SY物業(yè)文件管理規(guī)定

　　1.0目的

　　為加強公司文書、檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用文書、檔案，維護(hù)公司合法權(quán)益。

　　2.0適用范圍

　　公司及各個物業(yè)管理項目文件管理

　　3.0方法與過程控制

　　3.1 本規(guī)定所稱的文書、檔案是指過去和現(xiàn)在的公司各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄;和各種收發(fā)文件等。

　　3.2公司及各部門、員工有保護(hù)文書、檔案的義務(wù)。

　　3.3文書、檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級保管、分級查閱的原則。

　　3.4公司各部門指定專人負(fù)責(zé)文書、檔案管理工作(即文件管理員)。指定文件管理員經(jīng)人事行政部培訓(xùn)后，按文書的收發(fā)、登記、印制、傳閱、保管、立卷、歸檔等相關(guān)要求嚴(yán)格遵守各項操作制度，以保證文書的運轉(zhuǎn)速度和運轉(zhuǎn)質(zhì)量。在運轉(zhuǎn)中，凡機密以上密級的文件，應(yīng)根據(jù)規(guī)定嚴(yán)格控制接觸范圍，防止失密泄密。來源：考試大的美女編輯們

　　3.5人事行政部應(yīng)逐步完善檔案制度，確保檔案安全和方便利用，采用科學(xué)手段，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

　　3.6整理辦法：根據(jù)文書、檔案的性質(zhì)、內(nèi)容、種類、密級等分門別類地進(jìn)行管理，以問題特征為主，立小卷，一事一卷。當(dāng)年立前一年的卷，并預(yù)立當(dāng)年的卷;立卷時按不同價值把保管期限分為永久、長期、短期。

　　3.7屬于公司保管的檔案：公司綜合部及各部門的文件管理員做好平時文件的預(yù)立卷工作，并在事件結(jié)束后或在每季頭一個月的十日前將上季需歸檔的預(yù)立卷的文件整理成冊移交人事行政部保管，任何人不得據(jù)為己有。

　　3.8屬部門保管的檔案：在每季頭一個月十日前匯編成冊上報綜合部，各分級保管者在每年的二月十日前將檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄交人事行政部。

　　3.9在業(yè)務(wù)中對外簽署的各種經(jīng)濟合同按《合同管理規(guī)定》處理。本文來源:考試大網(wǎng)

　　3.10受控文件和資料的相關(guān)規(guī)定，按《文件和資料管理程序》執(zhí)行。質(zhì)量記錄的相關(guān)規(guī)定按《質(zhì)量記錄管理程序》執(zhí)行。

　　3.11 監(jiān)督：綜合部人事行政專員根據(jù)各部門和各部門上報的檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄，進(jìn)行定期或不定期的檢查，來監(jiān)督各部門及各部門檔案的管理工作。

　　3.12 銷毀：須報總經(jīng)理批準(zhǔn)，銷毀時應(yīng)有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在清單上簽字。

　　3.13借閱：因工作需要借閱文檔的，應(yīng)按《文書、檔案借閱管理規(guī)定》處理。

　　3.14 各部門應(yīng)盡量采用電腦管理和工作，便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處理和保存。公司所有有 價值的文件、報表、業(yè)務(wù)記錄等必須備份。備份盤與源盤應(yīng)分開存放。

篇2：學(xué)院機要文件管理工作規(guī)定

學(xué)院機要文件管理工作規(guī)定

　　為了加強機要文件的管理，進(jìn)一步規(guī)范機要文件的處理程序，結(jié)合我院實際，制定本規(guī)定。

　　1、凡上級或下級單位寄送或交換至我院的機要文件，均由機要人員負(fù)責(zé)收文、啟封。一般函件除注明院領(lǐng)導(dǎo)個人和各處、室以外，要根據(jù)文件內(nèi)容、密級和傳閱范圍，送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)處室簽收和閱處。

　　2、機要人員對所有來文進(jìn)行登記，經(jīng)辦公室主任閱處后，送院領(lǐng)導(dǎo)傳閱。機要人員與各位領(lǐng)導(dǎo)辦理文件傳閱手續(xù)。

　　3、院領(lǐng)導(dǎo)在文件的批閱過程中要做到迅速、及時，不得積壓、橫傳;機要文件一律不得帶出辦公室閱批，因公出差或參加兩天以上會議時，應(yīng)將傳閱文件退還機要室，未看完的文件，待回院后再閱。閱文時，對于文件的批示和簽名不要用鉛筆和圓珠筆。卷內(nèi)文件不得隨意抽走、留存。

　　4、對院領(lǐng)導(dǎo)批示要求職能部門辦理的文件，機要人員應(yīng)立即將文件送達(dá)承辦單位。承辦單位應(yīng)及時將辦理情況反饋院辦公室并報告分管院領(lǐng)導(dǎo)。

　　5、對于急件的處理。主管領(lǐng)導(dǎo)需要部門即刻辦理的急件，也應(yīng)先退回院機要室，由機要人員按照院領(lǐng)導(dǎo)的批示，立即送職能部門并辦理文件借閱手續(xù)，而不能在傳閱過程中“橫傳”，以避免造成文件丟失。

　　6、文件傳閱、處理結(jié)束，承辦部門要在文件處理單上寫明處理結(jié)果，并簽名和寫清楚處理日期后，退回機要室統(tǒng)一保管。有關(guān)業(yè)務(wù)文件，各處、室需要暫時保留備用的，可在機要室辦理借閱手續(xù)，但保留期限不得超過1個月。

　　7、上級來文的復(fù)印，按照中央辦公廳和省委辦公廳的規(guī)定辦理;凡標(biāo)有密級的文件不得私自翻印、復(fù)制、摘錄和外傳文件傳閱、因工作需要翻印、復(fù)制、摘錄時，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定經(jīng)批準(zhǔn)后辦理。復(fù)印件按照文件、資料的保密等級管理;不得在公開發(fā)表的文章中引用“三密”資料。

　　8、凡發(fā)到各部門的機要文件，各單位必須認(rèn)真管理、清理。使用完后，按照規(guī)定時間，及時清退交機要室。

　　9、凡涉及機要文件的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員，必須嚴(yán)格遵守國家保密條例，嚴(yán)防失密、泄密。要維護(hù)機要文件的嚴(yán)肅性、權(quán)威性和保密性。按規(guī)定，文件傳到哪一級就要保密到哪一級。送抵各單位的文件一定要妥善保管，對丟失文件或泄密者，要按照有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。

篇3：公司電腦使用及U盤文件管理規(guī)定

　　為規(guī)范公司所有電腦設(shè)備的使用和電腦U盤文件的管理,使公司電腦設(shè)備有序化、合理化、規(guī)范化循進(jìn),特制定如下規(guī)定:

　　1、各部門電腦有專人專用責(zé)任制形式,未經(jīng)部門經(jīng)理同意,其他人員不得使用該部門電腦,禁止調(diào)用、拷貝其中文件、資料,嚴(yán)禁泄露公司機密。

　　2、公司各部須常期保存的打印文件,須在原稿上加以注明,如無注明,將被視作一般文件,予以保存兩周。

　　3、公司各部需要打印的文件資料,原則上由各部電腦操作人員操作存盤,須管理部協(xié)辦時,由管理部專職電腦員予以操作。

　　4、電腦操作人員應(yīng)在須常期保存的文件定稿后一周內(nèi)做好U盤備份,并在"文件打印登錄本"中詳細(xì)登記該文件的標(biāo)題、目錄名、U盤號、打印日期等。

　　5、公司各部門在做好U盤備份后,連同所有原本由各部門保管的U盤,包括管理部、市場部、企劃部、規(guī)劃部的所有盤片交由公司電腦程序員進(jìn)行登錄歸檔。

　　*財務(wù)部之U盤由財務(wù)電腦專員自行登錄,并將信息知會總經(jīng)理室即可。電腦程序員有義務(wù)將工作情況向管理部經(jīng)理知會,www.dewk.cn不得泄露公司機密。

　　6、各部因業(yè)務(wù)特性,而認(rèn)為無須與其它部門共享的部分信息、資料,可填寫"密碼設(shè)置申請單"向公司提出申請,被批準(zhǔn)之密碼設(shè)置部分將不列入信息共享范圍,但不得擅自指令公司電腦程序員增減密碼的設(shè)置范圍。

　　7、公司各部門電腦操作員應(yīng)及時整理、刪除硬盤內(nèi)的文件資料,以便充分利用可讀信息空間。

　　8、各部如須調(diào)閱已由管理部歸檔并已設(shè)置密碼的U盤資料時,應(yīng)書面提出申請,調(diào)閱后知會電腦程序員,重新回歸密令狀態(tài)。

　　9、未經(jīng)許可不得將公司的U盤文件轉(zhuǎn)借他人及帶出公司,違者按公司規(guī)章制度予以嚴(yán)懲。

　　10、各種耗材(U盤、色帶墨粉)應(yīng)由管理部記錄品名、規(guī)格、數(shù)量、購買和領(lǐng)用記錄,管理部將每一臺設(shè)備單獨設(shè)立檔案,記錄設(shè)備名稱、型號、配置、隨機資料、附件、開機密碼(不公開)、維修記錄、專業(yè)軟件名稱及調(diào)動方法等等,經(jīng)保管人員簽名,由管理部統(tǒng)一保管,在設(shè)備移交時,由接受人、原保管人確認(rèn)無誤,簽名后完成整個移交過程。

　　11、對于外部采購的軟件,使用人應(yīng)遵照使用手冊操作,自行開發(fā)的軟件,開發(fā)者應(yīng)在開發(fā)各個階段及時告知電腦操作人員其操作方法和禁忌事項,如應(yīng)開發(fā)者未詳盡告知,而引起的數(shù)據(jù)損失,開發(fā)者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。如使用人不按正確的操作方法和禁忌事項,而引起的數(shù)據(jù)丟失,由使用人負(fù)責(zé)。軟件故障排除后,按責(zé)任大小作相應(yīng)的處理。

　　12、因使用軟件而做備份的U盤應(yīng)由使用人編號,禁止帶出,該U盤使用期滿后,將原盤數(shù)據(jù)復(fù)制于新盤,原盤編號不變。

　　13、電腦使用過程中出現(xiàn)故障時,使用人應(yīng)及時口頭報告電腦程序員,并記錄現(xiàn)場情況,報公司管理部,以查明原因排除故障。如由于使用人違反電腦規(guī)定,而人為造成機器故障的,則視故障情況處罰當(dāng)事人。

　　14、電腦程序員有責(zé)任對公司電腦網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)正常運作負(fù)責(zé),如遇電腦發(fā)生故障,應(yīng)詳細(xì)詢問使用人電腦故障情況,及時處置排除,當(dāng)故障原因無法確定時,應(yīng)知會管理部經(jīng)理,并及時與供應(yīng)商取得聯(lián)絡(luò),最短時間使電腦恢復(fù)正常。

　　15、與外界交流的U盤必須先檢測病毒后才能在本公司使用,或帶出本公司,嚴(yán)格禁止運行任何游戲軟件,公司U盤應(yīng)與外界交流需要帶出時,應(yīng)事先向管理部報告。

　　16、設(shè)備使用范圍

　　(1) 禁止在驅(qū)動器燈亮?xí)r插入、取出U盤。

　　(2) 禁止在操作電腦時吃、喝任何食物、飲料。

　　(3) 下班時應(yīng)切斷電源,套上"防靜電電腦保護(hù)套"。

　　(4) 禁止在設(shè)備電源開著時,移動設(shè)備。

　　(5) 電源開啟順序為:接線板→UPS→顯示屏→電腦→打印機,關(guān)閉的順序相反。

　　(6) 打印時應(yīng)使用打印紙或復(fù)印紙,禁止打印時拔紙。

　　(7) 禁止帶電時插、拔插頭。

　　(8) 共享打印機時,應(yīng)按規(guī)定填制"打印登記表"

　　(9) 電腦上網(wǎng)非業(yè)務(wù)用途不得私自上網(wǎng)。

　　17、個人必須妥善保管好自己的本人帳號及密碼,不得擅自轉(zhuǎn)讓或借與他人使用。(案場上由行政專案或行政助理保管)。

　　18、下班前必須按正確操作退出系統(tǒng)并關(guān)機

　　。

　　管理部將不定期的進(jìn)行檢查,凡違反第1、16、17條規(guī)定者,將被處以50-200元的罰款