物業(yè)管理公司體系文件控制程序

　　1.目的

　　為質(zhì)量管理體系文件編制、更改、審批、分發(fā)和作廢處理提供指引,保證文件受控。

　　2.范圍

　　適用公司各管理處/部門對質(zhì)量管理體系文件的管理和控制。

　　3.職責(zé)

　　3.1 相關(guān)部門/崗位職責(zé)

　　部門/崗位工作內(nèi)容頻次/時(shí)間

　　總經(jīng)理審批《質(zhì)量手冊》2個(gè)工作日

　　管理者代表審核《質(zhì)量手冊》、審批程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書和《體系文件下發(fā)明細(xì)》2個(gè)工作日

　　品質(zhì)管理部經(jīng)理審核程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、《體系文件下發(fā)明細(xì)》，審批質(zhì)量記錄表格5個(gè)工作日

　　管理處/部門負(fù)責(zé)人審核本管理處/部門職員提出的文件編制/更改申請

　　負(fù)責(zé)保管本管理處/部門領(lǐng)用的體系文件2個(gè)工作日

　　持續(xù)

　　品質(zhì)管理部保管體系文件正本及培訓(xùn)

　　檢查監(jiān)督各管理處/部門體系文件受控、執(zhí)行情況5個(gè)工作日內(nèi)

　　及時(shí)

　　各部門對本部門員工進(jìn)行培訓(xùn)及文件控制、執(zhí)行文件發(fā)放后7個(gè)工作日內(nèi)培訓(xùn)

　　3.2 文件編制、更改、審核、審批權(quán)限

　　文件類別編制權(quán)限更改權(quán)限審核權(quán)限審批權(quán)限

　　質(zhì)量手冊品質(zhì)部經(jīng)理部門主管以上人士管理者代表總經(jīng)理

　　程序文件具有相關(guān)技能人士公司任一職員品質(zhì)部經(jīng)理管理者代表

　　作業(yè)指導(dǎo)文件具有相關(guān)技能人士公司任一職員品質(zhì)部經(jīng)理管理者代表

　　質(zhì)量記錄表格具有相關(guān)技能人士公司任一職員品質(zhì)部人員品質(zhì)部經(jīng)理

　　體系文件下發(fā)明細(xì)品質(zhì)部人員品質(zhì)部人員品質(zhì)部經(jīng)理管理者代表

　　注：1、審核、審批人不得與編制/更改人相同，但審核、審批人可為同一人；

　　2、品質(zhì)管理部經(jīng)理編制或更改的程序文件、作業(yè)指導(dǎo)文件及表格，須由管理者代表審核和審批。

　　4.方法和過程控制

　　4.1重要說明：為進(jìn)一步明確質(zhì)量管理體系文件的受控狀態(tài)，受控章在文件左上角的為體系文件正本，受控章在文件右上角的為體系文件副本。授控章由品質(zhì)管理部統(tǒng)一控制管理

　　4.2體系文件的版本控制

　　4.2.1 未經(jīng)修改的文件版本號為"A/0"，修改一次版本號升為"A/1"，當(dāng)版本號從"A/9"升級時(shí)，則升為"B/0"，依此類推。當(dāng)對體系文件進(jìn)行全面修改時(shí)，即使修改次數(shù)未達(dá)到9次，版本也要全面改版（如從A→B、B→C……）。

　　4.2.2 文件頁數(shù)超過1頁以上,則文件修改時(shí)只更改修訂頁的版本號,如文件某一頁的版本號升至"A/9",則該頁再次修改升級時(shí)，文件全部頁的版本號升為"B/0"。

　　4.2.3 若文件更改后增加或減少頁數(shù)，則各頁均按原最高版本號的頁統(tǒng)一升級為相同的版本號。

　　4.3體系文件的編制、更改

　　4.3.1 文件的編制和更改需按《體系文件控制細(xì)則》規(guī)定的格式和編號方法進(jìn)行。

　　4.3.2 動(dòng)議編制/更改文件需填寫《文件編制/更改申請表》，經(jīng)管理處/部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后，報(bào)品質(zhì)管理部。集中編制/更改時(shí)可只填寫一個(gè)編制/更改申請表，經(jīng)管理者代表審批。

　　4.3.3體系文件通過審批后,最遲自文件標(biāo)明的生效日期開始生效執(zhí)行。

　　4.4體系文件的分發(fā)

　　4.4.1新編或更改的體系文件，由品質(zhì)管理部加蓋紅色"受控"印章后，填寫《文件發(fā)放簽收表》，按《體系文件下發(fā)明細(xì)》分發(fā)給相關(guān)部門（零星編制或修改的質(zhì)量記錄表格可通過內(nèi)部郵件系統(tǒng)發(fā)送到各部門，不須填寫《文件發(fā)放簽收表》，作廢表格不須交回品質(zhì)管理部）。

　　4.4.2各部門領(lǐng)回體系文件后須在七個(gè)工作日內(nèi)完成更換并將舊文件加蓋"作廢"章后送交品質(zhì)管理部。品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)對各部門作廢體系文件進(jìn)行抽查。作廢文件正本由品質(zhì)管理部保存至少三年。

　　4.4.3新部門成立時(shí)，應(yīng)及時(shí)到品質(zhì)管理部申請領(lǐng)取體系文件。

　　4.4.4各管理處/部門因現(xiàn)場懸掛等原因需增加持有體系文件時(shí),需填寫《文件發(fā)放簽收表》,經(jīng)品質(zhì)管理部經(jīng)理批準(zhǔn)后領(lǐng)取。

　　4.5體系文件的培訓(xùn)

　　4.5.1新編或更改的體系文件發(fā)放后，品質(zhì)管理部須對各部門相關(guān)業(yè)務(wù)塊主辦以上人員及相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)（零星更改的表格除外）。

　　4.5.2新編或更改的體系文件執(zhí)行前，管理處/部門應(yīng)將所有新增或更改的文件內(nèi)容對相關(guān)崗位人員進(jìn)行培訓(xùn)。

　　4.5.3新管理處/部門成立后，品質(zhì)管理部須對全體人員進(jìn)行培訓(xùn)、考核。

　　4.6體系文件的作廢處理

　　4.6.1作廢文件均須加蓋作廢章。如發(fā)現(xiàn)文件名、編號均相同的文件,應(yīng)以最近生效日期或最高版本號區(qū)別新舊文件。

　　4.6.2如文件不適用需取消，須填寫《文件編制/更改申請表》，按原審批程序報(bào)批后報(bào)廢。

　　4.7體系文件的查閱、借閱

　　4.7.1非本公司人員不得查閱、借閱體系文件。特殊情況需經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)。

　　4.7.2查閱的體系文件不得帶離辦公區(qū)域。借閱須填寫《文件借閱登記表》，經(jīng)管理處/部門經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)，并不得帶離本管理處/部門管理服務(wù)區(qū)域。如有污損或遺失，須報(bào)部門經(jīng)理處理，并向品質(zhì)管理部申請補(bǔ)發(fā)。

　　4.7.3隔夜借出須管理處/部門經(jīng)理批準(zhǔn)，外借時(shí)間最長不得超過3天。

　　4.8體系文件的保管和保密

　　4.8.1管理處/部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本管理處/部門保管體系文件，并對結(jié)果負(fù)責(zé)。

　　4.8.2依據(jù)《體系文件下發(fā)明細(xì)》的文件接受人負(fù)責(zé)對相應(yīng)體系文件進(jìn)行

保管。

　　4.8.3任何人不得復(fù)印、泄露體系文件，不得擅自攜帶體系文件外出。

　　4.8.4體系文件發(fā)生丟失和短缺時(shí)，除追究責(zé)任外，重新辦理領(lǐng)用手續(xù)，品質(zhì)部在補(bǔ)發(fā)文件上給予新分發(fā)號，并注明原文件分發(fā)號作廢，并將作廢文件的分發(fā)號通知相關(guān)部門/管理處。

　　5.支持性文件

　　TJVKWY4.2.3-Z01-01《體系文件控制細(xì)則》

　　6.質(zhì)量記錄表格

　　TJVKWY4.2.3-Z01-F1 《文件編制/更改申請表》

　　TJVKWY4.2.3-Z01-F2《文件發(fā)放簽收表》

　　TJVKWY4.2.3-Z01-F3《文件借閱登記表》

　　TJVKWY4.2.3-Z01-F4 《體系文件下發(fā)明細(xì)》

　　TJVKWY4.2.3-Z01-F5 《文件領(lǐng)用審批表》

篇2：房地產(chǎn)公司質(zhì)量體系文件資料控制工作程序

　　房地產(chǎn)公司質(zhì)量體系文件資料控制程序

　　1.目的

　　通過對質(zhì)量體系運(yùn)行有關(guān)文件的控制，確保在項(xiàng)目的開發(fā)建設(shè)過程中能得到和使用相關(guān)的有效文件。

　　2.范圍

　　本程序適用于公司所有與質(zhì)量活動(dòng)有關(guān)的文件控制，包括外來文件和資料。

　　3.職責(zé)

　　3.1工程部是文件控制的主管部門，主要負(fù)責(zé)：

　　a.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門對文件控制的執(zhí)行情況；

　　b.質(zhì)量手冊和質(zhì)量管理作業(yè)文件的歸口管理工作。

　　3.2總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的檔案管理工作以及圖書、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、信函傳真等外來文件和資料的歸口管理工作；

　　3.3各部門負(fù)責(zé)分管范圍內(nèi)的文件管理工作；

　　3.4項(xiàng)目部負(fù)責(zé)圖紙及工程項(xiàng)目的有關(guān)文件的歸口管理工作。

　　4.控制程序

　　4.1受控文件的范圍：

　　4.1.1用以指導(dǎo)質(zhì)量體系運(yùn)行的文件和資料，包括質(zhì)量手冊、程序文件和質(zhì)量管理作業(yè)文件；

　　4.1.2用以指導(dǎo)項(xiàng)目具體運(yùn)作的文件和資料；

　　4.1.3外來文件和資料，包括：法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等圖書資料以及信函、傳真等其它外來文件和資料。

　　4.2文件和資料的編制與審批

　　4.2.1根據(jù)質(zhì)量體系文件中的有關(guān)規(guī)定，由文件的歸口管理部門負(fù)責(zé)編制文件，并由規(guī)定的授權(quán)人進(jìn)行審核和批準(zhǔn)：

　　a.《手冊》和程序文件由工程部編制，管理者代表審核，公司總經(jīng)理批準(zhǔn)；

　　b.質(zhì)量管理作業(yè)文件由各歸口管理部門編制，部門經(jīng)理審核，管理者代表批準(zhǔn)；

　　c.項(xiàng)目運(yùn)作性文件由歸口管理部門編制，根據(jù)各業(yè)務(wù)活動(dòng)的有關(guān)規(guī)定，由相應(yīng)人員進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。

　　d.外來文件由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)審核、登記，由總經(jīng)理工作部經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)下發(fā)。

　　4.2.2文件的編寫要求，執(zhí)行Q/TZH-WI-007《質(zhì)量體系文件編寫導(dǎo)則》的規(guī)定。

　　4.3文件的標(biāo)識與發(fā)放

　　4.3.1文件的編制部門依據(jù)Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》所規(guī)定的范圍和方法，對文件進(jìn)行編號。

　　4.3.2對質(zhì)量手冊和質(zhì)量管理作業(yè)文件，需加唯一性標(biāo)識以識別，對合同、工程圖紙以及其它項(xiàng)目運(yùn)作性文件，具備授權(quán)人簽字或蓋章后即為有效，日常使用的法律法規(guī)等資料，不需加蓋受控章。

　　4.3.3根據(jù)文件的發(fā)放范圍，由發(fā)放部門做好發(fā)放登記，填寫"文件發(fā)放登記表"。公司內(nèi)部編制的文件，可在文件的原件上加蓋發(fā)放章，登記發(fā)放情況。

　　4.3.3各部門資料員負(fù)責(zé)簽收文件，填寫"文件接收登記表"。

　　4.4文件的更改

　　4.4.1文件需要更改時(shí)，由更改部門填寫"文件更改申請/通知單"，說明更改的理由和內(nèi)容，并由原審批人審批，當(dāng)原審批人因故不能審批時(shí)，應(yīng)向指定的審批人提供審批所需要的背景資料。

　　4.4.2文件的原編制部門負(fù)責(zé)將審批通過的"文件更改申請/通知單"發(fā)至各部門資料員。

　　4.4.3各部門資料員根據(jù)"文件和資料更改申請/通知單"進(jìn)行更改，在文件的"更改記錄"中做好記錄。對于局部改動(dòng)，采用手寫更改方式，并在更改處注明更改狀態(tài)，以字母"G"加順序數(shù)字表示，如"G3"代表本文件和資料的第三處更改。如一頁中有多處改動(dòng)或考慮到文件的完美性，可采用換頁的方式進(jìn)行修改。文件經(jīng)過多次修改或主要內(nèi)容修改后，應(yīng)換版發(fā)行。

　　4.4.4對圖樣的修改，執(zhí)行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》。

　　4.5文件的保存與回收

　　4.5.1對歸檔文件和資料的保存和管理，執(zhí)行Q/TZH-TY-WI-008《檔案管理辦法》。

　　4.5.2對各部門保存的文件資料，由部門資料員負(fù)責(zé)妥善保管，防止污損遺失，保存期限為一般為3年，超過保存期的，由各部門資料員負(fù)責(zé)進(jìn)行銷毀并做好記錄。

　　4.5.3受控文件不得隨意復(fù)印，需要時(shí)，應(yīng)向其歸控管理部門申請，批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行復(fù)制。

　　4.5.4文件換版后，由原發(fā)放部門負(fù)責(zé)將作廢版本進(jìn)行回收，并進(jìn)行記錄，對作廢的文件和資料需保留以備參考時(shí)，應(yīng)加蓋"作廢"章予以標(biāo)識。

　　4.6外來文件的控制

　　4.6.1對外來文件，由接收部門負(fù)責(zé)進(jìn)行簽收、登記和處理，納入到受控文件的管理范圍。

　　a)上級機(jī)關(guān)下發(fā)的行政和管理性文件以及房地產(chǎn)開發(fā)的法律法規(guī)，由總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)簽收登記，交分管領(lǐng)導(dǎo)簽批后貫徹實(shí)施；

　　b)工程施工技術(shù)類文件，由工程部負(fù)責(zé)保存和處理，對

建筑施工類的國家、地區(qū)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、工藝、技術(shù)規(guī)范等，由工程部審核其是否為有效版本，并提供有效版本清單，發(fā)放項(xiàng)目部使用。

　　c)項(xiàng)目經(jīng)營運(yùn)作的有關(guān)文件和顧客提供的文件等，由策劃營銷中心負(fù)責(zé)處理。

　　4.6.2各部門按照分工管理范圍，負(fù)責(zé)主動(dòng)收集相應(yīng)的外來文件（如：最新頒布的法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、上級政府主管部門的有關(guān)政策等），并對文件的落實(shí)情況進(jìn)行相應(yīng)的跟蹤。

　　4.7項(xiàng)目部負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目的圖紙使用管理，執(zhí)行Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》。

　　4.8總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的檔案管理，各部門按分工做好本部門的檔案管理工作，執(zhí)行Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》。

　　4.9總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的信函管理，做好信函的收發(fā)和處理工作，執(zhí)行Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》。

　　4.10總經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)公司的圖書資料管理，執(zhí)行Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》。

　　4.11工程部負(fù)責(zé)對各部門的文件控制情況進(jìn)行日常的監(jiān)督檢查，并結(jié)合質(zhì)量管理體系審核以及整改等工作，進(jìn)行檢查指導(dǎo)。

　　5.質(zhì)量記錄

　　5.1QR05-01文件發(fā)放登記表

　　5.2QR05-02文件接收登記表

　　5.3QR05-03文件借閱登記表

　　5.4QR05-04文件更改申請/通知單

　　5.5QR05-05受控文件清單

　　6.支持性文件

　　6.1Q/TZH-WI-006《文件編碼規(guī)定》

　　6.2Q/TZH-WI-007《質(zhì)量體系文件編寫導(dǎo)則》

　　6.3Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.4Q/TZH-WI-009《圖書資料管理辦法》

　　6.5Q/TZH-WI-010《圖紙管理規(guī)定》

　　6.6Q/TZH-WI-011《信函管理辦法》

　　6.7Q/TZH-WI-012《文件受控專用章管理規(guī)定》

篇3：OHS管理體系文件和資料控制

　　OHS管理體系文件和資料控制

　　組織應(yīng)建立并保持程序,控制本標(biāo)準(zhǔn)所要求的所有文件和資料,從而確保：

　　(1)它們能夠被恰當(dāng)定位;

　　(2)對它們進(jìn)行定期評審，必要時(shí)予以修訂并由授權(quán)人員確認(rèn)其適宜性;

　　(3)職業(yè)安全健康管理體系的關(guān)鍵崗位，都能得到有關(guān)文件和資料的現(xiàn)行版本;

　　(4)及時(shí)將失效文件和資料從所有發(fā)放和使用場所撤回，或采取其他措施防止誤用;

　　(5) 法律、知識性文件和資料，予以適當(dāng)標(biāo)識并保存。

　　1.理解要點(diǎn)

　　對OHS管理體系文件的管理，如文件的標(biāo)識、分類、歸檔、保存、更新、處置等等，是文件控制的主要內(nèi)容。文件的保存要有一定場所，有專人保管，并有一套機(jī)制保證文件的時(shí)效性。過期作廢的文件要及時(shí)收回處置，新的文件要及時(shí)到達(dá)使用者手中，文件控制是對整個(gè)體系所有文件的控制和要求，為了實(shí)施對文件和資料的控制，除管理手冊和程序文件外，還應(yīng)有適當(dāng)?shù)闹С治募＝M織可結(jié)合自己的特點(diǎn)和需要制訂如受控文件登記表、文件修改登記表、收發(fā)文件登記表等。文件控制在ISO9000系列中已有較嚴(yán)格的要求，可參照執(zhí)行。

　　另一方面，OHS管理體系著重在體系的運(yùn)行和危險(xiǎn)因素的有效控制，而不是建立過于繁瑣的文件控制系統(tǒng)，在建立體系和運(yùn)行體系中要注重實(shí)效。

　　2.審核要點(diǎn)

　　1)組織是否制定和保持了控制文件的文件化程序，是否對有關(guān)的文件包括相關(guān)方的資料都實(shí)施了控制(如：是否建立OHSMS文件和資料管理程序、設(shè)計(jì)文件和資料控制程序、工藝文件和資料控制程序等)。

　　2)是否能保證體系運(yùn)行的各個(gè)重要崗位，都能及時(shí)得到相應(yīng)文件的現(xiàn)行版本。

　　3)不論出于什么原因而保留的已作廢文件，是否都進(jìn)行了適當(dāng)?shù)臉?biāo)識和管理。

　　4)文件的收發(fā)、復(fù)制、歸檔是否都有編號，有責(zé)任人員簽字。

　　5)文件更改、修訂是否有原審批部門審批。

　　6)文件發(fā)布前是否由授權(quán)人員審批其適用性。

　　7)文件修訂時(shí)，是否制定了相應(yīng)記錄和更改清單或一覽表。