物業(yè)公司程序文件：公司內(nèi)部溝通程序
1.目的
提倡良好、融洽、簡單的人際關(guān)系，為內(nèi)部溝通提供指引，重視信息溝通，提高工作積極性，增加團(tuán)隊(duì)凝聚力,強(qiáng)調(diào)資源共享。
2.范圍
適用于公司各部門。
3.職責(zé)
3.1 人力資源部負(fù)責(zé)員工關(guān)系的管理，指導(dǎo)督促各部門與員工的良好溝通。
3.2 部門經(jīng)理負(fù)責(zé)組織、落實(shí)與本部門員工溝通的方式、方法和內(nèi)容，并將有關(guān)信息傳遞到公司。
4.方法和過程控制
4.1 各部門應(yīng)耐心、禮貌傾聽員工意見，對(duì)員工的意見及困難予以重視并做好回復(fù)工作。
4.1.1員工如有疑問可在工作例會(huì)上提出或咨詢直屬上級(jí)。
4.1.2 各部門經(jīng)理（助理）、人事管理員每年至少對(duì)每一位員工進(jìn)行一次正式單獨(dú)面談，面談內(nèi)容包括工作生活中的收獲與疑問、職業(yè)生涯規(guī)劃等內(nèi)容。
4.1.3 各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)基層管理人員管理溝通技能的指導(dǎo)監(jiān)督工作，以保障部門內(nèi)容溝通管理良好、順暢。
4.2 溝通渠道
職員工可以通過以下五種溝通渠道反饋與溝通信息。
4.2.1員工如有疑惑或認(rèn)為問題未得到及時(shí)有效解決，可按順序與所在部門直屬上級(jí)→主辦/主管→部門人事管理員→部門經(jīng)理→公司人力資源部逐級(jí)進(jìn)行溝通，也可以向分管總經(jīng)理助理反映，每周二上午是總經(jīng)理接待日，如有必要可直接同總經(jīng)理溝通，但請(qǐng)事先作好預(yù)約。
4.2.2 員工可撥打公司24小時(shí)客戶服務(wù)熱線5771717，公司將及時(shí)給予回復(fù)。
4.2.3 公司組織各級(jí)員工的座談會(huì)及各類培訓(xùn)，員工可以在座談會(huì)上暢所欲言，也可以利用培訓(xùn)機(jī)會(huì)與培訓(xùn)助理溝通。
4.2.4 員工可以通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)郵件等形式溝通自己的意見，也可登錄公司內(nèi)部網(wǎng)站BBS發(fā)表自己觀點(diǎn)、見解。
4.2.5 公司將不定期組織公司領(lǐng)導(dǎo)與公司職員工進(jìn)行座談，相互溝通信息。
4.3 公司鼓勵(lì)員工以主人翁姿態(tài)積極參與公司的經(jīng)營管理活動(dòng)，從各方面對(duì)公司的經(jīng)營管理提出合理化建議。建議內(nèi)容可包括：
4.3.1提高工作效率，包括提高物品的利用率，節(jié)省不必要的工作時(shí)間，改進(jìn)工作方法，改進(jìn)勞動(dòng)工具等。
4.3.2及時(shí)反映員工中存在的影響正常工作的思想苗頭和不良情緒，協(xié)助公司消除員工思想隱患，提高員工工作士氣。
4.3.3改進(jìn)工作質(zhì)量，針對(duì)質(zhì)量管理體系運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題提出改進(jìn)意見和建議，幫助公司不斷完善質(zhì)量管理體系。
4.3.4減少浪費(fèi)、節(jié)約成本。開源與節(jié)流，是公司在經(jīng)營管理中并行不悖的兩種手段，公司歡迎員工提出增收節(jié)支的方法和建議。
4.3.5其他合理化建議。
4.4 申訴處理
4.4.1員工如認(rèn)為部門管理中存在不合理時(shí)，可向人力資源部申訴，人力資源部須對(duì)員工的申訴進(jìn)行核查，并填寫《面談表》，將處理結(jié)果通知申訴人。
4.4.2員工在向人力資源部申訴后，未得到合理的答復(fù)時(shí)，可向分管總經(jīng)理助理或總經(jīng)理申訴，受理人須對(duì)員工的申訴進(jìn)行核查，核查后將處理結(jié)果通知申訴人。
4.4.3對(duì)員工申訴須在三個(gè)工作日內(nèi)予以回復(fù)，回復(fù)內(nèi)容包括事情調(diào)查結(jié)果、擬采取措施等，以鼓勵(lì)員工對(duì)改善工作進(jìn)一步提出意見和建議。
5. 質(zhì)量記錄表格
**WY6.2-Z01-01-F3《面談表》
篇2：物業(yè)公司內(nèi)部溝通控制程序
1.0 目的
規(guī)定體系內(nèi)部信息的發(fā)布、接收處理，以促進(jìn)體系的不斷改進(jìn)。對(duì)公司內(nèi)的職能及其相互關(guān)系予以規(guī)定和溝通，以促進(jìn)有效的質(zhì)量環(huán)境管理。
2.0 適用范圍
適用于麗江花園物業(yè)管理公司對(duì)質(zhì)量環(huán)境管理體系有關(guān)的管理層及各職能部門和有關(guān)人員的職責(zé)、權(quán)限的規(guī)定及溝通。
3.0 職責(zé)
3.1 總經(jīng)理全面領(lǐng)導(dǎo)公司的日常工作,向公司傳達(dá)滿足業(yè)主和住戶及法律法規(guī)要求的重要性,負(fù)責(zé)召集和主持管理例會(huì);
3.2 管理者代表：向總經(jīng)理報(bào)告質(zhì)量管理體系的業(yè)績，包括改進(jìn)的需求,在整個(gè)組織內(nèi)提高滿足顧客要求的意識(shí)。
3.3 技術(shù)部、配套服務(wù)部負(fù)責(zé)有關(guān)維護(hù)和服務(wù)質(zhì)量方面的信息匯總并確認(rèn)結(jié)果，必要時(shí)進(jìn)一步處理。
3.4 各責(zé)任部門應(yīng)協(xié)助行政部、配套服務(wù)部對(duì)來自公司內(nèi)外部的信息進(jìn)行處理。
3.5 行政部負(fù)責(zé)對(duì)各管理處與業(yè)主委員會(huì)、開發(fā)商、社區(qū)活動(dòng)等有關(guān)的信息的確認(rèn)，必要時(shí)進(jìn)一步處理。
3.6 在報(bào)刊、電臺(tái)、電視臺(tái)、INTERNET等新聞媒體上發(fā)布的涉及公司的信息由行政部申報(bào)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布。
4.0 定義
質(zhì)量信息：反映產(chǎn)品質(zhì)量和產(chǎn)、供、銷以及服務(wù)等各個(gè)環(huán)節(jié)質(zhì)量活動(dòng)中的各種數(shù)據(jù)、報(bào)表、資料、文件以及企業(yè)外部的有關(guān)情報(bào)資料等。質(zhì)量信息是質(zhì)量管理的反饋情報(bào)，也是一種重要的資源。通過收集有關(guān)質(zhì)量信息情報(bào)，可以及時(shí)掌握產(chǎn)品質(zhì)量或服務(wù)質(zhì)量的各種因素和生產(chǎn)技術(shù)、經(jīng)營活動(dòng)的動(dòng)態(tài)，產(chǎn)品的使用狀況，國內(nèi)外產(chǎn)品質(zhì)量及市場需求的發(fā)展動(dòng)向。它是改進(jìn)產(chǎn)品質(zhì)量、改善各環(huán)節(jié)工作質(zhì)量最直接的原始資源和信息來源。
5.0 工作程序
5.1 公司內(nèi)部在不同層次和職能之間就質(zhì)量管理體系的過程包括質(zhì)量方針、目標(biāo)及完成情況以及實(shí)施有效性進(jìn)行溝通，達(dá)到了解、相互信任、實(shí)現(xiàn)全員參與的效果。
5.2 公司建立管理例會(huì)制度，每月按《管理例會(huì)規(guī)定》要求，至少召開一次管理例會(huì)對(duì)質(zhì)量管理工作進(jìn)行評(píng)價(jià)，保證產(chǎn)品及服務(wù)質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)，并形成《會(huì)議紀(jì)要》。
5.3 各部門間的溝通可以通過公司發(fā)文/部門發(fā)文/口頭等形式進(jìn)行。
5.4 公司員工對(duì)質(zhì)量管理體系方面的信息和問題向本部門反饋，必要時(shí)以書面形式越級(jí)申訴。
5.5 行政部以受控文件和資料的形式向公司內(nèi)各部門傳達(dá)體系方面的信息，各部門應(yīng)通過適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)將相關(guān)信息傳達(dá)給所屬員工。
5.6 行政部負(fù)責(zé)就與物業(yè)管理行業(yè)部門、法律支持、相關(guān)業(yè)務(wù)的信息與外部機(jī)構(gòu)溝通。
5.7 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)就公司財(cái)、稅、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)方面的問題與外部機(jī)構(gòu)溝通。
5.8 技術(shù)部負(fù)責(zé)就有關(guān)供水、電及設(shè)施設(shè)備年檢問題與外部機(jī)構(gòu)溝通。
5.9 保安部負(fù)責(zé)就治安、消防、交通等有關(guān)與外部機(jī)構(gòu)溝通。
5.10 除上述規(guī)定外，各部門必須根據(jù)需要與總經(jīng)理溝通后確定與外部的溝通。
5.11 對(duì)可能導(dǎo)致體系產(chǎn)生重大不合格的信息必須及時(shí)報(bào)告管理者代表。
5.12 各管理處所涉及的各類維護(hù)和服務(wù)問題直接與相關(guān)職能部門溝通。
6.0 相關(guān)文件
篇3：物業(yè)公司程序文件：內(nèi)部溝通控制程序
物業(yè)公司程序文件：內(nèi)部溝通控制程序
1.0 目的
公司應(yīng)建立適當(dāng)?shù)膬?nèi)部溝通渠道，保證有效的溝通過程，確保對(duì)體系的有效性進(jìn)行充分的溝通。
2.0 范圍
公司內(nèi)部各單位、層次之間的溝通。
3.0 職責(zé)
3.1 管理者代表負(fù)責(zé)保障溝通渠道的建立，匯總各單位的溝通信息。
3.2 單位主管負(fù)責(zé)本部門內(nèi)部溝通，并積極與相關(guān)單位進(jìn)行有效溝通。
3.3 每位員工應(yīng)注意日常信息收集，為內(nèi)部溝通提供良好的素材。
4.0 程序
4.1 部門間的溝通
4.1.1 各部門應(yīng)建立每周一次的例會(huì)制度，會(huì)議由部門主管負(fù)責(zé)召開。
4.1.2 例會(huì)內(nèi)容以總結(jié)上周工作完成情況和部署下周工作為主，并以會(huì)議簽到的形式保留相關(guān)記錄。
4.1.3 部門間因工作牽涉面和檢查覆蓋面的關(guān)系，有必要對(duì)本部門下周開展工作的情況與相關(guān)部門聯(lián)系，并將聯(lián)系的情況填寫在《內(nèi)部溝通記錄》上。
4.1.4 各部門保留本部主動(dòng)溝通的有關(guān)記錄，對(duì)協(xié)助其它部門的溝通只需在召集部門的溝通記錄上簽字認(rèn)可。
4.1.5 部門間的溝通的形式有以下幾種：
1)參與對(duì)方例會(huì)
2)與對(duì)方人員溝通
3)由主管領(lǐng)導(dǎo)組織有關(guān)部門主管的會(huì)議
4.1.6 部門間的問題傳遞由發(fā)現(xiàn)部門填寫《公司總部問題轉(zhuǎn)呈單》，并由對(duì)方簽字確認(rèn)。
4.1.7 各部門應(yīng)對(duì)本部門接手的事項(xiàng)按時(shí)、認(rèn)真處理。
4.2 部門與管理處的溝通
4.2.1 在管理處發(fā)現(xiàn)問題后，對(duì)一般的問題由管理處電話通知或*到相關(guān)部門即可。
4.2.2 對(duì)較復(fù)雜或較嚴(yán)重的問題，由管理處填寫《管理處對(duì)公司部門問題轉(zhuǎn)呈單》，并及時(shí)反饋到相關(guān)部門。
4.2.3 相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)處理，并及時(shí)反饋到管理處，并由主任簽字認(rèn)可。
4.2.4 部門主動(dòng)反饋到管理處的信息，接聽電話人員必須及時(shí)將有關(guān)信息準(zhǔn)確登記，屬公司內(nèi)部事務(wù)的登記在工作記錄上，屬顧客信息類的應(yīng)登記在《與顧客溝通登記表》中，并加以注明由部門轉(zhuǎn)告。
4.3 管理處間的溝通
4.3.1 管理處間應(yīng)主動(dòng)加強(qiáng)交流和溝通，方式由互相參觀、派人培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等方式進(jìn)行。
4.3.2 管理處間的溝通應(yīng)記錄在主任和辦公室的工作記錄上，接待方還應(yīng)登記在有關(guān)表格上，如員工培訓(xùn)記錄、出席會(huì)議人員簽到表等。
4.4 信息分為內(nèi)部信息和外來信息兩部分，識(shí)別有價(jià)值的信息予以登記，并以"*"表示外來信息。
4.4.1 管理層每位員工都應(yīng)建立自己的信息記錄，操作層可將有關(guān)信息記錄在對(duì)應(yīng)表格上。
4.4.2 信息記錄以工作日志、日常筆記的形式存在，務(wù)必做到記錄準(zhǔn)確、清晰，有追溯性。
4.4.3 對(duì)于內(nèi)部有價(jià)值的信息，相關(guān)人員以工作日志的形式登記即可。
4.4.4 對(duì)于外部信息，管理處應(yīng)登記在《與顧客溝通登記表》上。
4.4.5 全體員工都有責(zé)任接受信息和記錄相關(guān)信息，各單位應(yīng)將信息的處理情況在周例會(huì)上進(jìn)行有關(guān)評(píng)審，并將評(píng)審和處理情況作為會(huì)議記錄輸出。
5.0 相關(guān)記錄
QR-5.5.3-01 《內(nèi)部溝通記錄》