文 件 名:內部審核實施

　　內審末次會議

　　●末次會議的任務

　　(1)向受審核方介紹審核情況，以便他們能夠清楚地理解審核的結果，并予確認。

　　(2)報告審核發現(重點在不合格項)和審核結論。

　　(3)提出后續工作要求(糾正措施、跟蹤審核等)。

　　(4)結束現場審核。

　　●末次會議的內容

　　審核方對受審核方的整個審核期間的合作表示感謝，要真誠具體，但不必聲勢很大，過分熱情。與會者應簽到。

　　(1)重申審核目的和范圍。考慮到參加末次會議的人員不一定參加過首次會議，審核組長應重申。

　　(2)強調審核的局限性。審核是抽樣進行的，存在一定風險。但審核組已盡量使這種 抽樣具有代表性，使審核意見具有公正性。

　　(3)宣讀不合格項報告(可選擇主要部分)。

　　(4)提出糾正措施要求。審核組向受審核方提出采取糾正措施的要求，包括確定糾正 措施的時間，完成糾正措施的期限，驗證糾正措施的方法等。

　　(5)宣讀審核意見。審核組長宣布審核意見，并說明審核報告的發布時間、方式及其 他后續工作要求。

　　(6)受審核方領導表態，并對糾正作出承諾。

　　(7)會議結束，審核方表示謝意。

　　●末次會議的注意事項

　　(1)末次會議不僅是第三方審核結束時的一個重要會議，也是內部審核結束時的一個重要會議，不能省略。

　　(2)末次會議的重點應圍繞著不合格項提出糾正措施及要求。

　　(3)審核結果、意見涉及到的重要部門和人員應到會，以便實施糾正。所有到會的人員應簽到。

　　(4)末次會議的召開時間是在審核計劃中確定的，應保持審核風格和良好的氛圍。“ 準時開 始、準時結束”，會議時間通常為一小時。受審核方想延長會議時，可滿足其正當要求。末 次會議切忌拖沓，發生爭執。審核組長見已達到末次會議目的后，應堅決而有策略地予以“ 關閉”。

　　(5)末次會議應有會議記錄，并保存。記錄應包括到會人員的簽到。

　　(6)有些不合格項受審核方已在末次會議前采取了糾正措施，經審核員驗證也較滿意 ，可不在會上提出或在會上表示滿意態度。

　　(7)末次會議應適當肯定受審核方取得的成功經驗和好的做法，不要一味談問題。

　　(8)宣讀不合格項報告或對受審核方不利結論時，應充分準備，選擇適當措辭，防止 陷入“僵局”。

　　(9)所有的審核都具有一定的不確定因素。由于審核是利用有限資源在有限時間內開 展工作 ，因此審核期間所收集的信息不可避免地只是建立在對可獲得信息的抽樣基礎上。所以這就 導致了所有的審核都具有一定的不確定因素，審核結論的使用者應對這種不確定性加以關注 。

　　(10)在末次會議之前審核組應進行內部商議，以便：

　　①評審所有審核發現;

　　②達成一致的審核結論;

　　③討論審核的跟蹤措施。

篇2：必需的六個程序文件：內部審核程序

　　文 件 名：必需的六個程序文件

　　內部審核程序

　　1.0目的

　　通過策劃和實施內部審核，查明質量管理體系的實施是否符合策劃安排、標準的要求以及公司確定的管理體系的要求，以便及時發現問題，采取糾正或改進措施，使質量管理體系得到有效實施和保持。

　　2.0適用范圍

　　本程序適用于質量管理體系審核。

　　3.0職責

　　●總經理聘任內部質量管理審核員，并規定其職責。

　　●質量部負責制訂“年度質量管理審核工作計劃”，并經總 經理(或管理者代表)批準。

　　●在管理者代表主持下，質量部組織實施審核，編制并管理有 關審核的文件、報告和資料。

　　●各相關部門配合完成審核，并對不合格項采取糾正措施。

　　4.0工作程序

　　●人力資源部推薦、總經理聘任內部質量審核員，被聘人員應 具有一定資格，有管理工作經驗和熟悉審核工作，并經過培訓且是非從事受審核活動的人員 (審核員不應審核自己的工作)，并獨立于受審核部門，以確保審核過程的客觀性和公正性。

　　●審核次數、時機、內容

　　(1)人力資源部負責根據質量管理體系的過程和區域的狀況，重要性以及以往審核的 結果，制訂“質量管理審核年度工作計劃”，并于年初報總經理批準后下發實施，一般情況下，每年對質量管理體系及其所涉及的部門審核1～2次，對重要部門，根據總經理的指令可臨時增加審核次數。

　　(2)當出現下列情況時，由管理者代表及時組織進行內部審核。

　　①組織機構或管理體系發生重大變化時;

　　②法律、法規及其他外部要求變更時;

　　③第二、三方審核之前;

　　④在質量認證證書到期換證之前;

　　⑤出現重大質量事故，或發生顧客重大投訴時。

　　(3)“質量管理審核年度工作計劃”的內容包括：

　　審核的目的和范圍、審核的依據、審核的主要項目及時間安排、受審核的部門和審核頻次。

　　●審核準備

　　(1)在管理者代表主持下，成立審核組(一般由3～4人組成)，指定組長，成員適當分工。組長負責本次審核的具體組織工作。

　　(2)準備審核專用文件

　　“質量審核通知”、“質量審核計劃(即日程安排)”、“質量審核檢查表”、“質量審核現場檢查記錄表”、“不合格項報告”。

　　(3)收集審核的依據文件

　　質量管理體系文件、法律法規、合同、技術標準和有關制度、技術規范、質量計劃和管理文件等。

　　(4)審核組長提前一周向受審核部門發出“質量審核通知”及本次“質量審核計劃”。

　　(5)受審核部門收到“質量審核計劃”后，要作好必要的準備工作。若對審核日期和審核的主要項目有異議，可在兩天內通知質量部，經協商后可以另行安排。

　　●審核實施

　　(1)在審核組長的主持下，召開首次會議，宣布審核目的、方法、程序、日期安排及有關事項。做好記錄，到會人員簽到。

　　(2)審核員根據“質量審核檢查表”進行現場審核(檢查)，必要時還要檢查表以外的相關內容，確保審核的獨立性。

　　(3)審核員通過交談、閱讀文件、檢查現場、收集證據，核實被審核部門的質量管理體系的實施效果是否達到規定的要求。按規定作好記錄。

　　(4)審核現場發現問題時，應由該項工作的負責人或操作者確認，并由審核人員填寫“質量審核現場檢查記錄表”，以保證不符合項能夠被理解，以利于糾正。

　　(5)審核結束后，由審核組長召集審核組成員會議，討論審核結果，確認不合格項，并填寫“不合格項報告”。

　　(6)由審核組長召開受審核部門負責人、審核組成員及其他有關人員會議(末次會議)，宣布審核結果。提出制訂糾正措施的建議。參加末次會議的人員和要求與首次會議相同。

　　●審核報告

　　(1)審核報告由審核組長(或授權的審核員)編寫，經簽署后，報管理者代表批準。

　　(2)審核報告的內容包括：審核目的、范圍和日期、受審核部門、審核依據的文件、審核員、受審核部門聯系人員和主要參加人員、審核綜述及結論性意見;不合格項目匯總表及糾正要求。

　　(3)審核報告發放范圍：總經理、管理者代表、有關副總經理、人力資源部、受審核部門、不合格項涉及的有關部門。

　　●審核后的跟蹤

　　(1)受審核部門管理者在收到“不合格項報告”后一周內，對不合格項目采取糾正措施，填寫“糾正措施報告表”中的糾正措施欄，交審核員和管理者代表驗證后，組織實施。

　　(2)審核員跟蹤檢查實施結果，并填寫“糾正措施報告表”中的相應欄目，審核組長及時向管理者代表報告，以便協調處理。

　　(3)對短期內不能糾正的不合格項目，受審核部門(或責任部門)應制訂糾正措施計劃，交質量部確認后，按《糾正措施控制程序》實施糾正。審核員對其進行跟蹤監督，寫出跟蹤審核報告。

　　(4)糾正措施計劃的發放范圍：總經理、管理者代表、有關副總經理、人力資源部、不合格項涉及的有關部門。

　　●質量審核報告、記錄、文件由質量部按《記錄控制程序》的規定保存。

　　●質量審核結果是管理評審和質量改進的輸入。

　　5.0支持性文件

　　●《糾正措施控制程序》

　　●《預防措施控制程序》

　　●《記錄控制程序》

　　●《管理評審程序》

　　6.0相關記錄

　　●《年度質量管理審核工作計劃》

　　●《質量管理審核檢查表》

　　●《質量管理審核通知單》

　　●《質量管理審核現場檢查記錄表》

　　●《不合格項報告》

　　●《審核報告》

　　●《內審員名單》

篇3：企業法律風險防范:合同審核管理篇

企業法律風險防范—合同審核管理篇

曹燕貽

由于合同本身的特征，決定了合同不同于企業內部的生產人事、財務等管理工作，已超越了企業自身的界限，使之成為一種受法律規范和調整的社會關系，涉及了大量的法律專業問題。所以，企業應專門成立法律顧問部門，來統一審核管理合同的簽訂和管理合同的履行。 那么，作為一個企業的合同審核，到底該如何來審核和管理合同呢？筆者根據自身的從事法律顧問和法律糾紛處理的經驗，對合同的審核和管理主要應從以下幾個方面著手：

第一，企業應成立一個合同管理部門，統一歸口審核和管理各業務部門、各單位分口管理的模式。

對企業合同的簽訂和履行負有監督、檢查和指導的職責。 具體操作上，對合同實行分級、劃塊管理，各業務部門(主要有供銷、基建、技改等)和所屬各單位(主要有各個分公司、駐外機構)作為合同二級管理單位，負責本部門、本單位的合同簽訂和履行，并向法律顧問部門定期匯報有關合同的執行情況。 要使該統一合同管理模式有效運行，則必須要建立健全的企業內部規章制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要內容應包括：合同的歸口管理，合同資信調查、簽訂、審批、會簽、審查、登記、備案，法人授權委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾分處理，合同定期統計與考核檢查，合同管理人員培訓，合同管理獎懲與掛鉤考核等。企業通過建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責明確、程序規范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態。在這個統一合同管理模式中，著重要注意以下幾方面：

其一，對企業公章或合同章的保管。根據我國當前對企業公章和合同章的使用規定，企業的公章和合同章具有法定的法律效力。換句話說，企業公章等于企業的簽字。在合同中，就算沒有企業法定代表人或者授權人的簽字，只要蓋上了公章或者合同章，也可以認為，該企業已經認可了該合同的有關條款，該合同對該企業就有了法律的約束力。當然，如果是企業內部職工私自使用公章為自己謀取利益，則企業無須承擔責任。《最高人民法院關于企業職工利用本單位公章為自己實施的民事行為擔保企業是否應承擔擔保責任問題的函》（1992年9月8日法函〔1992〕113號）對此有規定。但值得注意的是，對如何界定職工的私自使用行為，企業對此負有舉證的義務，這點在實際上是有相當的困難的。

其二，對企業職工合同簽訂授權的管理與控制。幾乎所有的企業都會存在這個問題，由于市場經濟的各類信息變幻莫測，許多機會瞬間即逝，因此，企業不可能將所有的合同簽訂都集中于企業的某人身上，這就會產生權力授予與權力控制的矛盾，如何來制衡該矛盾，是企業管理機制的問題，不是法律問題。這里要講的是如何來制約和約束職工簽訂合同的權力，以避免表見代理的產生，避免對企業帶來被動的局面。 在實際操作過程中，企業往往是給那些駐外的銷售代表或者駐外的銷售分公司預先給于相當數量的蓋有企業公章的空白介紹信或者蓋有企業公章的格式合同，以方便其在適當的時候簽訂合同。這其實就是企業的一種授權行為，但是很不完善的。因為，企業在授權的同時，對其的權力行使的上限并沒有公示，這就會很容易產生狹義無權代理或表見代理行為。 因此，筆者建議，企業應在空白介紹信中明確規定該銷售代表或該分公司可以簽訂合同的金額上限，以及該銷售代表或該分公司有權獨立簽訂合同的時間期限。這樣就可以有效防止狹義無權代理或表見代理行為的發生。在他們的職務停止或者調整崗位后，一定要確保將原先預先給他的空白介紹信、授權委托書和空白的蓋有企業公章的格式合同及時上繳，同時務必以最快的速度通知和他有業務往來的關系客戶。

其三，對企業的被解聘主要負責人的防范。如果企業解聘企業的負責人比如說總經理，則應在解聘的同時在公開化的媒體上公告，并應及時明確告知與企業有主要或者重要經濟往來關系的客戶，以防止表見處分的發生。

第二，把合同分類，對重要的合同要做重點審核和管理