現(xiàn)代企業(yè)人事檔案利用制度
目 的
第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中，應(yīng)遵循一定的程度和手續(xù)，這是保證檔案管理秩序的重要手段。
第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規(guī)章依據(jù)。工作人員必須按照這些制度行事，這是對工作人員的基本要求。
人事檔案利用的方式
人事檔案的利用有多種方式：
(1)設(shè)立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設(shè)在人事檔案庫房內(nèi)或靠近庫房的地方，以便調(diào)卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點，如便于查閱指導(dǎo)，便于監(jiān)督，利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。
(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件，比如：本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案;公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應(yīng)及時催還。
(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關(guān)文件規(guī)定寫出的有關(guān)情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復(fù)制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國等。
3.人事檔案利用的手續(xù)
在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續(xù)。這是維護(hù)人事檔案完整安全的重要保證。
(1)查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容：首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況;其次，查閱單位(部門)蓋章。負(fù)責(zé)人簽字;最后，由人事檔案部門審核批準(zhǔn)。人事檔案部門對申請報告進(jìn)行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準(zhǔn)。
(2)外借手續(xù)。
首先，借檔單位(部門)寫出借檔報告，內(nèi)容與查檔報告相似。
其次，借檔單位(部門)蓋章，負(fù)責(zé)人簽字。
再次，人事檔案部門對其進(jìn)行審核、批準(zhǔn)。
然后，進(jìn)行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚，并由借檔人員簽字。
最后，歸還時，及時在外借登記上注銷。
(3)出具證明材料的手續(xù)：單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續(xù)：首先，由有關(guān)單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章;其次，人事檔案部門按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合利用者的要求，提供證明材料;最后，證明材料由人事檔案部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。
篇2：食品公司人事檔案利用制度
食品公司人事檔案利用制度
□ 目 的
第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中，應(yīng)遵循一定的程度和手續(xù)，這是保證檔案管理秩序的重要手段。
第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規(guī)章依據(jù)。工作人員必須按照這些制度行事，這是對工作人員的基本要求。
□ 人事檔案利用的方式
人事檔案的利用有多種方式：
(1)設(shè)立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設(shè)在人事檔案庫房內(nèi)或靠近庫房的地方，
以便調(diào)卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點，如便于查閱指導(dǎo)，便于監(jiān)督，利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。
(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件，比如：本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案；公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應(yīng)及時催還。
(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關(guān)文件規(guī)定寫出的有關(guān)情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復(fù)制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國等。
3.人事檔案利用的手續(xù)
在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續(xù)。這是維護(hù)人事檔案完整安全的
重要保證。
(1)查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容：首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況；其次，查閱單位(部門)蓋章。負(fù)責(zé)人簽字；最后，由人事檔案部門審核批準(zhǔn)。人事檔案部門對申請報告進(jìn)行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準(zhǔn)。
(2)外借手續(xù)。
首先，借檔單位(部門)寫出借檔報告，內(nèi)容與查檔報告相似。
其次，借檔單位(部門)蓋章，負(fù)責(zé)人簽字。
再次，人事檔案部門對其進(jìn)行審核、批準(zhǔn)。
然后，進(jìn)行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚，并由借檔人員簽字。
最后，歸還時，及時在外借登記上注銷。
(3)出具證明材料的手續(xù)：單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下
手續(xù)：首先，由有關(guān)單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章；其次，人事
檔案部門按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合利用者的要求，提供證明材料；最后，證明材料由人事檔案部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。