第五人民醫(yī)院檔案管理規(guī)定

　　檔案管理制度

　　1、本院的檔案工作由分管院長領(lǐng)導(dǎo)，院辦公室承辦。全院的文書、統(tǒng)計、會計、基建以及其它重要資料、檔案實行集中統(tǒng)一管理。

　　2、為切實做好應(yīng)歸檔文件、材料的收集整理工作，確保檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全，各職能科室及有關(guān)部門應(yīng)確定專人負(fù)責(zé)此項工作。

　　3、歸檔范圍：

　　(1)上級機關(guān)的文件材料，包括上級機關(guān)召開的會議需要貫徹執(zhí)行的主要文件材料;上級機關(guān)頒發(fā)的屬于本院主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件、以及普發(fā)的、非本院主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件;代上級機關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿和擬訂本;上級機關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)本院的文件。

　　(2)本院的文件材料，包括本院召開的重要工作會議，專業(yè)會議材料;本院發(fā)文的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿;本院的請示與上級機關(guān)的批復(fù)文件;本院及各職能科室和臨床科室的工作計劃、總結(jié)、報告;本院及各職能科室檢查下屬科室工作，以及受上級部門派檢查有關(guān)工作，調(diào)查研究形成的文件材料;本院匯總的業(yè)務(wù)統(tǒng)計分析資料;本院形成的財務(wù)報表、憑證、帳簿、審計等文件材料;具有保存價值的人民來信;院領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動形成的重要文件、電話記錄等;本院成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及組織簡則、人員編制等文件材料;本院制訂的規(guī)章制度等;本院科研檔案，在刊物上發(fā)表的論文和經(jīng)驗總結(jié)，在報刊上發(fā)表的重要文章和報道;反映本院情況的聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;本院財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證清冊;本院基本建設(shè)的有關(guān)資料，包括設(shè)計圖、施工圖、竣工圖紙，以及地下設(shè)施的有關(guān)圖紙資料;本院編印的簡報;本院與有關(guān)單位或個人簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料;本院黨支部及院辦公會議記錄材料;本院應(yīng)歸檔的其他文件材料。

　　(3)同級醫(yī)院和非隸屬單位的文件，包括同級醫(yī)院和非隸屬單位頒發(fā)的非本院主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;有關(guān)業(yè)務(wù)機關(guān)對本院檢查形成的重要文件材料;同級醫(yī)院和非隸屬單位與本院聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件。

　　4、歸檔時間：

　　(1)文書檔案，收文辦理完畢(注明辦理結(jié)果， 并要以批辦意見一致)，各科應(yīng)及時送交文書處理部門，最遲不得超過翌年3月底，發(fā)文各科室應(yīng)及時交文書處理部門歸檔，各科室形成的有參考和保存價值的各種文字材料，應(yīng)在年底或翌年一季度送交文書處理部門統(tǒng)一立卷歸檔。

　　(2)統(tǒng)計檔案，由統(tǒng)計部門整理立卷后于翌年3月底前移交綜合檔案室保管。

　　(3)會計檔案，由會計部門整理立卷，先由會計部門保存1年后，然后移交綜合檔案室保管。

　　(4)基建檔案，由基建部門整理立卷，待基建項目投入使用后半年內(nèi)移交綜合檔案室保管。

　　5、歸檔要求：

　　(1)凡應(yīng)歸檔的各類文件材料，必須字跡工整，一律用16開或8開紙書寫。

　　(2)歸檔的案卷必須是經(jīng)過整理的文件材料。

　　(3)歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、系統(tǒng)，便于保管和利用。

　　(4)對有保密要求的案卷，應(yīng)在案卷封面上注明密件字樣。

　　檔案利用制度

　　1、檔案工作人員應(yīng)熟悉本院全部檔案的內(nèi)容和成分，編制適用的檢索工具、參考資料，積極主動提供檔案為本院工作服務(wù)。

　　2、查閱檔案、資料，必須辦理借閱手續(xù)，經(jīng)審批后，方可查閱。

　　3、本院職工查閱一般檔案、資料，由辦公室負(fù)責(zé)人審批;查閱黨務(wù)、行政辦公會議記錄，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，由檔案工作人員代為查閱。

　　4、查閱已移交進館的檔案，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，持本院證明，方能前往檔案館查閱。

　　5、外單位查閱本院檔案，須持該單位合法證明，辦理查閱審批登記手續(xù)后，方能查閱。

　　6、查閱人員必須遵守檔案法規(guī)，愛護檔案，不得在檔案材料上圈點、劃線、折疊，不得抽換、污損、涂改檔案。

　　7、做好檔案利用信息反饋的登記、分析，及時總結(jié)經(jīng)驗，不斷改進工作，提高利用服務(wù)質(zhì)量。

　　公文

　　立卷歸檔制度

　　1、凡國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的文件材料，必須按照規(guī)定定期向本字檔案室移交、集中管理，任何個人不得據(jù)為已有或者拒絕歸檔。

　　2、本院一個工作年度或一項專門工作活動形成的全部文件，應(yīng)及時將定稿、重要文件的歷次修改稿、正本和有關(guān)的文件材料集中在一起，不得散失。

　　3、文書立卷實行平時歸卷與年終調(diào)整定卷相結(jié)合的方式進行。一經(jīng)處理完畢的文件材料，應(yīng)及時歸入相關(guān)卷宗。

　　4、本院各業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按規(guī)定全部文件材料收集齊全，并進行整理立卷，于次年三月底前向檔案室移交歸檔。

　　5、本院檔案室應(yīng)于次年6月底前，完成上一年度全部檔案的調(diào)整定卷、加工整理和編目工作。

　　6、國家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。

　　人事檔案管理制度

　　1、檔案管理

　　(1)職工的人事檔案由人事科統(tǒng)一保管。

　　(2)職工離退休以后，繼續(xù)管理好他們的檔案材料。

　　(3)職工死亡后的人事檔案，仍須長期保存。

　　(4)職工辭職、開除公職以后，其檔案材料轉(zhuǎn)至有關(guān)人事部門保管。

　　2、檔案保密

　　(1)人事檔案應(yīng)存放鐵制檔案柜內(nèi)，有專用檔案室。非有關(guān)人員，一律不得進入檔案室，防止失密、泄密。

　　(2)檔案室應(yīng)配備消防器材，保持清潔、通風(fēng)，以防潮濕、霉?fàn)€。

　　(3)管理檔案的人員，不準(zhǔn)向無關(guān)人員談?wù)撔孤堵毠n案的內(nèi)容。

　　3、檔案材料收集補充

　　為了使檔案能如實反映職工的歷史全貌、德才情況和現(xiàn)實表現(xiàn)，需要不斷收集與補充新的材料，充實檔案內(nèi)容。在收集要事時，要齊全、準(zhǔn)確。新的任免、工資、職稱、職工離退休審批表、考察材料等要有計劃地補充到檔案里去。

篇2：公司會計檔案管理規(guī)定

　　公司會計檔案管理規(guī)定

　　1.0 目的

　　會計檔案是記錄和反映公司各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，財務(wù)部要切實加強對會計檔案的管理工作，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等制度，切實把會計檔案管好。

　　2.0 適用范圍

　　2.1會計憑證:原始憑證、記帳憑證、銀行對帳單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表。 2.2會計帳薄:現(xiàn)金和銀行存款日記帳、明細(xì)帳、總帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳薄。

　　2.3會計報表:月、季度會計報表，年度會計報表。 2.4電腦磁盤:儲存會計核算資料、電腦核算程序。 2.5其他會計資料:帳單、發(fā)票、收據(jù)存根、計劃統(tǒng)計報表、經(jīng)濟合同、會計移交清冊等等。

　　3.0工作職責(zé)

　　(略)

　　4.0 程序要點

　　4.1公司每年形成的會計檔案，都應(yīng)由財務(wù)部按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷或裝訂成冊。當(dāng)年會計檔案在會計年度終了后可暫由財務(wù)部保管一年，期滿之后，由財務(wù)部編造清冊歸檔入庫。

　　4.2已入庫的會計檔案，應(yīng)保持原卷冊的封裝，需拆封整理的，由會計檔案管理人員處理。

　　4.3會計檔案的保管，必須存放有序，查找方便，同時嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損，散失和泄密。

　　4.4會計檔案的保管期限據(jù)財政部的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　4.5公司保存的會計檔案應(yīng)根據(jù)本單位的業(yè)務(wù)需要，積極給予利用。公司其他部門查閱會計檔案，須經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人同意，要向保管人說明查閱范圍，并按規(guī)定進行登記，查閱后及時歸檔。

　　4.6外單位查閱會計檔案，需憑查閱單位介紹信，說明查閱范圍，查閱人還應(yīng)出示身份證件，經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后，才能辦理登記查閱手續(xù)。

　　4.7查閱會計檔案必須由保管人陪同，不得讓查閱人單獨在場。

　　4.8查閱時會計檔案需保持原樣，不得拆抽，涂改，如需復(fù)印的，須經(jīng)財務(wù)部經(jīng)理同意。

　　4.9會計檔案保管期滿，需銷毀時，應(yīng)指定專人鑒定審查、編造會計檔案銷毀清冊，經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)同意，報主管部門批準(zhǔn)后方能銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，保管到結(jié)清為止。建設(shè)單位在建設(shè)期間的會計檔案，不得銷毀。

　　5.0 記錄文件與控制表格

　　6.0 支持文件

　　無

篇3：廣告公司檔案管理規(guī)定

　　廣告?zhèn)髅焦緳n案管理規(guī)定

　　(一)公司的檔案范圍

　　1、企業(yè)行政文書檔案：包括法規(guī)性文件;各種合同及協(xié)議書;會議文件;工作計劃、規(guī)劃和工作總結(jié);有關(guān)人員的任免、獎勵和處分、調(diào)配人事材料;職工花名冊、人事檔案等。

　　2、企業(yè)管理檔案：包括企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃、各種指標(biāo)類定額類文件、企業(yè)管理方面的各種市場信息、勞動工資檔案，固定資產(chǎn)及辦公用品名冊，產(chǎn)品質(zhì)量、用戶檔案等。

　　3、企業(yè)技術(shù)檔案：包括技術(shù)研究檔案、項目方案、樣片等。

　　4、企業(yè)會計檔案：包括會計憑證檔案、會計帳簿檔案、會計報表檔案等。

　　5、企業(yè)業(yè)務(wù)檔案：包括與客戶往來函件(含傳真、電子郵件等)、商務(wù)報告、業(yè)務(wù)單據(jù)等。

　　6、企業(yè)聲像檔案：包括照片、錄音、錄像檔案等。

　　(二)公司檔案管理體制

　　1、公司檔案管理機構(gòu)：辦公室統(tǒng)一管理公司各類檔案(會計檔案除外)。

　　2、公司指定專人分管公司檔案工作，保管人須維護檔案的完整與安全，并接受必要的培訓(xùn)。

　　(三)立卷歸檔制度

　　1、檔案的收集：收集工作是建立在歸檔制度上的。各業(yè)務(wù)部門將辦(理)完畢的文件材料，經(jīng)過挑選，立卷，定期移交各檔案室集中保存。

　　2、歸檔范圍：凡本單位具有考查利用價值的文件材料。包括與客戶的往來函件(含傳真、電子郵件等)、商務(wù)報告、業(yè)務(wù)單據(jù)，以及工作日記、照片等各種形式、載體的文件。

　　3、歸檔時間：辦(理)完畢的文件，按工作階段性進行歸檔：

　　(1)按年形成的文件，第二年第一季度歸檔。

　　(2)凡有法律效用的文件材料，簽訂后就立即歸檔。當(dāng)事人、部門負(fù)責(zé)人留復(fù)印件備查。

　　(3)凡是有機密性的文件，隨時形成，隨時歸檔。

　　(4)項目、科研課題，鑒定，驗收后，兩個月內(nèi)歸檔。

　　4、歸檔要求

　　(1)材料完整齊全。

　　(2)系統(tǒng)、條理、保持有機聯(lián)系。凡是歸檔文件材料，均要按其不同特征組卷，盡量保持它的內(nèi)在聯(lián)系，并區(qū)分它們不同的保存價值。文件分類準(zhǔn)確、立卷合理。

　　(3)立卷時，要求將文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復(fù)等統(tǒng)一立卷，不得分散。

　　(4)在進行卷內(nèi)文件排列時，要合理安排文件的先后秩序，按時間先后排列。對于同一事情的同一文件，應(yīng)統(tǒng)一規(guī)定進行，比如：正件與附件，應(yīng)正件在前，附件在后等。

　　(5)由檔案部門對業(yè)務(wù)部門加以指導(dǎo)，協(xié)助業(yè)務(wù)部門共同做好舊檔的組織工作。辦(理)移交手續(xù)，雙方在移交清冊上簽字。

　　5、部門歸檔要求

　　(1)編制立卷項目，將辦(理)完畢的文件按有關(guān)條款歸入卷內(nèi)，便于次年立卷。

　　(2)文件按時間順序排列，最近的在最上面。

　　(3)一個客戶一個立卷，一個項目立一個卷，一個檔案盒。

　　(4)貿(mào)易檔案與往來函件分開放，貿(mào)易檔案分筆次按各自的辦(理)流水號放在文件袋里。

　　(5)定時交檔案室：文件量少的，一季交一次，季后第一個月收集。文件量大的，一月交一次。

　　6、檔案室在收到業(yè)務(wù)部門的歸檔和各類文件后進行分類編目排列。

　　7、記錄檔案文件材料目錄須打印，統(tǒng)一用A4紙。

　　(四)、檔案管理工作

　　1、檔案的管理：區(qū)分全宗，正確立檔單位;分類，依據(jù)檔案、來源、時間、內(nèi)容、形式分成若干層次和類別;案卷排列并編制案卷目錄。

　　2、檔案保管：公司設(shè)立專用文件庫保存檔案。

　　3、檔案的鑒定：從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。

　　4、檔案的銷毀編制銷毀清冊;辦(理)銷毀手續(xù)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方能銷毀;銷毀要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。

　　(五)、檔案利用工作

　　1、凡需調(diào)閱檔案，均須填寫檔案借閱單，依據(jù)借閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能借閱。借閱檔案應(yīng)在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數(shù)量、期限。

　　2、檔案利用方式有：提供檔案原件;提供檔案復(fù)印件;提供文獻(xiàn)索引資料。

　　3、檔案管理部門要主動向部門員工提供公司檔案編研信息服務(wù)，主要方面為政策信息、管理信息、產(chǎn)品信息、市場信息等。

　　4、依據(jù)國家統(tǒng)計和有關(guān)法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)計工作。