淺談管理處如何處理業(yè)主投訴
管理處作為物業(yè)管理公司的基層部門,面對(duì)廣大業(yè)主,所以能否處理好并減少業(yè)主的投訴,關(guān)系到一個(gè)物業(yè)管理企業(yè)的聲譽(yù)。我認(rèn)為,在處理業(yè)主投訴的時(shí)候,換位思考是一個(gè)很好的方式,主要體現(xiàn)在“傾聽(tīng)”、“反饋”、“回復(fù)”、“改進(jìn)”四個(gè)環(huán)節(jié)上。
一、用理性的思維方式、親情、耐心傾聽(tīng)投訴
管理處以各種形式接待業(yè)主的投訴時(shí),因?yàn)殚_始并不知道業(yè)主的投訴是否合理,所以應(yīng)該耐心地聽(tīng)業(yè)主把話說(shuō)完,無(wú)論投訴是否合理,作為物業(yè)管理人員都必須以理性思維的方式耐心傾聽(tīng)、詢問(wèn)。傾聽(tīng)的同時(shí)要給予業(yè)主適宜的道歉,對(duì)無(wú)效的投訴用親情、溫馨的語(yǔ)言與其溝通,不要隨便打斷業(yè)主的話,更不能急于說(shuō)明或辯解,甚至推托責(zé)任。
在管理處,我們的客服人員一天要接幾十個(gè)業(yè)主的電話,但是她們都會(huì)始終如一的傾聽(tīng)著每位業(yè)主的傾訴,絲毫都不敢懈怠。記得有位業(yè)主因樓上經(jīng)常高空拋物,影響了他的正常生活,幾次來(lái)管理處投訴,而且情緒比較激動(dòng)。眾所周知,高空拋物與業(yè)主整體素質(zhì)的高低有關(guān)系,盡管管理處已經(jīng)做了工作,但完全杜絕稍需時(shí)日。其實(shí)有時(shí)候業(yè)主明知事情不能完全解決,來(lái)管理處只是為了宣泄一番,而此時(shí)我們耐心地傾聽(tīng)業(yè)主的傾訴正好迎合了他們的心理。所以掌握適當(dāng)?shù)膬A聽(tīng),無(wú)論從心理上,還是在解決問(wèn)題的實(shí)際操作中,對(duì)我們處理業(yè)主的投訴都是有益的。
二、快速反饋,判斷投訴的內(nèi)容
在受理了業(yè)主的有效投訴之后,便進(jìn)入了處理該投訴的關(guān)鍵環(huán)節(jié),受理投訴的人員應(yīng)迅速地將投訴信息進(jìn)行歸類,分清應(yīng)該由哪個(gè)具體部門負(fù)責(zé)解決,并將信息反饋給部門負(fù)責(zé)人,這一環(huán)節(jié)看起來(lái)簡(jiǎn)單,實(shí)際上它需要我們的工作人員有較全面的綜合知識(shí)和極強(qiáng)的責(zé)任心。在管理處有時(shí)也會(huì)因工作繁雜而出現(xiàn)漏單,報(bào)錯(cuò)單的現(xiàn)象,而這也是引起業(yè)主對(duì)管理處產(chǎn)生不滿情緒的主要原因。所以必須引起高度重視,這需要我們?cè)诠ぷ髦胁粩嗟胤e累經(jīng)驗(yàn),苦練內(nèi)功,提高處理問(wèn)題的熟練程度。
三、限期關(guān)閉投訴,及時(shí)落實(shí)回復(fù)
俗話說(shuō),凡事都要有個(gè)來(lái)龍去脈,有頭有尾。所以把問(wèn)題反映給具體部門后絕對(duì)不能就這樣置之不理,而應(yīng)該時(shí)刻關(guān)注問(wèn)題的處理情況,并在當(dāng)天下班之前通過(guò)電話對(duì)業(yè)主進(jìn)行回復(fù),了解職能部門對(duì)投訴的處理結(jié)果以及滿意度。進(jìn)而根據(jù)業(yè)主反饋的意見(jiàn)進(jìn)行總結(jié)。換位思考一下,如果我們是業(yè)主,反映問(wèn)題以后能及時(shí)接到管理處的反饋電話,即使問(wèn)題得不到解決,但我們?cè)谛睦砩弦矔?huì)接受的。反之如果投訴之后杳無(wú)音信,試想誰(shuí)不會(huì)生氣?應(yīng)該注意的是,對(duì)業(yè)主的投訴處理進(jìn)行回訪時(shí),我們必須做到一對(duì)一的回訪,決不能顧此失彼。物業(yè)管理需要管理處的全體業(yè)主一起集思廣益才能將小區(qū)管理到位,作為物業(yè)管理人應(yīng)該和業(yè)主進(jìn)行深層次的交流,了解業(yè)主的真正需求。在與業(yè)主的交流達(dá)到一定境界時(shí),物業(yè)管理人員會(huì)自然而然地了解到業(yè)主的需求,管理處可以根據(jù)業(yè)主的反映做到未雨綢繆,將問(wèn)題消滅在萌芽狀態(tài),從而更好地為業(yè)主服務(wù)。
四、及時(shí)總結(jié),加強(qiáng)培訓(xùn),防微杜漸,持續(xù)改進(jìn)
投訴在很多時(shí)候仍無(wú)法避免,若就事論事,只滿足于投訴處理過(guò)程的控制,讓業(yè)主滿意而歸而不注意事后的跟蹤及投訴案例的分析、總結(jié)、培訓(xùn),同類投訴事件仍會(huì)繼續(xù)發(fā)生。如此周而復(fù)始,對(duì)物業(yè)管理公司服務(wù)失去耐心的業(yè)主將從側(cè)面?zhèn)鞑ス镜呢?fù)面信息,導(dǎo)致公司聲譽(yù)、品牌受損。古人云:“吃一塹,長(zhǎng)一智”。今天的總結(jié)、改進(jìn)、培訓(xùn)一方面是為了提高相關(guān)人員的技能水準(zhǔn),另一方面則是為下一步工作打下良好的基礎(chǔ),并在此基礎(chǔ)上提升客戶滿意度,增加公司競(jìng)爭(zhēng)力,擴(kuò)大公司品牌知名度。
總之,管理處正確接待業(yè)主的投訴是我們與業(yè)主建立良好的溝通關(guān)系、做好服務(wù)工作的重要環(huán)節(jié)。
來(lái)源:《愛(ài)濤物業(yè)》
篇2:業(yè)主投訴處理六個(gè)策略
業(yè)主投訴處理六個(gè)策略
投訴的情況是非常復(fù)雜的,業(yè)主的投訴也未必全部都有根據(jù)和理由。但是通過(guò)我們預(yù)料的問(wèn)題,確定合適的答復(fù)方式,可以更有效地處理顧客的投訴。
投訴的問(wèn)題大致有以下幾大類:
第一類、對(duì)設(shè)備設(shè)施方面的投訴業(yè)主對(duì)設(shè)備設(shè)施設(shè)計(jì)、選型不合理或?qū)υO(shè)備運(yùn)行質(zhì)量不滿意。如電梯經(jīng)常停電、停梯維修,供電供水設(shè)備經(jīng)常出現(xiàn)故障等。產(chǎn)生投訴的原因是業(yè)主使用的物業(yè)與期望有差距。業(yè)主使用物業(yè)、支付物業(yè)管理費(fèi),總是希望物業(yè)處于最佳使用狀態(tài)并感覺(jué)方便舒心。
第二類、對(duì)管理服務(wù)方面的投訴
業(yè)主對(duì)物業(yè)服務(wù)質(zhì)量的投訴主要有以下方面:用戶的財(cái)產(chǎn)和人身安全是否能得到保障,物業(yè)服務(wù)是否規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn),物業(yè)人員禮儀禮貌是否得體,服務(wù)態(tài)度是否熱情,辦公或居住環(huán)境是否安靜;服務(wù)時(shí)間和服務(wù)是否及時(shí)快捷等。業(yè)主感覺(jué)到服務(wù)質(zhì)量低于期望值肘,就會(huì)因不滿而投訴。期望值來(lái)源于用戶日常得到正常服務(wù)的感覺(jué)和物業(yè)公司的服務(wù)承諾。如果服務(wù)承諾過(guò)高,容易因期望值落差而投訴。另外當(dāng)某項(xiàng)服務(wù)“失常”時(shí),如工作人員態(tài)度惡劣,日常運(yùn)作出現(xiàn)故障、維修人員未能按時(shí)完成作業(yè)等,業(yè)主會(huì)以投訴來(lái)傾訴自己的不滿。
第三類、收費(fèi)方面的投訴
主要是各種分?jǐn)傎M(fèi)和特約維修費(fèi)。如水、電、清潔、綠化、公共設(shè)備等分?jǐn)傎M(fèi)用及換燈、換鎖等特約維修費(fèi)用。物業(yè)服務(wù)也是某種意義上的商品。業(yè)主總希望用最少的付出購(gòu)買到最優(yōu)質(zhì)的服務(wù),物業(yè)公司則希望服務(wù)成本最小化,這矛盾集中反映在繳納各類費(fèi)用這一敏感問(wèn)題上。
第四類、對(duì)突發(fā)事件方面的投訴
因停電、停水、電梯困人、溢水及室內(nèi)被盜、車輛丟失等突然事故而造成投訴。這類問(wèn)題雖有其“偶然性”和“突發(fā)性“,但因事件本身很重犬,對(duì)用戶的日常工作和生活帶來(lái)較*煩而導(dǎo)致強(qiáng)烈的投訴。
處理用戶投訴,一般采取以下幾種策略:
策略一:
接到投訴時(shí),首先要假定我們的工作存在問(wèn)題,耐心聽(tīng)取或記錄投訴,不當(dāng)面反駁業(yè)主意見(jiàn),業(yè)主前來(lái)投訴,是對(duì)物業(yè)某些方面的服務(wù)有不滿或意見(jiàn),心里有怨氣。此時(shí)若一味解釋或反駁,業(yè)主會(huì)認(rèn)為物業(yè)不尊重其意見(jiàn)而加劇對(duì)立情緒,甚至產(chǎn)生沖突。所以要耐心聽(tīng)業(yè)主“訴苦”并進(jìn)行記錄,使業(yè)主感覺(jué)到物業(yè)虛心誠(chéng)意的態(tài)度,隨著訴說(shuō)的結(jié)束其怨氣也會(huì)逐漸消除。
策略二:
對(duì)業(yè)主的遭遇或不幸表示歉意或同情,讓業(yè)主心理得以平衡,投訴的問(wèn)題無(wú)論大小輕重,都要認(rèn)真對(duì)待和重視,要采取“移情換位”思維方式,轉(zhuǎn)換角色,設(shè)身處地站在業(yè)主立場(chǎng)上,感受業(yè)主所遭遇到的麻煩和不幸,安慰用戶,拉近與業(yè)主的心理距離。
策略三:
對(duì)業(yè)主的投訴要求提出處理意見(jiàn),遵循公司的經(jīng)營(yíng)原則,滿足用戶的部分合理要求,很少有業(yè)主投訴是為表示“徹底決裂”的,大多業(yè)主用投訴來(lái)向物業(yè)“談判”,使物業(yè)重視其投訴,并能解決其投訴的問(wèn)題。物業(yè)公司要站在“公平、公正、合理、互諒”的立場(chǎng)上提出處理意見(jiàn),協(xié)調(diào)解決好用戶遇到的困難和問(wèn)題。
策略四:
感謝用戶的意見(jiàn)和建議,作為改進(jìn)工作和完善工作的依據(jù),投訴是業(yè)主與物業(yè)公司矛盾的最大屏障。能向管理公司投訴,表明業(yè)主對(duì)物業(yè)還持信任態(tài)度,物業(yè)要有“聞過(guò)則喜”的度量,把業(yè)主的投訴加以整理分類,從業(yè)主角度檢討、反思公司的各項(xiàng)工作,不斷完善和改進(jìn)管理及服務(wù)工作。
策略五:
督促相關(guān)部門處理投訴內(nèi)容,對(duì)投訴處理的實(shí)際效果,直接關(guān)系到物業(yè)公司的聲譽(yù)及整體管理水平。投訴處理的關(guān)鍵是盡快分析投訴內(nèi)容,查清原因,督促有關(guān)部門限時(shí)進(jìn)行處理,達(dá)到預(yù)計(jì)結(jié)果使業(yè)主滿意,要確保不再發(fā)生同樣問(wèn)題,杜絕“二次投訴”的發(fā)生。
策略六:
把投訴處理結(jié)果盡快以電話或信函形式反饋給業(yè)主。盡快處理投訴,并給業(yè)主以實(shí)質(zhì)性答復(fù),這是投訴處理工作中的重要一環(huán),及時(shí)的回復(fù)可顯示物業(yè)公司的工作時(shí)效。業(yè)主口頭;投訴可以電話回復(fù),一般應(yīng)不超過(guò)一個(gè)工作日。回復(fù)可以向業(yè)主表明其投訴已得到重視,并已妥善處理。
篇3:談業(yè)主投訴處理的幾點(diǎn)對(duì)策
談業(yè)主投訴處理的幾點(diǎn)對(duì)策
業(yè)主投訴的規(guī)律表明:業(yè)主依據(jù)與物業(yè)管理企業(yè)交涉頻次的結(jié)果,選擇不同的投訴方向。初期,業(yè)主會(huì)向物業(yè)管理企業(yè)反映問(wèn)題,及時(shí)得到解決,業(yè)主會(huì)諒解物業(yè)管理企業(yè)的輕微差錯(cuò)。多次投訴物業(yè)管理企業(yè)后得不到解決,致使業(yè)主的不滿升級(jí),尤其是業(yè)主所受損失越大,過(guò)錯(cuò)又在物業(yè)管理企業(yè),就越會(huì)采取比較激烈的行動(dòng),把投訴的方向轉(zhuǎn)向外部機(jī)構(gòu)(媒體、消協(xié)等)甚至法庭。投訴的升級(jí)不僅可能使物業(yè)管理公司失去一個(gè)業(yè)主,更會(huì)影響企業(yè)信譽(yù)度和市場(chǎng)發(fā)展能力。
享譽(yù)全球的“經(jīng)營(yíng)之神”松下幸之助就此曾說(shuō)過(guò):“好好留住一位顧客,可能就此增加許多顧客,失去老顧客,即是喪失許多生意上的新機(jī)會(huì)。”在服務(wù)行業(yè)中的專項(xiàng)研究也證明了這一點(diǎn):一個(gè)不滿意的顧客至少會(huì)向其他11個(gè)人講述自己不愉快的經(jīng)歷,而這11個(gè)人中平均每個(gè)人會(huì)告訴其他5個(gè)人,也就是說(shuō),一個(gè)不滿意的顧客可能給企業(yè)帶來(lái)67個(gè)的顧客的流失。物業(yè)管理行業(yè)特點(diǎn)決定業(yè)主流失率不會(huì)很高,但是會(huì)造成物業(yè)管理企業(yè)的信任危機(jī),制約企業(yè)的健康發(fā)展。因此,如何妥善解決業(yè)主的投訴,將不滿意的業(yè)主轉(zhuǎn)變?yōu)橹艺\(chéng)者,是物業(yè)管理企業(yè)服務(wù)能力和公關(guān)意識(shí)的綜合體現(xiàn)。
受目前物業(yè)管理的發(fā)展水平、服務(wù)產(chǎn)品生產(chǎn)特點(diǎn)等因素的制約,投訴在物業(yè)管理行業(yè)中是難以避免的,物業(yè)管理企業(yè)切合實(shí)際的投訴處理對(duì)策就是降低投訴比率,提高處理效率。這主要體現(xiàn)為以下幾個(gè)方面:
一、制定投訴預(yù)防措施,提高服務(wù)質(zhì)量。
增強(qiáng)員工責(zé)任意識(shí),全面提高服務(wù)質(zhì)量,減少返修率,是降低業(yè)主投訴率的根本措施。物業(yè)管理企業(yè)在加強(qiáng)質(zhì)量控制的過(guò)程中,要對(duì)歷年投訴的情況進(jìn)行收集整理,對(duì)投訴高發(fā)的時(shí)期、階段、區(qū)域和人群要做統(tǒng)計(jì),通過(guò)收費(fèi)人員反饋、維修人員走訪、電話咨詢等措施獲得業(yè)主近期有關(guān)信息,有條件的要建立業(yè)主資料庫(kù),強(qiáng)化信息綜合分析能力。據(jù)此有針對(duì)性地制定不同時(shí)段、不同區(qū)域、不同服務(wù)對(duì)象的服務(wù)措施,對(duì)可能發(fā)生的投訴,制定有效預(yù)案,力爭(zhēng)趕在業(yè)主報(bào)修前將服務(wù)送到。同時(shí)還要對(duì)不同業(yè)主的潛在需求進(jìn)行市場(chǎng)預(yù)測(cè),進(jìn)行差異分析,重新細(xì)化、定位現(xiàn)有的服務(wù)內(nèi)容,采取個(gè)性化的服務(wù)措施,消滅可能產(chǎn)生投訴的“土壤”。
二、“用微笑平息業(yè)主的怒火。”
物業(yè)管理公司應(yīng)當(dāng)通過(guò)廣告、公示板、發(fā)放業(yè)主手冊(cè)等溝通活動(dòng),公布報(bào)修、監(jiān)督電話及包片負(fù)責(zé)維修人員信息,為業(yè)主投訴提供方便。還可以采取如對(duì)投訴屬實(shí)的顧客重獎(jiǎng)等措施,向業(yè)主表明物業(yè)管理公司歡迎并感謝他們批評(píng)和監(jiān)督的誠(chéng)意,降低處理投訴的難度,避免不滿的業(yè)主對(duì)親友、鄰居等述說(shuō)自己的經(jīng)歷,對(duì)物業(yè)管理企業(yè)造成不利的口頭宣傳。
不滿、甚至憤怒的投訴業(yè)主可能會(huì)有過(guò)激的言行,為合理地處理投訴帶來(lái)困難。要有效地處理業(yè)主投訴,就要建立一支懂得以微笑面對(duì)每一位投訴者的報(bào)修服務(wù)人員。希爾頓飯店的創(chuàng)始人唐拉德•希爾頓在《企業(yè)家的秘訣》中曾說(shuō)過(guò):“無(wú)論旅店本身遭遇的困難如何,希爾頓旅館服務(wù)員臉上的微笑永遠(yuǎn)是屬于旅客的陽(yáng)光,缺少服務(wù)員美好的微笑,正好比花園失去了春天的太陽(yáng)與和風(fēng)。”微笑是平息業(yè)主因服務(wù)質(zhì)量產(chǎn)生怒火的“滅火器”,微笑為員工靈活處理業(yè)主投訴贏得了主動(dòng)。在接待投訴的過(guò)程中,服務(wù)人員要堅(jiān)持“業(yè)主不一定是對(duì)的,但總是第一位的”的服務(wù)思想來(lái)接待投訴的業(yè)主,設(shè)身處地為業(yè)主著想,耐心聽(tīng)取他們的意見(jiàn),詳細(xì)了解業(yè)主投訴的原因,真誠(chéng)承認(rèn)服務(wù)中出現(xiàn)的差錯(cuò),誠(chéng)懇地向業(yè)主表明歉意或者做必要的解釋,恢復(fù)業(yè)主對(duì)本企業(yè)的信任,消除業(yè)主擔(dān)心物業(yè)管理公司不會(huì)重視自己的投訴,不會(huì)為自己真正解決問(wèn)題的疑慮。
三、建立一支處理業(yè)主投訴的“快速反應(yīng)部隊(duì)”。
處理業(yè)主投訴不僅需要微笑,更需要誠(chéng)信踐諾的實(shí)際行動(dòng),這是企業(yè)信譽(yù)度的體現(xiàn),也是每個(gè)投訴的業(yè)主所希望的。實(shí)際解決問(wèn)題有利于業(yè)主改變不滿的態(tài)度,獲得心理上的受尊重感和滿足感。處理業(yè)主投訴關(guān)鍵是速度,快則生存,慢則淘汰,物業(yè)管理企業(yè)要在保證妥善處理正常報(bào)修的同時(shí),建立一支處理業(yè)主投訴的“快速反應(yīng)部隊(duì)”,并且對(duì)從接到每一起投訴到實(shí)地現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查處理嚴(yán)格規(guī)定時(shí)間限制。這個(gè)時(shí)間的確定要有科學(xué)性,不能超過(guò)業(yè)主容忍等待的時(shí)限。同時(shí)要對(duì)投訴處理人員進(jìn)行服務(wù)知識(shí)和服務(wù)技能的專項(xiàng)培訓(xùn),灌輸“重復(fù)勞動(dòng)就是浪費(fèi)”的思想,準(zhǔn)確判斷和處理業(yè)主投訴的問(wèn)題,提高維修服務(wù)的一次合格率,嚴(yán)格控制返修率。在實(shí)際處理工作中要適當(dāng)擴(kuò)大他們的自主權(quán)和責(zé)任,減少投訴處理中的決策層次,提高反應(yīng)速度。
四、預(yù)見(jiàn)隨時(shí)可能發(fā)生的意外情況,及時(shí)調(diào)整應(yīng)對(duì)策略。
初次投訴的業(yè)主對(duì)物業(yè)管理公司還是信任的,抱著物業(yè)管理公司能及時(shí)修正失誤的希望。在初次投訴中解決業(yè)主面臨的問(wèn)題,可以避免業(yè)主改變投訴方向,將物業(yè)管理公司拖入煩瑣的解釋和應(yīng)訴的境地。物業(yè)管理企業(yè)要努力提高初次投訴處理結(jié)果的有效性,彌補(bǔ)服務(wù)中的過(guò)失,獲得業(yè)主的諒解。
對(duì)于來(lái)自外部(媒體、消協(xié)等)的投訴調(diào)查,企業(yè)要冷靜應(yīng)對(duì)不利的輿論氛圍,先從內(nèi)部尋找導(dǎo)致投訴的原因,采取果斷措施進(jìn)行整改,然后要和外部(媒體、消協(xié)等)及時(shí)溝通,如實(shí)反映情況,使業(yè)主和外部單位(媒體、消協(xié)等)準(zhǔn)確了解企業(yè)為解決投訴所采取的方案和措施,使業(yè)主相信企業(yè)的誠(chéng)意,并在結(jié)果實(shí)現(xiàn)之后,通過(guò)媒體進(jìn)行炒作,努力變被動(dòng)為主動(dòng),挽回已造成的負(fù)面影響。
遠(yuǎn)離訴訟是對(duì)企業(yè)自我保護(hù)的基本原則,法庭的任何判決結(jié)果都將影響轄區(qū)業(yè)主的信任度,甚至可能使物業(yè)管理公司聲名狼藉。不得已的訴訟要慎重對(duì)待,對(duì)起訴前因、后果了解清楚,積極尋找政策和法律依據(jù),學(xué)會(huì)用法律武器保護(hù)自己,必要時(shí)聘請(qǐng)專業(yè)律師應(yīng)訴,力爭(zhēng)在法庭上維護(hù)自己的聲譽(yù)。
《松下幸之助經(jīng)營(yíng)管理全集》中提到:“顧客的抱怨是很嚴(yán)重的警告,但誠(chéng)心誠(chéng)意去處理顧客抱怨的事,往往又是創(chuàng)造另一個(gè)機(jī)會(huì)的開始。”物業(yè)管理企業(yè)應(yīng)正確看待業(yè)主投訴,象摩托羅拉公司那樣,把投訴看成是“顧客送給企業(yè)的禮物”,業(yè)主投訴能為企業(yè)提供大量針對(duì)性極強(qiáng)的信息,這是任何市場(chǎng)調(diào)查都不能比擬的,在投訴中物業(yè)管理企業(yè)不僅能發(fā)現(xiàn)服務(wù)質(zhì)量問(wèn)題,還有可能發(fā)現(xiàn)市場(chǎng)的潛在需求,形成新的產(chǎn)品構(gòu)思和服務(wù)設(shè)計(jì),增加擴(kuò)展服務(wù)內(nèi)容的機(jī)會(huì)。投訴也為物業(yè)管理企業(yè)提供了將不滿業(yè)主轉(zhuǎn)化為忠誠(chéng)者的有利機(jī)會(huì),否則,不滿的業(yè)主“跳槽”,另聘其他物業(yè)管理企業(yè),就會(huì)使企業(yè)永遠(yuǎn)失去為這些業(yè)主服務(wù)的機(jī)會(huì)。
文/岑國(guó)權(quán) 作者單位:大慶林源物業(yè)(集團(tuán))股份有限公司