物資采購驗收入庫報銷流程

　　采購使用部門

　　1. 提出物資使用建議，擬寫《內(nèi)部請示報告》，經(jīng)總經(jīng)理簽批后方可提出采購申請。

　　根據(jù)使用物資的性質(zhì)決定：

　　①. 無需詢價直接申請采購，填寫《采購申請》(見附表)。

　　②. 重要物資詢價后，根據(jù)物資的性價比，采購員需將詢價結(jié)果以《內(nèi)部請示報告》的形式上報總經(jīng)理批示，再填寫《采購申請》

　　以下物資無需寫《內(nèi)部請示報告》：

　　? “工程備品備件”

　　? “工程最低月耗”

　　? “清潔月耗品”

　　? “員工勞保用品”

　　? “辦公用品、耗材”

　　? “有償服務收費項目”

　　2. 填寫《采購申請》

　　使用部門填寫以下內(nèi)容：

　　? 采購原因、收(免)費

　　? 申請人、申請日期、要求到貨日期

　　? 部門經(jīng)理簽字

　　? 申請采購內(nèi)容、品牌、規(guī)格型號、單位、申請數(shù)量

　　3. 將填寫完的采購申請送至庫房，由庫管員簽收。

　　庫房

　　1. 接到使用部門送來的《采購申請》，按類別在“采購編號”欄中進行編號。

　　2. 根據(jù)使用部門的申請數(shù)量，與庫存進行核實，填寫《采購申請》中“庫存數(shù)量”、“批準數(shù)量”兩欄。

　　3. 將核實的《采購申請》在“庫房管理員”處簽字后送至采購員處。

　　采購員

　　1. 接到庫房送來的《采購申請》，按需購物資的要求進行詢價。

　　采購員填寫以下內(nèi)容：

　　? 單價、合計

　　? 此采購申請含此頁共計*頁，附件*頁

　　? 預計總金額(大、小寫)

　　? 供貨商全稱

　　? 聯(lián)系人、聯(lián)系電話

　　2. 在“采購員”處簽字后，送至綜合部。

　　綜合部

　　1. 接到采購員送來的《采購申請》，由部門經(jīng)理審核，并簽字。

　　2. 做好“采購申請”簽收登記后，送至財務部進行審核。

　　3. 財務審核通過，報至總經(jīng)理審批;財務審核不通過，返回采購員。

　　4. 總經(jīng)理簽批同意，將《采購申請》送至采購員進行采購，并做好記錄。

　　財務部

　　1. 對《采購申請》中的采購內(nèi)容、實際采購數(shù)量、小計與合計金額進行審核。如審核無誤，簽字確認;發(fā)現(xiàn)錯誤予以注明，并退回綜合部。

　　審核時需注意以下幾點：

　　? 采購內(nèi)容是否與預算中相符，如“工程最低月耗”、“清潔月耗品”、“勞保用品”等

　　? 實際采購數(shù)量、小計與合計金額是否有誤

　　? 大寫金額是否規(guī)范

　　? 各職能部門簽字是否齊全

　　采購員

　　1. 聯(lián)系供貨商，物資到位。

　　2. 將《采購申請》復印，送至庫房以備驗收時使用。

　　驗收、入庫

　　庫房

　　1. 庫管員與使用部門、供貨商三方共同對到貨物資進行驗收。

　　驗收時注意以下幾點：

　　? 物資是否與《采購申請》中內(nèi)容、規(guī)格型號相符

　　? 使用部門檢查產(chǎn)品質(zhì)量是否合格，是否為三無產(chǎn)品

　　? 庫房對到貨數(shù)量進行核對

　　? 部分物品暫時無法驗收，與供貨商協(xié)商經(jīng)試用后再驗收、付款

　　2. 驗收符合要求后，填寫《物資入庫驗收單》(見附表)

　　庫管員填寫以下內(nèi)容：

　　? 庫管員填寫：物資名稱、品牌、規(guī)格型號、單位、到貨數(shù)量、單價、金額、供貨商、庫房驗收

　　? 各職能部門簽字確認：采購員、使用部門負責人、庫管員

　　3.《入庫驗收單》填寫后將第四聯(lián)交給供貨商，第三聯(lián)交使用部門，第二聯(lián)交采購員，第一聯(lián)庫房登帳。

　　4. 物資入庫，分類存放。

　　5. 通知使用部門可以領(lǐng)取所需物資。

　　6. 填寫《入庫驗收單》中“采購申請?zhí)?rdquo;、“驗收單序號”兩項。

　　7. 按類別將到貨物資分別登帳，并在《入庫驗收單》“登帳庫存”欄中做好記錄;將《入庫驗收單》、《采購申請》復印件存檔。

　　領(lǐng)用

　　使用部門

　　1. 填寫《物資出庫單》(見附表)領(lǐng)取所需物資。

　　填寫時注意以下幾點：

　　? 由專業(yè)主管及部門經(jīng)理簽字

　　? 工程用料需注明該物資是否為有償服務(收免費情況)。

　　2. 投入使用。

　　庫房

　　1. 接到《物資出庫單》提貨，出庫。

　　2. 將《物資出庫單》統(tǒng)一編號，按類別進行銷帳，并做好記錄。

　　報銷

　　采購

　　1. 將第二聯(lián)《入庫驗收單》做報銷憑據(jù)。

　　2. 填寫《付款申請及報銷單》(見附表)。

　　填寫時注意以下幾點：

　　? 寫清報銷內(nèi)容、金額(大小寫)、承辦人

　　? 將本次采購的全部原始發(fā)票、《入庫驗收單》(第二聯(lián))、《采購申請》原件粘貼附后

　　? 部門經(jīng)理審核后在承辦人欄中簽字

　　3. 將《報銷單》登記后送至綜合部辦理報銷審批。

　　綜合部

　　1. 接到采購送來的《報銷單》，做好簽收、登記后送至財務部進行審核。

　　2. 財務審核后，報至總經(jīng)理審批。

　　3. 將審批后的《報銷單》返回采購。

　　4. 做好《報銷單》返回記錄。

　　財務部

　　1.接到綜合部送來的《報銷單》，對其中內(nèi)容進行審核。

　　審核時注意以下幾點：

　　《報銷單》內(nèi)容填寫是否正確無誤

　　? 簽字是否齊全

　　? 發(fā)票、《入庫驗收單》、《采購申請》三份單據(jù)中內(nèi)容、數(shù)量、金額是否相符

　　? 實際金額與報銷金額是否相同

　　2.審核無誤后簽字確認。

　　3. 由綜合部取回審核后的《報銷單》，送至總經(jīng)理審批。

　　采購

　　1. 接到綜合部返回簽批后的《報銷單》，將《報銷單》封頁、全部原始發(fā)票復印存檔。

　　2. 持《報銷單》到財務部領(lǐng)取現(xiàn)金(或支票)。

　　注：付款形式應為支票;金額較少(如100元以下)可支付現(xiàn)金。

篇2：食品股份公司原材料采購入庫驗收管理規(guī)定

　　食品股份公司原材料采購入庫驗收管理規(guī)定

　　第一條采購單處理

　　倉庫保管員一旦接到采購部門轉(zhuǎn)來的“采購單”，即應按物資類別、來源和入庫時間等分門別類歸檔存放。

　　第二條物資標簽

　　物資在待驗入庫前應在外包裝上貼好標簽，詳細填寫批量、品名、規(guī)格、數(shù)量及入庫日期。熱點欄目：20**年個人總結(jié)

　　第三條內(nèi)購物資入庫

　　1．材料入庫前，保管人員必須對照“采購單”，對物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、送貨單和發(fā)票等一一清點核對，確認無誤后，將到貨日期及實收數(shù)量填入“請購單”。

　　2．如發(fā)現(xiàn)實物與“采購單”上所列的內(nèi)容不符，保管人員應立即對通知采購人員和主管。在這種情況下原則上不予接受入庫，如采購部門要求接收則應在單據(jù)上注明實際收料狀況，并請采購部門會簽。

　　第四條外購物資入庫

　　1．材料進廠后，保管人員即會同檢驗人員對照“裝箱單”及“采購單”開箱核對材料名稱、規(guī)格和數(shù)量，并將到貨日期及實收數(shù)量填入“采購單”。

　　2．開箱后，如發(fā)現(xiàn)所裝載材料與“裝箱單”或“采購單”記載不符，應即通知辦理進口人員及采購部門處理。

　　3．如發(fā)現(xiàn)所裝載物料有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮等現(xiàn)象，經(jīng)初步估算損失在2000元以上者，保管人員應即通知采購人員、公證人員等前來公證并通知代理商前來處理，此前應盡可能維持原來狀態(tài)以利公證作業(yè)。如未超過2000元，可按實際數(shù)量辦理入庫，并在“采購單”上注明損失程度和數(shù)量。

　　4．受損物品經(jīng)公證或代理商確認后，保管人員即開具“索賠處理單”呈主管批示，再送財務部門及采購部門辦理索賠。

　　入庫以后，保管人員應將當日所收料品匯總填入“進貨日報表”作為入賬依據(jù)。

　　第五條交貨數(shù)量超額處理

　　交貨數(shù)量超過“訂購量”部分原則上應予退回，但對于以重量或長度計算的材料，其超交量在3%以下時，可在備注欄注明超交數(shù)量，經(jīng)請示采購部門主管同意后予以接收。

　　第六條交貨數(shù)量短缺處理

　　交貨數(shù)量未達訂購數(shù)量時，原則上應予以補足。但經(jīng)請購部門主管同意后，可采用財務方式解決。屆時保管部門應通知采購部門聯(lián)絡供應商處理。

　　第七條急用品入庫

　　緊急材料入庫交貨時，若保管部門尚未收到“請購單”，收料人員應先詢問采購部門。確認無誤后，方可辦理入庫。

　　第八條驗收與退貨

　　1．為保證企業(yè)產(chǎn)品與服務的高質(zhì)量，須高度重視來料質(zhì)量標準問題。質(zhì)量管理部門應就材料重要性及特性等，適時召集使用部門和其他有關(guān)部門按照生產(chǎn)要求制定“材料驗收規(guī)范”，呈總經(jīng)理核準后公布實施，作為采購驗收依據(jù)。

　　2．屬外觀等易識別性質(zhì)檢驗的物料，驗收應于收料后一日內(nèi)完成。

　　3．屬化學或物理檢驗的材料，檢驗部門應于收件后三日內(nèi)完成。

　　4．對于必須試用才能實施檢驗者，由檢驗部門主管于“材料檢驗報告表”

　　（表12-11）中注明預定完成日期，一般不得超過7天。

　　5．檢驗合格的材料，檢驗人員在外包裝上貼合格標簽，交保管人員入庫定位。

　　6．檢驗不合格的材料，檢驗人員在外包裝上貼不合格標簽，并于“材料檢驗報告表”上注明具體評價意見，經(jīng)主管核示處理辦法，轉(zhuǎn)采購部門處理并通知請購單位，通知保管部門辦理退貨。

　　7．對于檢驗不合格的材料辦理退貨時，應開具“材料交運單”并附“材料檢驗報告表”呈主管簽認，作為出廠憑證。

　　第九條實施與修訂

　　規(guī)定呈總經(jīng)理核準后實施，修訂時亦同。

篇3：高校物管中心物資采購、出入庫管理辦法

　　高校物管中心物資采購、出入庫管理辦法

　　根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》、ISO9001-2000程序文件《采購控制程序》，結(jié)合實際指定本辦法。

　　一.采購的機構(gòu)設(shè)置

　　(一)物管中心成立物資采購領(lǐng)導小組，中心主任任組長，副主任任副組長，部門經(jīng)理任成員。物管中心物資采購領(lǐng)導小組，統(tǒng)一協(xié)調(diào)決定處理物管中心物資采購事宜。

　　(二)中心下屬各個部門成立物資采購小組，由經(jīng)理、副經(jīng)理(或者主管)、兼職采購員組成，負責本部門的日常物資采購供應工作。

　　二.出入庫管理

　　(一)中心下屬各個部門設(shè)物資兼職保管員，負責采購物資的保管領(lǐng)用。

　　(二)各部門建立物資出入庫帳目。采購發(fā)票報銷時應有保管簽字。

　　三.對合格供方的評審

　　(一)供方提供的產(chǎn)品質(zhì)量與本部門采購物資質(zhì)量要求的符合性。供方的營業(yè)執(zhí)照等相關(guān)復印件。

　　(二)供方提供產(chǎn)品的質(zhì)量保證能力，交貨期、售后服務等。

　　(三)供方提供產(chǎn)品的價格等。

　　四.采購程序

　　(一)采購文件

　　1.各個部門制定《采購計劃》，報中心領(lǐng)導審批批準，納入年度經(jīng)費預算。

　　2.各個部門采購物資時，有必要簽定采購合同的，必須簽定采購合同，作為物資采購的法律文件。

　　(二)采購審批

　　部門提出采購計劃后，按總公司制定的審批權(quán)限逐級審批。

　　(三)采購作業(yè)

　　1.嚴格執(zhí)行對供方的評審，貨比三家后再確定采購商家。

　　2.采購計劃或采購合同一式四份，供方一份，部門一份，中心一份，結(jié)算時交財務部一份。采購員根據(jù)核準審批的采購計劃，按照物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單位適時進行采購，以保證及時供應。

　　3.大宗用品或長期需要的物資，根據(jù)核準審批的采購計劃，向有關(guān)供應商簽訂長期供貨協(xié)議，以保證采購產(chǎn)品的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格、品種、和時間的供貨使用需求。

　　4.采購部門應當經(jīng)常調(diào)查主要材料市場行情，建立供應商資料，作為采購產(chǎn)品質(zhì)量，價格審核的參考，補充。