物業管理公司文書管理標準作業規程(五)

　　1.0目的

　　規范文件分類、編號、擬制、審批、用印、收發處理工作。

　　2.0適用范圍

　　適用于物業管理有限公司及下屬管理處各部門的文書管理工作。

　　3.0職責

　　3.1總經理負責所有發文審批。

　　3.2部門經理負責本部門文件的擬制與審核。

　　3.3行政部主管負責公司文件格式及內容的審核，用印管理。

　　3.4行政部文員負責公司文件收發及歸檔。

　　3.5管理處經理負責管理處文件審批。

　　3.6行政部負責文件的打印及文號的管理工作。

　　4.0程序要點

　　4.1公文格式。

　　4.1.1公文種類。

　　a)按《國家行政公文管理與處理辦法》有關規定要求，常用行政文書包括：命令、指令；決定（決議）；指示；公告、通告（布告）；通知；通報；請示；批復；函；會議紀要；計劃；總結。

　　b)根據物業管理特點，可引人以下文件類別：

　　--上行文：請示、報告、計劃、總結；

　　--下行文：批復、決定、通知、通告、通報；

　　--平行文：函、會議紀要。

　　4.1.2文件標題：

　　a)行政發文統一使用以上文件類別，字間距要適當，以清晰、美觀為原則；

　　b)標題統一使用2號黑體字，放在公文紙間隔線以下，文號上方居中位置。

　　4.1.3發文字號。簡稱文號，包括機關代字、年號和順序號三項內容。

　　a)根據發文順序及發文時間對文件編號。

　　b)物業管理公司文號作為以下統一規定。

　　--物業公司文號：

　　××發〔×××××〕××號

　　文件序號

　　發文日期，前兩位為年份

　　公司代號

　　如：物發[000430]15號，是指物業管理有限公司2000年4月30日所發的公司第×個文件；物管發“001121”92號，是指物業管理處2000年11月21日所發的管理處第92號文件。

　　c)文號統一使用5號宋體字，放在文件標題下一行的偏右位置。

　　d)公司文號由行政部統一管理。

　　e)發文部門需到以上部門登記領取文號后，方可發文。

　　4.1.4秘密等級和緊急程度，用來確定公文發送方式及辦理速度：

　　a)普通文件不加注明；

　　b)秘密文件必須在文件的左上角位置注明"秘密"字樣；

　　c）急件必須在文件的左上角位置注明"急件"字樣；

　　d)為示區別，一般用紅色字體進行標注，統一使用2號宋體字。

　　4.1.5主送機關。是指用來處理或答復公文中有關問題和有關事項的機關：

　　a)應放在文號下方，正文之上，專行頂格，結尾用"冒號，'；

　　b)主送機關不止一個時，要按其機關級別的高低、職權范圍大小依次排列，中間用"頓號"隔開；

　　c）根據文件內容量，一般選擇使用4號或小4號宋體字。

　　4.1.6正文。是文件的主體部分。文件制發的目的和根據，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚：

　　a)正文文字一律自左而右橫排；

　　b)要合理地劃分段落、正確使用標點符號，每段開頭空兩個字；

　　c）正文字體與主送機關保持一致。

　　4.1.7附件。通常指隨正文發出的補充說明材料：

　　a)如果該文件有附件的，應在正文之下、機關落款的左上側，專行空兩格注明"附件：×××"字樣；如果附件較多，還須編上序號1、2、3……末尾用分號，最后一個附件用句號結束；文件無附件的，無須注明；

　　b)要寫明附件的全稱；

　　c)附件字體與正文相同。

　　4.1.8落款。指發文單位全稱或規范化的簡稱。以總經理的名義發出的，要用負責人姓名（前面冠以職務身份）署名：

　　a)落款一般放在正文（或附件標記）的右下角，相當于書信中具名的位置；

　　b)如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，并在其上面加注一行"（此頁無正文）"字樣；

　　c)落款字體與正文相同。

　　4.1.9日期：

　　a)一般應寫發文日期；

　　b

)會議通過的文件應寫會議通過的日期；

　　c)重要的文件應寫簽發的日期；

　　d)日期的字體與正文相同，放在落款下面正下方位置。

　　4.1.10蓋章。是發文機關對文件負責的標志，是文件合法生效的標志，一般情況下文件都應加蓋印章（單位經理署名除外）：

　　a)蓋章應在公文打印校對完之后進行，由管理印章的工作人員經手并登記；

　　b)印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。

　　4.1.11公文文尾。指落款以下的頁面部分，位于末頁下端，包括：抄送機關、印刷機關、印刷時間和印刷份數等內容：

　　a)公文文尾與文件日期中間應有間隔，一般需用一直線分割以示區別；

　　b)公文文尾字體與正文相同，另行頂格；

　　c）抄送機關是協助或配合主送機關執行任務或需要知道文件內容的機關。對上級機關的抄送叫抄報。先寫抄報機關，再寫抄送機關；

　　d)印刷時間指開印的時間，印刷機關和印刷時間排在一行，通常用兩條黑色橫線夾住，與版頭遙相呼應；

　　e）印刷份數指的是印刷的總份數，位于底線的偏右側位置。

　　4.2發文辦理。包括交擬、擬議、撰寫、審核、簽發、裝訂、蓋印、發放等工作。

　　4.2.1交擬和擬議。

　　a）經理將撰寫文書的任務和意圖明確具體交代給負責草擬文稿的具體部門或人員。

　　b)擬稿人員接受任務后，對所要撰寫的文書進行醞釀和構思：

　　--深人領會意圖，掌握其精神實質；

　　--注意提煉觀點，選擇材料；

　　--安排文稿的結構、搭好文件的骨架；

　　--如對原交擬意圖不清或需有重大修正時，須征得交擬人同意，不可擅自做主。

　　4.2.2撰寫和審核（正規文件須打印，一般情況下，由公司行政部負責打印，擬稿人進行校對）。

　　a)擬稿人在擬議的基礎上，按照擬議的設計撰寫文稿，撰寫時應注意：

　　--不與國家法律、法規相違背；

　　--把握各種文書的特點、規律和寫作方法；

　　--堅持觀點與材料相統一。

　　b)交擬人對擬稿人的文件進行審核：

　　--審查文稿內容，看其主旨是否符合交擬原意，是否違法；

　　--所提的任務、措施或方法是否切實可行；

　　--所規定的步驟和期限是否恰當；

　　--主送和抄送單位規定的是否恰當；

　　--文字中的引語、事例、數字以及專用術語是否正確。

　　c）行政部主管審核文件以下內容：

　　--文稿體式和格式是否完備、規范；

　　--所用文種和名義是否恰當；

　　--文件的密級和緊急程度是否恰當；

　　--文字表達是否通順、清晰、嚴密，符合標準的，附上《發文審批表》交擬稿部門簽署后報總經理審批；不符合的退回擬稿部門。

　　4.2.3簽發：總經理對簽發的文件負有完全責任，應本著負責精神，仔細閱讀文實事求是地擬寫批語。同意簽發的，注明"同意發文"字樣后按正常手續辦不同意的寫出具體意見返還行政部或管理處重新撰寫。

　　4.2.4蓋章和發放：

　　a)蓋章部門管理人員（一般為行政部經理／管理處經理）依據總經理簽準的意印：

　　--總經理未簽準的公文一律不能蓋章；

　　--蓋章的份數嚴格按照文件要求印發的份數要求蓋章；

　　--須將蓋章文件至少保留一份存檔（對特殊約定的按約定處理）；

　　--對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印章。

　　b)發放。發放（裝封和發送）工作要迅速、準確、安全：

　　--發文登記：由行政部將要發放的文件進行登記后，依據范圍（包括：主送單位、抄報部門、抄送部門）填寫《文件發放登記表》；

　　--采用快捷方式（電子郵件、信件或親自送達）發放文件，并落實收到情況；

　　--將發放情況登記在《文件發放登記表》中；

　　--次年二月底將當年的《文件發放登記表》與所發文件底稿移交檔案室保管；--重要文件接收方需簽收。

　　4.3收文辦理。一般包括：收拆、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等工作

　　4.3.1收拆。指文書的收進和拆封。

　　a)公司行政部或管理處公共事務部為收拆工作的主要部門。

　　b)凡封套上寫明給本機關或辦公室收啟的文件由行政部拆封；寫明為具體部門或具體人收啟的信，信部門／人拆封，拆封時應注意：

　　--檢查信封內文件是否齊全，發現問題，要做出必要的記載和及時處理；

　　--取凈封內的文件及附件，注意保持封套和文件的完好；

　　--急件拆封后要立即登記分送，密件一般交由部門經理拆封。

　　4.3.2登記。

　　a)凡重要、保密、有指導意義、要求承辦、需要辦復、有保存和查考價值、期限長的公文，都要登記。

　　b)以下文件無須進行登記：

　　--各種無機密性的出版物；

　　--一般性的簡報、資料；

　　--告之性的廣告；

　　--事務性的便函等。

　　c)文書管理人員（一般為行政部文員或公共事務部相關人員）將文件登記在《收文登記簿》內，內容包括：總流水號、收文日期、發文機關、發文標題、發文字號、發文日期、份數、處理情況、備注等，登記時應注意：

　　--要將收到的文件編列總流水號，每年編一次；此編號應與《收文登記簿》上的總流水號相同；

　　--需要辦復的文件，還要填寫《公文處理單》，夾在文件前面，一并送有關人員或部門辦理；

　　--字跡要清晰整潔；

　　--及時登記，不錯登、漏登、積壓。

　　4.3.3擬辦與批辦。

　　a)擬辦是對收文如何處理提出初步意見，供領導或業務部門主管審核裁決：

　　--擬辦工作一般由行政部門主管；如果來文內容專業性很強，也可以直接由相關部門主管擬辦；

　　--擬辦時要仔細閱讀來文，同時要掌握本機關

各部門的職責范圍、業務分工和工作情況；

　　--擬辦意見要準確恰當，明確具體，切實可行，簡明扼要；

　　--擬辦意見要填寫在《公文處理單》的"擬辦"欄內，并簽署姓名，寫明日期。

　　b)批辦是總經理或管理處經理針對擬辦意見做出的批示意見：

　　--屬公司文件的，由總經理批辦；屬管理處文件的，由管理處經理批辦；

　　--批辦意見應當比擬辦意見更明確、具體、肯定；

　　--對擬辦意見中內容不全面、不妥當的地方，應加以補充和修改；

　　--要求幾個部門合辦的，應指明由哪個部門牽頭主辦；

　　--需要傳閱的，應當寫出傳閱的對象和范圍；

　　--需要傳達貫徹的，應寫出由誰傳達和傳達范圍；

　　--如果擬辦意見有兩種以上方案，批辦時應有所裁決；

　　--批辦意見應寫在《公文處理單》的"批辦"欄內，并簽署姓名、日期。

　　4.3.4承辦和傳閱。

　　a)承辦是有關部門根據批辦意見對收文的處理。包括辦文與辦事兩種情況。辦文是整理文字材料、制發文件；辦事是以實際行動落實收文內容，如召開會議、電話聯系、當面洽談、現場調查等：

　　--承辦時應認真閱讀來文和批辦意見，有時還要提出承辦方案送有關領導審核指示后再著手辦理；

　　--屬本部門獨立承辦的，要及時認真辦理，不能推諉、拖拉；

　　--由本部門牽頭主辦的，應準備好有關文件和辦理意見，主動與有關部門協商，整理、綜合協商意見，報送有關領導審批；

　　--承辦完畢，把承辦情況填寫在《公文處理單》的"處理結果"欄內，并簽署--姓名及日期。

　　b)傳閱工作一般由公司行政部辦理：

　　--安排傳閱應先主后次，對主要領導、主管應優先安排閱讀；

　　--傳閱范圍要適當，不能隨意擴大或縮小；

　　--各閱讀人收退文件均應直接與行政部或公共事務部聯系，切不可在閱讀人之間傳遞和交接；

　　--閱讀人在閱讀后應簽署姓名、日期。

　　4.3.5催辦包括對內催辦和對外催辦兩種情況：

　　a)催辦可以當面催詢、電話催辦、派人催辦、發信催辦、用催辦單催辦等；

　　b)催辦時應注意催辦的時機和方式，講究禮貌，表示對對方的信任和尊重。

　　4.3.6歸檔：

　　文件辦理完畢后，由行政部文員或公共事務部文員將文件報檔案室按《檔案管理標準作業規程》辦理歸檔工作。

　　5.0記錄

　　6.0相關支持文件

　　6.1《印章管理標準作業規程》。

　　6.2《檔案管理標準作業規程》。

篇2：物業公司文書管理標準作業規程(4)

　　物業公司文書管理標準作業規程（四）

　　1.0目的

　　規范文件分類、編號、擬制、審批、用印、收發處理工作。

　　2.0適用范圍

　　適用于物業公司及下屬項目、部門的文書管理工作。

　　3.0職責

　　3.1總經理負責所有發文審批。

　　3.2部門經理負責本部門文件的擬制與審核。

　　3.3人事行政部負責公司文件格式及內容的審核打印、文號管理、用印管理、。收發及歸檔工作。

　　4.0程序要點

　　4.1公文格式。

　　4.1.1公文種類。

　　（1）按《國家行政公文管理與處理辦法》有關規定要求，常用行政文書包括：命令、指令；決定（決議）；指示；公告、通告（布告）；通知；通報；請示；批復；函；會議紀要；計劃；總結。

　　（2）根據物業管理特點，可引入以下文件類別：

　　上行文：請示、報告、計劃、總結；

　　下行文：批復、決定、通知、通告、通報；

　　平行文：函、會議紀要。

　　4.1.2文件標題：

　　（1）行政發文統一使用以上文件類別，字間距要適當，以清晰、美觀為原則；

　　（2）標題統一使用2號黑體字，放在公文紙間隔線以下，文號上方居中位置。

　　4.1.3發文字號：簡稱文號，包括機關代字、年號和順序號三項內容：

　　（1）根據發文順序及發文時間對文件編號。

　　（2）物業管理公司文號作為以下統一規定。

　　物業公司文號：如：昌達物發〔2000〕15號，是指物業管理公司2000年所發的公司第15個文件。

　　（3）文號統一使用5號宋體字，放在文件標題下一行的偏右位置。

　　（4）公司文號由人事行政部統一管理。

　　（5）其他部門發文部門需到人事行政部登記領取文號后，方可發文。

　　4.1.4秘密等級和緊急程度，用來確定公文發送方式及辦理速度：

　　（1）普通文件不加注明；

　　（2）秘密文件必須在文件的左上角位置注明“秘密”字樣；

　　（3）急件必須在文件的左上角位置注明“急件”字樣；

　　（4）為示區別，一般用紅色字體進行標注，統一使用2號宋體字。

　　4.1.5主送機關：是指用來處理或答復公文中有關問題和有關事項的機關；

　　4.1.6應放在文號下方，正文之上，專行頂格，結尾用“冒號”；

　　4.1.7主送機關不止一個時，要按其機關級別的高低、職權范圍大小依次排列，中間用“頓號”隔開；

　　4.1.8根據文件內容量，一般選擇使用4號或小4號宋體字。

　　4.1.9正文：是文件的主體部分。文件制發的目的和根據，講述什么事情，解決什么問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚：

　　（1）正文文字一律自左而右橫排；

　　（2）要合理地劃分段落、正確使用標點符號，每段開頭空兩個字；

　　（3）正文字體與主送保持一致。

　　4.1.9附件：通常指隨正文發出的補充說明

　　（1）如果該文件有附件的，應在正文之下、機關落款的左上側，專行空兩格注明“附件：×××”字樣；如果附件較多，還須編上序號1、2、3……末尾用分號，最后一個附件用句號結束；文件無附件的無須注明；

　　（2）要寫明附件的全稱；

　　（3）附件字體與正文相同。

　　4.1.10落款：指發文單位全稱或規范化的簡稱。以總經理的名義發出的，要用負責人姓名（前面冠以職務身份）署名：

　　（1）落款一般放在正文（或附件標記）的右下角，相當于書信中具名的位置；

　　（2）如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，并在其上面加注一行“（此頁無正文）”字樣；

　　（3）落款字體與正文相同。

　　4.1.11日期：

　　（1）一般應寫發文日期；

　　（2）會議通過的文件應寫會議通過的日期；

　　（3）重要的文件應寫簽發的日期；

　　（4）日期的字體與正文相同，放在落款下面正下方位置。

　　4.1.12蓋章：是發文機關對文件負責的標志，是文件合法生效的標志，一般情況下文件都應加蓋印章（單位經理署名除外）：

　　（1）蓋章應在公文打印校對完之后進行，由管理印章的工作人員經手

并登記；

　　（2）印章應蓋在落款和年月日中間，即“騎年蓋月”位置。

　　4.1.13公文文尾：指落款以下的頁面部分，位于末頁下端，包括：抄送機關、印刷機關、印刷時間和印刷份數等內容：

　　（1）公文文尾與文件日期中間應有間隔，一般需用一直線分割以示區別；

　　（2）公文文尾字體與正文相同，另行頂格；

　　（3）抄送機關是協助或配合主送機關執行任務或需要知道文件內容的機關。對上級機關的抄送叫抄報。先寫抄報機關，再寫抄送機關；

　　（4）印刷時間指開印的時間，印刷機關和印刷時間排在一行，通常用兩條黑色橫線夾住，與版頭遙相呼應；

　　（5）印刷份數指的是印刷的總份數，位于底線的偏右側位置。

　　4.2發文辦理：包括交擬、擬議、撰寫、審核、簽發、裝訂、蓋印、發放等工作。

　　4.2.1交擬和擬議

　　（1）經理將撰寫文書的任務和意圖明確具體交代給負責草擬文稿的具體部門或人員。

　　（2）擬稿人員接受任務后，對所要撰寫的文書進行醞釀和構思：

　　深入領會意圖，掌握其精神實質；

　　注意提煉觀點，選擇材料；

　　安排文稿的結構、搭好文件的骨架；

　　如對原交擬意圖不清或需有重大修正時，須征得交擬人同意，不可擅自做主。

　　4.2.2撰寫和審核（正規文件須打印，一般情況下，人事行政部負責打印，擬稿人進行校對）。

　　（1）擬稿人在擬議的基礎上，按照擬議的設計撰寫文稿，撰寫時應注意：

　　不與國家法律、法規相違背；

　　把握各種文書的特點、規律和寫作方法；

　　堅持觀點與材料相統一。

　　（2）交擬人對擬稿人的文件進行審核：

　　審查文稿內容，看其主旨是否符合交擬原意，是否違法；

　　所提的任務、措施或方法是否切實可行；

　　所規定的步驟和期限是否恰當；

　　主送和抄送單位規定的是否恰當；

　　文字中的引語、事例、數字以及專用術語是否正確。

　　（3）公司主管經理或人事行政部經理審核文件以下內容：

　　文稿體式和格式是否完備、規范；

　　所用文種和名義是否恰當；

　　文字表達是否通順、清晰、嚴密，符合標準的，附上《發文審批表》交擬稿部門簽署后報總經理審批；不符合的退回擬稿部門。

　　4.2.3簽發：總經理對簽發的文件負有完全責任，應本著負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發的，注明“同意發文”字樣后按正常手續辦理；不同意的寫出具體意見返還人事行政部重新撰寫。

　　4.2.4蓋章和發放：

　　（1）蓋章部門管理人員依據總經理簽準的意見加印：

　　總經理未簽準的公文一律不能蓋章；

　　蓋章的份數嚴格按照文件要求印發的份數要求蓋章；

　　須將蓋章文件至少保留一份存檔（對特殊約定的按約定處理）；

　　對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印章。

　　（2）發放：發放（裝封和發送）工作要迅速、準確、安全：

　　發文登記：由人事行政部將要發放的文件進行登記后，依據發送范圍（包括：主送單位、抄報部門、抄送部門）填寫《文件發放登記表》；

　　采用快捷方式（電子郵件、信件或親自送達）發放文件，并落實收到情況；

　　將發放情況登記在《文件發放登記表》中；

　　次年二月底將當年的《文件發放登記表》與所發文件底稿移交檔案室保管；

　　重要文件接收方需簽收。

　　4.3收文辦理：

　　包括：收拆、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等工作。

　　4.3.1收拆：指文書的收到和拆封。

　　（1）公司或人事行政部為收拆工作的主要部門。

　　（2）凡封套上寫明給本機關或辦公室收啟的文件由人事行政部拆封；寫明由人事行政部收啟的人事行政部拆封；寫明為具體部門或具體人收啟的信，由收信部門/人拆封，拆封時應注意：

　　檢查信封內文件是否齊全，發現問題，要做出必要的記載和及時處理；

　　取凈封內的文件及附件，注意保持封套和文件的完好；

　　急件拆封后要立即登記分送，密件一般交由部門經理拆封。

　　4.3.2歸檔：

　　文件辦理完畢后，由人事行政部按有關規定辦理歸檔工作。

　　5.0相關記錄表格

　　5.1《文件審批箋》　　文件編碼：　CD/RZ/QR/018

　　5.1《文件更改申請單》　文件編碼：　CD/RZ/QR/019

　　5.1《文件發放登記表》　文件編碼：　CD/RZ/QR/020

　　5.2《文件借閱/復制登記表》文件編碼：　CD/PZ/QR/021

　　6.0相關支持性文件

　　6.1《國家行政公文管理與處理辦法》