商住項(xiàng)目檔案資料的管理

　　資料管理在物業(yè)管理中的重要性越來越被重視，法律、法規(guī)的健全，業(yè)主維權(quán)意識(shí)的日益覺醒，對物業(yè)資料的管理，特別是原始資料的記錄、收集、整理、存檔更加重要。管理處的資料管理主要分為以下幾方面。

　　*發(fā)商移交的原始資料的管理

　　樓宇交接時(shí)，開發(fā)商和物業(yè)公司需要交接樓宇的基本資料，資料是否齊全，將為物業(yè)公司做好今后管理服務(wù)奠定基礎(chǔ)。這主要包括以下資料：1、原始規(guī)劃資料；2、竣工驗(yàn)收資料；3、基建施工圖紙資料；4、設(shè)備安裝圖紙、說明書、供應(yīng)商資料。

　　*業(yè)主入住的原始登記資料的管理

　　業(yè)主入住的原始資料是物業(yè)管理資料里重要部分，也是物業(yè)管理中基礎(chǔ)的資料之一。這類資料的收集主要在業(yè)主、用戶辦理入住手續(xù)時(shí)，一次性收集完整。主要資料如下：1、房產(chǎn)證、購房合同復(fù)印件；2、營業(yè)執(zhí)照或身份證復(fù)印件；3、業(yè)主開戶原始登記表；4、業(yè)主與物業(yè)公司簽訂的前期管理協(xié)議、業(yè)主公約，消防安全責(zé)任書；5、租戶變更情況登記表。

　　*業(yè)主、用戶裝修資料的管理

　　業(yè)主、用戶在辦理裝修時(shí)，管理處對裝修資料的審批很重要，一方面為方便今后的維修，一方面為房屋的使用安全。因此，管理處在審核裝修資料時(shí)，一定要細(xì)致、嚴(yán)格，為今后的日常管理工作奠定基礎(chǔ)。裝修資料的管理主要分為如下內(nèi)容：1、消防審批報(bào)告；2、裝修圖紙；3、消防驗(yàn)收報(bào)告；4、裝修施工單位資質(zhì)、營業(yè)執(zhí)照；5、施工中違章登記資料、整改記錄；6、施工人員登記表；7、管理處驗(yàn)收報(bào)告；8、二次裝修申報(bào)手續(xù)、消防驗(yàn)收報(bào)告。

　　*管理處日常記錄文件的管理

　　日常記錄文件的管理是物業(yè)管理的基礎(chǔ)工作，也是物業(yè)管理工作中非常繁瑣的工作，更是督促物業(yè)公司提高服務(wù)質(zhì)量的必要手段。在管理處的日常管理中，日常巡查、檢查記錄包含了日常管理的全部內(nèi)容，如：綠化、清潔、設(shè)備維護(hù)、公共設(shè)施維護(hù)、安防巡查等等。值班記錄包含各責(zé)任部門的值班情況登記，如：機(jī)房值班、監(jiān)控值班、門衛(wèi)值班等記錄情況登記等。對外包項(xiàng)目，盡管我們只是進(jìn)行月評價(jià)，但為了監(jiān)督日常的服務(wù)質(zhì)量，也要求外包單位提供日常巡查記錄。對業(yè)主投訴進(jìn)行分類，及時(shí)處理并將處理結(jié)果整理存檔。日常記錄文件的管理有以下幾方面內(nèi)容：1、日常巡查記錄；2、值班記錄；3、外包項(xiàng)目的評價(jià)記錄；4、業(yè)主投訴情況記錄；5、突發(fā)事件記錄及處理情況。

　　*財(cái)務(wù)資料管理

　　物業(yè)公司的核心是提供服務(wù)和贏得利潤，在做好服務(wù)的同時(shí)，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，收取應(yīng)收費(fèi)用，降低管理成本也是相當(dāng)重要的。因此在財(cái)務(wù)資料管理上必須講究完整、連續(xù)性。財(cái)務(wù)管理主要有如下資料：1、業(yè)主、租戶物業(yè)管理費(fèi)的交繳資料；2、固定資產(chǎn)的登記管理資料；3、外包單位按合同付費(fèi)記錄資料；4、有償服務(wù)收費(fèi)記錄資料。

　　*業(yè)主、用戶往來函件的管理

　　業(yè)主、用戶往來函件資料是管理處與業(yè)主、用戶的進(jìn)行交往的原始記錄文件，對今后會(huì)引起法律糾紛的事件是一個(gè)很好的原始記錄，特別是給業(yè)主、用戶的違章、整改通知，這類文件一定要有業(yè)主、用戶的簽收記錄。1、給業(yè)主、用戶的通知；2、給業(yè)主、用戶的違章、整改函件；3、業(yè)主、用戶給管理處的函及管理處的復(fù)函。

　　*業(yè)主委員會(huì)資料管理

　　對已經(jīng)成立業(yè)主委員會(huì)的管理處，要將業(yè)主委員會(huì)的相關(guān)資料整理備案，做好每次業(yè)主委員會(huì)會(huì)議紀(jì)要，留案備查。1、歷屆業(yè)主委員會(huì)選舉資料；2、業(yè)主委員會(huì)會(huì)議資料；3、業(yè)主委員會(huì)委員個(gè)人登記資料；4、社區(qū)文化活動(dòng)記錄資料及圖片。

　　*上級(jí)主管部門、公司內(nèi)部請示、匯報(bào)文件的管理

　　給上級(jí)主管部門、公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門的請示、匯報(bào)文件，做好登記、記錄，對請示文件中領(lǐng)導(dǎo)的批示進(jìn)行登記，安排人員落實(shí)，并做到及時(shí)檢查落實(shí)情況。1、給上級(jí)主管部門的請示；2、給公司領(lǐng)導(dǎo)的請示；3、給公司相關(guān)部門的報(bào)告；4、與公司相關(guān)部門的往來函件。

　　*管理處員工人事資料的管理

　　對員工人事資料的管理，可以為管理處日常考評、年終評比提供依據(jù)，同時(shí)也可以使管理處合理使用人力資源，用人所長。1、員工人事檔案資料登記；2、員工日常

考評記錄；3、員工獎(jiǎng)懲記錄；4、員工專業(yè)資格證書的登記；5、員工日常培訓(xùn)的記錄。

　　*公司文件、管理制度的收集管理

　　為使管理處每一位員工能更好掌握公司動(dòng)態(tài)，貫徹公司的經(jīng)營方針、目標(biāo)，對公司下發(fā)的文件要求相關(guān)人員要傳閱、學(xué)習(xí)，并進(jìn)行登記。1、公司編號(hào)公文分類存檔；2、公司管理制度匯總；3、各相關(guān)專業(yè)管理規(guī)定、制度匯總。

　　*業(yè)管理相關(guān)資料的收集管理

　　為及時(shí)掌握、了解物業(yè)管理行業(yè)最新動(dòng)態(tài)、法律法規(guī)，注意收集相關(guān)資料，存檔備用。1、物業(yè)管理法律、法規(guī)、條例的資料收集；2、報(bào)紙、雜志相關(guān)案例的剪貼資料；3、與管理處、公司相關(guān)報(bào)道的剪貼資料；4、管理區(qū)域內(nèi)業(yè)主、租戶的相關(guān)報(bào)道資料。

篇2：家長學(xué)校檔案資料管理制度

　　中學(xué)家長學(xué)校檔案資料管理制度

　　1、學(xué)校成立專門的檔案資料室，專人負(fù)責(zé)管理各類檔案。

　　2、凡家長學(xué)校所開展的所有活動(dòng)，都必須有資料積累，并及時(shí)把資料歸并成冊，分類裝訂。

　　3、教師在家長學(xué)校活動(dòng)中的教案、隨筆、個(gè)案分析等都分門別類裝訂成冊，交送資料統(tǒng)一保管。

　　4、家長會(huì)簽到單、學(xué)員名冊、優(yōu)秀學(xué)員名冊等按學(xué)期分類裝訂，送資料定保管。

　　5、資料室工作人員應(yīng)盡心盡職，做到資料裝訂分門別類，存放整齊有序，不漏收、漏裝資料。

　　6、加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對資料室的管理，不間斷地進(jìn)行檢查，及時(shí)提出完善意見。

篇3：某基建規(guī)劃處檔案資料管理辦法

>　　基建規(guī)劃處檔案資料管理辦法

　　檔案管理是我處工作的重要組成部分，為了充分發(fā)揮檔案的作用，使之更好地服務(wù)于工作，特制訂本辦法。

　　一、文件材料歸檔范圍：

　　1、院外文件：按規(guī)定需要保存的中央、省、市各類正式文件。

　　2、學(xué)院下發(fā)的有關(guān)文件以及制定的各種制度、規(guī)定、辦法、條例。

　　3、我處形成下達(dá)的各類規(guī)章制度、正式文件和會(huì)議記錄等資料。

　　4、我處代表學(xué)院與外單位簽訂的有關(guān)合同、協(xié)議(基建檔案除外)。

　　5、學(xué)院總體規(guī)劃、基建計(jì)劃、招投標(biāo)記錄等資料。

　　6、按學(xué)院檔案館規(guī)定要求歸檔的有關(guān)資料。

　　二、檔案的使用與管理：

　　1、根據(jù)學(xué)院檔案館要求歸檔的檔案我處按時(shí)交由檔案館統(tǒng)一管理，以維護(hù)檔案資料的完整和安全。

　　2、工作需要借閱檔案，根據(jù)相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。檔案借出后，、借閱者應(yīng)對檔案負(fù)責(zé)，不得遺失、泄密和污損，也不得任意抽換、涂改、勾畫、拆散,用完后及時(shí)歸還。

　　3、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將各類會(huì)議、大事的有關(guān)材料及時(shí)交檔案，負(fù)責(zé)檔案管理應(yīng)經(jīng)常檢查、收集檔案資料、材料，及時(shí)整理歸檔。

　　4、凡是需要銷毀的檔案資料，必須造具清冊，經(jīng)主管檔案工作負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后報(bào)學(xué)院審批后執(zhí)行。

　　三、文件傳閱和處理：

　　收到文件，要根據(jù)文件的內(nèi)容、密級(jí)、傳閱范圍等要求，及時(shí)登、記、擬辦、傳遞和送閱。

　　2、分發(fā)到有關(guān)科室的文件必須登記在案。

　　3、文件一般不外借，如確需借閱，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，并限期歸還。

　　4、文件閱后(文件精神傳達(dá)貫徹后)應(yīng)及時(shí)立卷歸檔按有關(guān)規(guī)定理。

　　四、組織

　　1、處成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)并指定專人負(fù)責(zé)對檔案的收集、整理、立卷歸檔等工作。

　　2、各科室應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案工作。

　　五、其他

　　1、未盡事宜由處負(fù)責(zé)解釋。

　　2、本辦法自公布之日起執(zhí)行。

　　z醫(yī)學(xué)院基建規(guī)劃處