投資開發公司檔案管理規定

　　關于印發zz公司檔案管理規定的通知

　　各部門：

　　為規范公司檔案管理，有效保護和利用檔案，為企業改革和發展服務，現將《zz公司檔案管理規定》印發給你們，望結合實際，認真貫徹執行。

　　二〇**年四月**日

　　zz公司檔案管理規定

　　第一章總則

　　第一條 為加強寧波zz投資開發有限公司（以下簡稱“公司”）檔案管理，實現檔案管理科學化、規范化、標準化，保證檔案齊全、完整、準確、系統，根據《中華人民共和國檔案法》、《企業檔案管理規定》，結合公司實際，特制定本規定。

　　第二條本規定所稱檔案指公司籌備、成立、建設、經營、投資、管理等各項工作中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數據等各種載體的歷史記錄。

　　第三條 檔案管理是公司基礎管理和國有資產保全的主要組成部分。公司檔案管理工作實行統一領導、統一制度、集中管理的原則，既要維護檔案完整與安全，又要便于公司有關部門研究和利用。

　　第四條 各部門及員工都有依法保護和使用公司檔案的權利和義務。檔案管理應列入各部門的工作計劃，納入有關人員崗位職責考核。

　　第五條 公司各部門定期向檔案管理部門報送文件材料積累目錄，按時移交歸檔文件材料；凡公司工作、業務產生的具有保存價值的文件材料，任何部門和個人不得私自保存、擅自銷毀、據為已有或拒絕歸檔。

　　第六條 公司員工調離或退休時，必須辦理檔案歸還手續，由檔案管理部門確認后方可辦理離職手續。

　　第七條 本規定適用于全公司。

　　第二章 檔案管理機構

　　第八條 綜合辦公室是公司的檔案管理部門，負責組織檔案收集、整理、統計、保管、鑒定、銷毀和提供利用等工作。

　　第九條 檔案管理部門應充分貫徹落實上級部門有關檔案管理各項規定、規范等要求，指導文件材料的收集、整理和歸檔；監督、檢查檔案管理各項規定、規范的執行情況。公司全體員工應積極支持與配合。

　　第三章 檔案管理職責

　　第十條 檔案管理部門職責

　　1.宣傳、貫徹國家和上級部門有關檔案管理工作的法律、法規、方針政策及業務規范。

　　2.編制和解釋公司檔案管理方案及檔案管理規章制度、業務規范。

　　3.集中管理公司檔案，統籌規劃檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、統計和提供利用等工作，建立完善的檔案檢索工具。

　　4.對公司各部門的檔案管理工作進行業務指導、監督和檢查。

　　5.組織檔案管理員參加業務培訓，不斷提高業務水平和理論知識。

　　6.負責公司內部檔案管理工作檢查和迎接上級檔案管理工作檢查。

　　7.對公司檔案管理工作質量負責。

　　第四章 檔案的收集歸檔

　　第十一條 原則上，收集、歸檔的文件材料應為原件，且應齊全、完整、準確、系統，具體參見公司附件《文書檔案管理辦法》、《工程技術檔案管理辦法》。

　　第五章 檔案的整理

　　第十二條 檔案整理遵循文件材料的形成特點和規律，保持它們之間的內在聯系，并便于保管和利用。

　　第十三條 歸檔文件材料與檔案根據公司《文書檔案管理辦法》和《工程技術檔案管理辦法》分類整理。

　　第十四條 特殊載體檔案的整理，包括電子檔案、照片檔案、錄音帶、錄像及實物檔案整理分別編號后按年度建立總目錄，根據不同性質介質予以保存。

　　第六章 檔案的移交與接收

　　第十五條 各項工作形成的歸檔文件材料，由形成部門或第一接收部門規范整理，編制移交清單后及時向檔案管理部門移交。

　　第十六條 檔案管理部門按移交清單核查接收的檔案，對不符合要求的檔案，退回有關部門重新整理；對符合要求的檔案，交接雙方在一式兩份的移交清單上簽字，同時，歸檔移交清單電子版一份。

　　第七章檔案的保管

　　第十七條 檔案裝具與保管方法

　　1.紙質檔案整理后裝入無酸卷盒后，按分類體系排列在檔案柜(架)中保管。

　　2.底片、照片放在專門的膠片頁夾和影集中保管；錄音帶、錄像帶、磁、光盤等磁性介質保存的檔案要放入能屏蔽外磁場的柜中保存。

　　3.檔案柜架在庫房內要排列整齊美觀，庫房、柜架要標明編號。

　　4.排架方式規定：面對柜架自左而右，自上而下，案卷排列采用分類排架方式。

　　第八章 檔案的保密

　　第十八條 公司員工應認真遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》和公司有關保密規定，保證檔案不被泄密。

　　1.帶密級的檔案專柜專放，專人管理，編目時在分類目錄標注。

　　2.按借閱權限借閱檔案，并嚴格履行借閱手續。公司員工或外部人員因工作需要借閱、復印、摘抄或拍攝的，具體參見公司《檔案借閱程序》(附件3)。

　　3.凡涉及檔案機密的人員，不準在家庭成員及無關人員面前談論有關檔案機密內容，不得在普通電話、明碼電報和私人通信中暴露檔案機密。在調換工作時，對所管的檔案辦理交接手續，離職后不得泄露機密情況。

　　4.檔案利用者應有保密意識，對所借檔案妥善保管，及時歸還，不得轉借他人，不準攜帶公出、探親訪友、出入公共場所。

　　第九章 附則

　　第十九條

本規定由公司綜合辦公室負責解釋。

　　第二十條 本規定自發布之日起實施。

　　附件：

　　1.文書檔案管理辦法

　　2.工程技術檔案管理辦法

　　3.檔案借閱程序

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篇2：公司會計檔案管理規定

　　公司會計檔案管理規定

　　1.0 目的

　　會計檔案是記錄和反映公司各項經濟業務的重要史料和證據，財務部要切實加強對會計檔案的管理工作，建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀等制度，切實把會計檔案管好。

　　2.0 適用范圍

　　2.1會計憑證:原始憑證、記帳憑證、銀行對帳單、銀行存款余額調節表。 2.2會計帳薄:現金和銀行存款日記帳、明細帳、總帳、固定資產卡片、輔助帳薄。

　　2.3會計報表:月、季度會計報表，年度會計報表。 2.4電腦磁盤:儲存會計核算資料、電腦核算程序。 2.5其他會計資料:帳單、發票、收據存根、計劃統計報表、經濟合同、會計移交清冊等等。

　　3.0工作職責

　　(略)

　　4.0 程序要點

　　4.1公司每年形成的會計檔案，都應由財務部按照歸檔要求，負責整理立卷或裝訂成冊。當年會計檔案在會計年度終了后可暫由財務部保管一年，期滿之后，由財務部編造清冊歸檔入庫。

　　4.2已入庫的會計檔案，應保持原卷冊的封裝，需拆封整理的，由會計檔案管理人員處理。

　　4.3會計檔案的保管，必須存放有序，查找方便，同時嚴格執行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損，散失和泄密。

　　4.4會計檔案的保管期限據財政部的有關規定執行。

　　4.5公司保存的會計檔案應根據本單位的業務需要，積極給予利用。公司其他部門查閱會計檔案，須經有關負責人同意，要向保管人說明查閱范圍，并按規定進行登記，查閱后及時歸檔。

　　4.6外單位查閱會計檔案，需憑查閱單位介紹信，說明查閱范圍，查閱人還應出示身份證件，經財務部經理批準后，才能辦理登記查閱手續。

　　4.7查閱會計檔案必須由保管人陪同，不得讓查閱人單獨在場。

　　4.8查閱時會計檔案需保持原樣，不得拆抽，涂改，如需復印的，須經財務部經理同意。

　　4.9會計檔案保管期滿，需銷毀時，應指定專人鑒定審查、編造會計檔案銷毀清冊，經酒店領導同意，報主管部門批準后方能銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始，應單獨抽出，另行立卷，保管到結清為止。建設單位在建設期間的會計檔案，不得銷毀。

　　5.0 記錄文件與控制表格

　　6.0 支持文件

　　無

篇3：廣告公司檔案管理規定

　　廣告傳媒公司檔案管理規定

　　(一)公司的檔案范圍

　　1、企業行政文書檔案：包括法規性文件;各種合同及協議書;會議文件;工作計劃、規劃和工作總結;有關人員的任免、獎勵和處分、調配人事材料;職工花名冊、人事檔案等。

　　2、企業管理檔案：包括企業生產經營計劃、各種指標類定額類文件、企業管理方面的各種市場信息、勞動工資檔案，固定資產及辦公用品名冊，產品質量、用戶檔案等。

　　3、企業技術檔案：包括技術研究檔案、項目方案、樣片等。

　　4、企業會計檔案：包括會計憑證檔案、會計帳簿檔案、會計報表檔案等。

　　5、企業業務檔案：包括與客戶往來函件(含傳真、電子郵件等)、商務報告、業務單據等。

　　6、企業聲像檔案：包括照片、錄音、錄像檔案等。

　　(二)公司檔案管理體制

　　1、公司檔案管理機構：辦公室統一管理公司各類檔案(會計檔案除外)。

　　2、公司指定專人分管公司檔案工作，保管人須維護檔案的完整與安全，并接受必要的培訓。

　　(三)立卷歸檔制度

　　1、檔案的收集：收集工作是建立在歸檔制度上的。各業務部門將辦(理)完畢的文件材料，經過挑選，立卷，定期移交各檔案室集中保存。

　　2、歸檔范圍：凡本單位具有考查利用價值的文件材料。包括與客戶的往來函件(含傳真、電子郵件等)、商務報告、業務單據，以及工作日記、照片等各種形式、載體的文件。

　　3、歸檔時間：辦(理)完畢的文件，按工作階段性進行歸檔：

　　(1)按年形成的文件，第二年第一季度歸檔。

　　(2)凡有法律效用的文件材料，簽訂后就立即歸檔。當事人、部門負責人留復印件備查。

　　(3)凡是有機密性的文件，隨時形成，隨時歸檔。

　　(4)項目、科研課題，鑒定，驗收后，兩個月內歸檔。

　　4、歸檔要求

　　(1)材料完整齊全。

　　(2)系統、條理、保持有機聯系。凡是歸檔文件材料，均要按其不同特征組卷，盡量保持它的內在聯系，并區分它們不同的保存價值。文件分類準確、立卷合理。

　　(3)立卷時，要求將文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復等統一立卷，不得分散。

　　(4)在進行卷內文件排列時，要合理安排文件的先后秩序，按時間先后排列。對于同一事情的同一文件，應統一規定進行，比如：正件與附件，應正件在前，附件在后等。

　　(5)由檔案部門對業務部門加以指導，協助業務部門共同做好舊檔的組織工作。辦(理)移交手續，雙方在移交清冊上簽字。

　　5、部門歸檔要求

　　(1)編制立卷項目，將辦(理)完畢的文件按有關條款歸入卷內，便于次年立卷。

　　(2)文件按時間順序排列，最近的在最上面。

　　(3)一個客戶一個立卷，一個項目立一個卷，一個檔案盒。

　　(4)貿易檔案與往來函件分開放，貿易檔案分筆次按各自的辦(理)流水號放在文件袋里。

　　(5)定時交檔案室：文件量少的，一季交一次，季后第一個月收集。文件量大的，一月交一次。

　　6、檔案室在收到業務部門的歸檔和各類文件后進行分類編目排列。

　　7、記錄檔案文件材料目錄須打印，統一用A4紙。

　　(四)、檔案管理工作

　　1、檔案的管理：區分全宗，正確立檔單位;分類，依據檔案、來源、時間、內容、形式分成若干層次和類別;案卷排列并編制案卷目錄。

　　2、檔案保管：公司設立專用文件庫保存檔案。

　　3、檔案的鑒定：從檔案的內容、來源、時間、可靠程序、名稱鑒別、檔案價值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。

　　4、檔案的銷毀編制銷毀清冊;辦(理)銷毀手續，經總經理批準，方能銷毀;銷毀要有二人以上監銷，并在清冊上簽字。

　　(五)、檔案利用工作

　　1、凡需調閱檔案，均須填寫檔案借閱單，依據借閱權限和檔案密級，經各級領導簽批后方能借閱。借閱檔案應在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數量、期限。

　　2、檔案利用方式有：提供檔案原件;提供檔案復印件;提供文獻索引資料。

　　3、檔案管理部門要主動向部門員工提供公司檔案編研信息服務，主要方面為政策信息、管理信息、產品信息、市場信息等。

　　4、依據國家統計和有關法律法規，做好企業檔案統計工作。