物業(yè)人事檔案管理制度
1、目的
為了將企業(yè)人事檔案管理工作制度化，規(guī)范化，維護(hù)人事檔案材料完整，防止檔案丟失、損壞便于相關(guān)人事檔案材料的借閱和使用。
2、適用范圍
適合公司全體員工
3、人事檔案分類
員工人事檔案分為以下八大類：
3.1 入職檔案
3.2 個(gè)人簡歷、員工登記表、入職試卷、面試評價(jià)表、身份證、學(xué)歷學(xué)位證書、英語等級證書、計(jì)算機(jī)等級證書、各類資格證書復(fù)印件等個(gè)人入職基本信息。
3.3 員工更改姓名、民族、年齡、工作時(shí)間等過程中形成的個(gè)人申請表，上級領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)以及所依據(jù)的證明材料。
3.4 勞動合同、保密合同、補(bǔ)充協(xié)議、應(yīng)屆畢業(yè)生協(xié)議、實(shí)習(xí)協(xié)議等。
3.5 培訓(xùn)檔案
3.5.1 新員工入職培訓(xùn)試卷、培訓(xùn)心得。
3.5.2 參加培訓(xùn)登記表、外派培訓(xùn)總結(jié)表、培訓(xùn)申請表、培訓(xùn)效果評估表。
3.6 職位檔案
3.6.1 職位說明書、職務(wù)說明書、職務(wù)任命書。
3.6.2 職務(wù)變動申請、職位、職務(wù)變更記錄。
3.7 薪酬考核檔案
3.7.1 試用期考核表、員工試用期總結(jié)表。
3.7.2 季度/年度考核記錄表、考核成績、考核面談記錄。
3.7.3 工作記錄、調(diào)薪申請單、調(diào)薪/降薪記錄。
3.8 其他檔案
3.8.1 各類獎勵、處罰記錄。
3.8.2 離職申請、離職工作交接單、離職談話記錄、離職證明存根其他補(bǔ)充協(xié)議。
4、人事檔案的歸檔
4.1 首先對各類人事檔案進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求。
4.2 按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置。
4.3 在目錄上補(bǔ)登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容。
4.4 將新材料放入檔案。
5、人事檔案的核查核對
5.1檢查和核對時(shí)保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進(jìn)行檢查，如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進(jìn)行檢查，如查看檔案室環(huán)境是否良好，有無其他存放錯(cuò)誤等。
5.2檢查核對一般要定期進(jìn)行。但在下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對：
5.2.1突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后。
5.2.2對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。
5.2.3發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。
6、人事檔案的轉(zhuǎn)遞
6.1 檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的，轉(zhuǎn)遞程序如下：
6.1.1 取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案。
6.1.2 在檔案底賬上注銷。
6.1.3 填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》。
6.1.4 按發(fā)文要求包裝、密封。
6.1.5 在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過內(nèi)部人員轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。
6.1.6 收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時(shí)退回。
7、人事檔案利用的方式
7.1 查閱
設(shè)立檔案查閱資料室以供利用查閱。相關(guān)權(quán)限人員可以到人事檔案管理部門進(jìn)行查看，無關(guān)人員不得要求檔案查閱。檔案管理部門要做好查閱的資格審查及登記工作。
7.2 借出使用
相關(guān)人員為完成某項(xiàng)工作任務(wù)，必須將人事檔案借出使用時(shí)采用的方式。借閱人必須履行嚴(yán)格的借閱手續(xù)，基礎(chǔ)時(shí)間不能超過一周，需要在“借閱登記表”上進(jìn)行登記，逾期未歸還者，續(xù)辦延長借閱手續(xù)，并到期歸還。
7.3 出具證明材料
一般由于使用人因入黨、入團(tuán)、提升、招工、出國等要求需要檔案管理部門出具證明材料的，由管理部門向證明人核實(shí)情況，可以出具證明材料。出具的證明材料經(jīng)認(rèn)真校對、審查，經(jīng)主管部門審批，加蓋公章后方能生效。
8、人事檔案利用的手續(xù)
8.1 查閱手續(xù)
查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容：首先，由申請查閱者寫出查檔申請，在申請中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況;其次，查閱部門負(fù)責(zé)人簽字;最后，由人事檔案部門審核批準(zhǔn)。人事檔案部門對申請報(bào)告進(jìn)行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準(zhǔn)。
8.2 外借手續(xù)
首先，借檔人員寫出借檔申請，內(nèi)容與查檔報(bào)告相似;其次，借檔人員(部門)蓋章，負(fù)責(zé)人簽字;再次，人事檔案部門對其進(jìn)行審核、批準(zhǔn)，然后進(jìn)行借檔登記。把借檔的時(shí)間，材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚并由借檔人員簽字;最后，歸還時(shí)及時(shí)在外借登記上注銷。
8.3 出具證明材料的手續(xù)：
單位、部門或個(gè)人需要由人事檔案部門出具證明材料時(shí)，需履行以下手續(xù)：首先，由有關(guān)人員(部門)提出申請，說明要求出具證明材料的理由;其次，人事檔案部門按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合利用者的要求，提供證明材料;最后，證明材料由人事檔案部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。
9、人事檔案保密規(guī)定及保存期限
9.1 公司由人力資源部門負(fù)責(zé)管理人事檔案的工作，保管人員不得對各類存檔檔案進(jìn)行刪除、涂改、變更或銷毀，并且嚴(yán)格保密，不得擴(kuò)散。
9.2 公司的內(nèi)部各類人事檔案原則上永久保存，對于已辭職、辭退人員的個(gè)人檔案，自員工離職之日起3年后方可銷毀。
10、附則
10.1此制度解釋權(quán)歸人力資源部。
10.2本制度自發(fā)文之日起開始執(zhí)行。
篇2：學(xué)院干部人事檔案查（借）閱制度
學(xué)院干部人事檔案查(借)閱制度
一、查(借)閱干部人事檔案，須填寫《干部人事檔案查(借)閱審批表》，并經(jīng)人事科長初審、副處長審核、處長審批同意后方可查(借)閱。
二、查(借)閱干部人事檔案，要愛護(hù)檔案，嚴(yán)禁圈劃、涂改、抽換、摘抄、拍攝、復(fù)制，不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容，違者給予批評教育直至紀(jì)律處分。
三、個(gè)人不得查(借)閱本人及其親屬的檔案。
四、查閱干部人事檔案，須持查閱部門介紹信在檔案室查閱。
五、干部人事檔案原則上不得外借，如有特殊情況必須借閱，須履行借閱審批手續(xù)，借閱時(shí)間一般不超過5天。如需續(xù)借，應(yīng)及時(shí)履行審批手續(xù)，續(xù)期不超過3天。外借檔案必須妥善保管，不得攜帶回家，不得讓無關(guān)人員翻閱。
六、嚴(yán)禁在查閱檔案時(shí)喝水、吸煙，謹(jǐn)防損壞檔案。
七、外單位人員查閱我院干部人事檔案，須持《查閱干部人事檔案介紹信》，經(jīng)組織人事處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。
八、借出檔案，應(yīng)清點(diǎn)登記;收回檔案，應(yīng)在核對無誤后放歸原位。
篇3：學(xué)院干部人事檔案室保密制度
學(xué)院干部人事檔案室保密制度
一、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國保密法》、《中華人民共和國檔案法》及上級有關(guān)法規(guī)，做好檔案安全保密工作。
二、嚴(yán)格執(zhí)行干部人事檔案材料接收、保管和提供利用制度。
三、干部人事檔案室為機(jī)要重地，非工作人員不得入內(nèi)。
四、檔案進(jìn)出，須嚴(yán)格履行審批、核對、簽字、登記等手續(xù)。
五、查閱檔案原則上在檔案室進(jìn)行。查閱密級檔案不得擅自摘抄、復(fù)印、拍照。
六、借閱檔案必須辦理借閱手續(xù)，借閱人員要承擔(dān)檔案安全保管責(zé)任。
七、復(fù)印秘密級檔案材料，應(yīng)嚴(yán)格履行審批、登記手續(xù)，標(biāo)明復(fù)印單位、份數(shù)、日期。復(fù)印件視同原件管理。
八、干部人事檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守保密制度，不得以任何形式泄露檔案內(nèi)容。
九、嚴(yán)禁任何個(gè)人私自保存他人檔案。
十、對違犯保密紀(jì)律，玩忽職守，造成重大遺失、泄密等責(zé)任事故者，按有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。