會務／接待中產生錄音、錄像、文件資料，在會務／接待結束后第一時間交會議主辦單位或機關事務管理局處理。

　　3)甲方有保密要求的會務／接待，按甲方要求執行。

　　3．會議場所分類

　　1）根據行政辦事中心各類會議場所特點，現將各類會議場所分為A、B、C三類。

　　2)分類說明：

　　A)A類(40座以下小型接待室、座談式會議室)：各會議主辦單位需至少提前一個小時致電客戶服務中心(TEL：22830444)提出會議要求，客戶服務中心值班人員需明確會議時間、所需會議室、會議主題、與會人數、會場布置、組織單位、聯系人等信息并記錄于《行政中心會議服務通知單》，再交由會務部相關負責人進行會議準備。(此類會議信息需提前告知機關事務管理局)

　　B）B類(150座以下課堂式會議室)，各會議主辦單位需至少提前半天致電客戶服務中心(TEL：22830444)提出會議要求，客戶服務中心值班人員需明確會議時間、所需會議室、會議主題、與會人數、會場布置、組織單位、聯系人等信息并記錄于《行政中心會議服務通知單》，再交由會務部相關負責人進行會議準備。(此類會議信息需提前告知機關事務管理局)

　　C)C類：戲院式會議廳(主樓240人會議廳、北樓500人會議廳)

　　△由會議主辦單位向物業服務中心提出使用申請，明確使用時間；

　　△由物業服務中心將會議信息向機關事務局進行反饋匯總；

　　△由機關事務局根據會場檔期安排進行確認并由物業服務中心回復會議主辦方；

　　△進行會議準備及服務。

　　在明確該類會議服務要求后，客戶服務中心或管理專員也需按要求填寫《行政中心會議服務通知單》并通知相關部門進行準備。特別說明：物業服務中心可提供鮮花、會標、飲水等代購代訂服務。

　　4．方法和過程控制

　　1)客戶服務中心(或項目管理專員)

　　A．電話預定

　　當各辦公單位通過電話進行會議預定時，客服中心值班人員(或專員)應要求會議組織方明確：

　　a)會議時間b)會議地點c)會議組織單位

　　d)聯系人／電話e)會議主題

　　B．服務要求(含：會標、飲水、鮮花、錄音、銘牌、簽到臺、麥克風、指引標識、

　　主席臺擺位)等，根據以上要求填寫《行政中心會議服務通知單》，如有代訂、代購服務的，應請會議組織單位聯系人簽名確認后通知物業服務中心相關部門進行準備：同時需對會議服務各個環節進行跟進及時掌握服務動態。

　　代訂、代購項目有：瓶裝水、會標、鮮花、錄音帶、指示標識(噴繪)、復印等。

　　2)口頭(書面)預定

　　當各辦公單位直接與物業服務中心相關人員進行口頭或書面預定時，接洽人員需及時做好相關記錄或根據其書面要求補填寫"行政中心會議服務通知單>)并及時交客戶服務中心進行通知落實。

　　5．工程技術部

　　接獲會議通知后，應根據會議通知中設備方面的要求，提前對設備進行檢查并調試燈光、音響、區域照明、錄音及空調設備。

　　如屬C類會議。按以下流程進行：

　　1)空調設備

　　技術人員在會議前兩小時開啟相關會議室空調風柜；會議前一小時開啟空調設備，視具體情況提前開啟其他必要區域的通道并視會場人數和溫度加開主機和水泵。

　　2)會場照明設施

　　會議開始前一小時開啟所有場地燈。

　　3)舞臺燈光、音響設備

　　A．嚴格按照會議主辦方要求進行調試，一般技術要求燈光開啟不要太強或太弱。

　　B．嚴格按照會議主辦方的要求穩固擺放麥克風，按照設備開機程序開啟音響設備，并逐一調試每個麥克風音量，力求均衡無反饋聲和嘈雜音。

　　C．根據會議主辦方要求準備好錄音帶和錄音設備，對會議內容全程進行錄音，并做好標識。

　　4)所有準備工作完成后，需及時將情況反饋至客戶服務中心，由客戶服務中心主辦或其它相關人員進行檢查核實。

　　6．安全管理部

　　接獲會議通知后，根據要求提前一小時開啟相關區域門鎖及責任范圍內電源，包括：大堂、電梯廳等，安排人員在會議區域進行巡查，及時制止噪音及閑雜人員進出。

　　如屬C類會議，按以下流程進行：

　　1)崗位設置

>

　　在原有崗位基礎上根據會議通知要求至少提前半小時增設相關警衛崗位。

　　2)標識指引

　　協助客服負責人擺放人員指引標識和車位導向標識。

　　3)現場控制

　　根據會議主辦方要求控制人員出入，并對現場消防安全情況進行全面監控。

　　4)所有準備工作完成后，需及時將情況反饋至客戶服務中心，并由客戶服務中心主辦或

　　其它相關人員進行檢查核實。

　　7．會議服務部

　　按獲會議通知后，及時到客戶服務中心領取《行政中心會議服務通知單》，并根據要求進行準備。

　　如屬C類會議．按以下流程進行準備：

　　1)現場布置

　　按獲會議通知后，根據通知要求，提前組織人員清潔相關區域；并根據會議主辦方要求。提前布置會場。

　　2)物資準備

　　根據會議人數，提前準備熱水瓶、茶壺(兩個)、茶葉、煙灰盅、紙巾、紙杯、托盤、毛巾(兩條，大、小各一)等會務用品；并視會議、接待人數和主辦方要求，擺放瓶裝飲用水和水果等。

　　3)會務準備

　　在會議開始前，會務人員提前l小時到場準備茶水、擺好杯子，待賓主到場后即斟茶。

　　4)所有準備工作完成后，需及時將情況反饋至客戶服務中心，并由客戶服務中心主辦或其它相關人員進行檢查核實。

　　8．清潔綠化部

　　根據客服中心會場布置通知，協調清潔公司提前半天進行會場清潔，同時協調綠化公司按會議組織方要求進行會場綠化布置。