1.目的

　　確保面、輔料及外發(fā)加工品和其他物品的采購(gòu)能滿(mǎn)足公司要求，供應(yīng)商有能力穩(wěn)定、準(zhǔn)時(shí)地提供合格的產(chǎn)品。

　　2.適用范圍

　　面料、輔料、外發(fā)加工、辦公文體用品、生產(chǎn)設(shè)備、檢驗(yàn)設(shè)備等的采購(gòu)控制。

　　3.職責(zé)

　　3.1外協(xié)部負(fù)責(zé)面、輔料、外發(fā)加工品及其他物品的采購(gòu)控制和供應(yīng)商的評(píng)審及來(lái)料不合格的處理。

　　3.2前準(zhǔn)備部布、輔料倉(cāng)負(fù)責(zé)：

　　3.2.1來(lái)料的點(diǎn)收、初檢核對(duì)及入庫(kù)管理；

　　3.2.2半成品外發(fā)加工的點(diǎn)收、初檢。

　　3.3后整部負(fù)責(zé)成衣外發(fā)洗水和外發(fā)成衣加工的入庫(kù)管理。

　　3.4質(zhì)檢科負(fù)責(zé)來(lái)料的檢驗(yàn)判定。

　　4.工作程序(附流程圖)

　　4.1合格供應(yīng)商的評(píng)審

　　4.1.1對(duì)提供面料、輔料、外發(fā)加工的供應(yīng)商需進(jìn)行評(píng)審。

　　4.1.2外協(xié)部采購(gòu)員應(yīng)積極尋找面料、輔料及提供加工服務(wù)的供應(yīng)商，根據(jù)公司產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，由初步確定的供應(yīng)商提供常用面、輔料或外發(fā)加工樣品交業(yè)務(wù)部或質(zhì)檢科進(jìn)行樣品確認(rèn)，填制"樣品確認(rèn)單"。

　　4.1.3樣品確認(rèn)合格后，由外協(xié)部召集質(zhì)檢科、設(shè)備管理部、工藝科組成評(píng)估小組。

　　4.1.4評(píng)估小組前往新供應(yīng)商處依擬定項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)估，并于"供應(yīng)商調(diào)查表"內(nèi)記錄評(píng)審結(jié)果。

　　4.1.5經(jīng)現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審合格的供應(yīng)商，由外協(xié)部將評(píng)估結(jié)果呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后，登錄至"合格供應(yīng)商名單"。

　　4.1.6若為國(guó)內(nèi)知名廠(chǎng)商且已通過(guò)第三方質(zhì)量體系認(rèn)證；制度建立前已配合的供應(yīng)商且往前追溯1個(gè)月無(wú)重大不良記錄；客戶(hù)特別指定的供應(yīng)商；供應(yīng)商地址位于珠江三角洲以外的區(qū)域者；均可免除供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審步驟。由供應(yīng)商提供相關(guān)評(píng)審資料，由業(yè)務(wù)部進(jìn)行整理、匯總呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后，登記合格供應(yīng)商名單。

　　4.2供應(yīng)商的定期考核

　　對(duì)供應(yīng)商定期進(jìn)行考核，以評(píng)審其持續(xù)提供合格產(chǎn)品的能力。

　　4.2.1每月交貨批次在5次(含)以上的供應(yīng)商按月考核，每月交貨批次在5次以下的供應(yīng)商按季考核。

　　4.2.2考核比例為質(zhì)量40分，交期20分，價(jià)格20分，服務(wù)20分。

　　4.2.3考核項(xiàng)目

　　1) 質(zhì)量：送貨批為全檢者以不良率表示，抽檢者以不良批次率表示，免檢者根據(jù)使用中挑選出的不良數(shù)除以總進(jìn)貨使用數(shù)量進(jìn)行計(jì)算。

　　不良(批)率=不良(批)數(shù)÷總進(jìn)貨(批)數(shù)×100%

　　質(zhì)量評(píng)分=(1-不良<批>率)×40

　　2) 交期：逾期交貨率=逾期交貨批數(shù)÷應(yīng)準(zhǔn)時(shí)交貨批數(shù)×100%

　　評(píng)分=(1-逾期交貨率)×20

　　3) 價(jià)格：

　　公平合理

　　報(bào)價(jià)迅速尚屬公平

　　報(bào)價(jià)緩慢稍微偏高

　　報(bào)價(jià)迅速稍微偏高

　　報(bào)價(jià)緩慢報(bào)價(jià)不合理

　　報(bào)價(jià)低效

　　20分15分10分5分0分

　　4)服務(wù)：

　　很滿(mǎn)意20分主動(dòng)征詢(xún)意見(jiàn)，改善迅速。

　　較滿(mǎn)意15分接到抱怨后，改善迅速。

　　一般滿(mǎn)意10分接到抱怨后，尚能誠(chéng)意改善，偶爾拖延。

　　不太滿(mǎn)意5分接到抱怨后，改善誠(chéng)意不足，經(jīng)常拖延。

　　不滿(mǎn)意0分接到抱怨后，置之不理。

　　4.2.4考核部門(mén)及等級(jí)評(píng)定

項(xiàng)目	評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)	等級(jí)				考核部門(mén)
質(zhì)量	40分	90分(含) 以上	70分 至 89分	60分 至 69分	59分(含) 以下	質(zhì)檢科
交期	20分					外協(xié)部
價(jià)格	20分					外協(xié)部
服務(wù)	20分					外協(xié)部
總評(píng)	100分	A	B	C	D	外協(xié)部

　　4.2.5經(jīng)考核為A級(jí)的供應(yīng)商，公司根據(jù)實(shí)際情況給予產(chǎn)品免檢，增加采購(gòu)份額，貨款結(jié)算時(shí)間縮短等優(yōu)惠條件；評(píng)為B級(jí)的供應(yīng)商按正常方式處理；評(píng)為C級(jí)的供應(yīng)商，對(duì)其進(jìn)行輔導(dǎo)，要求其進(jìn)行改善，若半年內(nèi)無(wú)法達(dá)到B級(jí)者，則降級(jí)為D級(jí)供應(yīng)商；評(píng)為D級(jí)者為不合格供應(yīng)商。

　　4.2.6經(jīng)考核為D級(jí)的供應(yīng)商或由于各種原因喪失合格供貨能力的供應(yīng)商，則由外協(xié)部填寫(xiě)"供應(yīng)商撤銷(xiāo)申請(qǐng)單"，經(jīng)總經(jīng)理同意后撤銷(xiāo)其合格供應(yīng)商資格。

　　4.3布、輔料的采購(gòu)

　　4.3.1技術(shù)科紙樣員按照客戶(hù)訂單要求編寫(xiě)"服裝單件用料單"，經(jīng)技術(shù)科主管審核后交業(yè)務(wù)部。

　　4.3.2業(yè)務(wù)部接到"服裝單件用料單"后，根據(jù)客戶(hù)訂單數(shù)量計(jì)算布、輔料總需用量，填寫(xiě)"填制前準(zhǔn)備表"，核實(shí)是客供還是自購(gòu)。

　　4.3.3 若為客戶(hù)提供布、輔料，業(yè)務(wù)跟單員根據(jù)總需用量及交貨期，提報(bào)物料到貨計(jì)劃交客戶(hù)確認(rèn)，采購(gòu)員按4.6向客戶(hù)跟催物料。

　　4.3.4若部分或全部布、輔料為本公司自購(gòu)，業(yè)務(wù)跟單員需詳細(xì)了解該款訂單布、輔料庫(kù)存狀況，根據(jù)庫(kù)存數(shù)量扣減本批總采購(gòu)量，填入"布、輔料準(zhǔn)備表"。

　　4.3.5業(yè)務(wù)跟單員將完成的"布、輔料準(zhǔn)備表"分別交業(yè)務(wù)部主管及總經(jīng)理審核批準(zhǔn)。

　　4.3.6采購(gòu)員依據(jù)"布輔料準(zhǔn)備表"中的自購(gòu)需求，同合格供應(yīng)商接洽，通過(guò)詢(xún)價(jià)、議價(jià)、比價(jià)，初步擬定物料價(jià)格，然后根據(jù)自購(gòu)項(xiàng)目的采購(gòu)要求針對(duì)各供應(yīng)商，填寫(xiě)"訂購(gòu)單"或采購(gòu)合同。

　　4.3.7"訂購(gòu)單"或采購(gòu)合同經(jīng)業(yè)務(wù)主管審核后，交總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)。

　　4.3.8經(jīng)批準(zhǔn)的"訂購(gòu)單"或采購(gòu)合同的傳真或其他途徑，傳達(dá)給供應(yīng)商簽章確認(rèn)。

　　4.3.9一次性購(gòu)買(mǎi)金額100元以下的輔料采購(gòu)員可直接上門(mén)確認(rèn)或讓經(jīng)銷(xiāo)商送貨上門(mén)確認(rèn)，當(dāng)場(chǎng)現(xiàn)金交易，并索取銷(xiāo)貨發(fā)票或收據(jù)。

　　4.4半成品、成品的外發(fā)加工

　　4.4.1外發(fā)加工的時(shí)機(jī)

　　a.服裝的某些工序公司無(wú)特定的加工設(shè)備；

　　b.服裝的某些工藝本公司品質(zhì)水平不足；

　　c.本公司生產(chǎn)能力法保證交期；

　　d.外協(xié)加工比公司內(nèi)加工成本低廉。

　　e.以上外發(fā)加工主要有繡花、印花、釘珠、洗水和成衣加工。

　　4.4.2業(yè)務(wù)部跟單員接訂單后，依據(jù)公司的設(shè)備及生產(chǎn)能力，判斷需要外發(fā)加工的項(xiàng)目，提出外協(xié)加工申請(qǐng)，交業(yè)務(wù)主管審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　4.4.3若是繡花、印花、釘珠、洗水等外發(fā)加工的項(xiàng)目，由工廠(chǎng)部根據(jù)訂單工藝技術(shù)要求和交貨期確定工藝、數(shù)量和進(jìn)度，編制"外發(fā)加工工藝單"和"外協(xié)件到貨排期表"，交外協(xié)主管批準(zhǔn)。

　　4.4.4若是成衣外發(fā)加工，業(yè)務(wù)跟單應(yīng)擬定交貨期，并將客戶(hù)資料交由工廠(chǎng)部編制"外發(fā)加工工藝單"，然后交業(yè)務(wù)主管核準(zhǔn)。

　　4.4.5采購(gòu)員依據(jù)批準(zhǔn)的外協(xié)加工申請(qǐng)及核準(zhǔn)后的工藝技術(shù)和交貨期要求，同外協(xié)廠(chǎng)接洽、定價(jià)，然后針對(duì)各外協(xié)廠(chǎng)填寫(xiě)加工承攬合同或"外發(fā)加工通知單"，交業(yè)務(wù)主管審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　4.4.6采購(gòu)員將批準(zhǔn)后的外協(xié)加工合同或"外協(xié)加工通知單"交外協(xié)廠(chǎng)簽章確認(rèn)。

　　4.5生產(chǎn)用備品備件工具，辦公文具等低值易耗品的存量采購(gòu)。

　　4.5.1日常生產(chǎn)、辦公類(lèi)低值易耗品由采購(gòu)依據(jù)保質(zhì)期和日常消耗情況，擬定安全庫(kù)存量，交外協(xié)主管審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)，如情況有變化，應(yīng)及時(shí)調(diào)整安全庫(kù)存量。

　　4.5.2對(duì)安全存量采購(gòu)的物品，倉(cāng)庫(kù)在其保管帳卡上標(biāo)出安全庫(kù)存量，當(dāng)物品庫(kù)存低于安全存量時(shí)，填寫(xiě)"申購(gòu)表"統(tǒng)一申購(gòu)，交前準(zhǔn)備部主管審核。

　　4.5.3采購(gòu)員依據(jù)"申購(gòu)表"同供應(yīng)商接洽、詢(xún)價(jià)、金額在_______元以?xún)?nèi)的物品，由外協(xié)主管批準(zhǔn)定價(jià)。在_______元以上的物品，由總經(jīng)理批準(zhǔn)定價(jià)。

　　4.5.4采購(gòu)員根據(jù)議定價(jià)填寫(xiě)"訂購(gòu)單"，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，以傳真或其他途徑傳遞給供應(yīng)商簽章確認(rèn)。

　　4.6生產(chǎn)、檢測(cè)設(shè)備的采購(gòu)

　　4.6.1當(dāng)生產(chǎn)工藝、品質(zhì)檢測(cè)、技術(shù)研究等原因需要購(gòu)入設(shè)備時(shí)，由設(shè)備管理部門(mén)對(duì)需求進(jìn)行經(jīng)濟(jì)技術(shù)分析，并寫(xiě)出"設(shè)備購(gòu)置經(jīng)濟(jì)技術(shù)分析報(bào)告"，附上"設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃"報(bào)總經(jīng)理審批。

　　4.6.2設(shè)備管理部門(mén)依批準(zhǔn)的"設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃"，跟多家供應(yīng)商洽談，依據(jù)性?xún)r(jià)比、售后服務(wù)等因素議定供應(yīng)商，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　4.6.3設(shè)備管理部門(mén)起草采購(gòu)合同，并按《合同管理制度》的規(guī)定報(bào)批。

　　4.6.4采購(gòu)合同簽定后，由業(yè)務(wù)部采購(gòu)或總經(jīng)理指定人員跟蹤保證合同規(guī)定內(nèi)容的履行。

　　4.7零星采購(gòu)

　　4.7.1急需的維修專(zhuān)用配件和工作需要的圖書(shū)、禮品等臨時(shí)性非計(jì)劃物品，由需求部門(mén)填寫(xiě)"申購(gòu)表"，報(bào)總經(jīng)理或其授權(quán)人批準(zhǔn)。

　　4.7.2零星采購(gòu)一般為誰(shuí)申購(gòu)誰(shuí)采購(gòu)，確需采購(gòu)員購(gòu)買(mǎi)的，申購(gòu)部門(mén)必須提供采購(gòu)信息。

　　4.7.3采購(gòu)回的臨時(shí)性非計(jì)劃物品，需交采購(gòu)員簽字驗(yàn)收后方可入庫(kù)。

　　4.8采購(gòu)產(chǎn)品的跟催

　　4.8.1業(yè)務(wù)部采購(gòu)員將所有需追蹤的面、輔料及外發(fā)加工的采購(gòu)業(yè)務(wù)納入"采購(gòu)追蹤表"進(jìn)行控制。

　　4.8.2為確保供應(yīng)商能如期交貨，采購(gòu)應(yīng)于交貨前三天跟催供應(yīng)商備貨、交貨，如有可能延誤應(yīng)記錄并預(yù)先通告各相關(guān)部門(mén)。

　　4.8.3對(duì)于已至交貨期，仍未交貨的物料需調(diào)查延交原因，每天跟催，并及時(shí)通告工廠(chǎng)部，調(diào)整生產(chǎn)進(jìn)度。

　　4.9采購(gòu)的變更

　　4.9.1當(dāng)客戶(hù)訂單數(shù)量發(fā)生變化或供應(yīng)商的質(zhì)量、交期不能達(dá)到公司要求，若需更改相關(guān)訂購(gòu)內(nèi)容，則由外協(xié)部與供應(yīng)商協(xié)商一致后進(jìn)行更改；若供應(yīng)商提出變更時(shí)，外協(xié)部視客戶(hù)、公司需求決定是否接受，接受更改后需通知相關(guān)部門(mén)。

　　4.10采購(gòu)驗(yàn)證

　　4.10.1顧客提供的物料按《顧客財(cái)產(chǎn)控制程序》管理、驗(yàn)收。

　　4.10.2自購(gòu)的布、輔料或車(chē)花、釘珠、印花等工序外發(fā)加工品，由前準(zhǔn)備部進(jìn)料檢驗(yàn)員進(jìn)行抽檢，具體依《進(jìn)料檢驗(yàn)程序》作業(yè)，檢驗(yàn)合格后交布、輔料倉(cāng)管員點(diǎn)收入庫(kù)。

　　4.10.3成衣外發(fā)洗水及成衣外發(fā)加工品，由后整部QA按《最終檢驗(yàn)程序》進(jìn)行抽檢判定，檢驗(yàn)合格后交后整部收發(fā)員辦理入庫(kù)手續(xù)。

　　4.10.4經(jīng)檢驗(yàn)不合格者，依《不合格品控制程序》作業(yè)。

　　5.相關(guān)文件

　　5.1《進(jìn)料檢驗(yàn)程序》

　　5.2《最終檢驗(yàn)程序》

　　5.3《不合格品控制程序》

　　5.4《顧客財(cái)產(chǎn)控制程序》

　　5.5《物料倉(cāng)庫(kù)管理規(guī)程》

　　6.記錄

　　6.1《樣品確認(rèn)單》

　　6.2《供應(yīng)商調(diào)查表》

　　6.3《合格供應(yīng)商名單》

　　6.4《供應(yīng)商考核表》

　　6.5《供應(yīng)商撤銷(xiāo)申請(qǐng)單》

　　6.6《布、輔料準(zhǔn)備表》

　　6.7《申購(gòu)表》

　　6.8《詢(xún)價(jià)表》

　　6.9《訂購(gòu)單》或訂購(gòu)合同

　　6.10《外發(fā)加工通知單》或加工承攬合同

　　6.11《采購(gòu)追蹤表》

篇2：物業(yè)公司物資采購(gòu)管理程序

　　物業(yè)公司物資采購(gòu)管理程序

　　1.0目的

　　對(duì)物資采購(gòu)過(guò)程及供方進(jìn)行控制，確保所采購(gòu)的產(chǎn)品符合規(guī)定要求，價(jià)格達(dá)到成本控制的目的。

　　2.0適用范圍

　　適用于麗江花園物業(yè)管理公司對(duì)服務(wù)所需的原材料采購(gòu)的控制，對(duì)供方進(jìn)行選擇、評(píng)價(jià)和控制。

　　3.0職責(zé)

　　3.1行政部負(fù)責(zé)物資采購(gòu)（各相關(guān)部門(mén)協(xié)助），負(fù)責(zé)按要求組織對(duì)供應(yīng)采購(gòu)物資及承包合同的供方進(jìn)行評(píng)價(jià)，編制合格供方名錄，對(duì)供方的供貨、服務(wù)業(yè)績(jī)定期進(jìn)行評(píng)價(jià)，建立供方檔案，執(zhí)行采購(gòu)作業(yè)。

　　3.2各部門(mén)或機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)提供國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、采購(gòu)物品驗(yàn)收依據(jù)、準(zhǔn)則或標(biāo)準(zhǔn)。技術(shù)部或使用部門(mén)、機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)采購(gòu)物品的檢驗(yàn)或驗(yàn)證，協(xié)助核定分類(lèi)物品及有關(guān)費(fèi)用支出的價(jià)格。行政組織各使用部門(mén)的質(zhì)量信息反饋，對(duì)分類(lèi)物品供應(yīng)的評(píng)價(jià)。

　　3.3財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)從資金上保證審批后項(xiàng)目的實(shí)施。

　　3.4管理者代表負(fù)責(zé)審核合格供方名錄，并上報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　3.5使用物品的相關(guān)部門(mén)人員負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)物資的質(zhì)量進(jìn)行檢測(cè)。

　　4.0定義

　　4.1采購(gòu)物資分類(lèi)，根據(jù)對(duì)服務(wù)質(zhì)量影響程度分為：

　　4.1.1A類(lèi)：次采購(gòu)金額在5萬(wàn)元（含5萬(wàn)元）以上的零星采購(gòu)。

　　4.1.2B類(lèi)：次采購(gòu)金額在1萬(wàn)元（含1萬(wàn)元）以上，5萬(wàn)元（不含5萬(wàn)元）以下的零星采購(gòu)。

　　4.1.3C類(lèi)：次采購(gòu)金額在1萬(wàn)元以下的零星采購(gòu)。

　　4.1.4D類(lèi)：緊急物品采購(gòu)。

　　4.1.5E類(lèi):所有經(jīng)常性采購(gòu)的物品。

　　4.2供方：提供產(chǎn)品的組織或個(gè)人。

　　示例：制造商、批發(fā)商、產(chǎn)品的零售商或商販、服務(wù)或信息的提供方。

　　注1：供方可以是組織內(nèi)部的或外部的。

　　注2：在合同情況下供方有時(shí)稱(chēng)為“承包方”。

　　5.0工作程序

　　5.1物資采購(gòu)的審批

　　5.1.1審批要填寫(xiě)《用款/采購(gòu)計(jì)劃》，由部門(mén)經(jīng)理確認(rèn)，財(cái)務(wù)總監(jiān)審核后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。

　　5.1.2E類(lèi)物品采購(gòu)需專(zhuān)題報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理批準(zhǔn)；D類(lèi)物品由行政部組織，各相關(guān)部門(mén)協(xié)助進(jìn)行招標(biāo)，工作程序參照RGPM-7.2.1-B-01執(zhí)行；C類(lèi)物品采購(gòu)由需求部門(mén)根據(jù)年度費(fèi)用預(yù)算提出采購(gòu)計(jì)劃；B類(lèi)物品采購(gòu)需專(zhuān)題報(bào)告交財(cái)務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后由行政部組織貨比三家，必要時(shí)簽訂合同，結(jié)果報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)、董事長(zhǎng)批準(zhǔn)；A類(lèi)物品采購(gòu)參照B類(lèi)程序進(jìn)行公開(kāi)招標(biāo)，并簽訂合同。

　　5.1.3《用款/采購(gòu)計(jì)劃》應(yīng)清楚寫(xiě)明物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、申請(qǐng)購(gòu)買(mǎi)時(shí)間、用途、質(zhì)量要求等。

　　5.2采購(gòu)實(shí)施

　　5.2.1行政部負(fù)責(zé)實(shí)施采購(gòu)，各相關(guān)部門(mén)協(xié)助。對(duì)于重要物資，必須在《合格物資供方名錄》中選擇供方。

　　5.2.2采購(gòu)前采購(gòu)員必須對(duì)《用款/采購(gòu)計(jì)劃》核實(shí)，在與供方溝通前，應(yīng)確保規(guī)定的采購(gòu)要求是充分的。

　　5.3采購(gòu)物資的驗(yàn)證方式

　　5.3.1對(duì)采購(gòu)的物資可以有如下幾種驗(yàn)證方式：

　　a)由行政部組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行進(jìn)貨驗(yàn)證；

　　b)由本公司在供方現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施驗(yàn)證；

　　5.3.2行政部應(yīng)在采購(gòu)文件中規(guī)定驗(yàn)證的安排和產(chǎn)品放行的方法。

　　5.3.3驗(yàn)證活動(dòng)可包括：檢驗(yàn)或試驗(yàn)、外觀(guān)檢查、試用、提供合格證明文件等方式。根據(jù)《采購(gòu)物資分類(lèi)明細(xì)表》，在相應(yīng)的檢驗(yàn)規(guī)程中規(guī)定不同的驗(yàn)證方式。

　　5.4采購(gòu)信息

　　采購(gòu)信息表達(dá)擬采購(gòu)的產(chǎn)品，適當(dāng)時(shí)包括：

　　5.4.1產(chǎn)品采購(gòu)批準(zhǔn)的要求。

　　5.4.2對(duì)產(chǎn)品的驗(yàn)收要求。

　　5.4.3適用的質(zhì)量管理體系要求。

　　5.4.4其他要求，如價(jià)格、數(shù)量、交付、人員等。

　　5.5公司的采購(gòu)文件

　　文件包括：《用款/采購(gòu)計(jì)劃》、《采購(gòu)物資分類(lèi)明細(xì)表》、《采購(gòu)合同》及附件等，由行政部保管。在與供方溝通前，原則上，應(yīng)確認(rèn)采購(gòu)要求是，應(yīng)由相應(yīng)的發(fā)放部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)要求是否充分進(jìn)行審批。

　　5.6對(duì)采購(gòu)物資供方的評(píng)價(jià)

　　5.6.1合格供應(yīng)商的條件

　　a)有營(yíng)業(yè)執(zhí)照和相應(yīng)的經(jīng)營(yíng)資格，具備持續(xù)穩(wěn)定的合格產(chǎn)品供貨渠道；

　　b)具有良好的供應(yīng)物資業(yè)績(jī)；

　　c)具有質(zhì)量保證能力的證明（必要時(shí)）；

　　d)價(jià)格合理；

　　e)服務(wù)良好。

　　5.6.2行政部根據(jù)采購(gòu)物資要求，組織有關(guān)人員對(duì)物資的質(zhì)量、價(jià)格、履約率等進(jìn)行比較，選擇合格的供方，填寫(xiě)《物資供方評(píng)定記錄表》。對(duì)同類(lèi)的供貨物資，應(yīng)同時(shí)選擇幾家合格的供方以作比較。行政部負(fù)責(zé)建立并保存合格供方的質(zhì)量記錄。根據(jù)供方物資的類(lèi)別及其質(zhì)量保證能力，明確對(duì)供方的控制方式和程度。

　　5.6.3對(duì)有多年業(yè)務(wù)往來(lái)的重要物資供方，應(yīng)提供其質(zhì)量證明文件和定期檢查記錄，以證實(shí)其質(zhì)量保證能力，適當(dāng)時(shí)包括以下內(nèi)容：

　　a)質(zhì)量管理體系認(rèn)證證書(shū)；

　　b)本公司對(duì)供方質(zhì)量管理體系進(jìn)行審核的結(jié)果；

　　c)本公司及供方其他顧客的滿(mǎn)意程度調(diào)查；

　　d)供方產(chǎn)品的質(zhì)量、價(jià)格、交貨、服務(wù)能力等的檢查記錄；

　　e)供方的財(cái)務(wù)狀況及服務(wù)和支持能力等。

　　5.6.4對(duì)第一次供應(yīng)重要物資的供方，除提供充分的書(shū)面證明材料外，對(duì)物資應(yīng)經(jīng)樣品檢驗(yàn)及小批量試用，證明合格才能供貨。具體步驟如下：

　　a)新供方根據(jù)提供的技術(shù)要求提供少量樣品；

　　b)使用部門(mén)對(duì)樣品進(jìn)行驗(yàn)證，并填寫(xiě)《物資供方評(píng)定記錄表》；

　　c)樣品如不合格可再送樣，但最多不能超過(guò)兩次；

　　d)小批量進(jìn)貨驗(yàn)證或試用不合格則取消其供貨資格。

　　e)樣品驗(yàn)證、小批量試用均合格的供方經(jīng)行政部審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，可列入《合格物資供方名錄》；

　　5.6.5零星采購(gòu)物資供方，使用部門(mén)對(duì)其進(jìn)貨驗(yàn)證記錄即為對(duì)此供方的評(píng)價(jià)。

　　5.6.7對(duì)連續(xù)兩次供應(yīng)物資有嚴(yán)重不合格的物資供方，應(yīng)取消其供方資格。

　　5.7對(duì)合格供方的定期復(fù)評(píng)

　　行政部每年對(duì)合格物資供方進(jìn)行一次跟蹤復(fù)評(píng)，填寫(xiě)《物資供方業(yè)績(jī)?cè)u(píng)定表》，評(píng)價(jià)時(shí)按百分制，質(zhì)量評(píng)分占60%，交貨期評(píng)分占20%，其他（如價(jià)格、售后服務(wù)等）占20%。評(píng)定總分低于60（或質(zhì)量評(píng)分低于42），應(yīng)取消其合格供方資格；如因特殊情況留用，應(yīng)報(bào)管理者代表批準(zhǔn)，但應(yīng)加強(qiáng)對(duì)其供應(yīng)物資的進(jìn)貨驗(yàn)證，連續(xù)第二次評(píng)分仍不合格，應(yīng)取消其供貨資格。

　　6.0相關(guān)文件

　　6.1《土建維修材料采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)》RGPM-7.4.1–C-01-01

　　7.0質(zhì)量記錄

　　7.1《用款采購(gòu)計(jì)劃》RGPM–7.4.1–D-01-01

　　7.2《合格物資供方名錄》RGPM–7.4.1–D-01-02

　　7.3《采購(gòu)合同》RGPM–7.4.1–D-01-03

　　7.4《采購(gòu)物資分類(lèi)明細(xì)表》RGPM–7.4.1–D-01-04

　　7.5《物資供方調(diào)查表》RGPM–7.4.1–D-01-05

　　7.6《物資供方評(píng)定記錄表》RGPM–7.4.1–D-01-06

　　7.7《物資供方業(yè)績(jī)?cè)u(píng)定表》RGPM–7.4.1–D-01-07

　　7.8《物資供方評(píng)價(jià)檔案》RGPM–7.4.1–D-01-08

篇3：酒店各部門(mén)文件備忘錄采購(gòu)單傳遞程序

　　酒店各部門(mén)文件、備忘錄、采購(gòu)單的傳遞程序

　　現(xiàn)各部門(mén)為文件的傳遞而影響了工作，鑒于此情況，為了提高文件和單據(jù)的傳遞效率，特規(guī)定以下程序：

　　備忘錄的傳遞：

　　各部門(mén)起草的備忘錄需按照要求的格式和字體打印出來(lái)，并有起草備忘錄的部門(mén)經(jīng)理的簽字，交總經(jīng)辦審核，如有修改，請(qǐng)各部門(mén)修改后再遞交總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦遞交總經(jīng)理批閱后，總經(jīng)辦負(fù)責(zé)向各部門(mén)下發(fā)、專(zhuān)遞，如有修改，總經(jīng)辦應(yīng)及時(shí)通知其超備忘錄的部門(mén)，按照總經(jīng)理的意見(jiàn)修改后，再次按照以上程序遞交。

　　采購(gòu)單的傳遞：

　　各部門(mén)的采購(gòu)單先遞交采購(gòu)部庫(kù)管，如沒(méi)有庫(kù)存，此單由采購(gòu)部負(fù)責(zé)向財(cái)務(wù)部傳遞，財(cái)務(wù)部審批后送總經(jīng)理審批，審批后的采購(gòu)單由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)傳采購(gòu)部。

　　文件的傳遞：

　　各部門(mén)外出開(kāi)會(huì)和接到得上級(jí)或職能部門(mén)的文件，應(yīng)先送交辦公室，由辦公室做文件處理簽后交總經(jīng)理批閱，辦公室按照總經(jīng)理批閱的內(nèi)容進(jìn)行落實(shí)，相關(guān)部門(mén)落實(shí)完畢后，在文件上注明完成的時(shí)間和內(nèi)容交辦公室，由辦公室向總經(jīng)理匯報(bào)并保存。

　　周會(huì)紀(jì)要的傳遞：

　　每周的周會(huì)紀(jì)要，由總經(jīng)辦整理打印后，按以下部門(mén)經(jīng)理簽閱后自行向下一個(gè)部門(mén)傳遞，不得在部門(mén)滯留，部門(mén)經(jīng)理請(qǐng)假的可以由部門(mén)代班人員代簽。傳遞順序：人事部、財(cái)務(wù)部、采購(gòu)部、工程部、安全部、銷(xiāo)售部、餐飲部、客房部、康樂(lè)部、娛樂(lè)部返回總經(jīng)辦。

　　EOD檢查整改：

　　每天的EOD檢查記錄，由總經(jīng)辦分類(lèi)電話(huà)通知相關(guān)部門(mén)，各部門(mén)能夠整改的，整改后電話(huà)通知總經(jīng)辦整改結(jié)果，總經(jīng)辦要認(rèn)真記錄部門(mén)的反饋；如果當(dāng)時(shí)不能整改或需要其他部門(mén)協(xié)助的，必須書(shū)面反饋總經(jīng)辦，并且在第二天的早回上匯報(bào)和協(xié)調(diào)；

　　緊急文件和單據(jù)的傳遞：

　　當(dāng)有緊急的文件、備忘錄、采購(gòu)單等，可以不按此程序，但必須電話(huà)通知總經(jīng)理，按照總經(jīng)理的意見(jiàn)處理。

　　自行傳遞的內(nèi)容：

　　各部門(mén)的單據(jù)需要傳遞3/F總公司的和需要說(shuō)明的，由各部門(mén)自行傳遞。