SC物業程序文件：質量記錄控制程序

　　1.0目的

　　為了通過對與物業管理服務的質量和質量體系運行相關的質量記錄的編目、標識、收集、歸檔、借閱、貯存、保管和處理的控制，達到提供客觀證據的目的。必要時實施追溯，為采取糾正措施提供依據,特制定本程序。

　　2.0適用范圍

　　本程序適用于對物業管理服務和質量體系運行相關的質量記錄的管理。

　　3.0職責

　　3.1品質管理部負責編寫并組織實施《質量記錄控制程序》。

　　3.2各部門及項目負責相關的質量記錄的管理。

　　4.0程序要點

　　4.1質量記錄的標識和編目

　　4.1.1質量記錄的標識采用名稱及編號方式。

　　4.1.2歸檔序號：該質量記錄按時間排列順序號，由質量記錄保管人員按《質量記錄清單》中規定的“歸檔時限”在歸檔時給出。

　　4.1.3品質管理部負責編制《質量記錄清單》，對質量記錄進行總體控制。

　　4.1.4《質量記錄清單》包括以下內容：

　　質量記錄名稱。記錄編號、填寫部門、一式幾份、送達部門。歸檔時限和保存期。

　　4.2質量記錄的收集、歸檔時限、貯存及保管

　　4.2.1質量記錄由最終送達部門定期收集，按《質量記錄清單》上規定的歸檔時限、保存期裝訂成冊并保管。

　　4.2.2各部門、管理中心在接收質量記錄表格時，應檢查質量記錄項目填寫是否齊全、有無簽名，確保所收集質量記錄有效。

　　4.2.3各部門、管理中心應將質量記錄保存在公司指定的文件柜中或其它適宜的地方，確保在保存期內不會丟失、損壞及變質。

　　4.3質量記錄的查閱、歸檔、保存期及過期處理

　　4.3.1品質管理部文件管理員負責將各部門《質量記錄清單》收集管理，并負責檢查質量記錄的歸檔管理是否符合規定要求，確保質量記錄按時歸檔，方便存取和檢索。

　　4.3.2對于已填寫完成的質量記錄表格，每季度由各職能部門、管理中心進行歸檔收集，并填寫《質量記錄歸檔清單》。質量記錄由各部門、管理中心自行保管。將《質量記錄歸檔清單》報送品質管理部備案。

　　4.3.3當業主(客戶)需要查閱時，須經公司總經理同意后方可查閱。

　　4.3.4綜合管理部文件管理員可根據各部門、各管理中心實際情況，在征得總經理批準的基礎上，確定每種質量記錄的歸檔時限、保存期限，并列入《質量記錄清單》中。

　　4.3.5對于超過保存期限的質量記錄，由各職能部門、各管理中心提出，報總經理審批后，并填寫《銷毀文件(記錄)記錄》，由各相關部門指定專人銷毀。

　　4.4質量記錄表格的增加、更改

　　4.4.1根據公司實際工作的需要和變化，可以增加新的質量記錄表格或對已不能滿足要求的質量記錄表格予以更改，由使用部門提出增加、更改申請，填寫《文件更改審批表》，具體執行《文件控制程序》。

　　4.4.2綜合管理部文件管理員在收到增減或更改的記錄表格后，應更改《質量記錄清單》，并與更改后的新的《質量記錄清單》一起發給各部門、各管理中心文件的管理人員，同時收回作廢的《質量記錄清單》和相關的質量記錄表格并銷毀。

　　5.0相關支持性文件

　　《文件控制程序》SW-CHW7-1

　　6.0相關記錄

　　《文件更改審批表》sw-JL-G-103

　　《銷毀文件(記錄)記錄》

篇2：房地產公司質量手冊:質量記錄控制工作程序

　　房地產公司質量手冊：質量記錄控制程序

　　1.目的

　　通過對質量記錄的控制和管理，為產品符合規定要求及質量體系的有效運行提供客觀證據。

　　2.范圍

　　適用于公司質量體系運行和項目開發建設全過程質量記錄的控制。

　　3．職責

　　3.1 工程部負責質量記錄的設置，編制質量記錄清單，監督檢查各部門的執行情況。

　　3.2 各部門負責所分管質量活動中質量記錄的管理，并按規定進行有關記錄的移交。

　　3.3 總經理工作部負責公司的檔案管理工作。

　　4．控制程序

　　4.1 質量記錄的設置

　　4.1.1 工程部負責對質量體系文件中涉及的質量記錄進行匯總，編制質量記錄清單和表格樣式，具體見Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》。

　　4.1.2 當質量記錄需要進行增加和刪除時，由使用部門提出申請，填寫“質量記錄變更申請單”，闡明理由，屬表格形式的要提供表樣，報工程部審批后開始啟用。

　　4.1.3 工程部負責對批準使用的質量記錄進行編號，并將其列入質量記錄清單。

　　4.2 質量記錄的編號

　　質量記錄的編號由設置編號和填報編號兩部分組成：

　　4.2.1 質量記錄的設置編號位于記錄左上方，其結構為：QRSS-**

　　其中：QR-表示質量記錄

　　SS-**該記錄順序號

　　4.2.2 質量記錄的填報編號位于記錄右上方，其結構為：

　　MMM-SS-***

　　其中：MMM-填報部門代號，各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》；

　　SS-填報年號

　　***-填報的順序號

　　4.3 質量記錄的填寫要求做到：

　　字跡清楚，表達明確；

　　真實、客觀、準確、及時地反映活動的過程和結果；

　　具備記錄人的簽字和填寫的日期；

　　4.4 質量記錄的傳遞

　　4.4.1由各部門資料員負責按照質量記錄的傳遞路線，進行質量記錄的傳遞。

　　4.4.2質量記錄的傳遞，以相關人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內文件清單等形式作為傳遞過程的記錄，必要時，可登記“質量記錄發放登記臺帳”和“質量記錄接收登記臺帳”。

　　4.5 質量記錄的收集、貯存和歸檔

　　4.5.1 各部門資料員負責收集整理質量記錄，在專門位置存放，進行保管和維護，以備查閱。

　　4.5.2 根據Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求，由部門資料員負責對質量記錄進行整理歸檔。

　　4.5.3 總經理工作部負責對歸檔后的質量記錄進行管理，保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規定執行。

　　4.5.4 各部門保管的質量記錄的保存期限為五年，逾期可自行銷毀處理。

　　4.6 質量記錄的查閱

　　查閱人員需查閱質量記錄時，應征得部門負責人同意后，方可進行查閱。當顧客提出查閱要求時，由接待部門征得工程部的同意后，為顧客提供有關的質量記錄。

　　5.質量記錄

　　5.1 QR19-01 質量記錄變更申請單

　　5.2 QR19-02 質量記錄發放登記臺帳

　　5.3 QR19-03 質量記錄接收登記臺帳

　　6.支持性文件

　　6.1 Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》

　　6.2 Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.3 Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》

篇3：房地產公司質量記錄控制工作程序(3)

　　房地產公司質量記錄控制程序（三）

　　1.目的

　　通過對質量記錄的控制和管理，為產品符合規定要求及質量體系的有效運行提供客觀證據。

　　2.范圍

　　適用于公司質量體系運行和項目開發建設全過程質量記錄的控制。

　　3．職責

　　3.1工程部負責質量記錄的設置，編制質量記錄清單，監督檢查各部門的執行情況。

　　3.2各部門負責所分管質量活動中質量記錄的管理，并按規定進行有關記錄的移交。

　　3.3總經理工作部負責公司的檔案管理工作。

　　4．控制程序

　　4.1質量記錄的設置

　　4.1.1工程部負責對質量體系文件中涉及的質量記錄進行匯總，編制質量記錄清單和表格樣式，具體見Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》。

　　4.1.2當質量記錄需要進行增加和刪除時，由使用部門提出申請，填寫"質量記錄變更申請單"，闡明理由，屬表格形式的要提供表樣，報工程部審批后開始啟用。

　　4.1.3工程部負責對批準使用的質量記錄進行編號，并將其列入質量記錄清單。

　　4.2質量記錄的編號

　　質量記錄的編號由設置編號和填報編號兩部分組成：

　　4.2.1質量記錄的設置編號位于記錄左上方，其結構為：QRSS-**

　　其中：QR-表示質量記錄

　　SS-**該記錄順序號

　　4.2.2質量記錄的填報編號位于記錄右上方，其結構為：

　　MMM-SS-***

　　其中：MMM-填報部門代號，各部門的代號見Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》；

　　SS-填報年號

　　***-填報的順序號

　　4.3質量記錄的填寫要求做到：

　　a.字跡清楚，表達明確；

　　b.真實、客觀、準確、及時地反映活動的過程和結果；

　　c.具備記錄人的簽字和填寫的日期；

　　4.4質量記錄的傳遞

　　4.4.1由各部門資料員負責按照質量記錄的傳遞路線，進行質量記錄的傳遞。

　　4.4.2質量記錄的傳遞，以相關人員在記錄上的簽字、檔案移交記錄表、盒內文件清單等形式作為傳遞過程的記錄，必要時，可登記"質量記錄發放登記臺帳"和"質量記錄接收登記臺帳"。

　　4.5質量記錄的收集、貯存和歸檔

　　4.5.1各部門資料員負責收集整理質量記錄，在專門位置存放，進行保管和維護，以備查閱。

　　4.5.2根據Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的要求，由部門資料員負責對質量記錄進行整理歸檔。

　　4.5.3總經理工作部負責對歸檔后的質量記錄進行管理，保存期限按Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》的規定執行。

　　4.5.4各部門保管的質量記錄的保存期限為五年，逾期可自行銷毀處理。

　　4.6質量記錄的查閱

　　查閱人員需查閱質量記錄時，應征得部門負責人同意后，方可進行查閱。當顧客提出查閱要求時，由接待部門征得工程部的同意后，為顧客提供有關的質量記錄。

　　5.質量記錄

　　5.1QR19-01質量記錄變更申請單

　　5.2QR19-02質量記錄發放登記臺帳

　　5.3QR19-03質量記錄接收登記臺帳

　　6.支持性文件

　　6.1Q/TZH-WI-006《文件編碼規定》

　　6.2Q/TZH-WI-008《檔案管理辦法》

　　6.3Q/TZH-WI-034《質量記錄表格樣式匯編》