1.人員安排
指定專人負(fù)責(zé)資料文件管理工作,負(fù)責(zé)公司下達(dá)的文件命令、指示,并督促經(jīng)辦人員執(zhí)行。
2.文件收發(fā)基本要求
A、建立收發(fā)文登記簿,收發(fā)文時(shí)填寫"文件日期"、"文件編號(hào)"、"文件內(nèi)容"、"收發(fā)文單位"。
B、發(fā)文必須及時(shí)準(zhǔn)確,并要求收文人簽收。
C、發(fā)出文件必須留底,分類存檔。
D、收到文件后,要做好登記,并及時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)人員。需要傳閱的,采用發(fā)給甲--收回--再發(fā)給乙--……的方法,并要求閱后簽名。
E、所有收到的文件均須歸檔保管,如屬傳真件要以復(fù)印件存檔。

3.資料文件保管要求
做到資料齊全,便于查詢。
A、文件的分類:
資料分類的目的是為了便于使用。不同時(shí)期不同的工作重點(diǎn),相應(yīng)文件的分類也會(huì)有所變化。基本分類原則如下:
⑴公司內(nèi)部:
①公司文件;
②地產(chǎn)部?jī)?nèi)部文件;
③公司各部門往來(lái)文件;
⑵往來(lái)文件:
①與物業(yè)公司往來(lái)文件;
②與業(yè)主或客戶往來(lái)文件;
③其他往來(lái)文件。
⑶樓宇資料:
①基礎(chǔ)數(shù)據(jù)文件;
②有關(guān)設(shè)計(jì)文件;
③報(bào)建批文文件;
④銷售有關(guān)文件;
⑤市場(chǎng)調(diào)查文件;
⑥其他文件。
B、根據(jù)以上分類標(biāo)準(zhǔn)將文件分門別類,隨時(shí)編制目錄。
C、按時(shí)間分類將資料文件裝訂成冊(cè),統(tǒng)一制作封面、目錄,進(jìn)行妥善保管。

4.資料查詢
A、非本部門人員要查閱有關(guān)資料,必須獲得本部門經(jīng)理許可后方可查閱。
B、查閱人僅限查閱許可的資料。
C、借閱文件資料時(shí),需經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn),登記后方可借閱,時(shí)間不得超過(guò)7天。
D、如需復(fù)印,應(yīng)經(jīng)部門經(jīng)理許可,并由資料管理人員復(fù)印并進(jìn)行登記。

篇2：健生房地產(chǎn)資料文件管理辦法

　　1.人員安排

　　指定專人負(fù)責(zé)資料文件管理工作,負(fù)責(zé)公司下達(dá)的文件命令、指示,并督促經(jīng)辦人員執(zhí)行。

　　2.文件收發(fā)基本要求

　　A、建立收發(fā)文登記簿,收發(fā)文時(shí)填寫"文件日期"、"文件編號(hào)"、"文件內(nèi)容"、"收發(fā)文單位"。

　　B、發(fā)文必須及時(shí)準(zhǔn)確,并要求收文人簽收。

　　C、發(fā)出文件必須留底,分類存檔。

　　D、收到文件后,要做好登記,并及時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)有關(guān)人員。需要傳閱的,采用發(fā)給甲--收回--再發(fā)給乙--......的方法,并要求閱后簽名。

　　E、所有收到的文件均須歸檔保管,如屬傳真件要以復(fù)印件存檔。

　　3.資料文件保管要求

　　做到資料齊全,便于查詢。

　　A、文件的分類:

　　資料分類的目的是為了便于使用。不同時(shí)期不同的工作重點(diǎn),相應(yīng)文件的分類也會(huì)有所變化。基本分類原則如下:

　　⑴公司內(nèi)部:

　　①公司文件;

　　②地產(chǎn)部?jī)?nèi)部文件;

　　③公司各部門往來(lái)文件;

　　⑵往來(lái)文件:

　　①與物業(yè)公司往來(lái)文件;

　　②與業(yè)主或客戶往來(lái)文件;

　　③其他往來(lái)文件。

　　⑶樓宇資料:

　　①基礎(chǔ)數(shù)據(jù)文件;

　　②有關(guān)設(shè)計(jì)文件;

　　③報(bào)建批文文件;

　　④銷售有關(guān)文件;

　　⑤市場(chǎng)調(diào)查文件;

　　⑥其他文件。

　　B、根據(jù)以上分類標(biāo)準(zhǔn)將文件分門別類,隨時(shí)編制目錄。

　　C、按時(shí)間分類將資料文件裝訂成冊(cè),統(tǒng)一制作封面、目錄,進(jìn)行妥善保管。

　　4.資料查詢

　　A、非本部門人員要查閱有關(guān)資料,必須獲得本部門經(jīng)理許可后方可查閱。

　　B、查閱人僅限查閱許可的資料。

　　C、借閱文件資料時(shí),需經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn),登記后方可借閱,時(shí)間不得超過(guò)7天。

　　D、如需復(fù)印,應(yīng)經(jīng)部門經(jīng)理許可,并由資料管理人員復(fù)印并進(jìn)行登記。

篇3：工程部資料文件管理規(guī)定

　　工程部資料與文件管理規(guī)定

　　１、工程部工程資料與文件的收集整理與歸檔嚴(yán)格按照ISO9001規(guī)定的管理程序進(jìn)行。

　　２、工程部工程資料和文件必須體現(xiàn)工作責(zé)任的可追溯性，如出現(xiàn)追溯性不強(qiáng)或資料上分不清責(zé)任的情況，資料管理人員與相應(yīng)工作環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人員對(duì)資料工作和資料反映的相關(guān)工作環(huán)節(jié)負(fù)全責(zé)。

　　３、工程部的工程資料與文件必須具有真實(shí)性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性，如出現(xiàn)資料失真或不準(zhǔn)確、不及時(shí)的情況，資料管理人員與資料反映的工作環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人和相關(guān)環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人對(duì)該工作負(fù)全責(zé)。

　　４、工程部按月、季度、年度和以工程項(xiàng)目為單位對(duì)工程資料進(jìn)行檢查，并將檢查結(jié)果納入績(jī)效考核。