1.(一)準備工作
1、收集來賓情況
來賓基本情況：國別、地區、所代表的組織機構;人數;姓名，性別，年齡，身份，職務，民族，宗教信仰，生活習俗，健康狀況等。來訪的目的、意圖和背景，據此判斷其真實的來訪意圖。抵離時間和日程安排，可通過各種渠道和手段收集這些信息，且越詳細越好。
2、分析判斷來訪意圖
根據已經收集到的來賓的情況判斷;根據上級指示和有關部門的接待通知;根據來訪者出示的有效證件和介紹信涵;根據來訪者的自我介紹;根據與來訪者的交談。
3、擬定接待方案
★接待方案的一般內容
1)接待方針：總的原則，是接待的目標和指導思想。應根據來訪者意圖，雙方的關系，對方的態度來決定。來意友善的，熱情接待;持有敵意的，或雙方關系微妙的，低調處理，不卑不亢;也有的時候可采取故意冷落態度。
2)接待規格：就是來訪者所受的待遇。體現了被重視的程度。
迎接、宴請、會見、陪同、送別來訪者時，接待方出面的人員的身份，視情況而定，可分三種：高格接待——出面者身份高于來訪者;對等接待——雙方身份大體相當;低格接待——出面者身份低于來訪者。
3)接待過程中安排禮儀活動和參觀訪問的次數，規模和隆重程度。4)來訪者的食宿標準
5)接待形式：迎送、宴請、會見、會談、文藝表演招待、參觀游覽等。6)接待經費：有的由接待方完全負責，有的有客方完全負責，有的雙方共同承擔。
7)接待責任：指接待方的職責。★接待方案的書面格式和具體內容
1)標題：接待事項 + 方案二字組成。如：關于接待南昌大學代表團的方案
2)正文
來訪的起因和背景
來訪者的基本情況、來訪的目的、意圖
接待的方針、規格、活動安排和接待責任，接待的經費。3)附件：來訪者名單、有關對方的背景資料。4)提交方案的單位 5)成文時間
接待方案擬定后，要呈報領導審閱批準。報批時，使用“請示”文種。接待方案作為附件一并上報。
4、準備接待材料和禮物 接待材料：
1)匯報介紹類的材料，如工作匯報，情況介紹，經驗交流，廣告宣傳，文件匯編等。
2)技術類材料，如產品說明書，工藝流程圖等。
3)禮儀類，如歡迎詞、祝酒詞、答謝等。準備禮物：
1)低值、小額，避免違反有關政策。
2)體現民族特色和地方特色
3)尊重客人的習俗和愛好。
5、落實接待事項
1)預定住房 2)準備宴席 3)安排交通工具 4)聯系新聞報道 5)布置安全保衛
6)選派陪同人員和翻譯
7)參觀、游覽、文藝表演等活動的落實安排。
(二)實施接待
1.內賓接待的一般程序與內容
預定性的內賓接待一般按下列程序進行：
①接受任務——②了解來賓一③制訂計劃一④預訂食宿一⑤迎接來賓一⑥商議日程一⑦安排會談一⑧陪同參觀一⑨送別客人—⑩接待小結。
工作內容說明如下：
①秘書從上司處接受接待任務。
②秘書了解來賓的人數、身份、性別、來意、要求、日期、交通工具的班次與具體時間、內容和日程的初步要求、何時返回、返程交通工具等等。
③秘書按來客和上司的要求制訂計劃，包括接待規格、內容、日程、經費、人員、任務分配等等，經上司批準后逐項準備辦理。
④秘書按計劃在招待所或賓館預訂膳食、客房或床位、準備車輛等。
⑤秘書在預定日期、時間隨車到機場、車站、碼頭去迎接客人。
⑥秘書將客人接至招待所或賓館后，即與對方秘書或相應人員商定日程安排。
⑦秘書將商定日程匯報上司，接著安排雙方會見或會談事宜，并應準備好會談需用的資料。
⑧如安排參觀訪問，秘書應陪同、介紹，并負責交通、餐飲、休息、安全等。
⑨客人訪問結束返回時，秘書應提前代辦車船機票并將客人送至車站、碼頭、機場。
⑩重要的接待一結束，秘書及經辦人員應認真進行小結并向上司匯報。
2.外賓接待的一般程序與內容 外賓接待較之內賓通常要復雜一些，內容要求也有所不同，一般程序如下：
①接受任務—，②了解來賓一③制訂計劃一④預訂食宿一⑤歡迎來賓一⑥商議日程一⑦禮節性拜訪——⑧宴請——⑨正式會談一⑩簽訂協議書一⑩陪同參觀游覽一⑩互贈禮品一⑩歡送來賓一@接待小結。工作內容說明如下：
①接待任務由秘書接受，或由外事部門主辦，秘書協辦。
②對來賓的了解除了人數、身份、性別、來意、要求等外，還應注意國籍、民族、生活及風俗習慣等等。
③制訂計劃應該更周詳細致，政府機關的外賓接待計劃需報上一級領導批準，重要外賓還需通報交通和安全部門配合。
④按計劃規格在賓館預訂標準客房或套間，預訂中式或西式餐飲，說明特殊要求或指定菜譜。
⑤按計劃由主管親自迎接或由秘書代勞，或需組織一定的歡迎儀式。
⑥秘書到賓客下榻處和客方商定日程。
⑦主方負責人去客方下榻處進行禮節性拜訪，秘書隨同。
⑧主方宴請客方，一般用固定席位的正宴、晚宴，不用酒會、自助餐等。
⑨雙方主管進行正式會見或會談，秘書應做好資料和物質準備，默契配合。
⑩如雙方達成協議并簽訂協議書，秘書應事先擬寫協議書草稿，并安排好簽約儀式。
(11)秘書陪同外賓參觀、游覽，弘揚民族文化，指點大好河山，宣傳建設新貌。
(12)秘書準備禮品，要選有紀念意義但經濟價值不過高的，并登記在冊，賓客再度來訪時應作變換。
(13)以與歡迎來賓相應的規格及儀式歡送賓客。
(14)一般應作書面小結，立卷存檔備查。
篇2：某公司來賓登記、接待管理制度
公司來賓登記、接待管理制度
一、公司服務臺工作人員負責來訪者接待、登記工作，并建立來賓登記簿。
二、對來訪者登記姓名、來訪部門、來訪人、時間、事由等后，發"來賓卡"。
三、對總經理的客人應及時與辦公室聯系，由辦公室通報總經理，對需等待的客人應主動遞送茶水。
四、服務臺工作人員需熟悉各部門內線電話，有來訪者立即電話通知被訪者。
五、來訪者離去時，及時將"來賓卡"收回，在登記本上注明結束時間。
六、服務臺工作人員不得擅自離崗，如有特殊原因，應及時通知辦公室，辦公室安排有關人員接替。
七、前臺人員工作時間早8：30至晚6：00。
篇3：公司來賓參觀接待辦法（3）
公司來賓參觀接待辦法(三)
一)茲為促進公共關系擴大宣傳效果兼顧公司機密特訂定本辦法。
二)參觀種類：
定時參觀：先以公文或電話預先約定參觀時間與范圍。
團體參觀：機關學校或社會團體約定來廠參觀者。
貴賓參觀：政府首長社會名流以及國內外各大企業負責人經公司允準來廠參觀者。
普通參觀：一般客戶或業務有關人員來廠參觀者。
臨時參觀：因業務需要臨時決定來廠參觀者。
三)接待方式：
團體參觀：凡參觀人數能在會客室容納者，均以煙茶招待，否則一律免于招待，至于陪同人員由管理部協調有關單位決定。
貴賓參觀：按公司通知以咖啡、西點、冷飲、煙茶或其他方式招待的，并由公司高級人員陪同或由有關單位簡報。
普通參觀：以煙茶招待的，由管理部或有關部門派員陪同。
臨時參觀：同普通參觀。
四)參觀規則：
貴賓參觀及團體參觀：由公司核準并于參觀前三日將參觀通知單填送各工地管理部門，以憑辦理接待，如事出至急先以電話通知后補通知單。
普通參觀：由各部經理核準，并于參觀前一日將參觀通知單填送工地，以利接待，但參觀涉及兩個部以上者，應比照團體參觀辦理。
臨時參觀：由各部經(副)理核定，并于參觀前一小時以電話通知各工地管理部辦理接待，如參觀涉及兩個部以上者，應商請管理部協調辦理之。
未經核準的參觀人員，一律拒絕參觀，擅自率領參觀人員參觀者，得按泄露商業機密論。
參觀人員除特準者外，一律婉拒拍照，并由陪同參觀人員委婉說明。
五)本辦法如有未盡事宜得隨時檢討修正。
六)本辦法呈報公司核準后公布施行。