QMS質(zhì)量手冊：采購控制程序
1.目的
對采購過程及供方進行控制，確保所采購與外包加工的產(chǎn)品符合規(guī)定要求。
2.適用范圍
適用于對安裝所需的關(guān)鍵元器件及原材料采購、生產(chǎn)安裝外包加工及供方提供服務的控制；對供方進行選擇、評價和控制。
3.職責
3.1技術(shù)生產(chǎn)部
A.負責按公司的要求組織對供方進行評價，選擇與管理，編制《合格供方名錄》，并對供方的供貨業(yè)績定期進行評價，填寫《供方評定記錄表》，建立供方檔案；
B.負責制定采購計劃，執(zhí)行采購作業(yè)；
3.2技術(shù)生產(chǎn)部負責編制采購物資技術(shù)要求及《采購物資分類明細表》。
3.3副經(jīng)理批準《供方評定記錄表》；
3.4技術(shù)生產(chǎn)部負責按要求對外包協(xié)作方進行評估和考核；
3.5副經(jīng)理批準《采購計劃》及《合格供方名錄》。
4.程序
4.1物資分類
技術(shù)生產(chǎn)部負責制定采購物資技術(shù)要求，根據(jù)其對隨后的產(chǎn)品實現(xiàn)及最終產(chǎn)品的影響，決定對供方及采購產(chǎn)品控制的類型和程序。
4.2對供方的評價
4.2.1技術(shù)生產(chǎn)部根據(jù)采購物資技術(shù)要求和安裝需要，通過對物資技術(shù)要求和安裝需要及物資的質(zhì)量、價格、供貨期等進行比較，選擇合格的供方，填寫《供方評定記錄表》。對同類物資，應同時選擇幾家合格的供方。技術(shù)生產(chǎn)部負責建立并保存合格供方的質(zhì)量記錄。
4.2.2對合作供方，應要求提供充分的質(zhì)量證明文件，適當時包括以下內(nèi)容，以證實其質(zhì)量保證能力：
A.供方產(chǎn)品質(zhì)量狀況或來自有關(guān)方面的信息（如供方其他用戶對其產(chǎn)品質(zhì)量的反饋）；
B.供方質(zhì)量管理體系對按要求如期提供穩(wěn)定質(zhì)量產(chǎn)品的保證能力，供方顧客滿意程序；
4.2.3對新合作供方如有必要，可以經(jīng)過樣品驗證和小批量試用合格，各相關(guān)部門提供評價意見，副經(jīng)理批準，列入《合格供方名錄》。
4.2.4對于批量供應輔助物資的供方，也應提供質(zhì)量證明文件，技術(shù)生產(chǎn)部在進貨時對其進行驗證，并保存驗證記錄，合格者由副經(jīng)理批準后，即可列入《合格供方名錄》。對零星采購的輔助物資，其進貨驗證記錄即為對此供方的評價。
4.2.5供方產(chǎn)品如出現(xiàn)嚴重質(zhì)量問題，技術(shù)生產(chǎn)部應向供方發(fā)出《糾正和預防措施處理單》，如兩次發(fā)出處理單而質(zhì)量沒有明顯改進的，應取消其供貨資格。
4.2.6技術(shù)生產(chǎn)部每年對合格供方進行一次跟蹤復評，填寫《供方業(yè)績評定表》，評定不合格的，應取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應報總經(jīng)理批準，但應加強對其供應物資的進貨驗證。連續(xù)第二次評分仍不及格，應取消其供貨資格。
4.2.8對外包加工的供方控制，也應執(zhí)行上述條款規(guī)定。本公司生產(chǎn)安裝由外包方加工的，技術(shù)生產(chǎn)部應有書面的評定記錄與結(jié)果，必要時到供方現(xiàn)場對其產(chǎn)品實現(xiàn)過程及相關(guān)的監(jiān)視和測量進行檢查。
4.2.9對服務供方的控制
為公司提供服務的供方，如運輸公司、檢測、培訓機構(gòu)等，也應經(jīng)評價合格后方可向公司提供服務。對國家授權(quán)的計量試驗室，可不再做服務質(zhì)量評價。
4.3采購
4.3.1采購計劃
技術(shù)生產(chǎn)部根據(jù)市場部提供的顧客要求、技術(shù)資料及庫存情況編制《采購計劃》，報副經(jīng)理批準，交技術(shù)生產(chǎn)部實施。
4.3.2采購的實施
A.技術(shù)生產(chǎn)部根據(jù)批準的《采購計劃》，按照采購物資技術(shù)標準在《合格供方名錄》中選擇供方進行采購；
B.第一次向合格供方采購重要和一般物資時，應簽定《采購合同》，以后每次采購可以發(fā)《采購單》明確品名規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)標準、驗收條件、違約責任及供貨期限等；
C.技術(shù)生產(chǎn)部根據(jù)需要將相應的技術(shù)要求作為合同附件提供給供方；
D.采購前由采購人員核實提供給供方技術(shù)要求是否有效。
4.4采購信息
4.4.1采購信息應表述擬采購的產(chǎn)品：
A.對產(chǎn)品型號、規(guī)格及質(zhì)量要求（可直接引用各類標準或提供規(guī)范、圖樣等技術(shù)文件）；
B.對產(chǎn)品的驗收要求；
C.其他要求，如價格、數(shù)量、交付等。
4.4.2若有必要，適當時還應要求供方提供以下資料：
A.產(chǎn)品的批準要求：采購產(chǎn)品的驗收依據(jù)、準則或標準；
B.程序的批準要求：涉及采購雙方應遵守的程序或協(xié)議；
C.過程的批準要求：采購的產(chǎn)品的實現(xiàn)過程確認的有關(guān)要求；
D.設備的批準要求：用于制造所采購產(chǎn)品的特定設備能力的要求，如維護保養(yǎng)規(guī)定等；
E.供方人員的資格要求：如對安裝、檢測人員的要求；
F.供方與采購產(chǎn)品有關(guān)的質(zhì)量管理體系要求：如要求供方通過質(zhì)量管理體系認證或第二方審核。
4.4.3在將上述要求向供方進行溝通或說明前，應由技術(shù)生產(chǎn)部門負責人對其要求是否適當進行審批，以確保有關(guān)的采購要求是適宜的（即適合組織的產(chǎn)品需要）和充分的（即所提出的采購要求是全面的）。
4.4.4本公司表述采購信息的文件包括：《供方評定記錄表》、《合格供方名錄》、《采購計劃》、《采購單》、《采購合同》及附件，外包加工合同及外包方的《供方評定記錄表》、《合格供方名錄
》由技術(shù)生產(chǎn)部保管。4.5采購產(chǎn)品的驗證
組織應確定并實施檢驗或其它必要的活動，以確保采購的產(chǎn)品滿足規(guī)定的采購要求。
4.5.1對采購的產(chǎn)品可以采用如下幾種驗證方式：
A.由技術(shù)生產(chǎn)部進行進貨驗證；
B.由顧客在本公司現(xiàn)場實施驗證；
C.由本公司在安裝現(xiàn)場實施驗證；
D.由顧客在現(xiàn)場實施驗證。
4.5.2驗證活動可包括：檢驗、測量、觀察、工藝驗證、提供合格證明文件等方式。
4.5.3對本公司通過3C認證產(chǎn)品的關(guān)鍵元器件，在每批進行驗證的基礎之上，每季度還需進行確認檢驗，確認檢驗的項目應包括關(guān)鍵元器件相應標準的全部內(nèi)容。
4.5.4顧客的驗證不能免除本公司提供合格產(chǎn)品的責任，也不能排除其后顧客拒收的可能。
4.6、各部門內(nèi)部采購及對外協(xié)方選擇遵循本程序執(zhí)行。
5.相關(guān)文件
5.1《改進控制程序》8.5
5.2《監(jiān)視與測量控制程序》8.2.3
6.記錄
6.1《供方評定記錄表》
6.2《合格供方名錄》
6.3《供方業(yè)績評定表》
6.4《糾正和預防措施處理單》
6.5《采購計劃》
6.6《采購單》
6.7《采購合同》
篇2：物業(yè)公司物資采購管理程序
物業(yè)公司物資采購管理程序
1.0目的
對物資采購過程及供方進行控制，確保所采購的產(chǎn)品符合規(guī)定要求，價格達到成本控制的目的。
2.0適用范圍
適用于麗江花園物業(yè)管理公司對服務所需的原材料采購的控制，對供方進行選擇、評價和控制。
3.0職責
3.1行政部負責物資采購（各相關(guān)部門協(xié)助），負責按要求組織對供應采購物資及承包合同的供方進行評價，編制合格供方名錄，對供方的供貨、服務業(yè)績定期進行評價，建立供方檔案，執(zhí)行采購作業(yè)。
3.2各部門或機構(gòu)負責提供國家標準和行業(yè)標準、采購物品驗收依據(jù)、準則或標準。技術(shù)部或使用部門、機構(gòu)負責采購物品的檢驗或驗證，協(xié)助核定分類物品及有關(guān)費用支出的價格。行政組織各使用部門的質(zhì)量信息反饋，對分類物品供應的評價。
3.3財務部負責從資金上保證審批后項目的實施。
3.4管理者代表負責審核合格供方名錄，并上報總經(jīng)理批準。
3.5使用物品的相關(guān)部門人員負責對采購物資的質(zhì)量進行檢測。
4.0定義
4.1采購物資分類，根據(jù)對服務質(zhì)量影響程度分為：
4.1.1A類：次采購金額在5萬元（含5萬元）以上的零星采購。
4.1.2B類：次采購金額在1萬元（含1萬元）以上，5萬元（不含5萬元）以下的零星采購。
4.1.3C類：次采購金額在1萬元以下的零星采購。
4.1.4D類：緊急物品采購。
4.1.5E類:所有經(jīng)常性采購的物品。
4.2供方：提供產(chǎn)品的組織或個人。
示例：制造商、批發(fā)商、產(chǎn)品的零售商或商販、服務或信息的提供方。
注1：供方可以是組織內(nèi)部的或外部的。
注2：在合同情況下供方有時稱為“承包方”。
5.0工作程序
5.1物資采購的審批
5.1.1審批要填寫《用款/采購計劃》，由部門經(jīng)理確認，財務總監(jiān)審核后，報總經(jīng)理批準。
5.1.2E類物品采購需專題報財務總監(jiān)、總經(jīng)理批準；D類物品由行政部組織，各相關(guān)部門協(xié)助進行招標，工作程序參照RGPM-7.2.1-B-01執(zhí)行；C類物品采購由需求部門根據(jù)年度費用預算提出采購計劃；B類物品采購需專題報告交財務總監(jiān)、總經(jīng)理批準，批準后由行政部組織貨比三家，必要時簽訂合同，結(jié)果報財務總監(jiān)、董事長批準；A類物品采購參照B類程序進行公開招標，并簽訂合同。
5.1.3《用款/采購計劃》應清楚寫明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、申請購買時間、用途、質(zhì)量要求等。
5.2采購實施
5.2.1行政部負責實施采購，各相關(guān)部門協(xié)助。對于重要物資，必須在《合格物資供方名錄》中選擇供方。
5.2.2采購前采購員必須對《用款/采購計劃》核實，在與供方溝通前，應確保規(guī)定的采購要求是充分的。
5.3采購物資的驗證方式
5.3.1對采購的物資可以有如下幾種驗證方式：
a)由行政部組織相關(guān)部門進行進貨驗證；
b)由本公司在供方現(xiàn)場實施驗證；
5.3.2行政部應在采購文件中規(guī)定驗證的安排和產(chǎn)品放行的方法。
5.3.3驗證活動可包括：檢驗或試驗、外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式。根據(jù)《采購物資分類明細表》，在相應的檢驗規(guī)程中規(guī)定不同的驗證方式。
5.4采購信息
采購信息表達擬采購的產(chǎn)品，適當時包括：
5.4.1產(chǎn)品采購批準的要求。
5.4.2對產(chǎn)品的驗收要求。
5.4.3適用的質(zhì)量管理體系要求。
5.4.4其他要求，如價格、數(shù)量、交付、人員等。
5.5公司的采購文件
文件包括：《用款/采購計劃》、《采購物資分類明細表》、《采購合同》及附件等，由行政部保管。在與供方溝通前，原則上，應確認采購要求是，應由相應的發(fā)放部門負責人對采購要求是否充分進行審批。
5.6對采購物資供方的評價
5.6.1合格供應商的條件
a)有營業(yè)執(zhí)照和相應的經(jīng)營資格，具備持續(xù)穩(wěn)定的合格產(chǎn)品供貨渠道；
b)具有良好的供應物資業(yè)績；
c)具有質(zhì)量保證能力的證明（必要時）；
d)價格合理；
e)服務良好。
5.6.2行政部根據(jù)采購物資要求，組織有關(guān)人員對物資的質(zhì)量、價格、履約率等進行比較，選擇合格的供方，填寫《物資供方評定記錄表》。對同類的供貨物資，應同時選擇幾家合格的供方以作比較。行政部負責建立并保存合格供方的質(zhì)量記錄。根據(jù)供方物資的類別及其質(zhì)量保證能力，明確對供方的控制方式和程度。
5.6.3對有多年業(yè)務往來的重要物資供方，應提供其質(zhì)量證明文件和定期檢查記錄，以證實其質(zhì)量保證能力，適當時包括以下內(nèi)容：
a)質(zhì)量管理體系認證證書；
b)本公司對供方質(zhì)量管理體系進行審核的結(jié)果；
c)本公司及供方其他顧客的滿意程度調(diào)查；
d)供方產(chǎn)品的質(zhì)量、價格、交貨、服務能力等的檢查記錄；
e)供方的財務狀況及服務和支持能力等。
5.6.4對第一次供應重要物資的供方，除提供充分的書面證明材料外，對物資應經(jīng)樣品檢驗及小批量試用，證明合格才能供貨。具體步驟如下：
a)新供方根據(jù)提供的技術(shù)要求提供少量樣品；
b)使用部門對樣品進行驗證，并填寫《物資供方評定記錄表》；
c)樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過兩次；
d)小批量進貨驗證或試用不合格則取消其供貨資格。
e)樣品驗證、小批量試用均合格的供方經(jīng)行政部審核，總經(jīng)理批準后，可列入《合格物資供方名錄》；
5.6.5零星采購物資供方，使用部門對其進貨驗證記錄即為對此供方的評價。
5.6.7對連續(xù)兩次供應物資有嚴重不合格的物資供方，應取消其供方資格。
5.7對合格供方的定期復評
行政部每年對合格物資供方進行一次跟蹤復評，填寫《物資供方業(yè)績評定表》，評價時按百分制，質(zhì)量評分占60%，交貨期評分占20%，其他（如價格、售后服務等）占20%。評定總分低于60（或質(zhì)量評分低于42），應取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應報管理者代表批準，但應加強對其供應物資的進貨驗證，連續(xù)第二次評分仍不合格，應取消其供貨資格。
6.0相關(guān)文件
6.1《土建維修材料采購標準》RGPM-7.4.1–C-01-01
7.0質(zhì)量記錄
7.1《用款采購計劃》RGPM–7.4.1–D-01-01
7.2《合格物資供方名錄》RGPM–7.4.1–D-01-02
7.3《采購合同》RGPM–7.4.1–D-01-03
7.4《采購物資分類明細表》RGPM–7.4.1–D-01-04
7.5《物資供方調(diào)查表》RGPM–7.4.1–D-01-05
7.6《物資供方評定記錄表》RGPM–7.4.1–D-01-06
7.7《物資供方業(yè)績評定表》RGPM–7.4.1–D-01-07
7.8《物資供方評價檔案》RGPM–7.4.1–D-01-08
篇3：酒店各部門文件備忘錄采購單傳遞程序
酒店各部門文件、備忘錄、采購單的傳遞程序
現(xiàn)各部門為文件的傳遞而影響了工作，鑒于此情況，為了提高文件和單據(jù)的傳遞效率，特規(guī)定以下程序：
備忘錄的傳遞：
各部門起草的備忘錄需按照要求的格式和字體打印出來，并有起草備忘錄的部門經(jīng)理的簽字，交總經(jīng)辦審核，如有修改，請各部門修改后再遞交總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦遞交總經(jīng)理批閱后，總經(jīng)辦負責向各部門下發(fā)、專遞，如有修改，總經(jīng)辦應及時通知其超備忘錄的部門，按照總經(jīng)理的意見修改后，再次按照以上程序遞交。
采購單的傳遞：
各部門的采購單先遞交采購部庫管，如沒有庫存，此單由采購部負責向財務部傳遞，財務部審批后送總經(jīng)理審批，審批后的采購單由總經(jīng)辦負責傳采購部。
文件的傳遞：
各部門外出開會和接到得上級或職能部門的文件，應先送交辦公室，由辦公室做文件處理簽后交總經(jīng)理批閱，辦公室按照總經(jīng)理批閱的內(nèi)容進行落實，相關(guān)部門落實完畢后，在文件上注明完成的時間和內(nèi)容交辦公室，由辦公室向總經(jīng)理匯報并保存。
周會紀要的傳遞：
每周的周會紀要，由總經(jīng)辦整理打印后，按以下部門經(jīng)理簽閱后自行向下一個部門傳遞，不得在部門滯留，部門經(jīng)理請假的可以由部門代班人員代簽。傳遞順序：人事部、財務部、采購部、工程部、安全部、銷售部、餐飲部、客房部、康樂部、娛樂部返回總經(jīng)辦。
EOD檢查整改：
每天的EOD檢查記錄，由總經(jīng)辦分類電話通知相關(guān)部門，各部門能夠整改的，整改后電話通知總經(jīng)辦整改結(jié)果，總經(jīng)辦要認真記錄部門的反饋；如果當時不能整改或需要其他部門協(xié)助的，必須書面反饋總經(jīng)辦，并且在第二天的早回上匯報和協(xié)調(diào)；
緊急文件和單據(jù)的傳遞：
當有緊急的文件、備忘錄、采購單等，可以不按此程序，但必須電話通知總經(jīng)理，按照總經(jīng)理的意見處理。
自行傳遞的內(nèi)容：
各部門的單據(jù)需要傳遞3/F總公司的和需要說明的，由各部門自行傳遞。