入住管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(A版)
文件編號：**-WI-KF-08
1. 目的
1.1 規(guī)范業(yè)主入住管理工作，確保業(yè)主順利入伙。
2. 適用范圍
2.1適用于業(yè)主入住的管理工作。
3. 職責(zé)
3.1 管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)組織安排入伙工作;
3.2 客戶中心主管負(fù)責(zé)協(xié)助經(jīng)理安排業(yè)主入住工作;
3.3 客戶中心專員負(fù)責(zé)具體辦理入住手續(xù);
3.4 財務(wù)部負(fù)責(zé)核收各項入住費(fèi)用;
3.5 工程部負(fù)責(zé)驗樓及其存在問題的整改跟進(jìn)和水電開通工作。
4. 定義
入住：是指業(yè)主收到書面入住通知，并辦理完相應(yīng)手續(xù)。業(yè)主收到入住通知一個月內(nèi)未辦理入住手續(xù)的，視為入住。
5. 程序要點(diǎn)
5.1 入住的準(zhǔn)備工作
5.1.1 入住資料的準(zhǔn)備
a) 根據(jù)小區(qū)的實(shí)際情況編寫和印制《住戶手冊》、《入伙指南》、《消防安全責(zé)任書》、《入伙通
知書》;
b) 《入伙通知書》的內(nèi)容要求寫明管理處辦公地點(diǎn)、業(yè)主辦理入住手續(xù)時應(yīng)帶的資料、證件
及交納的費(fèi)用明細(xì)，并附簡明扼要的入住流程等;
c) 印刷以下各類入住表格：
--《住宅使用說明書》
--《住宅質(zhì)量保證書》
--《鑰匙領(lǐng)用登記表》
--《房屋交付驗收表》
--《業(yè)主(住戶)資料卡》(《公司(商戶)資料卡》)
--《消防安全責(zé)任書》
--《資料簽收表》
5.1.2 設(shè)計辦理入住手續(xù)流程圖;
5.1.3 入住時的環(huán)境布置：涉及服務(wù)標(biāo)識區(qū)別的按《服務(wù)標(biāo)識管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》有關(guān)規(guī)定辦理;
5.1.4 區(qū)內(nèi)環(huán)境：
--入口處掛橫幅，內(nèi)容有“歡迎您**”等，插彩旗，營造熱烈氣氛;
--插指路牌，由入口處到管理處，指路牌標(biāo)明“管理處→”字樣;
--入口處標(biāo)明管理處辦公地址和辦公時間。
5.1.5 管理處辦公環(huán)境：
--掛燈籠，飄小彩帶，擺放花籃、盆景，給人以隆重、喜慶的感受;
--張貼醒目的“入伙流程圖”、“裝修流程圖”，辦理手續(xù)窗口設(shè)置要求做到“一條龍服務(wù)”，各窗口標(biāo)識清楚，一目了然;
--管理人員著裝整潔，精神飽滿;
--辦公室內(nèi)資料擺放整齊有序。
5.2 辦理入住手續(xù)流程圖
5.3 發(fā)出入住通知
5.3.1 根據(jù)議定的入住時間，客戶中心協(xié)助項目開發(fā)商向業(yè)主發(fā)出入伙通知;
5.3.2 業(yè)主收到入住通知后，應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的時間內(nèi)帶齊有關(guān)證件和資料到管理處辦理入住手續(xù)。如果在規(guī)定期限到來的前3天內(nèi)，業(yè)主尚未辦理入住手續(xù)的，客戶中心應(yīng)再次發(fā)函或致電通知尚未辦理入住手續(xù)的業(yè)主前來辦理入住手續(xù);超過規(guī)定期限未辦理入住手續(xù)的，客戶中心應(yīng)將情況向管理處經(jīng)理匯報決定是否登報催促。業(yè)主辦理入住手續(xù)須帶以下證件：
a) 《入伙通知書》;
b) 業(yè)主及家庭成員的身份證原件及復(fù)印件各一份，一寸彩照每人兩張;
c) 單位購房的尚須帶齊營業(yè)執(zhí)照副本及其復(fù)印件各一份;
d) 《購房合同》原件和復(fù)印件各一份;
e) 委托他人辦理的，須帶業(yè)主委托書。
5.4 入住手續(xù)的辦理
5.4.1 驗證：客戶專員在業(yè)主前來辦理入住手續(xù)時，應(yīng)首先對以下資料進(jìn)行檢查：
a ) 購房合同原件;
b) 業(yè)主的身份證原件;
c) 發(fā)展商出具的入伙辦理資格證明;
d) 單位購房的還須檢查其單位營業(yè)執(zhí)照副本;
e) 委托他人辦理的，還須檢查業(yè)主的委托書。
5.4.2 檢查無誤后，客戶專員將《購房合同》原件、業(yè)主及家庭成員的身份原件、單位營業(yè)執(zhí)照副本返還業(yè)主，證件復(fù)印件、入伙通知書、業(yè)主委托書存入業(yè)主檔案;
5.4.3 將業(yè)主提供照片中的一張巾《業(yè)主(住戶)資料卡》內(nèi)，另一張為業(yè)主辦理《業(yè)主證》;
5.4.4 交納入住費(fèi)用：客戶中心指引業(yè)主到財務(wù)部交納入住費(fèi)用，財務(wù)部根據(jù)收款項目開具收款收據(jù)。一般情況下，入住費(fèi)用包括以下項目：
a) 煤氣開戶費(fèi)：屬代收代繳費(fèi)用，小區(qū)無此配套項目不予收費(fèi);
b) 有線電視初裝費(fèi)：屬代收代繳費(fèi)用，小區(qū)無此配套項目的不予收費(fèi);
c) 裝修保證金：業(yè)主可選擇入住時交納或等申請二次裝修時再交納;
d) 裝修垃圾清運(yùn)費(fèi)：同上;
e) 管理費(fèi)：以入住之日起計算當(dāng)月管理費(fèi)。
5.4.5 驗房收樓：
a) 客戶中心客戶專員在業(yè)主交完入住費(fèi)用后帶業(yè)主驗收房屋，并請業(yè)主將房屋存在的問題填
入《房屋交付驗收表》中;
b) 房屋經(jīng)驗收合格的，客戶專員應(yīng)請業(yè)主在《房屋交付驗收表》中簽字確認(rèn);
c) 驗收中發(fā)現(xiàn)問題，業(yè)主要求搬入或二次裝修前裝修的，客戶中心應(yīng)通知工程部在一周內(nèi)給
予解決整改結(jié)果通知客戶中心：
--工程部一周內(nèi)未整改完畢的，客戶專員應(yīng)將整改情況反饋給業(yè)主，并告知具體驗收時間;
--整改完畢后，由客戶專員通知業(yè)主二次驗收，二次驗收不合格的，由客戶中心主管進(jìn)行跟進(jìn)，限期盡快解決。
5.4.6發(fā)放鑰匙：
a) 業(yè)主收樓無問題或要求在搬入后再行維修的，客戶中心客戶專員應(yīng)將業(yè)主房屋鑰匙全部交
給業(yè)主;
b) 業(yè)主收樓有問題，客戶中心客戶專員在將鑰匙交給業(yè)主的同時，要求業(yè)主填寫《鑰匙托管
書》后，留下備用鑰匙供管理處聯(lián)系維修使用;
c) 業(yè)主在領(lǐng)取鑰匙時，客戶專員應(yīng)要求業(yè)主在《鑰匙領(lǐng)(借)用登記表》內(nèi)簽名確認(rèn)。
5.4.7 簽署《業(yè)主公約》、和《消防安全責(zé)任書》
a) 客戶專員將《業(yè)主公約》、《消防安全責(zé)任書》(一式兩份)交給業(yè)主并請業(yè)主詳細(xì)閱讀;
b) 請業(yè)主簽署《業(yè)主公約》、《消防安全責(zé)任書》;
c) 客戶專員將簽署后的《業(yè)主公約》、《消防安全責(zé)任書》基中一份存入業(yè)主檔案，另一份隨
其他資料交業(yè)主保存。
5.4.8 資料發(fā)放：客戶專員將以下資料發(fā)給業(yè)主保存，并要求業(yè)主填寫《資料簽收表》：
a) 《住戶手冊》;
b) 簽署后的《(前期)物業(yè)服務(wù)協(xié)議》;
c) 簽署后的《業(yè)主公約》;
d) 簽署后的《消防安全責(zé)任書》;
e) 《住宅使用說明書》;
f) 《住宅質(zhì)量保證書》。
5.5 開通水電
5.5.1 客戶中心客戶專員應(yīng)邀請業(yè)主一起將水電表讀數(shù)抄錄在《房屋交付驗收表》中;
5.5.2 通知工程部開通該業(yè)主房屋的水電;
5.6 填寫當(dāng)日《入伙辦理日報表》
5.7 業(yè)主檔案管理的具體辦法詳見《業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》;
5.8本規(guī)程作為相關(guān)人員績效考評的依據(jù)之一。
6. 相關(guān)文件
《裝修管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
《鑰匙管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
《業(yè)主檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》
7. 質(zhì)量記錄
《業(yè)主(住戶)資料卡》(《公司(商戶)資料卡》)
《房屋交付驗收表》
《鑰匙領(lǐng)用登記表》
《資料簽收表》
篇2：業(yè)主入住管理規(guī)程（二）
一、入住準(zhǔn)備工作
1、物業(yè)管理部在業(yè)主入住前一個月制定入住工作計劃,該計劃中應(yīng)明確:
(1)入住時間;
(2)負(fù)責(zé)入住工作的人員及其職責(zé);
(3)入住手續(xù);
(4)入住過程中使用的文件和表格。
2、入住工作計劃應(yīng)由管理處主任批準(zhǔn),綜合部應(yīng)提前一個月向業(yè)主發(fā)出《入住通知書》,詳細(xì)說明:
(1)需業(yè)主準(zhǔn)備的證明材料
(2)需業(yè)主填寫的表格
(3)辦理入住手續(xù)的程序
(4)辦理入住手續(xù)的工作現(xiàn)場應(yīng)張貼入住公告和明確的指示標(biāo)識,并指定專人負(fù)責(zé)業(yè)主辦理入住手續(xù)時的各類咨詢和引導(dǎo),以便于業(yè)主辦理各項手續(xù)。
二、入住審查登記
1、綜合部應(yīng)建立入住登記表,對業(yè)主提交的《入住通知書》進(jìn)行查驗,確認(rèn)無誤后收取《入住通知書》,在入住登記冊中注明,并向入住申請人發(fā)放資料,應(yīng)包括:
(1)《入住說明》
(2)《住戶手冊》
(3)《住戶公約》
(4)《管理協(xié)議》
(5)《預(yù)交費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)》
(6)《裝修須知》
(7)《住戶登記表》
(8)《裝修審批表》
(9)《驗收交接表》
2、上述發(fā)放的資料應(yīng)在《入住登記冊》中由業(yè)主簽收,或由管理人員注明。在提供給業(yè)主的《入住說明》中應(yīng)明確由業(yè)主填寫并提交的資料,包括:
(1)身份證
(2)工作證復(fù)印件
(3)《業(yè)主登記表》
(4)購/租房合同的正本及復(fù)印件
(5)已簽署的《住戶公約》、《管理協(xié)議》
3、管理處對業(yè)主的資料進(jìn)行審核驗證,驗證內(nèi)容包括:
(1)表格填寫是否完整、正確和清晰;
(2)公約和管理協(xié)議是否已簽署;
(3)身份證明文件與購/租房合同及《業(yè)主登記表》是否一致。審查通過后,入住管理員收取購/租房合同復(fù)印件、《業(yè)主登記表》、《住戶公約》一份、《管理協(xié)議》一份,在《入住通知書》注明簽收。
三、預(yù)交費(fèi)用
財務(wù)部根據(jù)國家和政府的法規(guī)及發(fā)展商或業(yè)主委員會的規(guī)定,指定入住《預(yù)交費(fèi)用》。管理處在審查并接受業(yè)主收取各項費(fèi)用,并開具相應(yīng)票據(jù)給業(yè)主。費(fèi)用項目包括:預(yù)交管理費(fèi)、裝修保證金及清運(yùn)費(fèi)等。財務(wù)部建立費(fèi)用登記表,對費(fèi)用交納完畢的業(yè)主,應(yīng)在登記表中注明。
篇3：業(yè)主入住管理工作規(guī)程（七）
一、目的
規(guī)范業(yè)主入住管理工作,確保業(yè)主順利入住。
二、適用范圍
適用于業(yè)主入住的管理工作。
三、職責(zé)
1、管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)組織安排入住工作。
2、服務(wù)中心主管負(fù)責(zé)協(xié)助經(jīng)理安排業(yè)主入住工作。
3、服務(wù)中心管理員負(fù)責(zé)具體辦理入住手續(xù)。
4、財務(wù)部負(fù)責(zé)核收各項入住費(fèi)用。
5、機(jī)電維修部負(fù)責(zé)收樓時發(fā)現(xiàn)的樓宇整改的跟進(jìn)和水電的開通工作。
四、名詞解釋
入住:是指業(yè)主收到書面入住同志,并辦理完相應(yīng)手續(xù)。業(yè)主收到入住通知一個月內(nèi)未辦理入住手續(xù)的,視為入住。
五、程序要點(diǎn)
1、辦理入住手續(xù)的前提條件。
⑴小區(qū)(大廈)已經(jīng)通過接管驗收,達(dá)到入住條件。
⑵已經(jīng)通過接管驗收,標(biāo)志是:
a)房屋無重大質(zhì)量問題;
b)工程遺留問題基本得到解決;
c)工程資料已經(jīng)齊備;
d)業(yè)主檔案資料已經(jīng)移交完畢,產(chǎn)權(quán)確認(rèn)工作已經(jīng)結(jié)束。
⑶達(dá)到入住的條件,這里指:
a)小區(qū)實(shí)現(xiàn)通路、通水、通電、通氣、通訊、通郵、排水、排污等基本使用功能,可以滿足日常生活所需;
b)配套設(shè)施基本齊備,建成并能夠使用;
c)管理處有固定的辦公場所并開始辦公。
⑷物業(yè)管理公司已經(jīng)同委托方簽訂完畢《物業(yè)管理委托合同》。
2、入住的準(zhǔn)備工作。
⑴入住資料的準(zhǔn)備。
a)根據(jù)小區(qū)的實(shí)際情況編寫和印制《業(yè)主公約》、《住戶手冊》、《服務(wù)指南》、《消防安全責(zé)任書》、《入住通知書》。
b)《入住通知書》的內(nèi)容要求寫明管理處辦公地點(diǎn)、業(yè)主辦理入住手續(xù)時應(yīng)帶的資料、證件及交納的費(fèi)用明細(xì),并附簡明扼要的入住流程等。
c)印刷以下各類入住表格:
--《〈業(yè)主證〉領(lǐng)用登記表》;
--《裝修申請表》;
--《住宅使用說明書》;
--《住宅質(zhì)量保證書》;
--《鑰匙領(lǐng)用登記表》;
--發(fā)展商提供