檔案管理制度--大學后勤管理處檔案管理辦法

　　為規范后勤管理處的檔案管理，做好后勤管理處的工作規劃、年度計劃、統計資料、財務報表、勞動工資、人事檔案、會議記錄、決議、決定、協議、合同、項目方案、通告、通知等具有參考價值的各類檔案資料的歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統計、銷毀等管理內容，特制訂本管理辦法。

　　一、檔案歸檔

　　1、后勤管理處各中心的檔案資料需指定專人進行負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。

　　2、后勤管理處各中心的檔案要做到系統排列并建立案卷目錄和索引，以便于查找和使用。

　　3、后勤管理處各中心的檔案保管工作應做到四不：不散(不使檔案分散)，不亂(不使檔案互相混亂)，不丟(檔案不丟失不泄密)，不壞(不使檔案遭到損壞)。

　　4、后勤管理處各中心的檔案柜應符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵的要求，以提高檔案的安全性，對破損檔案應及時修補，保持整潔、衛生。

　　二、檔案借閱

　　1、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

　　2、后勤管理處正副級領導、辦公室主任借閱后勤管理處重要文件和有密級檔案，可直接通過辦公室檔案管理人員辦理提檔手續。

　　3、后勤管理處其他人員需借閱后勤管理處重要文件和有密級檔案時，要經后勤管理處主管領導批準，方可通過辦公室檔案管理人員辦理借閱手續。

　　4、后勤管理處各中心工作人員查閱本部門業務工作范圍的檔案資料，可直接與本部門檔案管理人員聯系借閱。

　　5、所有借閱人員對所借閱的檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

　　6、如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由后勤管理處處長批準方可摘錄和復制。

　　三、檔案的銷毀

　　1、后勤管理處任何部門或個人非經允許無權隨意銷毀后勤管理處的檔案材料;

　　2、對超過保存期限的檔案，檔案管理人員需填寫《檔案銷毀申請單》，經后勤管理處處長批準方可執行。

　　3、經批準銷毀的后勤管理處檔案，檔案管理人員須認真核對《檔案銷毀申請單》，由專人監督銷毀。

　　本管理辦法同人事檔案管理制度一起配合執行。

篇2：某大學后勤處檔案管理辦法

>　　大學后勤處檔案管理辦法

　　第一章總則

　　第一條為了加強后勤處檔案管理工作，充分發揮檔案在后勤處各項工作中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》、《普通高等學校檔案管理辦法》、《高等學校檔案工作規范》、《廣東EE大學檔案管理辦法》，結合我處實際，制訂本辦法。

　　第二條后勤處在黨政管理、工程項目管理、招投標管理和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子文檔、實物檔案等不同載體的文件材料，均屬后勤處檔案。

　　第三條后勤處檔案是全處職工各項工作的真實記錄，是重要的信息資源，是歷史的憑證。

　　第四條　后勤處檔案工作是辦好后勤各項工作的重要基礎之一，也是衡量后勤處工作質量和管理水平的重要標志。后勤處各部門應加強對檔案工作的管理，切實把它納入部門管理工作職責之中。各部門和個人應當遵守本辦法，并應承擔收集、整理、立卷、歸檔和保護檔案的義務。

　　第二章管理體制及職責

　　第五條本處檔案工作遵守統一領導、分級管理、集中保存的原則。后勤處在計劃科設檔案室，集中存放各類檔案資料，后勤處檔案室受學校綜合檔案室指導和本處主管領導分管，計劃科專(兼)職檔案工作人員負責處理日常工作。

　　第六條分管處領導職責：指導全處檔案工作;協調各部門落實檔案工作“四同步”(布置、檢查、總結、驗收其它工作時，同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作);負責對各部門檔案工作進行監督、檢查和考核;負責檔案的劃密、解密和檔案歸檔的領導工作;研究決定檔案工作的重大事宜。

　　第七條后勤處檔案室的基本任務：

　　(一)貫徹執行國家和學校關于檔案工作的政策法規，規劃全處檔案工作。制訂后勤處檔案工作規章制度，監督、指導、檢查執行情況;

　　(二)對后勤處檔案和有關資料進行接收、收集、征集、整理、分類、鑒定、保管、保護、統計等工作。

　　(三)執行保密制度，做好檔案密級劃控和守密工作。

　　(四)做好檔案利用工作，主動為后勤處各項工作服務，為職工服務。

　　(五)做好檔案編研工作和信息開發交流工作，發揮檔案的信息源作用。

　　(六)做好防火、防盜、防蟲等工作，確保檔案安全。

　　(七)圍繞后勤處中心工作，完成后勤處交辦的任務。

　　第八條后勤處確定一名處領導負責分管后勤處的檔案工作，計劃科設專(兼)職檔案員，負責后勤處檔案的收集、整理，并根據學校要求向學校綜合檔案室移交檔案。后勤處各部門負責人及工作人員都有配合專(兼)職檔案員做好本部門及自身檔案工作的職責。

　　第三章檔案的形成和歸檔

　　第九條對全處檔案實行集中統一管理，特殊載體檔案可實行分室管理。后勤處各項工作應與檔案工作實行“三納入”、“四同步”，即納入工作計劃和規劃、納入管理制度、納入黨政管理人員的職責范圍;在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作。

　　第十條后勤處專(兼)職檔案員應按《廣東EE大學檔案綜合管理工作規范》的要求，對形成的文件材料認真積累、整理，按時移交學校綜合檔案室。

　　第十一條對于個人在從事黨政管理職務活動中形成的各種載體的文件材料，必須按規定歸檔，任何個人和部門不得據為已有。

　　第十二條提倡個人向后勤處捐贈在非職務活動中形成的檔案材料，后勤處檔案室應做好此類檔案的接收和管理。

　　第十三條歸檔范圍：

　　依據《廣東EE大學后勤處目標管理責任書》和我處檔案工作實際情況，我處歸檔范圍分為八個方面：

　　(一)基本建設、維修工程方面：

　　主要有工程(或維修)項目的立項、規劃、設計、施工、竣工等各階段產生的文字、圖表、聲像、電子等載體的原始記錄;

　　如：可行性研究、規劃方案、立項申請、批復、設計、施工圖紙、

　　招投標資料、水、電擴容的方案、施工現場記錄、設計與施工修改變更的請示和批復及施工變更通知書、施工合同、施工組織設計、進度計劃、施工措施、設備、材料人員進場安排、預(結)算報告、施工監理的合同、監理日記、監理報告等有關資料;

　　(二)各部門房產方面：

　　各部門房屋平面圖、使用面積、租金、房屋使用、維修情況等相關學校的固定資產統計數據;

　　(三)大型設備方面：

　　大型設備如：水泵房、高壓電房中的設備、各類汽車等。后勤設備的開箱記錄、使用說明書、保修卡、用戶的使用、維修記錄、水泵房、高壓電房的運行記錄、值班記錄等等;

　　(四)地下隱蔽工程方面：

　　校園內水網、電網、煤氣管網及電視、電信、寬帶網絡等隱蔽工

　　程的設計、施工、平面布置圖、維修記錄及竣工資料。

　　尤其重要的有：給水、排水、弱電、地下電纜、煤氣管網等的設計、管網布置圖、施工合同、施工進度、預付款情況及工程結算書、竣工圖紙、竣工報告等資料。地下管網工程的維修、檢測記錄、工程材料取樣試驗、水質化驗及檢驗報告等;

　　(五)醫療、病例方面：

　　主要有學生及教職工相關的體檢記錄、重大疾病、病例資料、有關的數據統計、藥房(醫生)處方、醫護值班記錄、重大疾病的預防措施、緊急情況處理預案及突發事件的處理結果、報告等;

　　(六)黨建與思政工作方面：

　　主要內容包括黨的建設、思想宣傳工作、廉政建設等工作中有保存價值的不同載體的文件材料。

　　(七)財務管理方面：

　　主要內容包括財務管理工作中具有保存價值的會計賬薄、報表、票據等不同載體的原始文件材料。

　　(八)綜合管理方面：

　　主要內容包括日常管理、校園美化、綠化、物業管理、保障安全穩定工作中有保存價值的文件材料。

　　后勤處檔案室對應歸檔的文件材料要進行認真審查，凡歸檔材料不完整、不齊全、不規范的將不予接收。并及時告知文件材料形成部門負責人按有關要求報送需存檔的文件材料。

　　第十四條歸檔要求：

　　(一)立卷人按照文件材料自然形成的規律，保持彼此之間的有機聯系，符合便于利用的要求，進行整理組卷，編寫頁號、件號，填寫卷內目錄、備考表、案卷目錄，注明保管期限和密級，應歸校檔案室的報主管領導審核簽字后，由后勤處統一移交學校綜合檔案室。

　　(二)歸檔的文件材料同一類的應格式一致、裝訂工整、字跡圖橡清晰等符合規范要求。禁用圓珠筆、鉛筆書寫，禁用復寫。歸檔的文件材料原則上要求必須是原件。

　　第十五條歸檔時間：

　　(一)黨政類，能按年度歸檔的文件材料，在次年四月底前歸檔;

　　(二)設備類、財務類的檔案，每學期結束前整理檢查完畢，開學的第一個月內歸檔。

　　(三)工程項目等科技檔案歸檔，應于項目竣工后一個月內及時歸檔。

　　第十六條注意做好電子文件和特殊載體檔案的管理工作。在電子文件歸檔時，實行電子版和紙質版雙套制管理，做到邏輯歸檔和物理歸檔時有相關信息的移交登記。反映后勤處重大活動、重要事件的聲像檔案，由后勤處檔案室和形成部門各存一套。

　　第四章檔案管理

　　第十七條后勤處檔案室接收檔案時，要按照規定的分類編號方法進行統一分類、編目、排架等。按照《中華人民共和國保守國家秘密法》、學校有關保密規章，對所存檔案實行密級保管。

　　第十八條檔案保管期限分為永久、長期、短期(財會檔案)，對保管期限已滿的檔案依據有關規定進行鑒定銷毀。

　　第十九條單位撤消、合并和人員調動時，必須辦理檔案移交手續，不得私自帶走和銷毀檔案材料。

　　第二十條后勤處檔案室定期對保存期滿的檔案進行鑒定。和有關部門負責人組成鑒定小組，對到期的檔案提出銷毀或延長保管期限的意見，登記造冊，經分管處領導批準后，方可存、毀。

　　第二十一條嚴格執行檔案管理制度和做好檔案統計工作。做好防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光工作和統計工作，確保檔案的安全和利用。

　　第五章檔案的開放利用

　　第二十二條后勤處檔案材料開放時間與上班時間一致。檔案管理人員應主動做好提供利用和服務工作。我校教職工在說明利用檔案的目的和范圍后，均可查閱檔案，并可摘錄和復制;因工作需要和有正當的理由，按規定辦理有關手續，經分管處領導批準可調閱屬控制范圍的檔案。

　　第二十三條外單位人員需借閱檔案，需經處領導批準。

　　第二十四條檔案材料原則不可外借出室，特殊情況要經處領導批準。對借出檔案，檔案管理人員要做借閱登記，定期催還，發現損壞或丟失，應寫出書面報告，并及時報告處領導，確需借出檔案，須經分管處領導批準。借出檔案要妥善保管按時歸還，屬控制范圍檔案需公布或攜帶出境，要按規定辦理手續。

　　第二十五條本辦法自公布之日起執行，由后勤計劃科負責解釋。

篇3：后勤集團文書檔案管理規定

>　　大學后勤集團文書檔案管理規定

　　文書檔案是集團工作運行的記錄，是集團實施有效管理的依據。文書檔案的管理是辦公室日常工作的重要組成部分。管理人員必須認真負責、嚴謹、遵守保密制度，嚴格執行文書檔案管理的各項規定。為規范集團文書檔案管理工作，特制訂本規定。

　　一、文書檔案管理的基本原則

　　文書檔案管理應遵循集中管理與分散管理相結合的原則，以集中管理為主。

　　集團各職能部門及各單位下發的紅頭文件及執行辦理的公文應在集團黨政辦公室備案。

　　集團職能部門和各單位辦公室分別負責文書檔案的管理，以便于及時利用和維護文書檔案的完整與安全。

　　保密性文書按照上級規定執行。

　　二、歸檔文書的范圍

　　1.學校和上級部門簽發、轉發的文件。

　　2.集團各職能部門、各單位簽發、轉發的文件。

　　3.各類請示、報告、通知、年度工作總結、工作計劃等。

　　4.會議記錄、紀要、決定、收發文記錄等。

　　5.與有關單位的往來信件、各種協議書、責任書、合同書等。

　　6.相關的法律法規及標準。

　　7.具有查存價值的資料。

　　三、管理部門及職責

　　1.集團黨政辦公室：負責學校和上級部門簽發、轉發的文件、信函和集團簽發、轉發的文件以及各單位上報的請示、報告等文書檔案的管理。

　　負責對集團各單位文書檔案管理工作實施監督檢查。

　　2.集團各職能部門負責學校、上級有關部門和集團簽發、轉發的文件、信函等文書檔案以及本部門簽發文件的管理。

　　3.各單位辦公室負責學校、上級有關部門和集團簽發、轉發的文件、信函等文書檔案以及本單位簽發文件的管理。

　　4.各單位應確定一名文件管理人員，負責本單位文件的管理與歸檔工作。

　　5.管理職責

　　⑴ 搜集、整理、立卷、鑒定、保管單位的文書檔案。

　　⑵ 積極開展文書檔案的提供與利用工作。

　　⑶ 進行文書檔案鑒定與統計。

　　⑷ 保證文書檔案質量，防止丟失、損壞。

　　四、文書檔案的點驗

　　辦公室文件管理人員在文書檔案歸檔前應按照下列要求對文書檔案進行點驗：

　　1.檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺應及時詢問遞交人進行追查補齊。

　　2.對領導審批的文件，應確認領導簽署的意見是否已辦理，如已辦理，應在辦理結果一欄簽字，并將相關文書合并統一歸檔。

　　3.歸檔文書應具有擬稿人、審核人、行文部門負責人簽字，主管領導審批簽發，并注明簽發日期。

　　五、立卷

　　1.歸檔文件的種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

　　2.歸檔文書應按照發文單位及類型進行整理，每份文件的正件與附件、印件與定稿、批復與請示、轉發與原件等分別歸在一起，不得分開，即正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;批復在前，請示在后;轉發在前，原件在后。

　　3.不同年度的文件不得放在一起立卷。跨年度的請示與批復，應放在請示年度立卷;跨年度的計劃應放在第一年立卷;跨年度的總結應放在最后一年立卷。

　　4.卷內文件應按照發文時間先后順序，依次編寫公文份數及頁號。公文份數在每份公文的右上角填寫，頁號在公文右下角連續填寫。

　　5.卷內應放置目錄和備考表。目錄放在卷首, 備考表放在卷尾。

　　6.填寫完整檔案盒各項內容，將整理好的公文，放入檔案盒存入文件柜。

　　六、歸檔管理

　　1.各單位文件管理人員應在每年一月底前，將上一年度的文件整理歸檔，歸檔時應按照立卷要求整理。

　　2.個人不能保存應歸檔的公文。

　　3.擬制、修改和簽批的公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。

　　4.歸檔文件除絕密級和注明不能翻印的以外，需翻印的須經辦公室主任批準。翻印時，應當注明翻印單位、日期、份數和印發范圍。翻印的公文作為正式公文使用時，應當加蓋復制

　　單位印章。

　　5.各單位應設立專用文件柜，保持歸檔文件清潔，防止受潮、蟲蛀、腐蝕。

　　七、歸檔文書的借閱

　　1.借閱歸檔公文應履行借閱手續，填寫《檔案借(查)閱登記表》。借閱秘密級以上的公文須經主管領導批準。

　　2.原則上案卷不許借出，只供在辦公室查閱，需借出的須經主管領導或辦公室批準。

　　3.借閱期限一般不超過十天，到期應及時歸還。需延長借閱時間的，應經辦公室主任同意。到期未還的，文件管理人員應及時催www.dewk.cn促借閱人員歸還。

　　4.借閱歸檔公文的人員必須愛護檔案，不得擅自涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、摘抄、翻印、復制、拍攝、轉借檔案。

　　5.因工作需要復制檔案時，必須經辦公室主任批準。

　　6.借閱檔案歸還時，文件管理人員應當面認真查驗檔案的完整性，發現遺失、損壞時，應查問借閱人員原因，并報辦公室主任。

　　7.集團以外的單位借閱歸檔公文時，須經主管領導同意，并按規定辦理借閱手續。

　　八、公文保存期

　　1.集團、集團黨委、集團工會和各職能部門以及集團各單位行文并下發的集團內部規章制度和機構設置的通知、任命等類公文正在執行期間均為保存期。

　　2.指導工作運行類公文保存期為三年。

　　3.一般短期通知類公文保存期為一年。

　　九、公文的收回與銷毀

　　1.不具備歸檔和存查價值的公文，經過辦公室主任批準后，可不作為歸檔公文存檔。需銷毀時，由文件管理人員填寫《文件銷毀清單》，注明銷毀的公文名稱、發文編號、份數、銷毀日期，批準人和銷毀人應簽名。

　　2.集團、集團黨委、集團工會行文下發的公文由集團黨政辦公室負責收回并銷毀。

　　集團各職能部門行文下發的公文由本部門負責收回并銷毀。

　　各單位行文下發的公文由本單位辦公室負責收回并銷毀。

　　3.集團黨政辦公室、各職能部門應在每年一月份前對歸檔公文進行清理，已到保存期的公文應編寫收回與銷毀公文的通知和目錄，明確應收回和銷毀的公文發文編號、文件名稱、份數等。

　　收回的公文應建立收文登記。

　　4.收回過期公文，文件管理人員應填寫《文件銷毀清單》，銷毀人和監督銷毀人應在清單上簽名，并注明銷毀日期。

　　6.對銷毀的公文由行文部門負責留存一份以便查閱，并加蓋“作廢保存”印章。

　　十、電子文檔的處理

　　1.集團黨政辦統一管理各單位電子文檔備案。

　　2.各單位應有專人和專門設備，對各類公文和宣傳材料進行電子文檔備案。

　　3.各單位每月月初將上一月的電子文檔交由集團黨政辦統一備案。

　　十一、本規定由后勤集團黨政辦公室負責解釋。

　　十二、本規定自公布之日起執行。