物業公司采購物資質量控制程序

　　1目的

　　本程序指導各部門進行物資采購計劃的制定和采購物資的申請及審批，采購員的正確采購，以便采購物資符合規定要求。

　　2適用范圍

　　適用于本公司物資的采購。

　　3相關標準要素

　　GB/T19002-ISI90024.6 采購

　　4相關文件

　　質量手冊4.6 采購

　　5職責

　　5.1經理部負責本部和公司辦公用品及所需物資計劃的制定和填寫采購物資的申請單。

　　5.2機電工程部負責本部供水、供電、機電等所需物資計劃的制定和填寫采購物資的申請單。

　　5.3物業管理部/沙河管理部負責本部物業管理所需物資計劃的制定和填寫采購物資的申請單。

　　5.4消防治安部負責本部消防治安所需物資計劃的制定和填寫采購物資的申請單。

　　5.5各部門協助采購員負責選擇物資供應的合格供應商。

　　6實施程序

　　6.1計劃性采購

　　6.1.1庫房根據物資庫存情況，作出下個月補充物資采購計劃。

　　6.1.2月份采購計劃

　　6.1.2.1各部門根據工作安排于每月下旬制定下個月的物資采購計劃(含采購物資的名稱、型號、規格、數量等)。

　　6.1.2.2各部門將月份物資采購計劃經本部門經理審批后，報總經理或總工程師審核批準。

　　6.1.2.3各部門將審批的月份物資采購計劃提交采購員,采購員按此計劃進行采購。

　　6.1.3工程物資的采購

　　6.1.3.1各部門承接外委工程和內部工程，需要購買材料的都必須根據工程合同制定物資采購計劃（含采購物資的名稱、型號、規格、數量等）。

　　6.1.3.2各部門將工程物資采購計劃報公司總經理或總工程師審核批準。

　　6.1.3.3各部門將審批的工程物資采購計劃提交采購員，采購員按此計劃進行采購。

　　6.2零星采購

　　6.2.1各部門需要零星物資或計劃外的物資時，填寫采購物資申請單（含采購物資的名稱、型號、規格、數量等）。

　　6.2.2各部門將采購物資申請單報經理部經理審核批準。

　　6.2.3各部門將審批的采購物資申請單提交采購員,采購員按此申請單進行采購。

　　6.3供應商的選擇

　　6.3.1供應商的資格要求

　　6.3.1.1供應商必須要有合格的營業執照和物資的合格證。

　　6.3.1.2供應商供應的物資必須符合所需物資的型號、規格、質量。

　　6.3.1.3供應商盡量選擇信譽好的商場或廠家。

　　6.3.2評審方式

　　6.3.2.1有關部門協助采購員選擇供應商并進行評審。

　　6.3.2.2對年采購量較少，供應產品不具有廣泛使用性的供應商可以不進行評審。

　　6.3.2.3采購員對供應商評審進行記錄，并將合格供應商評審記錄報總經理或總工程師確認批準。

　　6.3.2.4對合格供應商一年進行一次覆核認可。

　　6.4采購員將采購物資的時間、單價、供應商登記在采購物資計劃內。

　　6.5采購員將采購到的物資提交庫房保管員并填寫入庫單辦理入庫手續。

　　7記錄

　　7.1《采購物資的計劃》

　　7.2《采購物資的申請單》

　　7.3《合格供應商評審》

篇2：房地產公司質量手冊:采購

　　房地產公司質量手冊：采購

　　7.4.1總則

　　7.4.1.1通過對采購過程的控制，確保能夠選用合格的供方和采購的材料、設備質量滿足項目開發建設的要求。

　　7.4.1.2職責

　　a)工程部負責公司的工程招標工作，對設計、施工、監理等供方進行評價、選擇和驗證；

　　b)、物資采購中心負責物資采購工作，對材料設備的供方進行評價、選擇和驗證；

　　c)、策劃營銷中心負責營銷策劃代理單位和物業管理單位的招標工作，并對其進行評價、選擇和驗證；

　　d)、項目部參與對供方的評價、選擇和驗證，并對采購材料設備的質量進行檢驗控制；

　　7.4.1.3采購控制的主要活動包括：規劃設計招標、工程施工招標、工程監理招標、營銷策劃代理招標、前期物業管理招標以及設備材料的招標和采購等。

　　7.4.2供方的評價

　　對其提供的產品影響到工程關鍵質量的供方，如：工程施工、監理、設計、策劃等單位以及大型設備的供方，公司將按以下方式進行評價和控制。

　　7.4.2.1工程部、物資采購中心和策劃營銷中心根據職責范圍，負責結合工程招標，收集各種供方的有關信息資料，組織有關部門進行評價，評價的準則參照以下原則：

　　a）供方的企業規模、資質和經營狀況應與其所投標的或提供的產品（服務）的要求相適應；

　　b）供方在其所在的專業領域內，具備一定的社會聲譽，并有著一定的成功業績；

　　c）供方具備持續提供合格產品的能力，能夠提供其質量保證體系有效運行的證據；

　　d）與公司有過歷史合作的供方，應具備良好的歷史合作經歷。

　　關于對供方具體的評價準則，在每次招標的招標文件和評標辦法中予以詳細規定，執行Q/TZH-WI-044《工程招投標管理制度》。

　　7.4.2.2對供方的評價要填寫“供方評價表”，由參與評價的有關人員填寫評價意見并簽字。供方經評價合格后，由各分管部門負責編制合格供方的名冊，包括供方的名稱、主要業務范圍、資質等級以及聯系方式等。名冊由管理者代表審核，總經理批準。同時，各分管部門負責對名冊中的合格供方建立合格供方檔案，內容包括：

　　a)供方的名稱和企業概況；

　　b)主要工作業績證明資料；

　　c)相應的資質等級證書復印件；

　　d)質量管理體系運行情況的證明資料；

　　e)與公司以往的合作情況等。

　　7.4.2.3各分管部門在適當的時機，要組織對供方進行重新評價，并根據評價的結果，確定對供方控制的程度和方式。

　　7.4.2.4重新評價的準則主要包括：

　　a)供方應保持良好的社會聲譽、企業信譽、經營狀況和規定的企業資質；

　　b)供方提供的產品或服務能夠持續滿足規定的要求；

　　c)供方的質量管理體系保持良好的運行；

　　d)不發生重大的質量事故和其它責任事故。

　　7.4.2.5對供方的重新評價一般每季進行一次，由分管部門組織有關部門填寫“供方考評表”進行考評。根據評價的結果，確定對供方控制的程度和方式，對持續保持評價合格的供方，可放寬至每半年評價一次，供方在全部完成其外包任務后進行最終評價。

　　7.4.2.6對在重新評價中不合格的供方，公司將責令其進行整改，并按照評價準則進行中心評價，整改后仍不能滿足評價準則的，報經公司分管領導批準后，根據合同規定，終止其外包合同，并在合格供方名冊中刪除。

　　7.4.3采購過程

　　7.4.3.1嚴格執行《招投標法》的規定，堅持公開、公平、公正和誠實信用的原則。采用公開招標和邀請招標的方式進行。

　　7.4.3.2各分管部門負責組織有關部門編制招標文件，確定投標單位，依法成立評標委員會，組織召開評標會，確定中標單位。

　　7.4.4.4在確定中標單位后規定的期限內，由分管部門辦理合同簽定前的巡簽審批工作，與中標單位簽定書面分合同。

　　7.4.4.5工程招標的具體管理方式執行Q/TZH-WI-044《工程招投標管理制度》。

　　7.4.4.6物資采購的具體規定執行Q/TZH-WI-049《物資采購管理辦法》。

　　7.4.4采購文件

　　7.4.4.1采購文件包括采購合同、招標文件、招標合同以及所涉及和運用的技術驗收標準和圖紙等。在實施采購前，要對采購文件的適宜性進行評價，對招標文件的審批和辦理合同巡簽等都作為評價的方式。

　　7.4.4.2采購合同和招標合同按照公司《合同管理制度》的規定進行簽定，合同中應明確采購產品有關質量要求及驗收的條款，必要時，對供方的過程、設備及程序、人員資格和質量管理體系的要求予以規定。

　　7.4.4.3采購文件由各分管部門負責管理，各使用部門按相關規定使用和保存。

　　7.4.4.4招標文件和采購合同的具體規定，執行Q/TZH-WI-044《工

程招投標管理制度》和Q/TZH-WI-049《物資采購管理辦法》。

　　7.4.5采購的驗證

　　7.4.5.1各分管部門按照職責分工負責組織對供方提供的服務或產品的質量情況進行檢驗和驗證。

　　7.4.5.2項目部負責材料設備的進場驗收，執行Q/TZH-WI-015《材料設備管理制度》，對關鍵設備和物資，應在采購合同中規定監造和驗證的要求，由物資采購中心派員到供方現場進行監造和驗證。

　　7.4.5.3對外包單位（設計、監理、施工等單位）提供服務的情況，由項目部負責日常的監督檢查，并定期進行評價。

　　7.4.5.4合同有要求時，顧客或其代表有權在現場對供方的服務和產品質量進行驗證。顧客的驗證不能免除公司的質量責任，也不能排除其后顧客的拒收。

　　7.4.5.5對供方提供的服務或產品質量經驗證，不能滿足合同規定時，公司將依據法律規定終止合同，造成損失的依法進行索賠，并重新進行招標或采購。

　　7.4.5.6個分管部門根據各類供方驗證的結果，對合格供方名冊進行調整。

篇3：服裝公司質量程序文件--采購控制程序

　　1.目的

　　確保面、輔料及外發加工品和其他物品的采購能滿足公司要求，供應商有能力穩定、準時地提供合格的產品。

　　2.適用范圍

　　面料、輔料、外發加工、辦公文體用品、生產設備、檢驗設備等的采購控制。

　　3.職責

　　3.1外協部負責面、輔料、外發加工品及其他物品的采購控制和供應商的評審及來料不合格的處理。

　　3.2前準備部布、輔料倉負責：

　　3.2.1來料的點收、初檢核對及入庫管理；

　　3.2.2半成品外發加工的點收、初檢。

　　3.3后整部負責成衣外發洗水和外發成衣加工的入庫管理。

　　3.4質檢科負責來料的檢驗判定。

　　4.工作程序(附流程圖)

　　4.1合格供應商的評審

　　4.1.1對提供面料、輔料、外發加工的供應商需進行評審。

　　4.1.2外協部采購員應積極尋找面料、輔料及提供加工服務的供應商，根據公司產品結構，由初步確定的供應商提供常用面、輔料或外發加工樣品交業務部或質檢科進行樣品確認，填制"樣品確認單"。

　　4.1.3樣品確認合格后，由外協部召集質檢科、設備管理部、工藝科組成評估小組。

　　4.1.4評估小組前往新供應商處依擬定項目進行評估，并于"供應商調查表"內記錄評審結果。

　　4.1.5經現場評審合格的供應商，由外協部將評估結果呈總經理核準后，登錄至"合格供應商名單"。

　　4.1.6若為國內知名廠商且已通過第三方質量體系認證；制度建立前已配合的供應商且往前追溯1個月無重大不良記錄；客戶特別指定的供應商；供應商地址位于珠江三角洲以外的區域者；均可免除供應商現場評審步驟。由供應商提供相關評審資料，由業務部進行整理、匯總呈總經理核準后，登記合格供應商名單。

　　4.2供應商的定期考核

　　對供應商定期進行考核，以評審其持續提供合格產品的能力。

　　4.2.1每月交貨批次在5次(含)以上的供應商按月考核，每月交貨批次在5次以下的供應商按季考核。

　　4.2.2考核比例為質量40分，交期20分，價格20分，服務20分。

　　4.2.3考核項目

　　1) 質量：送貨批為全檢者以不良率表示，抽檢者以不良批次率表示，免檢者根據使用中挑選出的不良數除以總進貨使用數量進行計算。

　　不良(批)率=不良(批)數÷總進貨(批)數×100%

　　質量評分=(1-不良<批>率)×40

　　2) 交期：逾期交貨率=逾期交貨批數÷應準時交貨批數×100%

　　評分=(1-逾期交貨率)×20

　　3) 價格：

　　公平合理

　　報價迅速尚屬公平

　　報價緩慢稍微偏高

　　報價迅速稍微偏高

　　報價緩慢報價不合理

　　報價低效

　　20分15分10分5分0分

　　4)服務：

　　很滿意20分主動征詢意見，改善迅速。

　　較滿意15分接到抱怨后，改善迅速。

　　一般滿意10分接到抱怨后，尚能誠意改善，偶爾拖延。

　　不太滿意5分接到抱怨后，改善誠意不足，經常拖延。

　　不滿意0分接到抱怨后，置之不理。

　　4.2.4考核部門及等級評定

項目	評分標準	等級				考核部門
質量	40分	90分(含) 以上	70分 至 89分	60分 至 69分	59分(含) 以下	質檢科
交期	20分					外協部
價格	20分					外協部
服務	20分					外協部
總評	100分	A	B	C	D	外協部

　　4.2.5經考核為A級的供應商，公司根據實際情況給予產品免檢，增加采購份額，貨款結算時間縮短等優惠條件；評為B級的供應商按正常方式處理；評為C級的供應商，對其進行輔導，要求其進行改善，若半年內無法達到B級者，則降級為D級供應商；評為D級者為不合格供應商。

　　4.2.6經考核為D級的供應商或由于各種原因喪失合格供貨能力的供應商，則由外協部填寫"供應商撤銷申請單"，經總經理同意后撤銷其合格供應商資格。

　　4.3布、輔料的采購

　　4.3.1技術科紙樣員按照客戶訂單要求編寫"服裝單件用料單"，經技術科主管審核后交業務部。

　　4.3.2業務部接到"服裝單件用料單"后，根據客戶訂單數量計算布、輔料總需用量，填寫"填制前準備表"，核實是客供還是自購。

　　4.3.3 若為客戶提供布、輔料，業務跟單員根據總需用量及交貨期，提報物料到貨計劃交客戶確認，采購員按4.6向客戶跟催物料。

　　4.3.4若部分或全部布、輔料為本公司自購，業務跟單員需詳細了解該款訂單布、輔料庫存狀況，根據庫存數量扣減本批總采購量，填入"布、輔料準備表"。

　　4.3.5業務跟單員將完成的"布、輔料準備表"分別交業務部主管及總經理審核批準。

　　4.3.6采購員依據"布輔料準備表"中的自購需求，同合格供應商接洽，通過詢價、議價、比價，初步擬定物料價格，然后根據自購項目的采購要求針對各供應商，填寫"訂購單"或采購合同。

　　4.3.7"訂購單"或采購合同經業務主管審核后，交總經理或其授權人批準。

　　4.3.8經批準的"訂購單"或采購合同的傳真或其他途徑，傳達給供應商簽章確認。

　　4.3.9一次性購買金額100元以下的輔料采購員可直接上門確認或讓經銷商送貨上門確認，當場現金交易，并索取銷貨發票或收據。

　　4.4半成品、成品的外發加工

　　4.4.1外發加工的時機

　　a.服裝的某些工序公司無特定的加工設備；

　　b.服裝的某些工藝本公司品質水平不足；

　　c.本公司生產能力法保證交期；

　　d.外協加工比公司內加工成本低廉。

　　e.以上外發加工主要有繡花、印花、釘珠、洗水和成衣加工。

　　4.4.2業務部跟單員接訂單后，依據公司的設備及生產能力，判斷需要外發加工的項目，提出外協加工申請，交業務主管審核，總經理批準。

　　4.4.3若是繡花、印花、釘珠、洗水等外發加工的項目，由工廠部根據訂單工藝技術要求和交貨期確定工藝、數量和進度，編制"外發加工工藝單"和"外協件到貨排期表"，交外協主管批準。

　　4.4.4若是成衣外發加工，業務跟單應擬定交貨期，并將客戶資料交由工廠部編制"外發加工工藝單"，然后交業務主管核準。

　　4.4.5采購員依據批準的外協加工申請及核準后的工藝技術和交貨期要求，同外協廠接洽、定價，然后針對各外協廠填寫加工承攬合同或"外發加工通知單"，交業務主管審核，總經理批準。

　　4.4.6采購員將批準后的外協加工合同或"外協加工通知單"交外協廠簽章確認。

　　4.5生產用備品備件工具，辦公文具等低值易耗品的存量采購。

　　4.5.1日常生產、辦公類低值易耗品由采購依據保質期和日常消耗情況，擬定安全庫存量，交外協主管審核，總經理批準，如情況有變化，應及時調整安全庫存量。

　　4.5.2對安全存量采購的物品，倉庫在其保管帳卡上標出安全庫存量，當物品庫存低于安全存量時，填寫"申購表"統一申購，交前準備部主管審核。

　　4.5.3采購員依據"申購表"同供應商接洽、詢價、金額在_______元以內的物品，由外協主管批準定價。在_______元以上的物品，由總經理批準定價。

　　4.5.4采購員根據議定價填寫"訂購單"，經總經理批準后，以傳真或其他途徑傳遞給供應商簽章確認。

　　4.6生產、檢測設備的采購

　　4.6.1當生產工藝、品質檢測、技術研究等原因需要購入設備時，由設備管理部門對需求進行經濟技術分析，并寫出"設備購置經濟技術分析報告"，附上"設備購置計劃"報總經理審批。

　　4.6.2設備管理部門依批準的"設備購置計劃"，跟多家供應商洽談，依據性價比、售后服務等因素議定供應商，報總經理批準。

　　4.6.3設備管理部門起草采購合同，并按《合同管理制度》的規定報批。

　　4.6.4采購合同簽定后，由業務部采購或總經理指定人員跟蹤保證合同規定內容的履行。

　　4.7零星采購

　　4.7.1急需的維修專用配件和工作需要的圖書、禮品等臨時性非計劃物品，由需求部門填寫"申購表"，報總經理或其授權人批準。

　　4.7.2零星采購一般為誰申購誰采購，確需采購員購買的，申購部門必須提供采購信息。

　　4.7.3采購回的臨時性非計劃物品，需交采購員簽字驗收后方可入庫。

　　4.8采購產品的跟催

　　4.8.1業務部采購員將所有需追蹤的面、輔料及外發加工的采購業務納入"采購追蹤表"進行控制。

　　4.8.2為確保供應商能如期交貨，采購應于交貨前三天跟催供應商備貨、交貨，如有可能延誤應記錄并預先通告各相關部門。

　　4.8.3對于已至交貨期，仍未交貨的物料需調查延交原因，每天跟催，并及時通告工廠部，調整生產進度。

　　4.9采購的變更

　　4.9.1當客戶訂單數量發生變化或供應商的質量、交期不能達到公司要求，若需更改相關訂購內容，則由外協部與供應商協商一致后進行更改；若供應商提出變更時，外協部視客戶、公司需求決定是否接受，接受更改后需通知相關部門。

　　4.10采購驗證

　　4.10.1顧客提供的物料按《顧客財產控制程序》管理、驗收。

　　4.10.2自購的布、輔料或車花、釘珠、印花等工序外發加工品，由前準備部進料檢驗員進行抽檢，具體依《進料檢驗程序》作業，檢驗合格后交布、輔料倉管員點收入庫。

　　4.10.3成衣外發洗水及成衣外發加工品，由后整部QA按《最終檢驗程序》進行抽檢判定，檢驗合格后交后整部收發員辦理入庫手續。

　　4.10.4經檢驗不合格者，依《不合格品控制程序》作業。

　　5.相關文件

　　5.1《進料檢驗程序》

　　5.2《最終檢驗程序》

　　5.3《不合格品控制程序》

　　5.4《顧客財產控制程序》

　　5.5《物料倉庫管理規程》

　　6.記錄

　　6.1《樣品確認單》

　　6.2《供應商調查表》

　　6.3《合格供應商名單》

　　6.4《供應商考核表》

　　6.5《供應商撤銷申請單》

　　6.6《布、輔料準備表》

　　6.7《申購表》

　　6.8《詢價表》

　　6.9《訂購單》或訂購合同

　　6.10《外發加工通知單》或加工承攬合同

　　6.11《采購追蹤表》