別墅項(xiàng)目管理處檔案管理措施

　　1、檔案的建立

　?。?）建立檔案管理制度

　?。?）確定檔案的內(nèi)容

　　檔案管理具體管理內(nèi)容涉及建筑檔案、業(yè)主及物業(yè)使用人檔案、管理工作檔案、社區(qū)志史檔案、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案等。根據(jù)要求以下就建筑物檔案、管理工作檔案的管理具體說明。

　　a．建筑物檔案：1）建筑物原始檔案；2）建筑物維護(hù)、改造檔案；3）業(yè)主裝修、改造工程檔案

　　b．業(yè)主檔案：業(yè)主檔案是指物業(yè)管理單位為了正常的管理工作需要，收集掌握的有關(guān)各業(yè)主的文件材料和信息。

　　1）收集業(yè)主/用戶單位資料

　　2）業(yè)主/用戶繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金

　　3）業(yè)主/用戶裝修工程文件

　　4）業(yè)主/用戶遷入時(shí)填具之資料

　　5）業(yè)主/用戶資料補(bǔ)充

　　業(yè)主/用戶聯(lián)絡(luò)資料

　　緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料

　　管理人員在日常職務(wù)常與業(yè)主/用戶人事變遷資料

　　6）業(yè)主/用戶與管理處往來文件

　　7）業(yè)主/用戶違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄

　　8）業(yè)主/用戶請(qǐng)修記錄

　　9）業(yè)主/用戶投訴記錄

　　10) 業(yè)主/用戶單位有關(guān)的工程檔案（與二次裝修工程有關(guān)資料）

　　c．社區(qū)志史活動(dòng)檔案：社區(qū)志史活動(dòng)檔案是指物業(yè)管理區(qū)域作為一個(gè)區(qū)域社會(huì)，在舉行或參與各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)中形成并需要?dú)w檔保存的，反映社區(qū)歷史發(fā)展、文化發(fā)展精神文明進(jìn)步的各類文件材料。

　　d．管理工作檔案：管理工作檔案是指管理公司在物業(yè)管理日常工作中產(chǎn)生形成和需要收集歸檔保存的文件材料。

　?。?）檔案的產(chǎn)生收集、接收和移交

　　1）工程技術(shù)部負(fù)責(zé)收集、接收竣工驗(yàn)收資料、房屋的單體竣工圖等項(xiàng)目建筑物的原始資料；

　　2）各組團(tuán)協(xié)調(diào)管理處負(fù)責(zé)收集用戶資料、裝修管理資料、投訴及回訪記錄等；

　　3）客服部負(fù)責(zé)收集文書檔案資料及社區(qū)志史活動(dòng)檔案；

　　4）其他檔案資料和維修、巡視、運(yùn)行及服務(wù)活動(dòng)記錄分別由各職能部門負(fù)責(zé)收集。

　　2、檔案的管理

　?。?）檔案的分類、編目及著錄

　?。?）檔案的整理裝訂

　　（3）檔案的電腦化管理

　　3、檔案管理的要求

　?。?）收集報(bào)刊應(yīng)注意收集整份，盡量不要剪裁，并要備有復(fù)印件供使用。

　?。?）對(duì)收集到的檔案資料，要逐件確定其保存價(jià)值，保存期限及是否需要補(bǔ)充相關(guān)資料。

　　a、對(duì)資料進(jìn)行整理，即進(jìn)行基本的分類、組合、排列和編目。

　　b、裝訂之前，要將文件上的訂書釘、回形針等鐵物全部拆除，以免銹蝕案卷。

　　c、檔案保管工作的中心任務(wù)是維護(hù)檔案的完整和安全。要做到：防火、防光、防潮、防霉、防塵、防蟲。

篇2：物業(yè)檔案管理具體措施

　　業(yè)戶檔案資料是在業(yè)戶入伙以后逐步建立起來的,其內(nèi)容包括業(yè)戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費(fèi)收繳情況、室內(nèi)裝修管理資料及物業(yè)獨(dú)用部分使用及保養(yǎng)維修情況等。

　　業(yè)戶檔案的收集

　　××物業(yè)設(shè)立檔案室,建立相應(yīng)規(guī)章制度,對(duì)業(yè)戶檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。資料收集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則。在實(shí)際工作中從需要出發(fā),擴(kuò)大資料來源,從時(shí)間上講是在業(yè)主入伙時(shí)開始收集歸檔,實(shí)行業(yè)戶一戶一檔。

　　業(yè)戶權(quán)籍資料管理

　　從業(yè)戶入伙開始,應(yīng)著手權(quán)籍資料的收集工作,權(quán)籍資料的收集、整理、歸檔,應(yīng)做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權(quán)籍資料,動(dòng)態(tài)反映業(yè)戶權(quán)籍狀況,為業(yè)戶需求提供服務(wù)。

　　業(yè)戶檔案的整理

　　各個(gè)業(yè)務(wù)范圍上收集到的信息資料,統(tǒng)一交檔案員集中整理,整理的重點(diǎn)根據(jù)資料內(nèi)容、來源進(jìn)行分類,做到條理清晰、便于查閱。

　　業(yè)戶檔案的歸檔

　　××廣場(chǎng)××號(hào)樓項(xiàng)目(---)管理處的業(yè)務(wù)接待將收集到的業(yè)戶資料每月五日前提交檔案中心。××物業(yè)檔案中心員www.dewk.cn按照物業(yè)管理自身的內(nèi)在規(guī)律和聯(lián)系,將資料分類有序地保存,并輸入計(jì)算機(jī)存檔,運(yùn)用計(jì)算機(jī)的先進(jìn)手段進(jìn)行檔案資料的管理。

　　檔案的利用

　　為業(yè)戶服務(wù)工作及時(shí)提供檔案資料,直接或間接地為業(yè)戶管理服務(wù),從而有效地提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

　　業(yè)戶檔案的管理

　　業(yè)戶檔案的使用應(yīng)有嚴(yán)格的規(guī)定,借閱必須由具備規(guī)定條件的人員經(jīng)登記后方可借出,歸還時(shí)須由專人進(jìn)行檢查,如有破損,立即修復(fù),嚴(yán)重時(shí)追究有關(guān)人員的責(zé)任。業(yè)戶檔案存放時(shí)要做好防火、防潮、防蛀工作,計(jì)算機(jī)使用時(shí)應(yīng)防止電腦病毒侵入。

篇3：住宅小區(qū)物業(yè)檔案管理措施

　　住宅小區(qū)物業(yè)檔案管理措施

　　1、建立檔案管理制度

　　根據(jù)檔案資料初建的情況，擬首先制定如下制度：

　　<物業(yè)檔案管理制度><檔案查詢制度>

　　<庫房管理制度><檔案移交驗(yàn)收制度>

　　2、確定檔案的內(nèi)容

　　物業(yè)管理中檔案管理具體管理內(nèi)容涉及建筑物、業(yè)主檔案、管理運(yùn)作、歷史檔案。根據(jù)要求以下僅就建筑物檔案，管理工作檔案的管理具體的說明。

　?、俳ㄖ餀n案

　　A、建筑物原始檔案

　　包括竣工驗(yàn)收資料、房屋單體竣工圖，具體清單如下：

　　產(chǎn)權(quán)資料。包括：項(xiàng)目批準(zhǔn)文件、用地批準(zhǔn)文件、建筑執(zhí)照。

　　(1)產(chǎn)權(quán)資料。包括：項(xiàng)目批準(zhǔn)文件、用地批準(zhǔn)文件、建筑執(zhí)照。

　　(2)技術(shù)資料。包括：竣工圖-總平面圖、建筑圖、結(jié)構(gòu)圖、附屬工程及隱蔽管的全套圖紙、地質(zhì)勘察報(bào)告、工程預(yù)算決算分項(xiàng)單、圖紙會(huì)審記錄、工程設(shè)計(jì)變更通知及技術(shù)核定書、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、沉降觀察記錄及沉降觀察點(diǎn)布置圖。

　　(3)竣工驗(yàn)收證明書。包括：基建工程竣工驗(yàn)收書、建筑消防驗(yàn)收合格證、電信局電話工程竣工驗(yàn)收證書、主要材料的質(zhì)量保證書、新材料、構(gòu)配件的鑒定合格證書，水、電、衛(wèi)生器具等設(shè)備及衛(wèi)生潔具的檢驗(yàn)合格證書、砂漿、混凝土試塊試壓報(bào)告、供水、供暖管道的試壓報(bào)告、物業(yè)公司代管的設(shè)備。

　　(4)房屋使用資料。包括：業(yè)主名單、地址、電話清單、建筑面積計(jì)算書。

　　(5)供電、供水系統(tǒng)如需物業(yè)公司臨時(shí)代管的，竣工驗(yàn)收后加辦以下協(xié)議及證書。包括：供用電協(xié)議書、用電許可證、委托銀行代收電費(fèi)合同書、變壓器報(bào)停申請(qǐng)表、用水申請(qǐng)審批表、月供水計(jì)劃報(bào)告單。

　　B、建筑物維護(hù)、改造檔案

　　建筑物維護(hù)、改造檔案是指物業(yè)管理單位在物業(yè)管理工作中對(duì)所管物業(yè)建筑本體進(jìn)行維護(hù)、改造的有關(guān)資料：

　　(1)維護(hù)改造申請(qǐng)表及批準(zhǔn)文件

　　(2)維護(hù)改造工程施工許可證

　　(3)維護(hù)改造方案

　　(4)維護(hù)改造工程合同

　　(5)維護(hù)改造工程預(yù)算書及批準(zhǔn)文件

　　(6)維護(hù)改造工程驗(yàn)收說明書

　　(7)維護(hù)改造工程結(jié)算(核算)表

　　(8)各設(shè)備及工程使用維護(hù)說明書]

　　(9)各設(shè)備及工程使用許可證(政府規(guī)定需要申辦的應(yīng)全部具有)

　　(10)維護(hù)改造工程施工設(shè)計(jì)圖及竣工圖

　　C、用戶裝修、改造工程檔案

　　用戶裝修改造檔案是指住戶對(duì)自己擁有產(chǎn)權(quán)或經(jīng)業(yè)主授權(quán)的房屋進(jìn)行裝修、改造工程所產(chǎn)生的文件和圖紙材料，一般內(nèi)容如下：

　　(1)裝修、改造申請(qǐng)表及審查意見

　　(2)裝修設(shè)計(jì)圖

　　(3)裝修、改造過程中的管理、監(jiān)理資料

　　(4)完工后的驗(yàn)收意見

　?、诠芾砉ぷ鳈n案

　　管理工作檔案是指物業(yè)管理公司在物業(yè)管理日常工作中產(chǎn)生形成和需要收集歸檔保存的文件材料，主要為：

　　(1)政府頒發(fā)的物業(yè)管理各項(xiàng)法規(guī)、條例、通知等;

　　(2)制訂的各種管理規(guī)定、公約;

　　(3)公司 ISO體系文件

　　(4)財(cái)務(wù)資料

　　(5)工作計(jì)劃、方針、目標(biāo)記錄

　　(6)各項(xiàng)管理工作日志

　　(7)糾正和預(yù)防措施方案

　　(8)質(zhì)量/環(huán)境/安全控制記錄

　　(9)設(shè)備設(shè)施保養(yǎng)規(guī)程，巡查、維修、養(yǎng)護(hù)記錄

　　(10)滿意度調(diào)查記錄、回訪記錄日志及回訪登記表

　　(11)投訴及投訴處理記錄

　　(12)其他需要收集歸檔的工作記錄、服務(wù)記錄。

　　3、檔案的管理

　　(1)檔案的分類、編目及著錄

　　(2)檔案的整理裝訂

　　(3)檔案的電腦化管理

　　4、管理?xiàng)l件：

　　(1)庫內(nèi)溫度不超過20攝氏度，濕度不超過5%，密閉防光、防鼠防蟲，嚴(yán)禁煙火，配氣體或干粉滅火設(shè)備。

　　(2)辦公條件，適量的存儲(chǔ)和查閱空間，符合規(guī)定的整理裝訂設(shè)備、工具和裝具。

　　(3)管理人員要求：經(jīng)過檔案管理專業(yè)培訓(xùn)。