山莊管家服務中心檔案管理規定

　　1.0目的

　　規范檔案的編號、分類、整理、保管及借閱工作。

　　2.0適用范圍

　　適用于zz山莊管家服務中心各類檔案的管理。

　　3.0職責

　　3.1管家服務中心經理監督檔案管理的實施工作并審批檔案的借閱申請；

　　3.2檔案管理員負責檔案的日常管理工作。

　　4.0程序要點

　　4.1檔案的類別、編號及保存年限：

　　4.1.1管家服務中心的編號：*LSZ（項目名稱拼音縮寫）

　　4.1.2區分全宗，按管家服務中心的工作內容劃分，全宗可分為以下幾類：

　　一級類目二級類目編號三級

　　類目檔案范圍和條款保存年限

　　*LSZ工程圖紙01竣工圖紙、技術改造、施工圖紙等永久

　　設備技術資料02消防、智能化系統、電梯系統、變配電系統、給排水系統、空調系統、辦公設備等永久

　　接管驗收資料03永久

　　合同協議04經營服務類合同、工程類合同等永久

　　綜合管理0501公司文件、管理處文件、外來文件、工作聯系文件、專項報告、會議紀要等3年

　　02員工檔案

　　03通知、通告、溫馨提示等3年

　　住戶資料0601業主資料永久

　　02租戶資料長期

　　房屋健康檔案07入伙物業接管驗收表、裝修相關記錄等

　　日常記錄08機電類、安全類、保潔綠化類、人事行政后勤類、培訓類、社區文化、中控類、顧客服務、裝修管理、品質管理等3年

　　業主委員會資料09

　　財務資料10收費通知單、月收費統計表、季公布報表等。3年

　　迎檢資料1101優秀大廈（小區）

　　02安全文明小區

　　保管理期限的年限從文件產生后第二年開始算起，其中永久為50年以上，長期為16年-50年，短期為15年以下。

　　4.1.3檔案順序號：采用阿位伯數字取3位有效數字--001、002、003。

　　4.1.4檔案編號舉例：

　　*LSZ-06-01-001

　　4.2立卷與編制目錄

　　4.2.1立卷：就是按照單份文件相互之間的聯系和價值大小組合成案卷，檔案管理員按以上分類方法，用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷：

　　a)根據檔案(或文件夾)的規格準備相應的檔案標貼紙；

　　b)在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案類別名稱，其格式一般是由檔案編號、檔案名稱組成，如：

　　*LSZ-05-03-001通知及通告

　　*LSZ-06-01-001zz山莊業主資料

　　*LSZ-09-001業主委員會資料

　　c)將制作好的檔案標貼紙貼在檔案盒（或文件夾）左側立面距頂部3CM位置外，并排列在檔案柜中；

　　d)將需歸檔的資料按其所屬類別及入檔時間先后順序存放于相應檔案盒（或文件夾）內；

　　4.2.2編制目錄：

　　a)檔案管理員在檔案盒內首頁位置準備活頁《檔案目錄》；

　　b)每一份檔案在歸檔時，均需將該份檔案登記在《檔案目錄》（內容包括：序號、文件編號、文件標題、頁數、發文單位、發文日期、接收日期、歸檔編號、備注等項目）中，以便查閱；

　　4.3檔案的保管

　　4.3.1檔案保管的工作任務是：

　　a)便于查閱；

　　b)保證檔案的安全；

　　c)防止檔案的損壞；

　　d)采取修復技術，延長檔案壽命。

　　4.3.2檔案保管的責任部門

　　a）管家服務中心客戶服務部保管合同協議、綜合管理資料、住戶資料、員工培訓檔案、業主委員會資料、財務資料、迎檢資料及管家服務中心各職能部門需要保管的其他檔案；

　　b）管家服務中心工程維修班保管項目工程圖紙、設備技術資料、接管驗收資料等相關檔案資料；

　　c）其他職能部門除經常使用的部分資料外，原則上不保管檔案。

　　4.3.3檔案的保管程序

　　a)各職能部門將需保管的資料經整理匯總后，移交給檔案管理員。

　　b)資料管理員將該資料登記在《檔案目錄》中，歸入相應案卷并統一編號；

　　c)資料管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦，以便查詢；

　　d)檔案原則上保管原件。

　　4.4檔案的密級

　　4.4.1檔案的密收分為三級：絕密、機密、普通：

　　a）絕密檔案包括：員工人事檔案、合同、業主檔案、公司重大經營、管理、決策形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案；

　　b）機密檔案包括：重要的會議記錄（紀要）、公司收發文（通知、通告除外）、工程圖紙、維修、回訪記錄、計劃總結和其他屬機密的檔案；

　　c）普通檔案包括：公司的通知、通告等普通性文件。

　　4.5檔案的查閱權限

　　4.5.1管家服務中心經理可查閱中心所有檔案；

　　4.5.2其他人員根據審批查閱有關檔案。

　　4.6檔案的查閱/借閱/復制

　　4.6.1查閱/借閱/復制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復制登記表》中登記。

　　4.6.2資料管理員審核其查(借)閱資格：

　　a)權限內(經授權/審批)的按正常手續辦理；

　　b)權限外的，檔案管理員開具《檔案查閱/借閱/復制審批單》給查閱人辦理審批手續：屬管家服務中心的檔案，由管家服務中心主任審批；屬部門（財務類除外）的檔案，由部門負責人審批；財務類的檔案應由中心經理審批。

　　4.7在檔案歸還日期前，資料管理員應督促借閱人將檔案還好交還檔案室。

　　4.8須復制檔案的，絕密檔案報總經理審批，機密檔案由公司行政人事部經理審批，普通檔案由部門/中心負責人審批。

　　4.9檔案的銷毀

　　4.9.1超過保管期限的檔案，由資料管理員依據檔案的保管期限，每年編制銷毀計劃及《檔案銷毀清單》，報公司行政人事部審核。

　　4.9.2行政人事部審核無誤后報總經理審批。

　　4.9.3總經理審批同意后由行政人事部指定3名監銷人員（檔案管理員、辦公室文員）將超過保存期限的檔案銷毀。

　　4.9.4監銷人員確認銷毀文件無誤簽字后，選擇安全地點銷毀檔案。

　　5.0相關支持文件

　　5.1文書管理規定

　　6.0質量記錄

　　6.1QP-01-07-F001 檔案目錄

　　6.2QP-01-07-F002 檔案查閱/借閱/復制登記表

　　6.3QP-01-07-F003 檔案銷毀清單

篇2：公司會計檔案管理規定

　　公司會計檔案管理規定

　　1.0 目的

　　會計檔案是記錄和反映公司各項經濟業務的重要史料和證據，財務部要切實加強對會計檔案的管理工作，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀等制度，切實把會計檔案管好。

　　2.0 適用范圍

　　2.1會計憑證:原始憑證、記帳憑證、銀行對帳單、銀行存款余額調節表。 2.2會計帳薄:現金和銀行存款日記帳、明細帳、總帳、固定資產卡片、輔助帳薄。

　　2.3會計報表:月、季度會計報表，年度會計報表。 2.4電腦磁盤:儲存會計核算資料、電腦核算程序。 2.5其他會計資料:帳單、發票、收據存根、計劃統計報表、經濟合同、會計移交清冊等等。

　　3.0工作職責

　　(略)

　　4.0 程序要點

　　4.1公司每年形成的會計檔案，都應由財務部按照歸檔要求，負責整理立卷或裝訂成冊。當年會計檔案在會計年度終了后可暫由財務部保管一年，期滿之后，由財務部編造清冊歸檔入庫。

　　4.2已入庫的會計檔案，應保持原卷冊的封裝，需拆封整理的，由會計檔案管理人員處理。

　　4.3會計檔案的保管，必須存放有序，查找方便，同時嚴格執行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損，散失和泄密。

　　4.4會計檔案的保管期限據財政部的有關規定執行。

　　4.5公司保存的會計檔案應根據本單位的業務需要，積極給予利用。公司其他部門查閱會計檔案，須經有關負責人同意，要向保管人說明查閱范圍，并按規定進行登記，查閱后及時歸檔。

　　4.6外單位查閱會計檔案，需憑查閱單位介紹信，說明查閱范圍，查閱人還應出示身份證件，經財務部經理批準后，才能辦理登記查閱手續。

　　4.7查閱會計檔案必須由保管人陪同，不得讓查閱人單獨在場。

　　4.8查閱時會計檔案需保持原樣，不得拆抽，涂改，如需復印的，須經財務部經理同意。

　　4.9會計檔案保管期滿，需銷毀時，應指定專人鑒定審查、編造會計檔案銷毀清冊，經酒店領導同意，報主管部門批準后方能銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始，應單獨抽出，另行立卷，保管到結清為止。建設單位在建設期間的會計檔案，不得銷毀。

　　5.0 記錄文件與控制表格

　　6.0 支持文件

　　無

篇3：廣告公司檔案管理規定

　　廣告傳媒公司檔案管理規定

　　(一)公司的檔案范圍

　　1、企業行政文書檔案：包括法規性文件;各種合同及協議書;會議文件;工作計劃、規劃和工作總結;有關人員的任免、獎勵和處分、調配人事材料;職工花名冊、人事檔案等。

　　2、企業管理檔案：包括企業生產經營計劃、各種指標類定額類文件、企業管理方面的各種市場信息、勞動工資檔案，固定資產及辦公用品名冊，產品質量、用戶檔案等。

　　3、企業技術檔案：包括技術研究檔案、項目方案、樣片等。

　　4、企業會計檔案：包括會計憑證檔案、會計帳簿檔案、會計報表檔案等。

　　5、企業業務檔案：包括與客戶往來函件(含傳真、電子郵件等)、商務報告、業務單據等。

　　6、企業聲像檔案：包括照片、錄音、錄像檔案等。

　　(二)公司檔案管理體制

　　1、公司檔案管理機構：辦公室統一管理公司各類檔案(會計檔案除外)。

　　2、公司指定專人分管公司檔案工作，保管人須維護檔案的完整與安全，并接受必要的培訓。

　　(三)立卷歸檔制度

　　1、檔案的收集：收集工作是建立在歸檔制度上的。各業務部門將辦(理)完畢的文件材料，經過挑選，立卷，定期移交各檔案室集中保存。

　　2、歸檔范圍：凡本單位具有考查利用價值的文件材料。包括與客戶的往來函件(含傳真、電子郵件等)、商務報告、業務單據，以及工作日記、照片等各種形式、載體的文件。

　　3、歸檔時間：辦(理)完畢的文件，按工作階段性進行歸檔：

　　(1)按年形成的文件，第二年第一季度歸檔。

　　(2)凡有法律效用的文件材料，簽訂后就立即歸檔。當事人、部門負責人留復印件備查。

　　(3)凡是有機密性的文件，隨時形成，隨時歸檔。

　　(4)項目、科研課題，鑒定，驗收后，兩個月內歸檔。

　　4、歸檔要求

　　(1)材料完整齊全。

　　(2)系統、條理、保持有機聯系。凡是歸檔文件材料，均要按其不同特征組卷，盡量保持它的內在聯系，并區分它們不同的保存價值。文件分類準確、立卷合理。

　　(3)立卷時，要求將文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復等統一立卷，不得分散。

　　(4)在進行卷內文件排列時，要合理安排文件的先后秩序，按時間先后排列。對于同一事情的同一文件，應統一規定進行，比如：正件與附件，應正件在前，附件在后等。

　　(5)由檔案部門對業務部門加以指導，協助業務部門共同做好舊檔的組織工作。辦(理)移交手續，雙方在移交清冊上簽字。

　　5、部門歸檔要求

　　(1)編制立卷項目，將辦(理)完畢的文件按有關條款歸入卷內，便于次年立卷。

　　(2)文件按時間順序排列，最近的在最上面。

　　(3)一個客戶一個立卷，一個項目立一個卷，一個檔案盒。

　　(4)貿易檔案與往來函件分開放，貿易檔案分筆次按各自的辦(理)流水號放在文件袋里。

　　(5)定時交檔案室：文件量少的，一季交一次，季后第一個月收集。文件量大的，一月交一次。

　　6、檔案室在收到業務部門的歸檔和各類文件后進行分類編目排列。

　　7、記錄檔案文件材料目錄須打印，統一用A4紙。

　　(四)、檔案管理工作

　　1、檔案的管理：區分全宗，正確立檔單位;分類，依據檔案、來源、時間、內容、形式分成若干層次和類別;案卷排列并編制案卷目錄。

　　2、檔案保管：公司設立專用文件庫保存檔案。

　　3、檔案的鑒定：從檔案的內容、來源、時間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。

　　4、檔案的銷毀編制銷毀清冊;辦(理)銷毀手續，經總經理批準，方能銷毀;銷毀要有二人以上監銷，并在清冊上簽字。

　　(五)、檔案利用工作

　　1、凡需調閱檔案，均須填寫檔案借閱單，依據借閱權限和檔案密級，經各級領導簽批后方能借閱。借閱檔案應在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數量、期限。

　　2、檔案利用方式有：提供檔案原件;提供檔案復印件;提供文獻索引資料。

　　3、檔案管理部門要主動向部門員工提供公司檔案編研信息服務，主要方面為政策信息、管理信息、產品信息、市場信息等。

　　4、依據國家統計和有關法律法規，做好企業檔案統計工作。