物業公司程序文件：采購控制程序

　　1.0 目的

　　公司應確保采購的物品和接受的服務符合合同、標準和規范要求，保證公司服務質量。

　　2.0 范圍

　　適用于直接影響服務質量的采購的物品和接受的服務，如設備的零配件、提供給顧客使用的物品等。

　　3.0 職責

　　3.1 工程部負責公司大宗和批量物品的采購及物品供應商的選擇和評定。

　　3.2 部門和管理處采購主管負責200元以下零星物品的采購及經工程部授權可以自行采購的物品購買。

　　3.3 部門和管理處采購主管負責采購計劃的制定和采購物品驗證記錄單的填寫。

　　3.4 公司主管領導和管理處主任負責采購計劃的審批。

　　4.0 程序

　　4.1 合格供方的選擇

　　4.1.1 合格供方根據以下三條進行選擇：

　　1)品牌優良、價格合理;

　　2)具有營業執照或相應政府批文的企業;

　　3)提供的物品/服務質量良好和信譽較好的商家或廠家。

　　4.1.2 工程部和管理處應建立《合格供方名單》，作為公司供方的選擇，主管領導負責審批《合格供方名單》，執行部門應隨時根據實際供貨關系來評定供方，合格供方的增刪應由審批人審批。合格供方可分為物品類供方和服務供方。

　　4.2 采購計劃控制

　　4.2.1 采購按實際情況可分為計劃采購、臨時采購和緊急采購。

　　4.2.2 管理處、部門采購主管負責在每月5日前編制該月采購計劃并報主任或公司主管領導審批，采購計劃應說明物品名稱、規格、數量、需要日期、單價、質量要求(必要時)等。

　　4.2.3 對臨時采購的物品，采購主管應在當天填寫或補填《采購計劃審批表》，并報審批人審批，采購日期按實際發生日期填寫，要求用明顯標識(*)注明。

　　4.2.4 對緊急采購的物品，采購物品應在實際采購發生的2日內補填《采購計劃審批表》，并報審批人審批，采購人按實際發生日期補填相關記錄，要求用標識(J)標明。

　　4.2.5采購文件包括(每次根據采購情況的需要，選擇以下一種或幾種)：

　　1)采購合同

　　2)采購計劃審批表

　　3)采購管理規程

　　4)合格供方名單

　　4.2.6在上述采購文件中，由申請單位表述出擬采購物品的有關信息，包括：

　　1)對供方物品/服務的質量要求、安全要求、驗收規范，采購物品的參數、規格、數量等。

　　2)對供方的加工、服務過程，供貨的交付程序的要求。

　　3)對供方設備及人員資格的要求。

　　4)對供方質量管理體系的要求(優先選擇通過ISO質量管理體系認證的供方)。

　　4.2.7大宗物品采購應在工程部確定的采購網絡中采購。

　　4.2.8價值在2千元以上的單件物品需要申請人填寫《固定資產配置審批表》，并報公司逐級審批。

　　4.3 采購物品驗證

　　4.3.1 采購物品須經過物品使用人或相關資質人員驗證合格后方可使用或入庫，驗證人員和采購主管分別在《采購物品驗證記錄》上按規定記錄和確認。

　　4.3.2對于臨時和緊急采購物品，采購主管和驗證人員必須做到先驗證后使用，加強現場驗證，以保證購進物品是需要的合格品。事后相關人員應及時填寫(采購發生日期2日之內)相關記錄，填寫的采購日期為實際發生日期，并按上面要求的標識標明。

　　4.3.3 對驗證不合格的物品按《不合格品控制程序》采取相應的措施。

　　4.3.4 合同規定時間，顧客可以對采購物品進行驗證。

　　4.3.5 驗證方式包括目測、試用、檢驗、測量、工藝驗證等。

　　4.3.6 在供方的現場實施驗證

　　1)若合同規定需在供方現場驗證采購物品時，由工程部組織相關單位在供方處對所購物料現場實施驗證。

　　2)采購人員應事先與供方做好驗證安排及驗證方式，以便驗收活動順利實施。

　　4.3.7 物品使用人在供方的現場實施驗證

　　1)若使用人要求在供方現場驗證物品時，由采購人員和使用人在供方現場共同實施驗證。

　　2)采購人員應事先與供方和使用人聯系安排妥當，以便驗收活動順利實施。

　　5.0 相關文件與記錄

　　COP8.3.0 《不合格品控制程序》

　　COP7.4.2 《供方評價和選擇控制程序》

　　QR-7.4.1-01 《采購計劃審批表》

　　QR-7.4.1-02 《采購物品驗證記錄》

　　QR-7.4.1-03 《合格供方名單》

篇2：房地產采購控制程序

　　7.4.1 總則

　　7.4.1.1通過對采購過程的控制,確保能夠選用合格的供方和采購的材料、設備質量滿足項目開發建設的要求。

　　7.4.1.2職責

　　a)工程部負責公司的工程招標工作,對設計、施工、監理等供方進行評價、選擇和驗證;

　　b)物資采購中心負責物資采購工作,對材料設備的供方進行評價、選擇和驗證;

　　c)策劃營銷中心負責營銷策劃代理單位和物業管理單位的招標工作,并對其進行評價、選擇和驗證;

　　d)項目部參與對供方的評價、選擇和驗證,并對采購材料設備的質量進行檢驗控制;

　　7.4.1.3采購控制的主要活動包括:規劃設計招標、工程施工招標、工程監理招標、營銷策劃代理招標、前期物業管理招標以及設備材料的招標和采購等。

　　7.4.2供方的評價

　　對其提供的產品影響到工程關鍵質量的供方,如:工程施工、監理、設計、策劃等單位以及大型設備的供方,公司將按以下方式進行評價和控制。

　　7.4.2.1 工程部、物資采購中心和策劃營銷中心根據職責范圍,負責結合工程招標,收集各種供方的有關信息資料,組織有關部門進行評價,評價的準則參照以下原則:

　　a)供方的企業規模、資質和經營狀況應與其所投標的或提供的產品(服務)的要求相適應;

　　b)供方在其所在的專業領域內,具備一定的社會聲譽,并有著一定的成功業績;

　　c)供方具備持續提供合格產品的能力,能夠提供其質量保證體系有效運行的證據;

　　d)與公司有過歷史合作的供方,應具備良好的歷史合作經歷。

　　關于對供方具體的評價準則,在每次招標的招標文件和評標辦法中予以詳細規定,執行Q/TZH-WI-044《工程招投標管理制度》。

　　7.4.2.2 對供方的評價要填寫"供方評價表",由參與評價的有關人員填寫評價意見并簽字。供方經評價合格后,由各分管部門負責編制合格供方的名冊,包括供方的名稱、主要業務范圍、資質等級以及聯系方式等。名冊由管理者代表審核,總經理批準。同時,各分管部門負責對名冊中的合格供方建立合格供方檔案,內容包括:

　　a)供方的名稱和企業概況;

　　b)主要工作業績證明資料;

　　c)相應的資質等級證書復印件;

　　d)質量管理體系運行情況的證明資料;

　　e)與公司以往的合作情況等。

　　7.4.2.3各分管部門在適當的時機,要組織對供方進行重新評價,并根據評價的結果,確定對供方控制的程度和方式。

　　7.4.2.4重新評價的準則主要包括:

　　a)供方應保持良好的社會聲譽、企業信譽、經營狀況和規定的企業資質;

　　b)供方提供的產品或服務能夠持續滿足規定的要求;

　　c)供方的質量管理體系保持良好的運行;

　　d)不發生重大的質量事故和其它責任事故。

　　7.4.2.5 對供方的重新評價一般每季進行一次,由分管部門組織有關部門填寫"供方考評表"進行考評。根據評價的結果,確定對供方控制的程度和方式,對持續保持評價合格的供方,可放寬至每半年評價一次,供方在全部完成其外包任務后進行最終評價。

　　7.4.2.6 對在重新評價中不合格的供方,公司將責令其進行整改,并按照評價準則進行中心評價,整改后仍不能滿足評價準則的,報經公司分管領導批準后,根據合同規定,終止其外包合同,并在合格供方名冊中刪除。

　　7.4.3采購過程

　　7.4.3.1 嚴格執行《招投標法》的規定,堅持公開、公平、公正和誠實信用的原則。采用公開招標和邀請招標的方式進行。

　　7.4.3.2各分管部門負責組織有關部門編制招標文件,確定投標單位,依法成立評標委員會,組織召開評標會,確定中標單位。

　　7.4.4.4在確定中標單位后規定的期限內,由分管部門辦理合同簽定前的巡簽審批工作,與中標單位簽定書面分合同。

　　7.4.4.5 工程招標的具體管理方式執行Q/TZH-WI-044《工程招投標管理制度》。

　　7.4.4.6 物資采購的具體規定執行Q/TZH-WI-049《物資采購管理辦法》。

　　7.4.4采購文件

　　7.4.4.1采購文件包括采購合同、招標文件、招標合同以及所涉及和運用的技術驗收標準和圖紙等。在實施采購前,要對采購文件的適宜性進行評價,對招標文件的審批和辦理合同巡簽等都作為評價的方式。

　　7.4.4.2采購合同和招標合同按照公司《合同管理制度》的規定進行簽定,合同中應明確采購產品有關質量要求及驗收的條款,必要時,對供方的過程、設備及程序、人員資格和質量管理體系的要求予以規定。

　　7.4.4.3 采購文件由各分管部門負責管理,各使用部門按相關規定使用和保存。

　　7.4.4.4招標文件和采購合同的具體規定,執行Q/TZH-WI-044《工程招投標管理制度》和Q/TZH-WI-049《物資采購管理辦法》。

　　7.4.5 采購的驗證

　　7.4.5.1各分管部門按照職責分工負責組織對供方提供的服務或產品的質量情況進行檢驗和驗證。

　　7.4.5.2 項目部負責材料設備的進場驗收,執行Q/TZH-WI-015《材料設備管理制度》,對關鍵設備和物資,應在采購合同中規定監造和驗證的要求,由物資采購中心派員到供方現場進行監造和驗證。

　　7.4.5.3 對外包單位(設計、監理、施工等單位)提供服務的情況,由項目部負責日常的監督檢查,并定期進行評價。

　　7.4.5.4合同有要求時,顧客或其代表有權在現場對供方的服務和產品質量進行驗證。顧客的驗證不能免除公司的質量責任,也不能排除其后顧客的拒收。

　　7.4.5.5 對供方提供的服務或產品質量經驗證,不能滿足合同規定時,公司將依據法律規定終止合同,造成損失的依法進行索賠,并重新進行招標或采購。

　　7.4.5.6個分管部門根據各類供方驗證的結果,對合格供方名冊進行調整。

篇3：星河房地產采購控制程序

　　1.0目的:通過對采購的控制和管理,確保供方和供方提供的產品和服務符合公司的要求。

　　2.0適用范圍:公司業務涉及所有外包過程的相關供方選擇與業務控制管理。

　　2.1規劃設計部主辦業務:勘察、設計、地質災害評估、地質安全性評估、設計監理、設計審查;

　　2.2項目部主辦業務:施工監理、總承包、專業承包、樁基檢測、沉降觀測(含基坑支護);

　　2.3材料部主辦業務:材料、設備(包括甲供、認質認價)、家具、電器;

　　2.4項目事務部主辦業務:環境測評、環境監理、水土保持方案編寫、水土保持監測;

　　2.5營銷策劃部主辦業務:項目策劃、樓盤銷售代理、廣告、宣傳、展位設計制作、銷售模型、禮儀、飾品、贈品;

　　2.6總經理辦公室主辦業務:辦公設備、設施、贈品;

　　2.7成本管理部主辦業務:工程造價咨詢;

　　2.8審計部主辦業務:工程造價咨詢委托二次審核;

　　2.9招投標管理中心主辦業務:招標代理;

　　2.10其他各類需要選擇與控制業務。

　　3.0術語和定義

　　3.1引用與GB/T19001:2000 idt IS09001:2000《質量管理體系要求》'7.4采購'。

　　3.2招標:指招標人以招標公告或邀請不特定的法人或者其他組織投標的活動。大型基礎設施、公共事業等關系社會公眾利益、公眾安全的項目必須進行招標。

　　3.3采購:指以合同方式有償取得貨物、工程和服務的行為,包括購買租和雇傭等。

　　3.4不簽定合同事項:針對特定的合作事項,屬于臨時、隨機采購行為。

　　4.0職責

　　4.1董事長批準招標中標單位

　　4.2董事長助理負責審查采購過程和結果

　　4.3總經理負責批準投標單位、參與定標、批準議標業務中標單位、簽署合同文件。

　　4.4招投標管理中心主管領導負責統籌管理招標業務

　　4.5材料部主管領導負責統籌管理認質認價業務、批準材料設備的要求、批準材料樣板、品牌范圍。

　　4.6技術經濟委員會/總工程師組織重大、技術含量高、有爭議性的采購業務需求技術經濟、供方技術標書的評審,批準招標文件(營銷類除外)、參與定標。

　　4.7業務主辦部門主管領導批準業務需求、批準直接委托業務的供方、參與定標。

　　4.8成本管理部領導主持定標會議

　　4.9規劃設計部或項目部領導負責批準招標用圖紙文件

　　4.10營銷策劃部主管領導負責批準營銷類招標文件、參與定標

　　4.11招投標管理中心

　　A.組織采購合同簽定前的管理工作及供方評審工作

　　B.負責提出招標管理時涉及各職能部門的要求

　　C.組織招標文件的編制、發標、答疑、收標、評標、投標定價的比較和分析、談判、定標

　　D.組織對投標單位的考察并審核、推薦投標單位

　　E.負責組織合同的簽定工作,(來自:www.dewk.cn)并向公司相關部門發放合同

　　F.協助各業務部門在合同執行過程中有關合同條款爭議的解釋及處理

　　G.負責供方信息庫的建立和組織供方評價工作

　　4.12業務主辦部門

　　A.配合采購招標過程的管理工作

　　B.負責委托或議標采購業務合同簽定工作

　　C.負責提出采購需求,包括供方選擇要求、技術要求(包括施工方案要求)、招標范圍的劃分等

　　D.負責一般供方技術標書的審查,參與對供方的考察

　　E.參與招標文件審查

　　F.參與招標過程談判

　　G.負責合同執行的控制管理

　　H.負責對業務內的供方評價

　　4.13相關業務部門

　　參與投標單位考察、評審、開評標、談判、定標推薦及合同審查工作。下列部門除履行4.12外,還要履行以下職責:

　　4.13.1成本管理部:負責工程清單編制、根據需要編制工程成本標底,進行報價分析,負責合同經濟糾紛的解決及工程結算管理。其中估算金額大于1000萬元的工程必須編制標底;小于1000萬元的工程原則上不編制標底,確有需要的,經成本管理部主管領導同意后編制標底。

　　4.13.2材料部:

　　A.負責提出招標業務材料設備控制要求

　　B.負責認質認價(含認綜合價)招標全過程管理

　　C.負責其主辦業務采購的材料、設備驗收

　　D.協助項目部對乙供及合同包定材料、設備驗收

　　4.13.3規劃設計部:

　　A.負責提供經評審的所負責專項設計的招標圖紙及材料樣板

　　B.負責解決招標過程中設計技術文件的缺陷。

　　4.13.4項目部:

　　A.負責提供經評審的所負責專項設計的招標圖紙及材料樣板

　　B.負責解決招標過程中設計技術文件的缺陷

　　4.13.5審計部:監督招標過程及審核定標結果。

　　5.0工作程序

　　5.1直接委托供方選擇與管理

　　在以下范圍內的項目,由業務主辦部門直接組織供方報價,由業務主辦部門負責合同擬訂及審批,經業務主辦部門主管領導批準可直接委托供方,并將合同報招投標管理中心備案。在直接委托過程中,如金額超出范圍,應由總經理進行批準。

　　A.費用預計在3萬元(含)以下的勘察、設計、監理等項目

　　B.估計工程造價在5萬元(含)以下的工程施工項目

　　C.預計3萬元(含)以下的項目材料、設備、家具、電器、飾品、贈品及辦公設備設施等采購項目

　　D.一次性費用預計3萬元(含)以下的項目策劃、樓盤銷售代理、禮儀廣告服務、設計制作、公關禮儀等營銷、策劃、推廣項目及工程造價咨詢等中介業務項目

　　5.2議標業務供方選擇與管理

　　在以下范圍內的項目由業務主辦部門組織供方報價,選擇不少與三家供方以議標的形式,按"貨比三家"的原則組織談判。招投標管理中心參加談判確定中標單位,談判定標結果報總經理批準。成本管理部參加以下"B"項的談判。業務主辦部門負責擬訂合同及審批,報招投標管理中心備案。在議標過程中,如金額超出范圍,應由董事長進行批準。

　　A.預計費用在3~10萬元(含)的勘察、設計、監理等項目

　　B.預計工程造價在5~20萬元(含)的工程施工項目

　　C.預計采購金額在3~20萬元(含)的材料、設備、家具、電器、飾品、贈品及辦公設備設施等采購項目

　　D.預計一次性費用在3~10萬元(含)以下的項目策劃、樓盤銷售代理、廣告服務、設計制作、公關禮儀等營銷、策劃、推廣項目及工程造價咨詢等中介業務項目。

　　5.3報紙、廣播電臺、電視廣告等不適宜公開招標的廣告業務或專營不能招標的其他項目可直接委托或議標,由業務主辦部門組織相關部門通過談判確定,并負責擬訂合同及審批,按審批程序報總經理、董事長批準。

　　5.4對于按規定應招標但因特殊情況或特別原因不進行招標的項目,由業務主辦部門提出書面申請報主管領導、招投標管理中心主管領導、總經理、董事長批準,可采取議標或直接委托方式,但在開展業務工作之前應先談定取費或結算辦法。涉及政府單位/部門引起的合同協議除主管領導/董事長審核批準外,不執行文件傳簽要求。

　　5.5除上述5.1-5.4以外的所有采購業務,均需按5.7條的規定執行。

　　5.6直接委托業務及議標采購業務,涉及合同管理及供方評價按照5.7條執行。

　　5.7招標供方選擇與管理

　　5.7.1招標項目應選取不少與三家單位參加競標,并根據項目金額大小增加競標單位數量。5.7.2招標采購計劃按照《計劃控制程序》的規定執行。

　　5.7.2在招標采購計劃經審批后,招投標管理中心接業務主辦部門提交《供方選擇要求》后,組織相關部門對供方進行選擇和確定,具體實施見《投標單位作業指引》。

　　5.7.3招標文件的編制及審批

　　招投表管理中心在接到業務主辦部門的《采購要求》及材料部提供的材料設備要求(包括《材料、設備認質認價清單》、《甲供材料、設備清單》《材料設備、設備品牌要求》),在規定的時間內編制招標文件(包括投標報價書、投標報價要求、招標范圍、工程量清單、材料設備控制要求、主要合同條款等)具體按《招標文件編 制作業指引》執行。

　　5.7.4招標實施過程的控制

　　招標實施過程包括發標、答疑、收標、開標、評標、談判、定標、簽發《中標通知書》,具體控制過程按照《招標實施過程作業指引》、《評標、定標委員會管理作業指引》執行。

　　5.7.5合同簽定、審批、執行控制

　　招標過程完成,由招投標管理中心負責合同的擬訂和傳簽,具體操作程序按《合同管理作業指引》執行。

　　5.7.6供方評價

　　項目驗收后3個月內,由招投標管理中心組織業務主管部門及相關業務。 部門對供方實施評價,具體操作程序按《供方評價作業指引》的規定執行。

　　5.8材料部主辦的認質認價采購業務管理,參照本文件管理思路,編制《認質認價作業指引》,并按照《認質認價作業指引》執行。

　　5.9采購過程涉及的材料、設備驗收,按《材料設備驗收作業指引》執行。

　　6.0支持文件

　　6.1《計劃控制程序》QP-10

　　6.2《投標單位確定作業指引》WI-1901

　　6.3《招標文件編制作業指引》WI-1902

　　6.4《招標實施過程作業指引》WI-1903

　　6.5《評標、、定標委員會管理作業指引》WI-1904

　　6.6《合同管理作業指引》WI-1905

　　6.7 《供方評價作業指引》WI-1906

　　6.8《認質認價作業指引》WI-1907

　　6.9《材料設備驗收作業指引》WI-1908

　　7.0記錄

　　7.1《供方選擇要求》

　　7.2《采購要求》

　　7.3《材料、設備認質認價清單》

　　7.4《甲供設備、材料清單》

　　7.5《材料設備品牌要求》

　　7.6《中標通知書》