物業公司文件收發管理程序（五）
1.目的
為了保證政府、公司及公司的文件精神得到有效的貫徹落實，規范公司內部的文件收發、存檔管理。
2.適用范圍
本程序適用于公司內部文件的收發，上級或外來文件的收文及公司對外文件的發送工作。
3.職責
3.1 公司行政部是本程序的扎口管理部門。
3.2 公司其他職能部門或所屬各管理項目負責配合本程序的實施。
4.程序
4.1公司內部文件的收發
4.1.1由公司總經理室下發各部門（項目）的文件（通知），由公司行政部負責依據總經理室的指示精神和工作要求起草（打?。┏醺澹浛偨浝硎覍忛喍ǜ搴笙掳l各部門（項目）執行。
4.1.2由公司各職能部門下發各項目的文件（通知），由發文部門負責起草，交行政部打印，打印稿由發文部門負責校對定稿，下發有關項目執行，并將文件（貳份）交公司行政部備案、歸檔。
4.1.3所有公司總經理室或職能部門下發的文件（通知），必須實行簽收制度，公司職能部門（項目）在收到文件（通知）后，必須在《文件簽收記錄》上簽字確認，以便有效地落實文件（通知）精神。
4.1.4公司總經理室的文件（通知）精神落實情況，由行政部負責督辦，公司職能部門的文件督辦由發文部門負責。
4.2上級文件的簽收和閱辦
4.2.1所有政府機關和公司公司及兄弟公司通過郵寄、送達或會議發放（由參會人員帶回公司）的上級文件資料，均由公司行政部負責簽收或參會人員直接送達公司行政部。
4.2.2公司行政部收到文件資料后，必須做好收文登記記錄，應根據文件資料內容的輕重緩急，認真填寫《公司文件傳閱單》，粘貼于文件封頁之左上角，呈總經理室閱示。由總經理室在《公司文件傳閱單》上作出批示。
4.2.3公司行政部根據總經理室的批示及指定的閱辦范圍、對象逐一送交相關部門（人員）傳閱，并保證主要牽頭（扎口）的部門（人員）優先傳閱。文件所有的傳閱人員應于閱后在《公司文件傳閱單》上簽明傳閱人和傳閱日期。
4.2.4所有傳閱文件在傳閱結束后，行政部應負責將文件及時地收回，并協助總經理室做好文件精神落實的督辦工作。
4.3公司對外發送的文件
4.3.1所有以公司名義對外發送的報告、請示、信函等文件均應加蓋公司公章，所有以公司部門（項目）名義對外發送的文件應加蓋部門（項目）印章。
4.3.2以公司名義對外的文件，原則上由公司行政部（也可由文件內容的主要職能部門）負責起草。行政部將文件草稿打印校對后由行政部（或相應的職能部門）呈公司總經理室審閱定稿，并加蓋公章。
4.3.3以部門名義對外發送的文件，打印校對后，應交總經理室修改認可后方可加蓋部門印章。
4.3.4以受托管理項目名義對外發送的文件，打印校對后，應交公司管業部修改認可后方可加蓋項目印章（如有）。
4.3.5所有對外文件均應視文件主送和抄送抄報單位情況再增加份數公司留檔，來確定文件的原件份數，以免發生少送或浪費。
4.4項目甲方（或住宅小區業主）的來信
4.4.1公司各部門（項目）收到項目甲方（或住宅小區業主）的信函，收件部門（項目）應負責及時地予以登記。
4.4.2根據信函內容，收件部門（項目）應該或可以解決（答復）的，部門（項目）負責人應負責協調解決或回復。回復操作參照本程序4.3條要求執行。
4.4.3如收到投訴函件，則應參照公司《麗景花園投訴處理程序》執行。
4.4.4項目甲方（或住宅小區業主）的信函處理完畢后，負責處理的部門（項目）應將信函原件及處理意見、結果及相應的資料原件（或復印件）裝訂后存入項目甲方（或住宅小區業主）的檔案中備查。
4.5本程序所述的文件資料，由公司行政部負責按照文書檔案的登記、立卷、歸檔的要求進行管理。
4.6本程序所述的文件資料，行政部及其他職能部門（項目）負責人必須按照文件的內容及公司的要求做好文件資料的保密工作。
4.7公司行政部應按照公司檔案管理要求，做好收發文件的登記和備查。
5.記錄
5.1《公司文件傳閱單》；
5.2《發文記錄》；
5.3《收文記錄》；
5.4《文件簽收記錄》。
篇2：A公司文件收發規定
> 文件收發規定(一)公司的文件由辦公室負責起草和審核，公司總經理簽發;黨支部的文件由辦公室負責起草和審核，黨支部書記簽發;公司本部各部門的文件由各部門負責起草辦公室審核，總經理簽發。
(二)文件簽發后，送辦公室統一安排打字，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復印、蓋章。
(三)文件和原稿，由辦公室分類歸檔，保存備查。
(四)屬于秘密的文件，核稿人應該注明"秘密"字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規定，由專人印制、報送。
(五)文件統一由辦公室負責發送。送件人應將文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并向文件簽發人報告報送結果。秘密文件和由專人按核定的范圍報送。
(六)外來的文件由辦公室專人負責簽收，并分類登記。由辦公室主任提出處理意見后，簽收人應于接件當日即按文件的要求報送給有關部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接件后即時報送。
(七)傳閱文件由辦公室專人負責收回，對領導指示的文件，辦公室應及時組織傳達和落實。
篇3：礦山工程公司文件收發規定
礦山工程有限公司文件收發規定
一、董事會和公司的文件由辦公室擬稿。文件形成后，屬董事會的由董事長簽發，屬公司的由總經理簽發，屬黨內的由黨支部書記簽發。
業務文件由有關部門擬稿，分管副總經理或總工程師審核、簽發。
屬于秘密的文件，核稿人應該注"秘密"字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規定，由專人印制、報送。
二、已簽發的文件由核稿人登記，并按不同類別編號后，按文印規定處理。
文件由擬稿人校對，審核后方能復英蓋章。
三、董事會和公司的文件由辦公室負責報送。送件人應把文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并報告報送結果。
秘密文件由專人按核定的范圍報送。
四、經簽發的文件原稿送辦公室存檔。
五、外來的文件由辦公室文書負責簽收，并于接件當日填寫閱辦單，按領導批示的要求送達有關部門，辦好文件閱辦;屬急件的，應在接件后即時報送。
六、文件閱辦部門或個人，對有閱辦要求的文件，應在三日內辦理完畢，并將辦理情況反饋至辦公室。三日內不能辦理完畢的，應向辦公室說明原因。
文印管理規定
七、所有文印人員應遵守公司的保密規定，不得泄露工作中接觸的公司保密事項。
八、打印正式文件，必須按文件簽發規定由總經理簽署意見，送信息中心打櫻各部門草擬的文件、合同、資料等，由各部門自行打櫻打印文件、發傳真均需逐項登記，以備查驗。
九、文印人員必須按時、按質、按量完成各項打字、傳真、復印任務，不得積壓延誤。工作任務繁忙時，應加班完成。辦理中如遇不清楚的地方，應及時與有關人員校對清楚。
十、文件、傳真等應及時發送給有關人員。因積壓延誤而致工作失誤或造成損失的，追究當事人的責任。
十一、嚴禁擅自為私人打英復印材料，違犯者視情節輕重給予罰款處理。
辦公用品購置領用規定
十二、公司領導及未實行經濟責任制考核部門所需的辦公用品，由辦公室填寫《資金使用審批表》，報總經理審批后購置。實行經濟責任制考核的部門所需購置辦公用品，到辦公室領用，辦理出入庫手續，明確金額。需購置的，由部門負責人填寫《資金使用審批表》，報總經理審批后由辦公室購置。大額資金的使用，由總經理審核并報董事長批準后辦理。
十三、辦公用品購置后，須持總經理審批的《資金使用審批表》和購貨發票、清單，到辦理出入庫手續。未辦理出入庫手續的，財務部不予報銷。
十四、各部門所用的專用表格等印刷品，由部門自行制定格式，按規定報總經理審批后，由辦公室統一印制。
十五、辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。
十六、所有員工要勤儉節約，杜絕浪費，努力降低消耗和辦公費用。