城市花園物業(yè)采購(gòu)管理程序

　　1.目的

　　控制采購(gòu)過(guò)程，保證所采購(gòu)物資和服務(wù)符合質(zhì)量要求.

　　2.范圍

　　適用于公司內(nèi)各類(lèi)物資和服務(wù)的采購(gòu)管理.

　　3.職責(zé)

　　3.1 總經(jīng)理辦公室后勤主管負(fù)責(zé)物資采購(gòu)的實(shí)施，行政副主任負(fù)責(zé)物資采購(gòu)的管理控制.

　　3.2 品質(zhì)管理部負(fù)責(zé)組織對(duì)分供方進(jìn)行評(píng)定和控制.

　　3.3 各部門(mén)質(zhì)檢員或?qū)I(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)采購(gòu)物資和服務(wù)的驗(yàn)收.

　　4.程序

　　4.1 根據(jù)采購(gòu)物資對(duì)服務(wù)質(zhì)量的影響程序，將采購(gòu)物資分為三類(lèi):

　　A類(lèi):對(duì)服務(wù)質(zhì)量有重大影響的物資.如:土建材料、木材、機(jī)電設(shè)備等.

　　B類(lèi):對(duì)服務(wù)質(zhì)量有直接影響的物資.如:娛樂(lè)設(shè)施、花草樹(shù)木、清潔物品用于客戶水電設(shè)施維修使用物資等.

　　C類(lèi):對(duì)服務(wù)質(zhì)量無(wú)明顯影響的物資.如:辦公文具等

　　4.2 采購(gòu)資料

　　4.2.1 物資使用部門(mén)負(fù)責(zé)提供采購(gòu)資料，包括:規(guī)格、名稱(chēng)、價(jià)格、技術(shù)要求、相關(guān)國(guó)家、專(zhuān)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等.

　　4.2.2 總經(jīng)理辦公室后勤人員及時(shí)收集采購(gòu)資料，不斷按《分供方評(píng)估管理程序》調(diào)整《合格分供方名單》，并保存采購(gòu)資料.

　　4.3 采購(gòu)計(jì)劃審批

　　4.3.1 各物資使用部門(mén)每月于25日前根據(jù)工作計(jì)劃，填寫(xiě)《物資申請(qǐng)單》由部門(mén)經(jīng)理簽字后交總經(jīng)理辦公室后勤主管匯總后報(bào)總經(jīng)理審批.

　　4.3.2 《物資申請(qǐng)單》包括:物資名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、等級(jí)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、技術(shù)要求、檢驗(yàn)方法等內(nèi)容，必要時(shí)注明分供方名稱(chēng).

　　4.3.3 計(jì)劃審批后后勤主管安排倉(cāng)管員根據(jù)庫(kù)存情況制作全公司采購(gòu)計(jì)劃填寫(xiě)《物資申請(qǐng)單》.

　　4.3.4 后勤主管審核公司《物資申請(qǐng)單》，并將各部門(mén)《物資申請(qǐng)單》于26日前同時(shí)報(bào)總經(jīng)理或其授權(quán)人審批.

　　4.3.5 審批工作在每月28日前完成.

　　4.3.6 采購(gòu)員根據(jù)審批后的安排《物資申請(qǐng)單》及《合格分供方名單》實(shí)施采購(gòu).大批量集中采購(gòu)于月底前完成.

　　4.3.7 后勤主管及時(shí)將各部門(mén)《物資申請(qǐng)單》中未列入全公司采購(gòu)計(jì)劃項(xiàng)目反饋到各部門(mén).

　　4.3.8 應(yīng)急物資的采購(gòu)由部門(mén)經(jīng)理、總經(jīng)理助理審核后報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn).

　　4.3.9 固定資產(chǎn)和高額物資采購(gòu)需加專(zhuān)項(xiàng)報(bào)告.

　　4.3.10 各級(jí)管理采購(gòu)物資審批權(quán)，按財(cái)務(wù)規(guī)定執(zhí)行.

　　4.3.11 需要采購(gòu)服務(wù)的部門(mén)提出服務(wù)采購(gòu)申請(qǐng)，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理、總經(jīng)理助理審核后報(bào)總經(jīng)理審批.

　　4.3.12 按《分供方評(píng)估管理程序》或《設(shè)備(服務(wù))合格分供方名單》選擇合格分供方.

　　4.3.13 按《合同審批程序》實(shí)施簽訂合約，合約必須明確我方要求，及雙方承擔(dān)的責(zé)任.

　　4.3.14 嚴(yán)格履約.

　　4.4 采購(gòu)物資的驗(yàn)證

　　4.4.1 物資購(gòu)進(jìn)后，采購(gòu)員應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)檢員辦理入庫(kù)報(bào)檢手續(xù);庫(kù)管員根據(jù)《物資申請(qǐng)單》項(xiàng)目進(jìn)行檢驗(yàn)及入庫(kù)登記，填寫(xiě)《入庫(kù)單》，做好臺(tái)帳記錄.

　　4.4.2 質(zhì)檢員對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)收時(shí)，若發(fā)現(xiàn)物資有標(biāo)識(shí)破損、遺失、模糊、物品受潮、水跡、油跡、破裂等異樣，必須打開(kāi)包裝進(jìn)行檢驗(yàn)或向經(jīng)理報(bào)告，填寫(xiě)《物資驗(yàn)收單》.

　　4.4.3 如果采購(gòu)物資需在分供方供貨處進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，由后勤主管負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門(mén)質(zhì)檢員與分供方聯(lián)系，實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)證，認(rèn)真填寫(xiě)《物資驗(yàn)收單》.

　　4.4.4 如果客戶提出對(duì)我公司分供方驗(yàn)證時(shí)，由后勤組負(fù)責(zé)雙方聯(lián)系，公司可以參考其意見(jiàn)，但客戶的驗(yàn)證結(jié)果不能代替公司對(duì)采購(gòu)物資的檢驗(yàn).

　　4.4.5 機(jī)電設(shè)備等技術(shù)性較強(qiáng)的物資驗(yàn)收由物資申請(qǐng)部門(mén)組織或指定專(zhuān)人驗(yàn)收其技術(shù)性能等.

　　4.4.6 使用部門(mén)(人)在使用物資前應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收，以確保其質(zhì)量符合要求.

　　4.4.7 服務(wù)質(zhì)量驗(yàn)收由服務(wù)申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé).

　　4.4.8 當(dāng)出現(xiàn)不合格物資時(shí)，由質(zhì)檢員填寫(xiě)《不合格物資處理單》，并呈請(qǐng)部門(mén)經(jīng)理審批，由采購(gòu)員按審批意見(jiàn)處理執(zhí)行.

　　4.4.9 對(duì)小批量采購(gòu)的A、B類(lèi)物及首次承接的分供方可采取全部檢驗(yàn)的方法.

　　4.4.10 采購(gòu)?fù)瓿珊蟛少?gòu)的有關(guān)文件由使用部門(mén)及后勤各自保存?zhèn)浞菀詡洳殚?

　　4.4.11 對(duì)采購(gòu)服務(wù)不合格項(xiàng)由服務(wù)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)合同等，要求分供方賠償或返工.

　　4.5 物資的保管按《倉(cāng)庫(kù)管理程序》執(zhí)行.

　　5.監(jiān)督執(zhí)行

　　由總經(jīng)理辦公室監(jiān)督執(zhí)行.

　　6.支持性和相關(guān)性文件

　　BVPQS4.6-01-01《A、B、C類(lèi)物資合格供應(yīng)商名單》

　　BVPQS4.15-01《倉(cāng)庫(kù)管理程序》

　　BVPQS4

.6-01-02《設(shè)備(服務(wù))合格分供方名單》

　　7.質(zhì)量記錄及表格

　　BVPQS4.6-01-F1-01《物資申請(qǐng)單》

　　BVPQS4.6-01-F2-01《入庫(kù)單》

　　BVPQS4.6-01-F3-01《物資驗(yàn)收單》

　　BVPQS4.6-01-F4-01《不合格物資處理單》

篇2：物業(yè)公司物資采購(gòu)管理程序

　　物業(yè)公司物資采購(gòu)管理程序

　　1.0目的

　　對(duì)物資采購(gòu)過(guò)程及供方進(jìn)行控制，確保所采購(gòu)的產(chǎn)品符合規(guī)定要求，價(jià)格達(dá)到成本控制的目的。

　　2.0適用范圍

　　適用于麗江花園物業(yè)管理公司對(duì)服務(wù)所需的原材料采購(gòu)的控制，對(duì)供方進(jìn)行選擇、評(píng)價(jià)和控制。

　　3.0職責(zé)

　　3.1行政部負(fù)責(zé)物資采購(gòu)（各相關(guān)部門(mén)協(xié)助），負(fù)責(zé)按要求組織對(duì)供應(yīng)采購(gòu)物資及承包合同的供方進(jìn)行評(píng)價(jià)，編制合格供方名錄，對(duì)供方的供貨、服務(wù)業(yè)績(jī)定期進(jìn)行評(píng)價(jià)，建立供方檔案，執(zhí)行采購(gòu)作業(yè)。

　　3.2各部門(mén)或機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)提供國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、采購(gòu)物品驗(yàn)收依據(jù)、準(zhǔn)則或標(biāo)準(zhǔn)。技術(shù)部或使用部門(mén)、機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)采購(gòu)物品的檢驗(yàn)或驗(yàn)證，協(xié)助核定分類(lèi)物品及有關(guān)費(fèi)用支出的價(jià)格。行政組織各使用部門(mén)的質(zhì)量信息反饋，對(duì)分類(lèi)物品供應(yīng)的評(píng)價(jià)。

　　3.3財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)從資金上保證審批后項(xiàng)目的實(shí)施。

　　3.4管理者代表負(fù)責(zé)審核合格供方名錄，并上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　3.5使用物品的相關(guān)部門(mén)人員負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量進(jìn)行檢測(cè)。

　　4.0定義

　　4.1采購(gòu)物資分類(lèi)，根據(jù)對(duì)服務(wù)質(zhì)量影響程度分為：

　　4.1.1A類(lèi)：次采購(gòu)金額在5萬(wàn)元（含5萬(wàn)元）以上的零星采購(gòu)。

　　4.1.2B類(lèi)：次采購(gòu)金額在1萬(wàn)元（含1萬(wàn)元）以上，5萬(wàn)元（不含5萬(wàn)元）以下的零星采購(gòu)。

　　4.1.3C類(lèi)：次采購(gòu)金額在1萬(wàn)元以下的零星采購(gòu)。

　　4.1.4D類(lèi)：緊急物品采購(gòu)。

　　4.1.5E類(lèi):所有經(jīng)常性采購(gòu)的物品。

　　4.2供方：提供產(chǎn)品的組織或個(gè)人。

　　示例：制造商、批發(fā)商、產(chǎn)品的零售商或商販、服務(wù)或信息的提供方。

　　注1：供方可以是組織內(nèi)部的或外部的。

　　注2：在合同情況下供方有時(shí)稱(chēng)為“承包方”。

　　5.0工作程序

　　5.1物資采購(gòu)的審批

　　5.1.1審批要填寫(xiě)《用款/采購(gòu)計(jì)劃》，由部門(mén)經(jīng)理確認(rèn)，財(cái)務(wù)總監(jiān)審核后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　5.1.2E類(lèi)物品采購(gòu)需專(zhuān)題報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理批準(zhǔn)；D類(lèi)物品由行政部組織，各相關(guān)部門(mén)協(xié)助進(jìn)行招標(biāo)，工作程序參照RGPM-7.2.1-B-01執(zhí)行；C類(lèi)物品采購(gòu)由需求部門(mén)根據(jù)年度費(fèi)用預(yù)算提出采購(gòu)計(jì)劃；B類(lèi)物品采購(gòu)需專(zhuān)題報(bào)告交財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后由行政部組織貨比三家，必要時(shí)簽訂合同，結(jié)果報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)、董事長(zhǎng)批準(zhǔn)；A類(lèi)物品采購(gòu)參照B類(lèi)程序進(jìn)行公開(kāi)招標(biāo)，并簽訂合同。

　　5.1.3《用款/采購(gòu)計(jì)劃》應(yīng)清楚寫(xiě)明物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、申請(qǐng)購(gòu)買(mǎi)時(shí)間、用途、質(zhì)量要求等。

　　5.2采購(gòu)實(shí)施

　　5.2.1行政部負(fù)責(zé)實(shí)施采購(gòu)，各相關(guān)部門(mén)協(xié)助。對(duì)于重要物資，必須在《合格物資供方名錄》中選擇供方。

　　5.2.2采購(gòu)前采購(gòu)員必須對(duì)《用款/采購(gòu)計(jì)劃》核實(shí)，在與供方溝通前，應(yīng)確保規(guī)定的采購(gòu)要求是充分的。

　　5.3采購(gòu)物資的驗(yàn)證方式

　　5.3.1對(duì)采購(gòu)的物資可以有如下幾種驗(yàn)證方式：

　　a)由行政部組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行進(jìn)貨驗(yàn)證；

　　b)由本公司在供方現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施驗(yàn)證；

　　5.3.2行政部應(yīng)在采購(gòu)文件中規(guī)定驗(yàn)證的安排和產(chǎn)品放行的方法。

　　5.3.3驗(yàn)證活動(dòng)可包括：檢驗(yàn)或試驗(yàn)、外觀檢查、試用、提供合格證明文件等方式。根據(jù)《采購(gòu)物資分類(lèi)明細(xì)表》，在相應(yīng)的檢驗(yàn)規(guī)程中規(guī)定不同的驗(yàn)證方式。

　　5.4采購(gòu)信息

　　采購(gòu)信息表達(dá)擬采購(gòu)的產(chǎn)品，適當(dāng)時(shí)包括：

　　5.4.1產(chǎn)品采購(gòu)批準(zhǔn)的要求。

　　5.4.2對(duì)產(chǎn)品的驗(yàn)收要求。

　　5.4.3適用的質(zhì)量管理體系要求。

　　5.4.4其他要求，如價(jià)格、數(shù)量、交付、人員等。

　　5.5公司的采購(gòu)文件

　　文件包括：《用款/采購(gòu)計(jì)劃》、《采購(gòu)物資分類(lèi)明細(xì)表》、《采購(gòu)合同》及附件等，由行政部保管。在與供方溝通前，原則上，應(yīng)確認(rèn)采購(gòu)要求是，應(yīng)由相應(yīng)的發(fā)放部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)要求是否充分進(jìn)行審批。

　　5.6對(duì)采購(gòu)物資供方的評(píng)價(jià)

　　5.6.1合格供應(yīng)商的條件

　　a)有營(yíng)業(yè)執(zhí)照和相應(yīng)的經(jīng)營(yíng)資格，具備持續(xù)穩(wěn)定的合格產(chǎn)品供貨渠道；

　　b)具有良好的供應(yīng)物資業(yè)績(jī)；

　　c)具有質(zhì)量保證能力的證明（必要時(shí)）；

　　d)價(jià)格合理；

　　e)服務(wù)良好。

　　5.6.2行政部根據(jù)采購(gòu)物資要求，組織有關(guān)人員對(duì)物資的質(zhì)量、價(jià)格、履約率等進(jìn)行比較，選擇合格的供方，填寫(xiě)《物資供方評(píng)定記錄表》。對(duì)同類(lèi)的供貨物資，應(yīng)同時(shí)選擇幾家合格的供方以作比較。行政部負(fù)責(zé)建立并保存合格供方的質(zhì)量記錄。根據(jù)供方物資的類(lèi)別及其質(zhì)量保證能力，明確對(duì)供方的控制方式和程度。

　　5.6.3對(duì)有多年業(yè)務(wù)往來(lái)的重要物資供方，應(yīng)提供其質(zhì)量證明文件和定期檢查記錄，以證實(shí)其質(zhì)量保證能力，適當(dāng)時(shí)包括以下內(nèi)容：

　　a)質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書(shū)；

　　b)本公司對(duì)供方質(zhì)量管理體系進(jìn)行審核的結(jié)果；

　　c)本公司及供方其他顧客的滿意程度調(diào)查；

　　d)供方產(chǎn)品的質(zhì)量、價(jià)格、交貨、服務(wù)能力等的檢查記錄；

　　e)供方的財(cái)務(wù)狀況及服務(wù)和支持能力等。

　　5.6.4對(duì)第一次供應(yīng)重要物資的供方，除提供充分的書(shū)面證明材料外，對(duì)物資應(yīng)經(jīng)樣品檢驗(yàn)及小批量試用，證明合格才能供貨。具體步驟如下：

　　a)新供方根據(jù)提供的技術(shù)要求提供少量樣品；

　　b)使用部門(mén)對(duì)樣品進(jìn)行驗(yàn)證，并填寫(xiě)《物資供方評(píng)定記錄表》；

　　c)樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過(guò)兩次；

　　d)小批量進(jìn)貨驗(yàn)證或試用不合格則取消其供貨資格。

　　e)樣品驗(yàn)證、小批量試用均合格的供方經(jīng)行政部審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，可列入《合格物資供方名錄》；

　　5.6.5零星采購(gòu)物資供方，使用部門(mén)對(duì)其進(jìn)貨驗(yàn)證記錄即為對(duì)此供方的評(píng)價(jià)。

　　5.6.7對(duì)連續(xù)兩次供應(yīng)物資有嚴(yán)重不合格的物資供方，應(yīng)取消其供方資格。

　　5.7對(duì)合格供方的定期復(fù)評(píng)

　　行政部每年對(duì)合格物資供方進(jìn)行一次跟蹤復(fù)評(píng)，填寫(xiě)《物資供方業(yè)績(jī)?cè)u(píng)定表》，評(píng)價(jià)時(shí)按百分制，質(zhì)量評(píng)分占60%，交貨期評(píng)分占20%，其他（如價(jià)格、售后服務(wù)等）占20%。評(píng)定總分低于60（或質(zhì)量評(píng)分低于42），應(yīng)取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應(yīng)報(bào)管理者代表批準(zhǔn)，但應(yīng)加強(qiáng)對(duì)其供應(yīng)物資的進(jìn)貨驗(yàn)證，連續(xù)第二次評(píng)分仍不合格，應(yīng)取消其供貨資格。

　　6.0相關(guān)文件

　　6.1《土建維修材料采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)》RGPM-7.4.1–C-01-01

　　7.0質(zhì)量記錄

　　7.1《用款采購(gòu)計(jì)劃》RGPM–7.4.1–D-01-01

　　7.2《合格物資供方名錄》RGPM–7.4.1–D-01-02

　　7.3《采購(gòu)合同》RGPM–7.4.1–D-01-03

　　7.4《采購(gòu)物資分類(lèi)明細(xì)表》RGPM–7.4.1–D-01-04

　　7.5《物資供方調(diào)查表》RGPM–7.4.1–D-01-05

　　7.6《物資供方評(píng)定記錄表》RGPM–7.4.1–D-01-06

　　7.7《物資供方業(yè)績(jī)?cè)u(píng)定表》RGPM–7.4.1–D-01-07

　　7.8《物資供方評(píng)價(jià)檔案》RGPM–7.4.1–D-01-08

篇3：酒店各部門(mén)文件備忘錄采購(gòu)單傳遞程序

　　酒店各部門(mén)文件、備忘錄、采購(gòu)單的傳遞程序

　　現(xiàn)各部門(mén)為文件的傳遞而影響了工作，鑒于此情況，為了提高文件和單據(jù)的傳遞效率，特規(guī)定以下程序：

　　備忘錄的傳遞：

　　各部門(mén)起草的備忘錄需按照要求的格式和字體打印出來(lái)，并有起草備忘錄的部門(mén)經(jīng)理的簽字，交總經(jīng)辦審核，如有修改，請(qǐng)各部門(mén)修改后再遞交總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦遞交總經(jīng)理批閱后，總經(jīng)辦負(fù)責(zé)向各部門(mén)下發(fā)、專(zhuān)遞，如有修改，總經(jīng)辦應(yīng)及時(shí)通知其超備忘錄的部門(mén)，按照總經(jīng)理的意見(jiàn)修改后，再次按照以上程序遞交。

　　采購(gòu)單的傳遞：

　　各部門(mén)的采購(gòu)單先遞交采購(gòu)部庫(kù)管，如沒(méi)有庫(kù)存，此單由采購(gòu)部負(fù)責(zé)向財(cái)務(wù)部傳遞，財(cái)務(wù)部審批后送總經(jīng)理審批，審批后的采購(gòu)單由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)傳采購(gòu)部。

　　文件的傳遞：

　　各部門(mén)外出開(kāi)會(huì)和接到得上級(jí)或職能部門(mén)的文件，應(yīng)先送交辦公室，由辦公室做文件處理簽后交總經(jīng)理批閱，辦公室按照總經(jīng)理批閱的內(nèi)容進(jìn)行落實(shí)，相關(guān)部門(mén)落實(shí)完畢后，在文件上注明完成的時(shí)間和內(nèi)容交辦公室，由辦公室向總經(jīng)理匯報(bào)并保存。

　　周會(huì)紀(jì)要的傳遞：

　　每周的周會(huì)紀(jì)要，由總經(jīng)辦整理打印后，按以下部門(mén)經(jīng)理簽閱后自行向下一個(gè)部門(mén)傳遞，不得在部門(mén)滯留，部門(mén)經(jīng)理請(qǐng)假的可以由部門(mén)代班人員代簽。傳遞順序：人事部、財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部、工程部、安全部、銷(xiāo)售部、餐飲部、客房部、康樂(lè)部、娛樂(lè)部返回總經(jīng)辦。

　　EOD檢查整改：

　　每天的EOD檢查記錄，由總經(jīng)辦分類(lèi)電話通知相關(guān)部門(mén)，各部門(mén)能夠整改的，整改后電話通知總經(jīng)辦整改結(jié)果，總經(jīng)辦要認(rèn)真記錄部門(mén)的反饋；如果當(dāng)時(shí)不能整改或需要其他部門(mén)協(xié)助的，必須書(shū)面反饋總經(jīng)辦，并且在第二天的早回上匯報(bào)和協(xié)調(diào)；

　　緊急文件和單據(jù)的傳遞：

　　當(dāng)有緊急的文件、備忘錄、采購(gòu)單等，可以不按此程序，但必須電話通知總經(jīng)理，按照總經(jīng)理的意見(jiàn)處理。

　　自行傳遞的內(nèi)容：

　　各部門(mén)的單據(jù)需要傳遞3/F總公司的和需要說(shuō)明的，由各部門(mén)自行傳遞。